Mit unserer Check-in App kannst du die Eingangskontrolle vor Ort direkt mit evenito durchführen. So siehst du immer auf einen Blick, wie viele Teilnehmende vor Ort sind und hast Zugriff auf die Kontaktdaten aus dem Tool. Die App ist verfügbar für Apple- und Android-Geräte. Dieser Artikel beschreibt die Vorbereitung vor dem Event. Zudem empfehlen wir dir, ein Testing der App bereits einige Wochen vor dem Event durchzuführen.
In diesem Artikel
Voraussetzungen zur Nutzung
Wir empfehlen dir folgende Voraussetzung zur Nutzung der App:
- Apple-Geräte mit mind. iOS 11 oder neuer
- Android-Geräte mit mind. Android 8 oder neuer
- Gerät (unabhängig der Marke) sollte mind. 2 GB RAM und mind. 2 GB freien Speicher haben
- Mobilfunknetz mit mind. 4G
Erste Schritte
Beginne mit folgenden Schritten:
1. Gerät mit stabilem Internet / WLAN verbinden.
2. Lade die App mit dem Namen "Check-in & Guestlist | evenito" und dem Icon "
" im Store herunter:
- Apple (mind. iOS 11 oder neuer): Direkter Link zum Apple App Store
- Android (mind. Android 8 oder neuer): Direkter Link zu Google Play
Achtung
Falls du die App bereits heruntergeladen hast prüfe, ob du die aktuelle Version installiert hast.
3. App öffnen und mit deinem evenito Login einloggen. Bei mehreren Check-in-Mitarbeitenden, welche über kein eignes Login verfügen, empfehlen wir dir, einen eigenen "Check-in User" zu erstellen. Dieser User kann auf mehreren Geräte verwendet werden. Die App übernimmt automatisch jene Sprache des Users, welche im evenito-Profil hinterlegt ist.
Bitte beachte:
Die App ist aktuell in den User-Sprachen Deutsch, Englisch, Italienisch und Französisch nutzbar.
4. Organisation und anschliessend Event auswählen - nun wird die Kontaktliste synchronisiert und heruntergeladen.
Bitte beachte
- Stelle am Eventtag sicher, dass du wirklich die aktuelle Teilnehmerliste geladen hast und nicht noch einen veralteten Stand aus deinen Testings. Anhand der Teilnehmerzahl oben rechts in der App kannst du die Anzahl überprüfen. Die Anzahl spiegelt die Gesamt-Teilnehmerzahl, unerheblich ob an- oder abgemeldet, wieder.
Aktualisiere diese Liste, indem du in die Kontaktübersicht hinein klickst und diese mit dem Finger nach unten ziehst. Über der Liste erscheint daraufhin ein Ladezeichen. Lass dann die Liste wieder los und die Synchronisation startet automatisch.
Offline-Nutzung der App
Sobald die Kontaktliste heruntergeladen wurde, könntest du ohne Verbindung zum Internet die App verwenden. Die Kontakte werden in diesem Fall synchronisiert, sobald das Gerät wieder online (sprich mit einem stabilen Internet / WLAN verbunden) ist. Daher ist es wichtig, vor dem Eintreffen der Teilnehmenden die Kontakte herunterzuladen. So könntest du das Check-in auch dann durchführen, wenn es vor Ort in der Location kein oder nur ein eingeschränktes Internet gibt. Zudem lohnt es sich, immer zuvor abzuklären, wie das Internet vor Ort ist und ob du besser einen eigenen Hotspot organisierst/mitnimmst.
Schon eingeloggt?
Falls du schon eingeloggt bist und die Organisation oder den Event ändern möchtest, kannst du dies über die Einstellungen "
" oben rechts machen. Wähle einfach im Dropdown unter "Space" oder "Event" die gewünschten Details aus.
5. Beim erstmaligen Öffnen der Kamera über das Symbol "
" bittet dich das Betriebssystem um die Erlaubnis, auf die Kamera zuzugreifen. Klicke hier auf "Erlauben", um später die QR-Codes der Teilnehmenden einscannen zu können.
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