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title: Warteliste
description: In diesem Artikel erfährst du, wie du interessierte Kontakte auf der Warteliste erfassen kannst, sobald deine Anmeldelimits ihre Kapazität erreicht haben.
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# Warteliste

## In diesem Artikel erfährst du, wie du interessierte Kontakte auf der Warteliste erfassen kannst, sobald deine Anmeldelimits ihre Kapazität erreicht haben.

**In diesem Artikel:**

- [Warteliste aktivieren](https://help.evenito.com/de/warteliste#warteliste-aktivieren)
- [Limits definieren](https://help.evenito.com/de/warteliste#limits-definieren)
- [Formular einrichten](https://help.evenito.com/de/warteliste#formular-einrichten) 
    - [Benachrichtigungen definieren](https://help.evenito.com/de/warteliste#benachrichtigungen-definieren)
    - [Formular erstellen](https://help.evenito.com/de/warteliste#formular-erstellen)
- [Nachrichten aufsetzen](https://help.evenito.com/de/warteliste#nachrichten-aufsetzen)
- [Die Teilnehmer Journey](https://help.evenito.com/de/warteliste#teilnehmer-journey)
- [Teilnehmer verwalten](https://help.evenito.com/de/warteliste#teilnehmer-verwalten) 
    - [Manuelle Verwaltung](https://help.evenito.com/de/warteliste#manuelle-verwaltung)
    - [Automatische Verwaltung](https://help.evenito.com/de/warteliste#automatische-verwaltung)
- [Aktuelle Einschränkungen](https://help.evenito.com/de/warteliste#aktuelle-einschraenkungen)

Das Modul “**Warteliste**” wurde entwickelt, um dir zu helfen, bereits ausgebuchte Veranstaltungen effizient zu verwalten. Anstatt interessierte Gäste abzuweisen, kannst du deren Anmeldedaten sammeln und sie [manuell](https://help.evenito.com/de/warteliste#manuelle-verwaltung) oder [automatisch](https://help.evenito.com/de/warteliste#automatische-verwaltung) mit evenito verwalten.

**Achtung:** 

Derzeit ist die Warteliste **nicht** mit allen Modulen und Funktionen kompatibel. Alle Einschränkungen findest du [hier](https://help.evenito.com/de/warteliste#aktuelle-einschraenkungen). 

### Warteliste aktivieren

Damit du deinen Teilnehmern ermöglichen kannst sich auf die Warteliste zu setzen, sobald deine Veranstaltung voll ist, musst du die Funktion zunächst in deinen Kontakteinstellungen aktivieren. 

Navigiere hierfür zum „**Gäste-Management**“ und wähle „**Kontakte**“ aus.   
Klicke hier auf das Zahnrad oben rechts, um in die “**Kontakteinstellungen**” zu gelangen und öffne dort den Tab "**Warteliste**".

Aktiviere den Schalter „**Warteliste aktivieren**“, entscheide ob der Wartelisten-Prozess "[**Manuell**](https://help.evenito.com/de/warteliste#manuelle-verwaltung)" oder "[**Automatisch**](https://help.evenito.com/de/warteliste#automatische-verwaltung)" erfolgen soll und bestätige deine Auswahl über den "**Speichern & schliessen**" Button. 

![Bildschirmfoto 2026-02-26 um 15.12.12](https://help.evenito.com/hs-fs/hubfs/Knowledge%20Base%20Import/4.0/Warteliste/Bildschirmfoto%202026-02-26%20um%2015.12.12.png?width=670&height=255&name=Bildschirmfoto%202026-02-26%20um%2015.12.12.png)

**Hinweis:**

In den Kontakteinstellungen siehst du auf der rechten Seite, welche Systembenachrichtigungen bereits hinterlegt sind und ob die benötigten Nachrichten, mit den entsprechenden Nachrichtentypen bereits in deinem Event eingerichtet wurden. Von hier aus kannst du direkt in das Formular, die Formulareinstellungen oder in die Nachrichten springen, um dein Wartelisten-Setup vollständig abzuschliessen.

