Wie läuft ein Ticketkauf-Prozess in evenito ab?

Nachdem du deine Tickets im vorausgegangenen Schritt definiert und auf deiner Event-Website veröffentlicht sowie die benötige Kommunikation und das Anmeldeformular aufgesetzt hast, können die Tickets nun von deinen Teilnehmern erworben werden. Im ersten Schritt wählt der Teilnehmer anschliessend die gewünschten Tickets aus und hinterlegt die Zahlungsinformationen. Im zweiten Schritt schliesst er seine Anmeldung ab, indem er die im Formular definierten Kontaktinformationen und Zusatzfragen hinterlegt.

Ticketkauf & Anmeldeformular

Im ersten Schritt klickt der Teilnehmer im Anmeldebereich auf den individuell benannten Button (in unserem Beispiel "Hier geht's zu den Tickets"). Anschliessend wird er zur Ticket-Übersicht geführt.

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In dieser Maske wählt der Teilnehmer nun die gewünschten Tickets in der von ihm benötigten Anzahl aus. Wie viele Tickets dabei ausgewählt werden können, wurde vorab von dir im Menüpunkt "Event-Center" unter Limits definiert.

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Sobald die gewünschten Tickets ausgewählt wurden, wird der Teilnehmer durch Anklicken des Buttons "Fortfahren" zur Eingabe der persönlichen Kontaktinformationen weitergeführt.

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Sobald der Teilnehmer die gewünschten Informationen eingetragen hat, wird er durch Anklicken des Buttons "Weiter zur Bezahlung" weitergeleitet. In diesem dritten Schritt kann er nun zwischen verschiedenen Zahlungsmethoden wählen. Zur Auswahl stehen dabei:

  • Kreditkarte
  • Lastschrift
  • Sofort (via Klarna)
  • Paypal

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Sobald der Teilnehmer die Zahlungsinformationen hinterlegt und mit dem Button "Bezahlen" bestätigt hat, werden die Angaben geprüft.

Sollte die Zahlung nicht durchgeführt werden können, erscheint die folgende Fehlermeldung:

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Bitte beachte: Nach 15 Minuten wird der Vorgang abgebrochen und die bis dahin reservierten Tickets werden wieder freigegeben. Möchte der Teilnehmer die Tickets dennoch erwerben, muss er wieder zur Event-Website zurückkehren und den Reservierungsprozess erneut starten.

Wurde der Zahlungsprozess erfolgreich abgeschlossen, erfolgt eine automatische Weiterleitung zum Anmeldeformular auf der Event-Website. In diesem ergänzt der Teilnehmer anschliessend noch die ausstehenden Kontaktinformationsfelder, Zusatzfragen und (sofern möglich) Begleitungen.

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Kommunikation

Während der Teilnehmer nach Abschluss eines erfolgreichen Ticketkaufs zum Anmeldeformular auf der Event-Website weitergeführt wird, erfolgt parallel der Versand der Ticketkauf-Bestätigungs-E-Mail. Konnte der Zahlungsprozess nicht abgeschlossen werden, wird diese Nachricht nicht verschickt.

Bitte beachte: Diese Nachricht kann nur automatisch ausgelöst werden, wenn du

  1. im Menüpunkt Nachrichten bei der aufgesetzten E-Mail den Typ "Ticketkauf-Bestätigung" ausgewählt hast. 
  2. eine Auffanggruppe definiert hast. In diesem Artikel im Unterpunkt "Auffanggruppe" zeigen wir dir, wie du diese hinterlegst.

Die Rechnung wird automatisch an die Ticketkauf-Bestätigungs-Mail als Anhang angefügt.

Öffnest du unter Nachrichten die Ticketkauf-Bestätigung, indem du auf das Versand-Icon evenito.png klickst, wird automatisch der Filter für den Rechnungsstatus "abgeschlossen" gesetzt. Darüber hinaus wird in der Kontakt-Übersicht in der Spalte "Rechnung" auch die zugehörige Rechnungsnummer angezeigt.

