Scan Agent App

Mit unserer Scan Agent App kannst du mühelos externe und interne Scan Agents für die Eingangskontrolle vor Ort berechtigen. Die Erstellung des neuen Scan Agents erfordert keine User-Erstellung in evenito.

Die App ist verfügbar für Apple- und Android-Geräte. Dieser Artikel beschreibt die Vorbereitung vor dem Event. 

Voraussetzungen und Vorbereitung

Wir empfehlen dir folgende Voraussetzung zur Nutzung der App: 

• Apple-Geräte mit mind. iOS 17 oder neuer
• Android-Geräte mit mind. Android 15 oder neuer
• Mobilfunknetz mit mindestens 4G oder eine stabile Wi-Fi-Verbindung

Vorbereitung im Backoffice

Damit im Bereich „Check-in“ der Reiter „Scan Agents“ angezeigt wird, muss dieses Feature zunächst in deinem Space aktiviert werden. Bitte kontaktiere dazu unser CS-Team via help@evenito.com.

Für die Erstellung eines neuen Scan Agents ist keine User-Erstellung in evenito erforderlich. Es ist daher nicht notwendig, deine Scan Agents als User anzulegen. Nach Aktivierung des Check-in für Scan Agents kann direkt mit einem mobilen Endgerät gestartet werden. 

Den Check-in für die Scan Agents aktivierst du im Bereich Check-in unter dem Reiter Scan Agents über den Button “Check-in für Scan Agents aktivieren” oben rechts. 

Anschliessend öffnet sich eine Sicherheitsabfrage, ob der Check-in für Scan Agents aktiviert werden soll. Bestätige dies mit Klick auf "Aktivieren".

Im nächsten Schritt kannst du über den "Zusätzliche Details”-Toggle auf der rechten Seite entscheiden, welche Angaben in der Scan Agent App für deine Scan Agents sichtbar sein sollen. 

Wenn du diesen Toggle aktivierst, hat dein Scan Agent Zugriff auf alle Kontaktdetails, einschliesslich Anmeldestatus, Gruppenzugehörigkeit, Kontaktinformationen und Zusatzfragen. 

Deaktivierst du die Zusatzinformationen werden dem Scan Agent in der App lediglich die Grunddaten des Kontakts (Vorname, Nachname, Geburtsdatum) angezeigt. 

Deine Scan Agents loggen sich durch scannen des Scan Agent QR-Codes in die App ein. Bitte generiere für jeden deiner Scan Agents einen neuen Scan Agent QR-Code zum Einloggen. Durch Klick auf den Button “Neuen QR-Code generieren” oben rechts wird sofort ein neuer Code zur Verfügung gestellt, welcher 10 Tage lang gültig ist. Sofern sich mehrere Scan Agents mit dem gleichen Agent QR-Code einloggen, werden diese auch mit der gleichen Agent-ID angemeldet. 

Vorbereitung der Scan Agent App

Beginne mit folgenden Schritten: 

1. Generiere im Bereich „Check-in“ unter „Scan Agents“ einen Scan Agent QR-Code. Achte bitte darauf, dass du alle relevanten Schritte aus diesem Abschnitt des Artikels bereits vorgenommen hast.

2. Verbinde dein mobiles Endgerät mit einer stabilen Internetverbindung, um die App zu laden. Die App kann ohne eine Internetverbindung genutzt werden. Für den abschliessenden Datenübertrag zwischen App und evenito Backoffice wird jedoch eine stabile Verbindung mit dem Internet benötigt. 

3. Lade die App mit dem Namen „Scan Agent | evenito" und dem Icon "" im Store herunter:

• Apple (mind. iOS 17 oder neuer): Direkter Link zum Apple App Store
• Android (mind. Android 15 oder neuer): Direkter Link zum Google Play Store

4. Öffne die App und klicke auf „Einloggen", um fortzufahren und bestätige die Abfrage zum “Kamerazugriff”. 

5. Deine Kamera ist nun aktiv und oben links steht „Agent Pass“. Scanne jetzt den für den Scan-Agent generierten QR-Code im evenito Backoffice. Dadurch wird eine einzigartige / einmalige Agent-ID kreiert und die Verknüpfung zwischen Endgerät und dem Event im Backoffice hergestellt.

6. Im Anschluss bleibt die Kamera weiterhin aktiv. Damit ist das Endgerät eingerichtet und der Scan Agent kann mit dem Scannen von Kontaktpässen beginnen.

Anwendung der Scan-Agent App

Einstellungen

Um die Einstellungen der Scan Agent App zu öffnen, klicke oben rechts auf das Zahnrad.

Zunächst wird dir angezeigt, mit welcher Agent-ID du eingeloggt bist. Über den Button „Abmelden“ kannst du dich wieder Ausloggen. 

Ausserdem hast du hier die Möglichkeit das Quick-Check-in/-out zu aktivieren. Sobald dies aktiviert ist, wird jeder Kontakt, dessen Kontaktpass mit der App eingescannt wird, automatisch ein- oder ausgecheckt. So brauchst du / braucht dein Scan Agent den "Check-in" oder "Check-out" nicht manuell zu bestätigen. 

Scannen pausieren

Falls erforderlich, können deine Scan Agents den Scan-Vorgang in der App pausieren, indem sie auf “Scannen pausieren” klicken. Auf diese Weise wird die Kamera deaktiviert. Durch Klick auf “Scannen fortsetzen” kann die Kamera wieder aktiviert werden und der Scan-Vorgang fortgesetzt werden. 

Nutzung der App ohne Internetverbindung

Die App kann ohne eine Internetverbindung genutzt werden. Solltest du die App ohne Internetverbindung nutzen, erhältst du die Meldung "Du bist offline" oben rechts in deiner App angezeigt. Für die abschliessenden Datenübertragung zwischen App und evenito Backoffice wird jedoch eine stabile Verbindung mit dem Internet benötigt.

Sobald du die App wieder mit dem Internet verbindest, weist dich oben rechts neben dem Zahnrad ein “” darauf hin, sollte es noch nicht synchronisierte Daten geben.  

Mit Klick auf “” öffnet sich im unteren Teil des Bildschirms ein Fenster. Mit Klick auf “Force sync” kannst du den Übertrag der Daten starten. 

Diese Abfrage kommt auch, bevor sich der Scan-Agent in der App abmeldet, sofern es noch nicht synchronisierte Daten gibt. 

Kontakt-Pass für das Check-in mit der Scan-Agent App versenden

Um einen Kontakt-Pass zu versenden gehe in die Nachricht im Bereich "Kommunikation". Öffne hier die Nachricht, in welcher du den Kontaktpass versenden möchtest. Wähle den entsprechenden Inhaltsbereich in welchem du den Kontakt-Pass in der Nachricht abbilden möchtest und öffne den Platzhalter-Manager. Klicke nun auf "Kontaktinformationen" und wähle ganz unten den Platzhalter "Kontakt-Pass QR-Code" aus. 

Eine Vorschau des Kontaktpasses kann nicht eingesehen werden, dieser wird immer erst beim Versand der Nachricht an den Teilnehmer generiert. In der Nachrichten-Vorschau und im Test-E-Mail Versand wird an dieser Stelle daher ein “Sample Kontaktpass” gesetzt.