### Limits definieren

Um die Warteliste nutzen zu können, muss dein Event neben einem aktiven Anmelde-Prozess auch über gesetzte Limits verfügen. 

Gehe in die "**Event-Einstellungen**" und öffne den Reiter "**Limits**" um dein generelles oder gruppenspezifisches Anmeldelimit zu hinterlegen. Weitere Informationen zu den Limits findest du [hier](https://help.evenito.com/de/definiere-limits-f%C3%BCr-deine-events?hsLang=de). Berücksichtige hier vor allem, dass ein gruppenspezifisches Limit bei der Anmeldung eines Teilnehmers nur berührt wird, wenn es sich um die Ursprungsgruppe des Teilnehmers handelt.

**Bitte beachte:**

Wir empfehlen, entweder ein generelles Anmeldelimit oder ein gruppenspezifisches Anmeldelimit zu nutzen. Die Kombination beider Limit-Arten in Verbindung mit einer Warteliste kann zu logischen Überschneidungen und damit zu Konflikten im Anmeldeablauf führen. 

### Formular einrichten

Richte nun im nächsten Schritt dein Anmeldeformular ein. Gehe hierfür in das "**Gäste-Management**" und öffne den Menüpunkt "**Formulare**"

#### **Benachrichtigungen definieren**

In den "**Einstellungen Anmeldeformular**" findest du unter „**Systembenachrichtigungen**“ nun den Reiter „**Warteliste**“.

![Bildschirmfoto 2026-06-11 um 10.17.46](https://help.evenito.com/hs-fs/hubfs/Knowledge%20Base%20Import/4.0/Warteliste/Bildschirmfoto%202026-06-11%20um%2010.17.46.png?width=670&height=249&name=Bildschirmfoto%202026-06-11%20um%2010.17.46.png)

In diesem Reiter definierst du die neuen Systembenachrichtigungen „**Für die Warteliste anmelden**“ und „**Bestätigung für Warteliste**“.

Der Text "**Für die Warteliste anmelden**" erscheint in deinem Formular, sobald das Anmeldelimit deines Events erreicht ist. Der Text "**Bestätigung für Warteliste**" erscheint, sobald ein Teilnehmer seine Anmeldung für die Warteliste abgesendet hat und erfolgreich auf die Warteliste deines Events gesetzt wurde.

#### **Formular erstellen**

Sobald du die Warteliste in deinen Kontakt-Einstellungen [aktiviert](https://help.evenito.com/de/warteliste#warteliste-aktivieren) hast, erscheint das Wartelisten-Formular ganz unten in deinen Formularen automatisch.

Dieses kannst du nun, genau wie jedes andere Formular in evenito gestalten und die nötigen Kontaktfelder und Zusatzfragen einfügen. 

Um Zeit zu sparen, kannst du die Struktur deines Anmeldeformulars, mit einem Klick auf den Button „**Vom Hauptformular kopieren**“, in dein Wartelisten-Formular kopieren.

![Bildschirmfoto 2026-01-12 um 14.11.14](https://help.evenito.com/hs-fs/hubfs/Knowledge%20Base%20Import/4.0/Formulare/Warteliste/Bildschirmfoto%202026-01-12%20um%2014.11.14.png?width=670&height=102&name=Bildschirmfoto%202026-01-12%20um%2014.11.14.png)  
Weitere Informationen zur Formularerstellung findest du [hier](https://help.evenito.com/de/formulare-erstellen?hsLang=de). 

**Wichtiger Hinweis zu Antwort-Limits im Formular:** Wenn du Zusatzfragen mit begrenzten Antwort-Kapazitäten nutzt, schützt das System deine Kontingente beim Nachrücken von der Warteliste automatisch vor Überbuchung:

- Wählt ein Gast auf der Warteliste eine Option, die ausgebucht ist, wenn die Person zum regulären Anmeldeformular eingeladen wird, bleibt diese Option im Formular zwar vorausgewählt, wird jedoch als **ausgebucht** markiert.
- Der Absende-Button bleibt so lange **deaktiviert**, bis der Gast eine alternative, noch verfügbare Option auswählt. So wird verhindert, dass kapazitätsbeschränkte Plätze (für z.B. Workshops) über die Warteliste überbucht werden.

