Setup Ticketing

Ob Gratis-Ticketing oder Bezahl-Events - mit evenito stehen dir alle Türen offen.

Welche Funktionen gilt es zu aktivieren?

Damit die Ticket-Funktion im Back-Office von evenito als Menüpunkt angezeigt und anschliessend auf der Event-Website deinen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden kann, gilt es folgende Grundschritte zu beachten:

  1. Aktivierung der Ticket-Funktion in den Grundeinstellungen.
  2. Definiere ein Limit, wie viele Tickets pro Person erworben werden dürfen. 
  3. Ticket-Typen im Menüpunkt "Ticket" definieren & veröffentlichen.
  4. Anmeldeformular mit Kontaktinformationen und möglichen Zusatzfragen hinterlegen.
  5. E-Mail Ticketkauf-Bestätigung in den Nachrichten aufsetzen.
  6. Toggle für das Ticketing im Widget "Anmeldung" auf der Website aktivieren.

Bitte beachte:

Damit die Ticketfunktion aktiviert werden kann, wende dich bitte an unser Customer Success-Team (help@evenito.com).

Ticket-Funktion aktivieren

evenito.png

Um die Ticketing-Funktion zu verwenden, muss diese zunächst im Event-Center in den Grundeinstellungen vom evenito CS-Team aktiviert und die Einstellungen mithilfe des "Änderungen speichern"-Buttons übernommen werden.

Wichtige Hinweise:

Damit du deine Tickets auf deiner Event-Website veröffentlichen kannst, muss sich dein Event-Datum in der Zukunft befinden.

Nach der Veröffentlichung deiner Tickets ist es dir aus rechtlichen Gründen nicht mehr möglich, das Datum und/oder die Uhrzeit deines Events in den Grundeinstellungen des Event-Centers zu verändern. Eine Anpassung ist auch seitens evenito im Nachhinein nicht möglich.

Zudem ist es nicht mehr möglich das aufgesetzte Event zu löschen, sobald seitens eines Teilnehmers ein Ticket erworben und eine Rechnung generiert wurde.

Inhalte & Einstellungen im Menüpunkt Tickets definieren

Bevor du die Tickets erstellst, lege zunächst das Limit fest, wie viele Tickets pro Person erworben werden dürfen. 

Klicke dazu im Event-Center auf den Reiter "Limits" und lege anschliessend unter "Ticket-Limit pro Person" die gewünschte Anzahl fest.

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Bitte beachte: Aktuell ist es noch nicht möglich individuell zu definieren, welche Gruppe wie viele Tickets erwerben darf.

Bitte definiere keine maximale Teilnehmerzahl.

Klicke im nächsten Schritt hinter dem Feld "Ticket-Limit pro Person" auf evenito.png, um direkt zum gleichnamigen Menüpunkt in der Navigation zu springen.

Um deine Tickettypen aufzusetzen, klicke dazu rechts auf das Pluszeichen, sodass sich die Ticket-Maske öffnet. 

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  • Name: Bitte hinterlege zunächst die Bezeichnung, mit welcher das Ticket deinen Teilnehmern angezeigt werden soll.
  • Farbe: über die Farbgebung kannst du eine schnellere Unterscheidung erzielen.
  • Definiere im nächsten Schritt den Preis und die Mehrwertsteuer pro Ticket.
  • Über die "Anzahl" regulierst du, wie viele Tickets dieses Typs insgesamt als Kontingent zur Verfügung stehen.
  • Möchtest du deine Tickets mit zusätzlichen Informationen versehen, kannst du diese im Beschreibungstext hinterlegen.

Bitte beachte:

Zwar kannst du in im Backoffice mit Formatierungen arbeiten, im Warenkorb werden diese jedoch nicht übernommen. Bitte verzichte aus diesem Grund auf Aufzählungen, die Verwendung unterschiedlicher Textgrössen, etc.

