Wenn du deinen Teilnehmern die Möglichkeit bieten möchtest, eine oder mehrere Begleitung(en) zu deinem Event anzumelden, dann gehe wie in diesem Artikel beschrieben vor.
In diesem Artikel
Definiere die Anzahl an Begleitungen
Um festzulegen, wie viele Begleitungen deine Teilnehmer mitnehmen dürfen, wähle zunächst links in der Navigation die "Event-Einstellungen" aus und klicke anschliessend auf den Reiter "Limits".
In diesem Bereich hast du die Möglichkeit zu definieren, wie viele Kontakte sich ingesamt für dein Event registrieren dürfen sowie festzulegen, wie viele Begleitungen sie mitbringen können.
Um die Anzahl an Begleitungen (pro Gruppe) zu begrenzen, gehe bitte wie in diesem Artikel beschrieben vor.
Bitte beachte:
Die Anzahl an Begleitungen ist in der Gesamtzahl der maximalen Teilnehmeranzahl inbegriffen. Sprich, hast du bspw. die maximale Teilnehmeranzahl auf 3 Personen begrenzt und der eingeladene Hauptgast darf z. B. 2 Begleitungen mitbringen, so ist das Teilnehmerlimit für dieses Event erreicht.
Nachdem du die Änderungen gespeichert hast, kannst du über dieses Icon
, welches hinter der definierten Anzahl unter "Limit für Begleiter pro Person" angezeigt wird, direkt zum Menüpunkt "Formulare" springen.
Setze das Anmeldeformular für die Begleitung(en) auf
Bitte beachte:
Aktuell befinden sich die Begleitungen in einer Abhängigkeit zum Hauptgast. Sprich, sie können selbst keine Anpassungen an ihren Daten vornehmen. Das Ausfüllen des Anmeldeformulars obliegt dem Hauptgast.
Zudem werden bei geschlossenen Events die von dir vorab definierten und zugeteilten Gruppen des Hauptgastes auch für die Begleitungen übernommen.
Damit du die individuelle Anmeldemaske für die Begleitungen deiner Hauptteilnehmer definieren kannst, gilt es zunächst den Schalter hinter der Funktion "Anmeldeformular Begleitungen aktivieren" anzuwählen. Klicke dazu auf das Zahnrad, um in die Einstellungen zum Anmeldeformular zu gelangen.
Daraufhin wird der Bearbeitungsbereich "Persönliche Informationen Begleitung" freigeschaltet. Um die Anmeldemaske zur Abfrage der Kontaktinformationen und möglichen Zusatzfragen für die Begleitungen aufzusetzen, gehe wie zuvor bei deinem Hauptgast vor. Weitere Informationen findest du in diesem Artikel.
Die Konfiguration des Anmeldeformulars für die Begleitungen kann dabei unabhängig von den Informationen des Hauptgastes vorgenommen werden. Dies bedeutet, dass du beispielsweise nicht alle Kontaktinformationen hinterlegen musst, welche du zuvor bei deinem Hauptteilnehmer abgefragt hast. Es besteht sogar die Option, neue Kontaktfelder zu definieren - diese gilt es jedoch zuvor wie in diesem Artikel beschrieben anzulegen.
Bitte beachte:
Während du Zusatzfragen, welche du bereits bei deinem Hauptgast hinterlegt hast, auch für deine Begleitungen wieder verwenden kannst, ist dies vice versa aktuell nicht möglich.
Um eine Frage wieder zu verwenden klicke zunächst auf "Eintrag hinzufügen" und wähle anschliessend die bereits aufgesetzte Frage aus.