**Bitte beachte:**

Nutze den Sprachwechsler oben rechts um bei einem mehrsprachigen Event die Benachrichtigungen und das Formular in den jeweiligen Sprachen zu hinterlegen. 

### Nachrichten aufsetzen

Durch das Aktivieren der Warteliste stehen dir nun zwei weitere Nachrichtentypen zur Nutzung zur Verfügung.

Du hast die Möglichkeit eine "**Wartelisten-Bestätigung**" zu erstellen, welche automatisch oder manuell versendet wird, sobald ein Teilnehmer sich auf die Warteliste gesetzt hat/auf die Warteliste gesetzt wurde und du kannst die "**Wartelisten-Einladung**" aufsetzen, welche du manuell oder automatisch versenden kannst, sobald ein Teilnehmer, auf Grund eines frei gewordenen Platzes, von deiner Warteliste zu deinem Event eingeladen werden soll. 

Gehe zum Aufsetzen deiner Nachrichten wie [hier](https://help.evenito.com/de/erstelle-und-kopiere-nachrichten-direkt-aus-der-nachrichtenuebersicht?hsLang=de) beschrieben vor und wähle in den Einstellungen der Nachricht, im Dropdown "**Typ**", den entsprechenden Typ für deine Wartelisten-Nachricht aus. In deiner Wartlisten-Einladung kannst du wie gewohnt den Platzhalter **\[\[event.register\]\]** oder **\[\[event.personalSite\]\]** nutzen um deine Teilnehmer auf die Website bzw. das Anmeldeformular zu leiten. 

Weitere Informationen zum Aufsetzen deiner Nachricht findest du [hier](https://help.evenito.com/de/nachrichten-aufsetzen-bearbeiten-und-loeschen?hsLang=de). 

### Die Teilnehmer Journey

Sobald das definierte Limit deines Events erreicht ist, passt sich der Anmeldeprozess für deine Teilnehmer automatisch an.

Der Standard-Anmeldebutton auf deiner Website ändert sich dabei automatisch zu „Auf die Warteliste“. Deine Teilnehmer werden zudem mit der von dir, unter „Für die Warteliste anmelden“, definierten [Systembenachrichtigung](https://help.evenito.com/de/warteliste#benachrichtigungen-definieren) begrüsst (z. B. „Die Registrierung ist voll. Möchtest du dich auf die Warteliste setzen lassen?“).

![Bildschirmfoto 2026-06-11 um 10.15.27](https://help.evenito.com/hs-fs/hubfs/Knowledge%20Base%20Import/4.0/Warteliste/Bildschirmfoto%202026-06-11%20um%2010.15.27.png?width=400&height=130&name=Bildschirmfoto%202026-06-11%20um%2010.15.27.png)  
Nach dem Klick auf "Auf die Warteliste" öffnet sich für deine Teilnehmer das von dir aufgesetzte [Wartelisten-Formular](https://help.evenito.com/de/warteliste#formular-erstellen).

Nach dem Absenden des Formulars erhalten deine Teilnehmer dann die „Bestätigung für Warteliste“ auf dem Bildschirm und, falls im Menüpunkt Kommunikation unter „Nachrichten“ konfiguriert, die automatisierte E-Mail „[Wartelisten-Bestätigung](https://help.evenito.com/de/warteliste#nachrichten-aufsetzen)“.

![Bildschirmfoto 2026-06-11 um 10.15.54](https://help.evenito.com/hs-fs/hubfs/Knowledge%20Base%20Import/4.0/Warteliste/Bildschirmfoto%202026-06-11%20um%2010.15.54.png?width=400&height=127&name=Bildschirmfoto%202026-06-11%20um%2010.15.54.png)

### Teilnehmer verwalten

Deine Wartelisten-Kontakte kannst du dann im Reiter "**Warteliste**" im Navigationspunkt "**Kontakte**" im "**Gästemanagement**" verwalten.