Nachdem du auf "Hinzufügen" geklickt hast, wird dein Ticket in der Übersicht unter dem Tab "Tickettypen" angeführt. Um weitere Tickets zu erstellen, verfahre wie zuvor beschrieben:

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Bitte beachte:

Sobald einer deiner Teilnehmer ein Ticket erworben hat, kann dieses nicht mehr gelöscht werden. Du hast jedoch jederzeit die Möglichkeit, Anpassungen an deinem Ticket vorzunehmen, um beispielsweise die Anzahl an verfügbaren Tickets zu erhöhen. 

Du möchtest nach der Veröffentlichung noch weitere Tickets hinzufügen? Dies ist auch im Nachgang auf dem zuvor angeführten Weg möglich. Das neue Ticket wird automatisch in der Ticketkauf-Übersicht angeführt und synchronisiert, sobald du auf "Hinzufügen" klickst. Eine weitere Veröffentlichung der Tickets ist nicht notwendig.

Über das Zahnrad links neben dem Plus-Button definierst du die Währung deiner Tickets. Zur Auswahl stehen:

  • EUR
  • CHF
  • GBP
  • USD

Um die Währung zu übernehmen, klicke auf "Speichern & schliessen".

Achtung:

Zum aktuellen Zeitpunkt ist es nicht möglich, Tickets mit unterschiedlichen Währungen zu kreieren.

Bitte beachte:

Ist dein Event mehrsprachig, so hinterlege bitte die entsprechenden Übersetzungen. Klicke dazu auf den Sprachwechsler.

Du hast deine Tickets vollständig aufgesetzt und möchtest diese auf deiner Event-Website veröffentlichen? Klicke oben rechts auf den Button "Veröffentlichen".

Deine Tickets sind bereits live, doch zu musst nachträglich den Preis anpassen? Gehe dazu in das gewünschte Ticket und ändere die Angaben ab. Bereits verkauften Tickets und erstellte Rechnungen bleiben von dieser Änderung unberührt und können auch nicht gelöscht werden.

Wichtiger Hinweis:

Mit dem Veröffentlichen der Tickets bestätigst du, dass das Event zu dem von dir in den Grundeinstellungen definierten Datum stattfindet. Eine Anpassung des Start-und End-Datums sowie der Zeiten ist nach dem Anklicken des Buttons "Veröffentlichen" aus rechtlichen Gründe nicht mehr möglich. Dies gilt auch für evenito.

Anmeldeformular aufsetzen

Wie im Artikel Wie läuft ein Ticketkauf-Prozess in evenito ab? beschrieben, werden bei einem Ticketerwerb im ersten Schritt die Tickets ausgewählt (und gekauft) und im zweiten Schritt die Kontaktinformationen und Zusatzfragen des Ticketkäufers sowie seiner möglichen Begleitung abgefragt.

Aus diesem Grund gilt es die entsprechenden persönlichen Informationen, welche abgefragt werden sollen, zunächst im Menüpunkt "Anmeldung" zu definieren.

Setze die Ticketkauf- und Anmeldebestätigung auf

Damit nach dem Erwerb der Tickets automatisch eine Bestätigungs-E-Mail ausgelöst wird, gilt es diese zunächst im Menüpunkt "Nachrichten" aufzusetzen.

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Gehe dazu bitte wie in diesem Artikel beschrieben vor und wähle im Dropdown unter "Typ" die Option "Ticketkauf-Bestätigung" aus.

Da deine Teilnehmer in einem zweiten Schritt ihre persönlichen Kontaktinformationen hinterlegen, empfehlen wir darüber hinaus die Anmeldebestätigung aufzusetzen. Diese wird ebenfalls automatisch bei der Anmeldung an die hinterlegte E-Mail-Adresse versendet. Bitte gehe dazu wie im zuvor beschriebenen Schritt vor und wähle im Dropdown den Typ "Anmeldebestätigung" aus. Wir empfehlen dir zudem wie in diesem Artikel beschrieben, den persönlichen Anmeldelink zur Website mithilfe des Platzhalters [[event.register]] zu hinterlegen.

Bitte beachte:

Die Ticketkauf-Bestätigung kann nur versendet werden, wenn eine Auffanggruppe definiert wurde. Die Teilnehmer werden anschliessend auch automatisch dieser Gruppe zugeordnet. In diesem Artikel beschreiben wir im Unterpunkt "Auffanggruppe", wie du diese hinterlegst.