Darstellung und Anwendung auf der Event-Website
Nachdem du das Anmeldeformular wie in diesem Artikel beschrieben auf deiner Event-Website hinterlegt und diese veröffentlicht hast, wird dir nach dem Öffnen zunächst die Maske des Hauptgastes angezeigt. Sobald dieser die gewünschten Informationen ausgefüllt hat, kann er unten links neben dem "Anmeldung abschliessen"-Button (HIER zeigen wir dir, wie du den Button anpassen kannst) auf "Begleitung hinzufügen" klicken. Diese Funktion steht so lange zur Verfügung, bis der Teilnehmer das zuvor pro Person definierte Limit ausgeschöpft hat.
Bitte beachte:
Das von dir definierte Limit muss von dem Hauptgast nicht ausgereizt werden. Es bleibt ihm freigestellt, weniger Personen zum Event mitzubringen.
Bestätigt der Hauptgast die ausgefüllten Formulare mit dem "Anmeldung abschliessen"-Button, registriert er sich und die hinterlegten Begleitungen für dein Event.
Bitte beachte:
Du definierst, ob die Anmeldebestätigung nur an die Hauptteilnehmer versendet oder ob eine individuelle Bestätigung an die Begleitungen ausgelöst werden soll. Gehe dazu wie in diesem Artikel beschrieben vor.
Erstelle eine Anmeldebestätigung für die Begleitungen
Im Bereich "Nachrichten" unter "Kommunikation" hast du die Möglichkeit eine Anmeldebestätigung für die Begleitungen aufzusetzen.
Setze dazu zunächst eine neue Nachricht auf. Hast du bereits eine Anmeldebestätigung für deine Hauptgäste erstellt, kannst du diese auch einfach kopieren. Wähle dann im Dropdown, in den Einstellungen der Nachricht, unter "Typ" die "Anmeldebestätigung Begleitung" aus, sodass die E-Mail nach der Übermittlung des Anmeldeformulars automatisch versendet wird.
Die Inhalte der Nachricht kannst du nach deinen Wünschen anpassen. Möchtest du in dieser Nachricht z.B. den Namen des Hauptgastes nennen, kannst du dafür die Platzhalter im Bereich "Informationen zum Einladenden" nutzen.
Kontaktliste in evenito
Sobald der Hauptgast den Registrierungsprozess abgeschlossen hat, verändert sich sein Status von "Ausstehend" zu "Angemeldet" und die Begleitungen werden als neue Kontakte im Reiter "Kontakte" unter "Gäste-Management" hinzugefügt. Dabei entsteht eine neue Abhängigkeit im Tool, bei welcher sowohl in der Teilnehmermaske der Begleitung als auch in der Übersicht aller Kontakte angezeigt wird, wer der einladende Teilnehmer ist.
Klicke dazu in der Kontakt-Übersicht ganz rechts auf den Bearbeitungsstift, sodass sich die Spalten-Einstellungen öffnen. Hier kannst du nun die Checkbox vor "Einladende:r" aktivieren, sodass diese Spalte in der Übersicht angezeigt wird.
Fährst du anschliessend über den gewünschten Hauptgast und klickst auf diesen, um die Kontaktdetails zu öffnen, wird die zugehörige Begleitung des Hauptgastes in dem Reiter "Beziehungen" oben auf der Seite angezeigt:
Umgekehrt siehst du in den Kontaktdetails der Begleitung im Reiter "Beziehungen" welcher Kontakt der "Einladende Teilnehmer" ist:
Begleitungen bearbeiten oder löschen
Der Hauptgast hat die Möglichkeit, eine bereits hinterlegten Begleitung zu bearbeiten oder wieder zu löschen, indem er zur Anmeldemaske auf der Website zurückkehrt.
Um einen Teilnehmer zu entfernen klickt er unterhalb der gewünschten Begleitung auf den Button "Entfernen". Sobald der Hauptgast diese Anpassung gespeichert hat, wird die Begleitung im Tool entweder entsprechend angepasst oder komplett aus der Kontaktliste gelöscht. Solltest du ein Gesamtlimit an Teilnehmern für dein Event festgelegt haben, wird analog wieder 1 Platz freigegeben.