![Bildschirmfoto 2026-02-26 um 15.45.12](https://help.evenito.com/hs-fs/hubfs/Knowledge%20Base%20Import/4.0/Warteliste/Bildschirmfoto%202026-02-26%20um%2015.45.12.png?width=670&height=219&name=Bildschirmfoto%202026-02-26%20um%2015.45.12.png)

Alle Kontakte, die auf die Warteliste gesetzt wurden, werden in deiner Warteliste und deiner Kontaktliste mit dem Status ![Bildschirmfoto 2026-01-12 um 15.46.14](https://help.evenito.com/hs-fs/hubfs/Knowledge%20Base%20Import/4.0/Formulare/Warteliste/Bildschirmfoto%202026-01-12%20um%2015.46.14.png?width=21&height=23&name=Bildschirmfoto%202026-01-12%20um%2015.46.14.png) “**Auf Warteliste**” angezeigt. 

Alle Kontakte, die aktuell von der Warteliste zum Event eingeladen wurden, werden mit dem Status ![Bildschirmfoto 2026-02-26 um 16.02.30](https://help.evenito.com/hs-fs/hubfs/Knowledge%20Base%20Import/4.0/Warteliste/Bildschirmfoto%202026-02-26%20um%2016.02.30.png?width=21&height=18&name=Bildschirmfoto%202026-02-26%20um%2016.02.30.png) "**Eingeladen (Warteliste)**" angezeigt. Kontakte bei denen du die Einladung widerrufst oder bei welchen die Frist zu Anmeldung abgelaufen ist, wechseln wieder in den Status "**Auf Warteliste**".

#### **Manuelle Verwaltung**

Bei der manuellen Warteliste handelt es sich um einen manuellen Prozess, dieser muss also von dir gesteuert werden. 

Um einen Teilnehmer, der auf der Warteliste steht, nun zu deinem Event einzuladen oder anzumelden, klicke auf seinen Anmeldestatus und ändere diesen von „**Auf Warteliste**“ zu **„Eingeladen (Warteliste)“**.

- Wenn du **„Eingeladen (Warteliste)“** auswählst, wirst du gefragt, ob du die "**Wartelisten-Einladung**"-Nachricht versenden möchtest. Der Teilnehmer erhält dann deine Nachricht und kann von dieser auf die Website geleitet werden, um sich im regulären Anmeldeprozess zum Event anzumelden.
- Möchtest du den Teilnehmer hingegen direkt auf **„Angemeldet“** setzen, muss dieser zuvor den Status „**Eingeladen (Warteliste)**“ besitzen (die Wartelisten Einladung in diesem Fall nicht versenden). Erst von diesem Status aus lässt sich der Teilnehmer manuell auf „**Angemeldet**“ umstellen. In diesem Fall fragt ein Pop-up, ob du deine aufgesetzte "**Anmeldebestätigung**" versenden möchtest. Der Teilnehmer ist dann direkt durch dich angemeldet worden und muss die Anmeldung nicht mehr separat selbst ausführen.

**Hinweis:**

Da die Einladung von der Warteliste in diesem Fall ein manueller Prozess ist, empfehlen wir, deine eigene E-Mail-Adresse in das [BCC-Feld](https://help.evenito.com/de/nachrichten-aufsetzen-bearbeiten-und-loeschen#nachrichten-einstellungen) deiner Abmeldebestätigung einzutragen. Auf diese Weise wirst du sofort benachrichtigt, wenn durch eine Abmeldung ein Platz frei wird, da du eine Kopie jeder Abmeldebestätigung erhältst und weisst so, dass du einen Teilnehmer deiner Warteliste nun zum Event einladen kannst. 

Zusätzlich hast du die Möglichkeit rechts in der Wartelisten-Übersicht, bei einem Teilnehmer der den Status "**Auf Warteliste**" hat, auf den Button "**Zur Registrierung einladen**" zu klicken.

Anschliessend öffnet sich ein Bestätigungsfenster, welches dir anzeigt ob der Teilnehmer Begleitungen hinzugefügt hat, da du in diesem Fall mehr als nur einen freien Platz im Event brauchst. Ausserdem wird dir hier angezeigt, dass die Nachricht [Wartelisten-Einladung](https://help.evenito.com/de/warteliste#nachrichten-aufsetzen) mit Klick auf "**Bestätigen**" an den Teilnehmer versendet wird.