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Nachdem der Teilnehmer die persönlichen Informationen für sich sowie ggf. für seine Begleitung(en) hinterlegt hat, wird zudem die Anmeldebestätigung ausgelöst.

Bitte beachte: Damit diese Bestätigungen sowohl an den Hauptgast, als auch seine Begleitung(en) automatisch versendet werden, müssen die Nachrichten mit dem Typ "Anmeldebestätigung" und "Anmeldebestätigung Begleitung" aufgesetzt sein.

Rechnungen

Möchtest du die Rechnungen der Teilnehmer einsehen und herunterladen oder diese stornieren? Dann klicke im Menüpunkt "Tickets" auf den Reiter "Rechnungen".

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Die angezeigte Kontaktübersicht kann auf folgende Informationen gefiltert werden:

  • Namen über Suche
  • Status
  • Preis
  • Kundenname
  • E-Mail-Kunde
  • Kunden-Unternehmen
  • Erstellungsdatum

Zudem kannst du über das Download-Symbol oben rechts eine Übersicht zu allen erstellten Rechnungen evenito.png herunterladen. Diese Excel-Datei enthält die folgenden Details:

  • Rechnungs-ID
  • Erstellungsdatum
  • Status
  • Ticketpreis
  • Kundenname 
  • Unternehmen
  • Strasse 
  • Stadt
  • Land
  • Postleitzahl

Rechnungsinformationen eines Teilnehmers einsehen

Einzelne Rechnungen können eingesehen werden, indem man mit dem Mauszeiger über den gewünschten Teilnehmer fährt und auf das Augen-Symbol klickt.

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Auf der linken Seite werden zum einen die Karte "Details" mit den folgenden Informationen dargestellt:

  • Rechnungsnummer
  • Status (z. B. abgeschlossen oder storniert)
  • Preis des Tickets
  • Erstellungsdatum (wann erfolgte der Ticketkauf, infolge dessen die Rechnung erstellt wurde)

Unterhalb der Details wird angeführt, welche Tickets dein Teilnehmer gekauft hat und in welcher Anzahl. Diese Informationen werden unter "Erworbene Tickets" angeführt.

In der "Historie" kannst du den Ticketkauf-Prozess des Teilnehmers einsehen, z. B. wann er die Zahlungsdetails hinterlegt hat, wann die Transaktion bestätigt und der Vorgang abgeschlossen wurde, etc.

Auf der rechten Seite werden die Kundeninformationen hinterlegt, welche der Teilnehmer während des Zahlungsprozesses hinterlegt hat.

Rechnungen herunterladen, stornieren & zurückerstatten 

Um die Rechnung eines Teilnehmers zu stornieren, öffne im Reiter "Rechnungen" dessen Rechnungsdetails, indem du mit dem Mauszeiger über den gewünschten Vorgang fährst und die Maske mithilfe des Augen-Symbols öffnest.

Klicke anschliessend oben rechts auf den Button "Stornieren & zurückerstatten". Soll das Ticket wirklich storniert werden, klicke im Pop-up-Fenster auf "Stornieren & zurückerstatten". Die Rechnung wird daraufhin automatisch storniert sowie der Betrag an den Teilnehmer zurückerstattet. Die erworbenen Tickets verlieren dabei ihre Gültigkeit.

Bitte beachte: Es ist nicht möglich, nur einzelne Tickets zu stornieren. Sprich, erwirbt ein Teilnehmer mehrere Tickets für sich und/oder seine Begleitungen, möchte nur eines dieser Tickets zu einem späteren Zeitpunkt stornieren, müssen alle Tickets zurückerstattet werden. Anschliessend muss der Teilnehmer diese mit der neuen Anzahl neu erwerben.

Wichtiger Hinweis:

Aktuell erfolgt keine automatische Abmeldung des Teilnehmers (und seiner Begleitung). Bitte wechsle dazu zum Menüpunkt "Kontakte", trage den Namen in der Suche ein und ändere den Status zu "abgemeldet".

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