Kontaktfelder und Zusatzfragen im Anmeldeformular definieren

Das Anmeldeformular in evenito ermöglicht es dir, gezielt persönliche Informationen wie Kontaktdaten, Zusatzfragen zum Event, den Datenschutzbestimmungen und zum Anmeldestatus zu definieren sowie Bestätigungen zur Anmeldung und Abmeldung zu hinterlegen.

Anmeldetyp

Definiere den Anmeldetyp deines Events und wähle dabei zwischen:

  • Offen: jeder Kontakt, welcher die Website öffnet, kann sich anmelden.
  • Privat: nur jene Kontakte, welche in evenito erfasst und mit einem Token versehen wurden oder welche über einen Voucher-Token verfügen, können sich registrieren.

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Standardmässig ist das Event offen. Möchtest du dein Event schliessen, wähle den Schalter neben "Geschlossener Event" an.

Sobald du das Event auf privat gesetzt hast, erscheint das Textfeld unter "Token". Im Textfeld kannst du deine benutzerdefinierte Nachricht hinterlegen, welche anschliessend bei der Eingabe des Tokens erscheint. 

Willkommens-Box

Hinterlege eine individuelle Begrüssung für deine Gäste und ermögliche es ihnen auf diesem Weg, sich direkt von deiner Veranstaltung abzumelden oder mit einem Klick die Maske des Anmeldeformulars zu öffnen. 

Je nachdem ob dein Event öffentlich oder privat ist, variiert der Aufbau der Willkommens-Box:

  • Bei einem privaten Event, bei welchem die Eingabe eines Tokens erforderlich ist, wird neben dem Anmelden-Button zudem der Abmelden-Button angezeigt.
  • Bei einer Veranstaltung, bei welcher das Anmeldeformular auf deiner Website öffentlich zugänglich ist, entfällt der "Abmelden"-Button. 

Um die Box auf deiner Website anzuzeigen, aktiviere den Schalter hinter "Willkommens-Box". In der sich öffnenden Maske stehen dir nun folgende Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung:

  • Hinterlege einen Beschreibungstext und variiere beispielsweise zwischen unterschiedlichen Schriftgrössen, setzte Verlinkungen oder füge Dokumente hinzu.
  • Definiere die Bezeichnung der Anmelden- und Abmelden-Buttons.

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Klickt ein Kontakt auf "Abmelden" wird automatisch die entsprechende Systembenachrichtigung angezeigt und die Abmeldebestätigung (E-Mail) ausgelöst. Grundvoraussetzung ist, dass du diese unter Nachrichten aufgesetzt hast. Wie du den Text für die Systembenachrichtigung anpasst, beschreiben wir HIER. Parallel dazu verändert sich der Status dieses Kontaktes in der Kontaktliste und er wird mit "Abgemeldet" gekennzeichnet.

Möchte ein Kontakt an deiner Veranstaltung teilnehmen und klickt auf "Anmelden", wird das von dir aufgesetzte Anmeldeformular aufgeklappt. Wie du die entsprechenden Kontaktinformationen und Zusatzfragen abfragst, beschreiben wir im weiteren Verlauf dieses Artikels.

Bitte beachte: Eine personalisierte Ansprache via eines Platzhalters ist aktuell noch nicht möglich.

Persönliche Informationen 

Klicke unter “Persönliche Informationen” auf “Eintrag hinzufügen”. Im Dropdown kannst du nun zwischen “Kontaktinformationen”, “Zusatzfragen” und “Status” wählen.  

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Kontaktinformationen definieren

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Mithilfe der “Kontaktinformationen” definierst du, welche Informationen deiner Kontakte abgefragt werden sollen. Im Dropdown werden dir dabei all jene Kontaktfelder angezeigt, welche du zuvor in deinen Kontakt-Einstellungen definiert hast. Wähle die gewünschten Kontaktfelder an, um sie der Anmeldemaske hinzuzufügen. Klicke anschliessend auf die jeweiligen Felder und definiere, ob sie "erforderlich" oder "optional" sind.

Sollen weitere Kontaktfelder (nicht zu verwechseln mit den veranstaltungsspezifischen Zusatzfragen) hinzugefügt werden, müssen diese zunächst im Menüpunkt Kontakte definiert werden. 

Veranstaltungsspezifische Zusatzfragen festlegen

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Um im Anmeldeformular veranstaltungsspezifische Fragen (z. B. Verpflegungswünsche, Unterkunft, Shuttle, Workshops, DSGVO, etc.) zu ergänzen, klicke erneut auf “Eintrag hinzufügen” und wähle im Dropdown “Zusatzfrage” aus. Möchtest du weitere Anpassungen vornehmen, wähle das Feld erneut an.

Definiere als nächstes die Art deiner Zusatzfrage:

  • Textantwort (Kurzer Text, langer Text)
  • Einfachauswahl: Deine Kontakte können aus mehreren Antwortmöglichkeiten eine auswählen.
  • Mehrfachauswahl: Deine Kontakte können mehrere Antworten auswählen.