![Bildschirmfoto 2026-02-26 um 16.10.47](https://help.evenito.com/hs-fs/hubfs/Knowledge%20Base%20Import/4.0/Warteliste/Bildschirmfoto%202026-02-26%20um%2016.10.47.png?width=265&height=163&name=Bildschirmfoto%202026-02-26%20um%2016.10.47.png)

Wurde ein Teilnehmer bereits von der Warteliste zur Anmeldung eingeladen, hast du die Möglichkeit auf den Button "**Einladung widerrufen**" zu klicken, um dem Teilnehmer den Angebotenen Platz wieder zu entziehen.

**Bitte beachte:**

- **Kein automatischer Ablauf im manuellen Modus:** Lädst du einen Gast **manuell** von der Warteliste ein, gilt das 24-Stunden-Zeitfenster **nicht**. Der Status „Eingeladen (Warteliste)“ bleibt so lange bestehen, bis du die Einladung manuell widerrufst oder den Status anpasst.
- **Manuelle** Statusänderungen und Einladungen von der Warteliste sind auch ausserhalb des Anmeldezeitraums jederzeit möglich.

**Kontakte manuell auf die Warteliste setzen**

Zudem hast du bei der manuellen Verwaltung die Möglichkeit einen Kontakt selbst auf die Warteliste zu setzen, in dem du den Anmeldestatus des Kontaktes in der Kontaktübersicht anklickst und den Status “**Auf Warteliste**” auswählst. Nachfolgend öffnet sich ein Fenster, in welchem du entscheiden kannst, ob du nur den Status des Teilnehmers ändern möchtest (klick auf "Bestätigen & nicht senden") oder ob du deine [aufgesetzte Nachricht](https://help.evenito.com/de/warteliste#nachrichten-aufsetzen) zur Wartelisten-Bestätigung versenden möchtest (klick auf "Bestätigen & senden). Anschliessend wird dir der Teilnehmer im Tab "Auf der Warteliste" angezeigt.

#### **Automatische Verwaltung**

Hast du du die Warteliste auf „Automatisch“ gestellt, übernimmt das System den gesamten Nachrückprozess in vier aufeinanderfolgenden Schritten:

1. **Platz wird frei**: Der Prozess wird automatisch, innerhalb von 1 Minute, ausgelöst, sobald ein Platz im Event wieder verfügbar ist, sich also z.B. ein Teilnehmer vom Event abgemeldet hat.
2. **Einladung des nächsten Kontakts**: Das System identifiziert den Kontakt, der sich als erstes auf die Warteliste gesetzt hat (basierend auf dem Anmeldezeitpunkt) und versendet automatisch die [Wartelisten-Einladung](https://help.evenito.com/de/warteliste#nachrichten-aufsetzen).
3. **24-Stunden-Registrierungsfenster**: Der eingeladene Kontakt hat nun ein Zeitfenster von genau 24 Stunden, um auf die Einladung zu reagieren und die Registrierung abzuschliessen. Der 24-Stunden-Countdown pausiert am Samstag und Sonntag. Dieses Zeitfenster kann von dir nicht angepasst werden.
4. **Weitergabe bei Nichtbeanspruchung**: Reagiert der Kontakt nicht innerhalb der 24-Stunden-Frist, verfällt der Anspruch, der Kontakt wird ans Ende der Warteliste verschoben und der freie Platz wird automatisch an die nächste Person auf der Warteliste weitergegeben. Der Kontakt wird nach Ablauf der Frist wieder in den Status "**Auf Warteliste**" gesetzt.

