Setup Ticketing

Ob Gratis-Ticketing oder Bezahl-Events - mit evenito stehen dir alle Türen offen.

Welche Funktionen gilt es zu aktivieren?

Damit die Ticket-Funktion im Back-Office von evenito als Menüpunkt angezeigt und anschliessend auf der Event-Website deinen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden kann, gilt es folgende Grundschritte zu beachten:

1. Aktivierung der Ticket-Funktion durch evenito in den Grundeinstellungen.
2. Definiere ein Limit, wie viele Tickets pro Person erworben werden dürfen. 
3. Ticket-Typen im Menüpunkt "Ticket" definieren & veröffentlichen.
4. Anmeldeformular mit Kontaktinformationen und möglichen Zusatzfragen hinterlegen.
5. E-Mail Ticketkauf-Bestätigung in den Nachrichten aufsetzen.
6. Toggle für das Ticketing im Widget "Anmeldung" auf der Website aktivieren.

Ticket-Funktion aktivieren

Um die Ticketing-Funktion zu verwenden, muss diese zunächst im Event-Center in den Grundeinstellungen vom evenito CS-Team aktiviert werden. Sobald dies geschehen ist, erscheint für dich der Menüpunkt "Tickets" oben in deinem entsprechenden Ticketing-Event. 

Wird dieses Event kopiert oder als Template gespeichert, ist die Ticketing-Funktion in diesen Events bereits automatisch aktiviert. Sollte die Funktion noch einmal in einem ganz neuen Event benötigt werden, muss diese wie oben beschrieben erst einmal von unserem CS-Team in dem entsprechenden Event freigeschaltet und aktiviert werden. 

Inhalte & Einstellungen im Menüpunkt Tickets definieren

Bevor du die Tickets erstellst, lege zunächst das Limit fest, wie viele Tickets pro Person erworben werden dürfen. 

Klicke dazu im Event-Center auf den Reiter "Limits" und lege anschliessend unter "Ticket-Limit pro Person" die gewünschte Anzahl fest.

Klicke im nächsten Schritt hinter dem Feld "Ticket-Limit pro Person" auf , um direkt zum gleichnamigen Menüpunkt in der Navigation zu springen.

Um deine Tickettypen aufzusetzen, klicke dazu rechts auf das Pluszeichen, sodass sich die Ticket-Maske öffnet. 

• Name: Bitte hinterlege zunächst die Bezeichnung, mit welcher das Ticket deinen Teilnehmern angezeigt werden soll.
• Farbe: über die Farbgebung kannst du eine schnellere Unterscheidung erzielen.
• Definiere im nächsten Schritt den Preis und die Mehrwertsteuer pro Ticket.
• Über die "Anzahl" regulierst du, wie viele Tickets dieses Typs insgesamt als Kontingent zur Verfügung stehen.
• Möchtest du deine Tickets mit zusätzlichen Informationen versehen, kannst du diese im Beschreibungstext hinterlegen.

Nachdem du auf "Hinzufügen" geklickt hast, wird dein Ticket in der Übersicht unter dem Tab "Tickettypen" angeführt. Um weitere Tickets zu erstellen, verfahre wie zuvor beschrieben:

Über das Zahnrad links neben dem Plus-Button definierst du die Währung deiner Tickets. Zur Auswahl stehen:

• EUR
• CHF
• GBP
• USD

Um die Währung zu übernehmen, klicke auf "Speichern & schliessen".

Du hast deine Tickets vollständig aufgesetzt und möchtest diese auf deiner Event-Website veröffentlichen? Klicke oben rechts auf den Button "Veröffentlichen".

Anmeldeformular aufsetzen

Wie im Artikel Wie läuft ein Ticketkauf-Prozess in evenito ab? beschrieben, werden bei einem Ticketerwerb im ersten Schritt die Tickets ausgewählt (und gekauft) und im zweiten Schritt die Kontaktinformationen und Zusatzfragen des Ticketkäufers sowie seiner möglichen Begleitung abgefragt.

Aus diesem Grund gilt es die entsprechenden persönlichen Informationen, welche abgefragt werden sollen, zunächst im Menüpunkt "Anmeldung" zu definieren.

Setze die Ticketkauf- und Anmeldebestätigung auf

Damit nach dem Erwerb der Tickets automatisch eine Bestätigungs-E-Mail ausgelöst wird, gilt es diese zunächst im Menüpunkt "Nachrichten" aufzusetzen.

