Nachdem du deine Nachricht erstellt und dir eine Testnachricht zugesendet hast, wählst du im nächsten Schritt deine Nachrichten-Empfänger für einen direkten oder späteren Versand aus.
Kontakte auswählen & filtern
Im Bereich "Empfänger" der Nachricht werden dir alle Kontakte aufgelistet, welche du zuvor importiert hast und dem in der Nachricht gesetzten Filter der Gruppe entsprechen.
In dieser Ansicht stehen dir folgende Einstellungen zur Verfügung:
Im "Suchen"-Feld kannst du mit Schlagworten (z. B. Vorname, Nachname, Unternehmen) nach einem gewünschten Kontakt suchen.
Klicke auf “Filter anzeigen”, um die spezifischen Filtereinstellungen zu öffnen.
Hast du ein Wort in der "Suchen"-Zeile hinterlegt, kannst du mit Hilfe des Dropdown "Alle Felder" definieren, welche Felder der Kontaktinformationen und veranstaltungsspezifischen Zusatzfragen, du durchsuchen möchtest. Wähle dafür im Dropdown die gewünschten Informationen mithilfe der Checkbox aus.
Unter "Kontakttyp" hast du die Möglichkeit nach "Hauptkontakt" oder nach "Begleitung" zu filtern, um dir entweder nur die Hauptkontakte, oder nur die Begleitpersonen deines Events anzeigen zu lassen.
Unter “Gruppen-Zugehörigkeit” kannst du nach spezifischen Gruppen-Zugehörigkeiten filtern. Wähle diese im Dropdown aus.
Da die Kontakte mehreren Gruppen angehören können, kannst du im 2. Dropdown "Einer der Gruppen" definieren, inwiefern die Gruppenzugehörigkeit angewendet werden soll. Dazu hast du folgende Möglichkeiten:
- Einer der Gruppen: Kontakt gehört einer der definierten Gruppe an
- Allen Gruppen: Kontakt ist allen Gruppen zugehörig
- genaue Übereinstimmung: Kontakt gehört exakt den definierten Gruppen an
Des Weiteren kannst du deine Kontakte noch nach dem "Anmeldestatus" sowie dem "Check-in-Typ" filtern.
Ist in dem Event das Ticketing und/oder Hospitality aktiviert, kannst du zusätzlich nach den "Ticket-Typen" oder nach "Kontakte Hosts" filtern.
Über den Dropdown "Nachrichtenstatus" hast du zusätzlich die Möglichkeit die Nachricht an Teilnehmer eines bestimmten Nachrichtenstatus zu senden.
Klickst du auf "Filter ausblenden", bleiben die gewählten Filter im Hintergrund bestehen und werden als Stichwort unterhalb der Suchleiste angezeigt.
Des Weiteren ermöglicht dir die Funktion "Elemente pro Seite" links unten festzulegen, welche Anzahl an Teilnehmern pro Seite angezeigt wird.
Beispiele für Filterungen:
- Du möchtest z. B. nur die Kontakte filtern, welche sich bisher noch nicht zu deinem Event angemeldet haben oder du möchtest die Zugangsdaten zu deinem Online-Event an alle angemeldeten Teilnehmer schicken? Dann filtere im Dropdown des Anmeldestatus z. B. nach "ausstehend" oder "angemeldet".
- Das Event wurde erfolgreich durchgeführt und du möchtest eine Danke-E-Mail an alle Teilnehmer schicken, welche bei deinem Event dabei waren? Dann filtere nach dem Status "Eingecheckt" im Dropdown "Check-in-Status".
- Du möchtest allen Nachzüglern, welche bisher z. B. noch keine Einladung erhalten haben diese noch nachträglich zusenden? Dann filtere im Nachrichtenstatus auf "Nicht versendet".
Versand sofort auslösen
- Alle Kontakte auf einmal auswählen: Klicke dazu die freistehende Checkbox ganz links in der Navigation oberhalb deiner Kontakte an.