**Bitte beachte:**

- Wird beispielsweise nur 1 Platz frei, der nächste Teilnehmer auf der Warteliste möchte aber mit 1 **Begleitperson** (insgesamt 2 Personen) kommen, überspringt das System diesen und wählt den nächsten Gast aus, der nur 1 Platz benötigt.
- Um **Überbuchungen** bei limitierten Antwortmöglichkeiten zu vermeiden, erkennt das System beim finalen Anmeldeprozess automatisch, wenn eine zuvor gewählte **Antwort-Option** im Formular gewählt hat, die bereits voll besetzt ist, und erzwingt durch einen deaktivierten Absende-Button die Auswahl einer verfügbaren Alternative.
- **Manueller Modus ist im Automatik-Modus gesperrt:**   
  Wenn der „Automatische“ Modus aktiviert ist, kann der User die Buttons „Zur Registrierung einladen“ oder „Einladung widerrufen“ nicht nutzen. Zudem kann keine Statusänderungen ausgeführt werden.
- Ob ein Kontakt bereits eine Wartelisten-Einladung erhalten hat, kann nach Ablauf der 24-Stunden-Frist nur in den Kontakt-Logs überprüft werden.
- Das automatische Nachrücken von der Warteliste greift ausschliesslich innerhalb des definierten Anmeldezeitraums (RSVP Start- & Enddatum). Ausserhalb dieses Fensters werden keine automatischen Einladungen versendet.

 

### Aktuelle Einschränkungen

Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, beachte bitte die folgenden technischen Einschränkungen:

- **Limits:** Eine Kombination von generellen und gruppenspezifischen Limits wird nicht empfohlen, da diese in Verbindung mit einer Warteliste zu logischen Überschneidungen und damit zu Konflikten im Anmeldeablauf führen kann.
- **Limits für Antworten im Formular**: Kapazitätsbeschränkungen bei einzelnen Antworten im Formular (z. B. beschränkte Workshop-Plätze) lösen die Warteliste nicht aus.
- **Ticketing**: Das Wartelisten-Formular funktioniert nicht in Zusammenhang mit dem Ticketing-Modul.
- **Hospitality**: Das Wartelisten-Formular funktioniert nicht in Zusammenhang mit dem Hospitality-Modul.

- [Allgemein](https://help.evenito.com/de/allgemein?hsLang=de#main-content)

    - [Erste Schritte in evenito](https://help.evenito.com/de/allgemein?hsLang=de#erste-schritte-in-evenito)
    - [Gut zu wissen](https://help.evenito.com/de/allgemein?hsLang=de#gut-zu-wissen)
- [Space & Navigation](https://help.evenito.com/de/space-navigation?hsLang=de#main-content)

    - [Allgemeine Einstellungen](https://help.evenito.com/de/space-navigation?hsLang=de#allgemeine-einstellungen)
    - [User, Teams & Rollen](https://help.evenito.com/de/space-navigation?hsLang=de#user-teams-rollen)
    - [Templates](https://help.evenito.com/de/space-navigation?hsLang=de#templates)
    - [Alle Events](https://help.evenito.com/de/space-navigation?hsLang=de#alle-events)
    - [Account](https://help.evenito.com/de/space-navigation?hsLang=de#account)
- [Event-Dashboard](https://help.evenito.com/de/event-dashboard?hsLang=de#main-content)

    - [Event-Dashboard](https://help.evenito.com/de/event-dashboard?hsLang=de#event-dashboard)
    - [Audit Logs](https://help.evenito.com/de/event-dashboard?hsLang=de#audit-logs)
- [Event-Einstellungen](https://help.evenito.com/de/event-einstellungen?hsLang=de#main-content)

    - [Grundeinstellungen](https://help.evenito.com/de/event-einstellungen?hsLang=de#grundeinstellungen)
    - [Location](https://help.evenito.com/de/event-einstellungen?hsLang=de#location)
    - [Programm](https://help.evenito.com/de/event-einstellungen?hsLang=de#programm)
    - [Zeiträume](https://help.evenito.com/de/event-einstellungen?hsLang=de#zeitr%C3%A4ume)
    - [Limits](https://help.evenito.com/de/event-einstellungen?hsLang=de#limits)
    - [Referenten](https://help.evenito.com/de/event-einstellungen?hsLang=de#referenten)
- [Gäste-Management](https://help.evenito.com/de/g%C3%A4ste-management?hsLang=de#main-content)

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    - [Gruppen](https://help.evenito.com/de/g%C3%A4ste-management?hsLang=de#gruppen)
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