Anwendung der Check-in App

Dieser Artikel beschreibt, mit welchen Möglichkeiten du den Check-in oder den Check-out für einen Teilnehmer in der App durchführen kannst. Zudem werden weitere Funktionen wie den Quick-Check-in beschrieben. Vor der Anwendung empfehlen wir dir, die Informationen im Artikel Voraussetzungen und Vorbereitungen zu prüfen. 

In diesem Artikel

Einstellungen "mceclip0.png"

Um die Einstellungen zu öffnen, klicke oben rechts auf das Zahnrad. 

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Zunächst wird dir angezeigt, mit welchem User du eingeloggt bist. Hier kannst du dich auch mithilfe des gleichnamigen Buttons wieder abmelden.

Wichtige Information zum Abmelden

Bitte stelle noch vor dem Abmelden sicher, dass deine Daten mit evenito synchronisiert sind. Beim Abmelden werden alle lokal gespeicherten Daten gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. 

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Solltest du bei verschiedenen Organisationen hinterlegt sein, kannst du die gewünschte in den Einstellungen auswählen. Unter "EVENT" sind alle Events der Organisation aufgeführt. Wähle in der Übersicht dein gewünschtes Event aus. 

Sobald das Quick-Check-in/-out aktiviert ist, wird jeder Kontakt, dessen QR-Code mithilfe der App eingescannt wurde, automatisch eingecheckt. So sparst du dir den Klick auf "Check-in" oder "Check-out". 

Filter "Screenshot_25_01_22__16_25.png"

Bei dieser Funktion stehen dir 3 Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung, welche auch in Kombination angewendet werden können:

  • Anmeldestatus
  • Gruppe
  • Check-in Status

Status

Der Status gibt den Stand der Anmeldung deiner Kontakte wieder. Dabei kannst du definieren, ob du dir nur angemeldete, abgemeldete, ausstehende Kontakte oder z. B. alle Teilnehmer anzeigen lassen möchtest. 

Setzt du den Filter bspw. auf "angemeldet", werden die anderen Kontakte in der Übersicht ausgeblendet. Die Gesamt-Kontaktzahl oben rechts in der Ecke bleibt davon unberührt.

Die Gästeliste zeigt alle Kontakte des Events an:

  • Die erste Zahl oben rechts (hier 1), stellt dar, wie viele Kontakte schon eingecheckt, sprich vor Ort sind.
  • Die zweite Zahl (hier 6) gibt die Gesamtzahl der Kontakten im Event an - unerheblich ob an- oder abgemeldet.

Gruppe

Deine Teilnehmer gehören unterschiedlichen Gruppen an? Über den gleichnamigen Reiter hast du die Möglichkeit individuell zu bestimmen, welche der Gruppen in der Kontakt-Übersicht dargestellt werden soll. Möchtest du bspw. in einen Workshop-Raum (z. B. Workshop 1) nur jenen Teilnehmer Zutritt gewähren, welche sich für diesen zuvor registriert hatten, kannst du den Filter entsprechend auf die Gruppe "Workshop 1" setzen. Die Gruppen mussten zuvor entweder automatisch im Anmeldeformular als Aktionen hinterlegt oder den Teilnehmer manuell von dir zugewiesen worden sein.

Möchtest du dir alle Kontakte auf deiner Gästeliste anzeigen lassen, kannst du entweder alle 3 Status-Felder und/oder Gruppen anwählen oder alternativ in beiden Bereichen keinen Haken setzen. In letzterem Fall wird automatisch der Filter "Alle" gesetzt.

Check-in Status 

Mit dem Check-in Status kannst du deine Kontakte danach filtern ob sie schon Eingecheckt, Ausgecheckt oder Noch nicht eingecheckt sind. Dadurch kannst du jederzeit sehen, wie viele Gäste sich aktuell auf deinem Event befinden oder auf wie viele Gäste ihr am Check-in noch wartet.

Sortierung " Screenshot_25_01_22__16_42.png "

Mithilfe dieses Reiters kannst du die Anordnung der Kontakte individuell verändern. Dabei stehen dir folgende Attribute zur Auswahl:

  • Sortierung nach "Nachname"
  • Sortierung nach "Vorname"
  • Sortierung nach "Unternehmen"
  • Sortierung nach "Anmeldedatum"

Für die Optionen "Vorname", "Nachname" und "Unternehmen" kannst du die Anordnung dabei alphabetisch von A-Z oder Z-A verändern.

