Neues Event per Kopie oder Event-Template erstellen

Um ein neues Event zu erstellen, kannst du ganz einfach ein bestehendes Event aus deiner Organisation kopieren oder eine Event-Vorlage auswählen. So werden alle Einstellungen, Inhalte und Layouts des vergangenen oder zukünftigen Events übernommen. 

Event aus einem Template erstellen

Du möchtest ein Event basierend auf einer Vorlage erstellen? Klicke dazu im Dashboard rechts auf den Plus-Button. Usern mit der globalen Rolle "Event-Manager" öffnet sich daraufhin direkt ein neues Fenster, in welchem du die nachfolgenden Informationen hinterlegen kannst. Als "Administrator" wähle als Zwischenschritt noch die Option "Aus einem Template erstellen" aus. 

Wähle zunächst unter "Aus einem Template erstellen" die gewünschte Event-Vorlage aus. Dabei stehen dir als Event-Manager nur jene Templates zur Verfügung, welche deinem/n Team(s) zugeordnet wurden. Als Administrator kannst du hingegen aus allen Vorlagen wählen.

Vergib anschliessend unter "Name" den Titel deines Events und hinterlege unter "Beginn" das Event-Datum aus. 

Definiere zum Abschluss noch dein(e) Team(s), welche auf dieses Event Zugriff haben sollen. Auch hier stehen dir wie zuvor beschrieben als Event-Manager nur jene Teams zur Verfügung, welchen du angehörst, während Administratoren alle Teams einsehen können.

Event kopieren

Um ein bestehendes Event zu kopieren, fahre mit dem Mauszeiger über ein bereits hinterlegtes Event in der Eventliste im Dashboard und klicke auf dieses Symbol "Bildschirmfoto_2020-05-20_um_13.07.48.png": 

Bildschirmfoto_2020-05-20_um_13.06.36.png

Gib dem neuen Event im Pop-up-Fenster einen passenden Namen und klicke auf "Kopieren". Das neue Event ist nun im Dashboard direkt unter dem ursprünglichen Event ersichtlich.

Je nach Umfang des zu kopierenden Events kann es bis zu einigen Minuten dauern, bis der Kopiervorgang abgeschlossen wird.

Bitte beachte, dass beim Kopieren bestehender Events folgende Funktionen nicht übernommen werden und neu von dir hinterlegt werden müssen:

Bitte beachtet darüber hinaus:

  • Dateien, welche im File Manager hochgeladen wurden (Bilder, Dokumente, etc.), haben noch die Pfade zu jenem Event hinterlegt, welches kopiert wurde. Diese Dokumente müssen erneut von dir hochgeladen und an den entsprechenden Stellen ausgetauscht werden. Dies betrifft u. a. deine Website, deine Referenten und die virtuelle Plattform.
  • Verlinkungen in deiner E-Mail-Kommunikation u. a. zum Anmeldeformular auf deiner Website müssen neu hinterlegt werden, da eine URL pro Event nur einmal verwendet werden kann.
  • Sofern sich diese pro Event verändern, gilt es zudem den Absendernamen und die Absender-Adresse in den E-Mail-Einstellungen anzupassen. Bitte beachte, dass die E-Mail-Domain (Part nach dem @-Zeichen) verifiziert werden muss, falls diese nicht mit dem jenem Event übereinstimmt, aus welchem sie kopiert wurde.

Du möchtest ein Event von Grund auf neu erstellen? Im Artikel "Event erstellen" zeigen wir dir, wie du dabei vorgehen kannst.

Bitte beachte:

Worin besteht der Unterschied zwischen dem Kopieren eines bestehenden Events und dem Erstellen eines neuen Events basierend auf einem Event-Template?

Events, welche du zu einem Template umgewandelt hast, wurden mit diesem Zustand "konserviert". Sprich, dieses Event-Template blieb von allen folgenden Anpassungen innerhalb des Original-Events, aus welchem das Template generiert wurde, unberührt. 

Kopierst du dieses Original-Event hingegen, werden alle Anpassungen, welche du in diesem während der Event-Phase vorgenommen hast, ebenfalls mit übernommen.

Event anpassen

Hier sind die wichtigsten Informationen und nötigen Anpassungen zu deinem kopierten Event zusammengefasst:

Event-Center -> Grundeinstellungen

Füge hier die neue Event-Beschreibung hinzu, passe das Start- und Enddatum an und wähle die gewünschte(n) Sprache(n) für dein Event aus. Auf der linken Seite kannst du die verfügbaren Funktionen für dein Event anpassen. 

Location

Dein Event findet an einem anderen Ort statt? Dann ändere diesen im Menüpunkt Location, füge weitere Veranstaltungsstätten hinzu und bestimme deine Hauptlocation.

Programm

Hier kannst du das neue Programm vom Event hinzufügen. Dieses wird nicht kopiert, da sich das Programm am Datum und der Zeit des neuen Events orientiert.

Kontakte

Alle Informationen zu Kontakten (z. B. veranstaltungsbezogene Fragen im Anmeldeformular) und Gruppen werden ebenfalls kopiert. Füge hier nun die neuen Teilnehmer hinzu. Passe in diesem Menüpunkt zudem deine Referenten an.

Anmeldeformular

Überprüfe das Anmeldeformular und passe dieses falls nötig an. 

Website

Nachdem du alle Einstellungen angepasst hast, kannst du auf der Event-Webseite prüfen, ob alle Inhalte aktuell sind und zum neuen Event passen. 

Kommunikation

Passe deine Kommunikation an, indem du bspw. die Inhalte in deinen Nachrichten auf dein neues Event abstimmst.

Virtuelle Plattform

Hinterlege den neuen Event-Namen und Untertitel sowie die Beschreibung. Wähle anschliessend ggf. ein neues Logo sowie Headerbild aus und definiere, ob die Funktionen "Referenten" und "Chat" aktiviert werden sollen. Über das Zahnrad kannst du zudem die Farbgebung ändern. 

Streams

Die bestehenden Streams werden beim Kopieren nicht übernommen, da diese bereits mit Programmpunkten verknüpft sind. Füge deshalb deine neuen Streams ein und wähle aus, ob es sich dabei um den Typ One-to-Many oder Many-to-Many handelt. Mehr zur Unterscheidung findest du in diesem Artikel.

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