Neben einer persönlichen Einladung, besteht in evenito die Möglichkeit, Teilnehmer mithilfe eines Gruppen-Token zu deinem Event einzuladen.
Mit dieser Funktion kannst du beispielsweise einen Token für eine Gruppe von Teilnehmern definieren, welche du zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht kennst, die sich aber mithilfe des Token spontan anmelden können.
Anders als bei der persönlichen Einladung via evenito Nachricht, bei welcher der Kontakt vorab in deinem Event hochgeladen wird, muss der Teilnehmer seine Daten hier im Anmeldeformular komplett eigenständig hinterlegen.
In diesem Artikel
Gruppen-Token erstellen
Möchtest du einen Token für eine Gruppe erstellen, deren Teilnehmer dir derzeit noch nicht bekannt sind, aber welchen du spontan aussenden kannst? Oder möchtest du es deinen Partnern ermöglichen, mithilfe eines Token selbstständig eine unlimitierte oder fest definierte Anzahl an Teilnehmer einzuladen?
Definiere dann zunächst im Menüpunkt "Gäste-Management" deine Gruppen (z. B. jeweils den Namen deiner Partner oder Sponsoren) und erstelle anschliessend über Reiter "Gruppen-Token" alle benötigten Token.
Klicke dazu auf das Plus-Symbol oben rechts.
Trage anschliessend die Benennung des Gruppen-Token ein und definiere einen individuellen Token, welcher entweder im Link zur Event-Website inkludiert werden kann oder welchen du entsprechend mit deiner Event-Website zur manuellen Eingabe in der Token-Eingabebox im Anmeldeformular kommunizierst.
Über den Dropdown wählst du abschliessend die entsprechenden Gruppen aus, welchen die Teilnehmer nach ihrer Anmeldung zugeordnet werden sollen.
Mithilfe des Limits hast du zudem die Möglichkeit die Verfügbarkeit dieses Codes zu beschränken. Sprich im nachfolgenden Beispiel können sich mit dem Gruppen-Token "partner2" 35 Kontakte anmelden.
Bestätige deine Angaben mithilfe des "Hinzufügen"-Buttons.
Auf diesem Weg kannst du beliebig viele Gruppen-Token erstellen, welche alle in deiner Gruppen-Token-Übersicht dargestellt werden.
Bitte beachte:
Solltest du einen Gruppen-Token limitiert haben, siehst du in dieser Übersicht
Gruppen-Token bearbeiten
Du möchtest an einem bestehenden Gruppen-Token noch einmal Änderungen vornehmen? Klicke diesen an, nehme deine Änderungen vor und bestätige diese noch einmal über den "Speichern & zurück" Button.
Möchtest du einen Gruppen-Token wieder löschen, kannst du auf das Mülleimer-Symbol in der Bearbeitungsmaske klicken oder du hoverst du in deiner Übersicht über den entsprechenden Token und klickst dort auf das erscheinende Mülleimer-Symbol.
Achtung!
Der gelöschte Gruppen-Token kann nicht mehr in diesem Event verwendet werden. Benötigst du ihn zu einem späteren Zeitpunkt erneut, musst du ihn wieder neu aufsetzen.
Verwendete Gruppen-Token eines Kontaktes einsehen
Du möchtest wissen, welche(n) Gruppen-Token ein Kontakt bei seiner Anmeldung verwendet hat? Dann klicke in deine Kontaktübersicht, suche den entsprechenden Kontakt und öffne die Kontaktdetails, indem du auf das Stift-Symbol in der Kontaktzeile klickst.
In den Details siehst du auf der rechten Seite die Details zur "Anmeldung". In diesem Bereich werden die verwendete Gruppen-Token angeführt:
Achtung!
Die genaue Gruppen-Token Information befindet sich nicht im Export deiner Kontaktliste. Möchtest du auch im Export oder in deiner Kontaktübersicht genau erkennen, wer welchen Gruppen-Token genutzt hat, ordne bitte zwingend jedem Gruppen-Token eine eigene Gruppe zu. Diese werden entsprechend im Kontaktexport und der Kontaktübersicht hinterlegt.
Link zur Anmeldung mit einem Gruppen-Token
Möchtest du den Gruppen-Token direkt in einem Link inkludieren, damit dieser nicht manuell auf der Event-Website eingegeben werden muss, oder damit du ihn hinter einen QR-Code setzen kannst, kannst du dies wie folgt tun:
Gehen wir in diesem Beispiel davon aus, dass der Gruppen-Token "partner1" lautet.
Setze den Link in deiner Nachricht anschliessend wie folgt zusammen:
Event-Website URL plus /?t= plus deinen Gruppen-Token
Beispiel: https://evenitoconference.evenito.site/?t=partner1
Bitte beachte:
Den Event-Link kopierst du am besten aus der Anzeige auf deiner "Website" oder dem URL-Feld der Live-Website.
Sollte dein Event auf unterschiedlichen Sprachen aufgesetzt sein, kannst du zudem noch die Sprache an den Link anfügen:
Deutsch: /de
Englisch: /en
Französisch: /fr
Italienisch: /it
Spanisch: /es
Niederländisch: /nl
Beispiel (Sprache Französisch):
https://evenitoconference.evenito.site/fr/?t=partner1
Möchtest du, dass der Teilnehmer direkt zum Anmeldeformular gelangt, sobald er auf den Link klickt?
Dann ergänze den Link mit dem Anker #rsvp am Schluss.
Beispiel: https://evenitoconference.evenito.site/?t=partner1#rsvp
Das ganze kann auch kombiniert werden mit einem Link der den Anker #rsvp und eine Sprache enthält:
Beispiel mit Anker zum Anmelde-Baustein (mit Sprache Englisch): https://evenitoconference.evenito.site/en/?t=partner1#rsvp