Wählst du die Option "Anmeldedatum" kannst du die Kontakte entweder nach "Frühestes - Spätestes" oder "Spätestes - Frühestes" Datum sortieren.

Suchfeld "Screenshot_25_01_22__16_49.png"

Über das Suchfeld am unteren Rand der App kannst du nach dem Vornamen, Nachnamen oder vollen Namen eines Kontaktes suchen.  

Gästeliste "mceclip1.png"

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Mithilfe der folgenden Symbole erhältst du weitere wichtige Details zum Kontakt:

Anmeldestatus (erste Spalte): 

  • mceclip6.png = Angemeldet (Auf dem Screenshot z. B. Vivian Johannes oder Christoph Kreuder)
  • mceclip7.png = Abgemeldet (Auf dem Screenshot z. B. Yoann Steiner)
  • Kein Symbol = Ausstehend, Teilnehmer ist weder ab- noch angemeldet (Auf dem Screenshot z. B. Nicolas Berchten). 

Check-in Status (letzte Spalte): 

  • mceclip8.png = Weder ein- noch ausgecheckt. 
  • mceclip9.png = Eingecheckt (Der Kontakt befindet sich vor Ort). 
  • mceclip10.png = Ausgecheckt (Der Kontakt hat die Location verlassen). Wird angezeigt, sofern die Check-out-Funktion verwendet wird.  

Du kannst direkt auf die Check-in-Symbole in der Gästeliste-Übersicht klicken. Folgendes passiert: 

  • Klick auf das weisse Symbol: Kontakt wird eingecheckt
  • Klick auf das grüne Symbol: Kontakt ist bereits eingecheckt und wird durch Anklicken ausgecheckt.
  • Klick auf das blaue Symbol: Kontakt ist ausgecheckt und wird durch Anklicken erneut eingecheckt.

Weitere Angaben auf der Gästeliste pro Kontakt: 

  • Vor- & Nachname
  • Unternehmen
  • Gruppe(n)

Kontaktdetails aufrufen

Klicke auf einen Kontakt, um weitere Details einzusehen:

Screenshot_25_01_22__17_03.png

Auf der Detailansicht siehst du oben zunächst den Namen, die E-Mail-Adresse und (sofern dies abgefragt wurde) die Telefonnummer des Kontaktes.

Direkt darunter wird nochmals der Status sowie zusätzlich der individuelle Token dargestellt.

Als nächstes folgt bzw. folgen die Gruppen, welche dem Kontakt zugeordnet wurden.

Und abschliessend kannst du alle weiteren Kontaktinformationen sowie die hinterlegten Antworten zu den Zusatzfragen einsehen.

Abschliessend besteht die Möglichkeit, den Kontakt mithilfe des Buttons am unteren App-Rand ein- oder auszuchecken. 

QR-Code Scanner "mceclip2.png"

Hast du deinen Teilnehmern per E-Mail den QR-Code mit ihren Token zugesendet? Dann kannst du den QR-Code Scanner verwenden, um die Teilnehmer noch schneller einzuchecken und Verwechslungen auszuschliessen. Durch Klick auf "mceclip2.png" wird die Kamera automatisch geöffnet. Danach kannst du die QR-Codes der Kontakte scannen und die App zeigt dir direkt die Details zum Kontakt an: 

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Nun kannst du die Daten wie bspw. den Anmeldestatus oder die Gruppe überprüfen und den Kontakt über den Button ganz unten rechts ein- oder auschecken. Unter "Details" gelangst du wiederum zu weiteren Details des Teilnehmers. 

Um den nächsten QR-Code zu scannen, musst du nichts weiter tun, als die Kamera auf diesen zu richten. Dann wird automatisch der neue Kontakt geladen. 

Hast du die Funktion "Quick-Check-in/-out" in den Einstellungen aktiviert, wird nicht nur der Kontakt aufgerufen, sondern direkt folgende Aktion ausgeführt: 

  • Neutrale Teilnehmer werden direkt eingecheckt
  • Eingecheckte Teilnehmer werden direkt ausgecheckt
  • Ausgecheckte Teilnehmer werden direkt eingecheckt

Folgende Information überall des Kontakt zeigt dir immer den aktuellen Status (Nach der Aktion) des Kontaktes an - im angeführten Beispiel "ausgecheckt":

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Die Zahl neben dem Status zeigt auf, wie viele Kontakte aktuell eingecheckt sind. In diesem Fall ist einer von total fünf Kontakten eingecheckt und somit vor Ort. 

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