- Nur einzelne Personen definieren: Wähle hierzu jeweils die Checkbox vor den gewünschten Kontakten an. Bitte beachte, dass du hier nur Kontakte für die angezeigte Seite auswählen kannst. Sofern du auf die nächste Seite blätterst, wird die vorgenommenen Auswahl gelöscht.
Sobald du alle Teilnehmer ausgewählt hast, klicke oben rechts auf den Button “E-Mail senden” und wähle “Jetzt senden”.
Bestätige deinen Versand
Nachdem du auf “Jetzt senden” geklickt hast, öffnet sich ein Bestätigungsfenster.
In diesem letzten Zwischenschritt zeigt dir evenito in einer Übersicht die finale Anzahl Empfängern sowie die dazugehörigen Gruppen an. Darüber hinaus prüft die Software, ob alle wichtigen Angaben wie der Absendername, die Absender-Adresse und der Betreff sowie die E-Mail-Adressen bei allen Empfängern hinterlegt wurden.
Prüfe noch einmal, ob du die richtigen Gruppen ausgewählt hast sowie ob die Anzahl an Teilnehmern, an welche du die E-Mail verschicken möchtest und deren Anmeldestatus korrekt ist.
Klicke auf "Nachrichten versenden" um deinen Versand auszulösen.
Achtung!
Einmal abgeschickt, gibt es kein Zurück!
Wenn die Bearbeitung des Versandes länger dauert, löse diesen Versand nicht erneut aus, da die Nachrichten dann zweimal in die Warteschlange gestellt und auch zweimal an die Teilnehmer zugestellt werden. Der Versand wird nach einiger Zeit von selbst gestartet. Wenn du unsicher bist oder Fragen hast, wende dich bitte an uns, bevor du die Nachricht erneut versendest.
Systembenachrichtigungen bei fehlenden Angaben
Nachdem du auf den Button "Nachricht versenden" geklickt hast, können folgende Meldungen auftreten:
- Kein Absendername hinterlegt
- Keine Absender-E-Mail-Adresse hinterlegt
- Kein Betreff hinterlegt
- Bei einigen Kontakten fehlen E-Mail-Adressen
Um die Angaben für die ersten 3 Meldungen zu hinterlegen, klicke rechts auf das Zahnrad. Es öffnet sich ein neues Fenster. Hinterlege nun die ausstehenden Angaben und bestätige diese anschliessend mit "Speichern & schliessen".
Wird die Meldung "Bei einigen Kontakten fehlen E-Mail-Adressen" angezeigt, klicke auf "Abbrechen" um zurück zu deiner Übersicht zu gelangen.
Filtere in dieser Ansicht anschliessend auf die E-Mail-Adresse, indem du auf den kleinen Pfeil neben der Feldbezeichnung 
klickst. Zeigt der Pfeil nach oben, werden jene Kontakte ohne E-Mail-Adressen zuerst angeführt.
Es liegen tatsächlich Kontakte ohne E-Mail-Adressen vor? Dann kehre zum Menüpunkt Kontakte zurück und wiederhole das Vorgehen, indem du erneut auf die E-Mail-Adresse filterst. Vervollständige die Angaben bei den ausstehenden Kontakten wie in diesem Artikel beschrieben.
Kehre zum Menüpunkt "Nachrichten" zurück und klicke auf deine gewünschte E-Mail. Klicke erneut auf "Empfänger", wähle all deine gewünschten Kontakte an und klicke auf "E-Mail versenden". Die Angaben im sich öffnenden Bestätigungsfenster sind zutreffend? Dann drücke auf “Nachrichten versenden” und löse den Versand aus.
Bitte beachte:
Nach dem Versand deiner Kommunikation kannst du dir eine Versand-Statistik exportieren. Alternativ hast du die Möglichkeit, in Dropdown "Nachrichtenstatus" nach verschiedenen Ständen zu filtern, z. B. nach gesendet, zugestellt, Soft Bounce, Hard Bounce, Warteschlange.