Hinterlege im nächsten Schritt deine Fragestellung unter “Bezeichnung”.

Abschliessend kannst du für die Typen Einfachauswahl und Mehrfachauswahl entsprechende Antworten vordefinieren. Dabei bist du in der Anzahl an Antworten nicht beschränkt.

Darüber hinaus kannst du deine Frage mit einem Beschreibungstext versehen, um dem Teilnehmer weitere Informationen an die Hand zu geben oder rechtliche Abfragen wie z. B. Datenschutzbestimmungen oder Teilnahmebedingungen abfragen. Diese kannst du entweder in reiner Textform hinterlegen oder den Text mit weiterführenden Links oder PDFs versehen.

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  • Um Links zu hinterlegen, markiere bitte das entsprechende Wort oder den gewünschten Textbereich, welcher verlinkt werden soll und klicke anschliessend auf das Kettensymbol (3. Zeichen von rechts).
  • Du möchtest ein PDF anfügen? Dann klicke bitte auf das Heftklammer-Symbol (2. Zeichen von Links), wodurch sich der Dateimanager öffnet. Wähle deine Datei aus und füge sie ein. Achte darauf, dass du dem Dokument eine eindeutige Bezeichnung gibst, da diese Bezeichnung eingeblendet wird.
  • Es soll eine Text-Passage aus einem Dokument oder von deiner Website kopiert und eingefügt werden, aber dabei wurden die Formatierungen übernommen? Klicke auf das durchgestrichene T-Symbol (ganz rechts), um alle Formatierungen und Voreinstellungen zu löschen.

Für alle eventspezifischen Zusatzfragen kannst du individuell definieren, ob diese "erforderlich" oder "optional" sind.

Limitierung von Teinehmerantworten

Neben der Antwort kannst du bei den Typen Einfach- und Mehrfachauswahl ein Limit definieren, wie häufig diese Antwort ausgewählt werden kann und erhältst zudem eine Übersicht, wie oft sie bereits angeklickt wurde. Mithilfe des Augen-Symbols legst du fest, ob das Limit auf der Website für deine Teilnehmer angezeigt wird (farbig hinterlegt = das Limit wird angezeigt, grau hinterlegt = das Limit wird nicht angezeigt).

Bitte beachte: Hast du die Einstellung des "ausgegrauten Auges" gewählt, kannst du als Organisator die jeweiligen Zahlen natürlich trotzdem weiter im Menüpunkt "Anmeldeformular" einsehen.

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Aktionen

Du möchtest, dass deine Teilnehmer automatisch den hinterlegten Gruppen zugeordnet werden? Fahre mit der Maus über deine neu definierte Antworte und klicke rechts auf "Aktion hinzufügen". Im Dropdown unter Aktion ist bereits die Auswahl "Zur Gruppe hinzufügen" vorausgewählt. Wähle nun im Dropdown unter "Zur Gruppe hinzufügen" deine zuvor definierte Gruppe aus.

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Status

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Weiter kannst du im Dropdown unter "Eintrag hinzufügen" den Typ "Status" auswählen. Mithilfe dieses vordefinierten Eintrags kann abgefragt werden, ob der Kontakt am Event teilnehmen möchte. 

Definiere deine individuelle Fragestellung sowie die Rückmeldung unter "bestätigt" und "abgelehnt", indem du in die jeweilige Textzeile klickst.

Wir empfehlen dir zur Abfrage des Status stattdessen die Willkommens-Box zu verwenden.

Bestätigungs-Button

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Klicke auf "Submit", um die Benennung des Bestätigungsbuttons zu bearbeiten. Es öffnet sich ein Textfeld, in welchem du deine benutzerdefinierte Bezeichnung selbst hinterlegen kannst.

Texte zur An-/Abmeldung 

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Zum Abschluss kannst du individuelle Texte für die An- und Abmeldung erstellen. Diese Systembenachrichtigungen werden deinen Kontakten angezeigt, sobald diese ihre Teilnahme am Event mithilfe des “Absenden”-Buttons bestätigen oder ablehnen.

Informationen verschieben, speichern oder löschen

Du möchtest die Reihenfolge der einzelnen Kontaktinformations- und Zusatzfragen-Felder ändern? Per Drag-and-Drop kannst du die einzelnen Felder in deinem Anmeldeformular individuell anordnen. Führe dazu den Mauszeiger über das gewünschte Feld. Über die beiden Balken am rechten Rand kannst du dein Feld verschieben.

Um deine definierten Informationen final zu setzen, klicke oben rechts auf “Änderungen speichern”.

Möchtest du eines der definierten Felder löschen, klicke dieses an. Mit einem weiteren Klick auf das Mülleimer-Symbol auf der rechten Seite wird die gewünschte Maske gelöscht.

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Sobald du eine Kontaktinformation, Zusatzfrage oder den Status hinzufügst, wird automatisch das Feld mit dem “Bestätigungs”-Button angefügt.

 
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