Bei der Anmeldebestätigung kannst du individuelle Mails für deine Gruppen aufsetzen. Ordne diesen anschliessend entsprechende Gruppen zu.

Ticket-Funktion auf der Website aktivieren

Last but not least gilt es noch die Ticketkauf-Option für deine Teilnehmer auf der Website bereitzustellen. 

Setze dazu zunächst wie in den Artikeln Event-Website erstellen und URL definieren und Erstelle deine Website-Struktur beschrieben, deine Website mit den entsprechenden Inhalten auf und füge in diesem Zuge auch das Widget "Anmeldung" ein.

Fahre anschliessend mit dem Mauszeiger über das Widget und klicke auf das Stift-Icon, um die Bearbeitungsmaske zu öffnen.

Aktiviere nun den Toggle unter "Tickets", sodass weitere Anpassungsmöglichkeiten aktiviert werden: 

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  • Wähle zunächst ein Bild aus, welches in der Anmeldemaske auf der linken Seite angezeigt wird, indem du auf das Heftklammer-Symbol klickst und eine gewünschte Datei auswählst. Dir steht keine Datei zur Verfügung? Dann lade diese über den Plus-Button > Datei hochladen in den Dateimanager.
    Alternativ hast du auch die Möglichkeit, keine Bild-Datei auszuwählen. Dadurch wird nur der nachfolgende Beschreibungstext dargestellt.
  • Definiere unter "Bestätigung des Ticketkaufs" eine System-Benachrichtigung, welche nach einem erfolgreichen abgeschlossenen Kauf angezeigt wird. Zum Beispiel: "Du hast den Ticketkauf erfolgreich abgeschlossen. Bitte fülle das untenstehende Formular aus, um die Registrierung zu vervollständigen."
  • Hinterlege anschliessend nach Wunsch einen Beschreibungstext.
  • Und definiere zum Schluss die Bezeichnung des Absenden-Buttons.

Zusätzliche Ergänzungen:

Kann ich ein normales Anmeldeformular ohne Bezahlung sowie ein Ticket-Kauf-Formular kombinieren?

Ja, in diesem Fall empfehlen wir dir 2 Event-Websites aufzusetzen: eine enthält das "normale" Anmeldeformular ohne die Ticketkauffunktion. Auf der zweiten Website fügst du ein weiteres Anmeldeformular ein und aktivierst die Ticketkauffunktion.

Achtung:

Bitte stelle sicher, dass der "Standard"-Tag auf jener Website gesetzt wird, welche mit dem Ticketing versehen ist. Sei dir anschliessend darüber bewusst, dass du den Platzhalter [[event.register]] auch nur in jenen Nachrichten hinterlegen darfst, welche mit dem Ticketkauf verbunden sind.

In den Nachrichten für jene Gäste, welche auf das "normale" Anmeldeformular zugreifen, folge bitte den Anweisungen zum manuellen Zusammensetzen eines persönlichen Anmeldelinks in diesem Artikel.

Kann ich einen Gruppen-Token für den Ticketkauf verwenden?

Zum aktuellen Zeitpunkt werden Ticketkäufer automatisch der Standard- sprich Auffanggruppe hinzugefügt. In diesem Fall besteht somit die Option 1 Gruppen-Token aufzusetzen und diesen mit der Standard-Gruppe zu verknüpfen. Deine (unbekannten) Teilnehmer können das geschlossene Anmeldeformular anschliessend mit diesem Token öffnen, ihre Tickets kaufen, das Anmeldeformular ausfüllen und werden abschliessend in die Standard-Gruppe, welche du beliebig benennen kannst (z. B. Ticketkäufer), hinzugefügt.

Kann ich unterschiedliche Zahlungsmittel in verschiedenen Events verwenden?

Nein, Zahlungsmittel werden direkt in vivenu Space-übergreifend festgelegt und können nicht pro Event individuell definiert werden.

Kann ich unterschiedliche Währungen im selben oder verschiedenen Events hinterlegen?

Leider nein. Währungen werden direkt in vivenu für deine Organisation festgelegt und können leider nicht pro Event individuell angepasst werden. 

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