Versand für einen späteren Zeitpunkt terminieren
Nachricht terminieren
Deine Kommunikation ist vollständig aufgesetzt und du möchtest nun den Versand für einen späteren Zeitpunkt terminieren? Dann wähle wie oben beschrieben die entsprechenden Filter, wie Gruppen-Zugehörigkeit, Anmeldestatus etc. für den Teilnehmerkreis, an welche du deine Nachricht später versenden möchtest. Klicke anschliessend auf den Button “E-Mail senden” und wähle “Für späteren Zeitpunkt terminieren”.
Bitte beachte:
In diesem Fall wählst du nicht über die Checkboxen direkt die Kontakte an, sondern setzt Filter für den entsprechenden Teilnehmerkreis, wie z.B. die Gruppen-Zugehörigkeit und den Anmeldestatus.
Achtung!
Deine Nachricht wird zu dem von dir ausgewählten Versand-Zeitpunkt an alle Kontakte gesendet, die zum Zeitpunkt des Versandes den von dir definierten Filtern entsprechen.
Die Kontakte, welche dir beim Setzen der Filter für den Versand angezeigt werden, sind also nicht immer die tatsächlichen Empfänger der Nachricht.
Nachricht terminieren
Nachdem du auf “Für späteren Zeitpunkt terminieren” geklickt hast, öffnet sich ein Bestätigungsfenster, in welchem du den Zeitpunkt für den Versand definierst und die Nachricht terminierst.
Trage hier zunächst im Bereich “Zeitpunkt des Versands” das von dir gewünschte Versanddatum inklusive der Uhrzeit ein.
Bitte beachte:
Die früheste Planungszeit ist mindestens eine volle Stunde im voraus, d. h. wenn es 14:22 Uhr ist, ist die nächste Zeit, welche du auswählen kannst, 16:00 Uhr. Die späteste Versandzeit ist bis zu drei Monate im Voraus. Die E-Mails werden zum geplanten Zeitpunkt ausgelöst und versendet, sobald die Warteschlange abgearbeitet ist. Es wird hier die in den Grundeinstellungen definierte Zeitzone des Events angezeigt.
Im Bereich “Empfänger” siehst du nochmals alle für den Versand gesetzten Filter, sprich an alle Teilnehmer, auf welche diese Filter zum Versandzeitpunkt zutreffen, wird diese Nachricht ausgelöst.
Mit Klick auf “Nachricht terminieren” terminierst du nun den Versand für das ausgewählte Fälligkeitsdatum.
Übersicht Nachrichten
Nachdem du die Nachricht terminiert hast, wirst du zur Übersicht deiner Nachrichten weitergeleitet. Hier siehst du nun, welche der bereits aufgesetzten Nachrichten bisher nicht terminiert wurden, diese werden im unteren Bereich unter “Nicht terminiert” angezeigt. Alle von dir bereits terminierten Nachrichten werden im oberen Teil unter "Programm" aufgelistet.
Terminierung anpassen & löschen
Um eine bereits vorgenommene Terminierung anzupassen, klicke in der Nachrichten-Übersicht auf die gewünschte Nachricht. Es öffnet sich nun der Versand-Bereich, in welchem du die Kontakte auswählst. Klicke oben auf "Nachricht bearbeiten", um die Nachricht zu bearbeiten. Du erhältst nun die Meldung “Editor ist gesperrt” mit allen Informationen zum gesetzten Zeitpunkt für den Versand und den Filtern.
Bitte beachte:
Um eine bereits terminierte Nachricht bearbeiten zu können, muss hierfür zunächst die Terminierung aufgehoben werden.
Über den Button “E-Mail-Vorschau” kannst du für die bereits terminierte Nachricht einen Test-Versand auslösen. Um die Terminierung anzupassen oder die Nachricht zu bearbeiten, klicke auf den Button “Terminierung aufheben”.
Es öffnet sich eine Sicherheitsabfrage. Sofern du die Terminierung der Nachricht aufheben möchtest, bestätige dies mit Klick auf den Button “Terminierung aufheben”.
Bitte beachte:
Mit Klick auf den Button “Terminierung aufheben” werden deine bereits vorgenommenen Einstellung für den terminierten Versand gelöscht und die Terminierung aufgehoben.