Gehe dazu bitte wie in diesem Artikel beschrieben vor und wähle im Dropdown unter "Typ" die Option "Ticketkauf-Bestätigung" aus.

Da deine Teilnehmer in einem zweiten Schritt ihre persönlichen Kontaktinformationen hinterlegen, empfehlen wir darüber hinaus die Anmeldebestätigung aufzusetzen. Diese wird ebenfalls automatisch bei der Anmeldung an die hinterlegte E-Mail-Adresse versendet. Bitte gehe dazu wie im zuvor beschriebenen Schritt vor und wähle im Dropdown den Typ "Anmeldebestätigung" aus. Wir empfehlen dir zudem wie in diesem Artikel beschrieben, den persönlichen Anmeldelink zur Website mithilfe des Platzhalters [[event.register]] zu hinterlegen.

Bei der Anmeldebestätigung kannst du individuelle Mails für deine Gruppen aufsetzen. Ordne diesen anschliessend entsprechende Gruppen zu.

Ticket-Funktion auf der Website aktivieren

Last but not least gilt es noch die Ticketkauf-Option für deine Teilnehmer auf der Website bereitzustellen. 

Setze dazu zunächst wie in den Artikeln Event-Website erstellen und URL definieren und Erstelle deine Website-Struktur beschrieben, deine Website mit den entsprechenden Inhalten auf und füge in diesem Zuge auch das Widget "Anmeldung" ein.

Fahre anschliessend mit dem Mauszeiger über das Widget und klicke auf das Stift-Icon, um die Bearbeitungsmaske zu öffnen.

Aktiviere nun den Toggle unter "Tickets", sodass weitere Anpassungsmöglichkeiten aktiviert werden: 

• Wähle zunächst ein Bild aus, welches in der Anmeldemaske auf der linken Seite angezeigt wird, indem du auf das Heftklammer-Symbol klickst und eine gewünschte Datei auswählst. Dir steht keine Datei zur Verfügung? Dann lade diese über den Plus-Button > Datei hochladen in den Dateimanager.
  Alternativ hast du auch die Möglichkeit, keine Bild-Datei auszuwählen. Dadurch wird nur der nachfolgende Beschreibungstext dargestellt.
• Definiere unter "Bestätigung des Ticketkaufs" eine System-Benachrichtigung, welche nach einem erfolgreichen abgeschlossenen Kauf angezeigt wird. Zum Beispiel: "Du hast den Ticketkauf erfolgreich abgeschlossen. Bitte fülle das untenstehende Formular aus, um die Registrierung zu vervollständigen."
• Hinterlege anschliessend nach Wunsch einen Beschreibungstext.
• Und definiere zum Schluss die Bezeichnung des Absenden-Buttons.

Zusätzliche Ergänzungen:

Kann ich ein normales Anmeldeformular ohne Bezahlung sowie ein Ticket-Kauf-Formular kombinieren?

Ja, in diesem Fall empfehlen wir dir 2 Event-Websites aufzusetzen: eine enthält das "normale" Anmeldeformular ohne die Ticketkauffunktion. Auf der zweiten Website fügst du ein weiteres Anmeldeformular ein und aktivierst die Ticketkauffunktion.

Kann ich einen Gruppen-Token für den Ticketkauf verwenden?

Zum aktuellen Zeitpunkt werden Ticketkäufer automatisch der Standard- sprich Auffanggruppe hinzugefügt. In diesem Fall besteht somit die Option 1 Gruppen-Token aufzusetzen und diesen mit der Standard-Gruppe zu verknüpfen. Deine (unbekannten) Teilnehmer können das geschlossene Anmeldeformular anschliessend mit diesem Token öffnen, ihre Tickets kaufen, das Anmeldeformular ausfüllen und werden abschliessend in die Standard-Gruppe, welche du beliebig benennen kannst (z. B. Ticketkäufer), hinzugefügt.

Kann ich unterschiedliche Zahlungsmittel in verschiedenen Events verwenden?

Nein, Zahlungsmittel werden direkt in vivenu Space-übergreifend festgelegt und können nicht pro Event individuell definiert werden.

Kann ich unterschiedliche Währungen im selben oder verschiedenen Events hinterlegen?

Leider nein. Währungen werden direkt in vivenu für deine Organisation festgelegt und können leider nicht pro Event individuell angepasst werden.