Füge Begleitungen hinzu

Du möchtest deinen Teilnehmer die Möglichkeit bieten, eine oder mehrere Begleitung(en) zu deinem Event mitzubringen? Mit evenito kannst du individuell definieren, wie viele Begleitungen pro Person erlaubt sind und welche (Kontakt-)Informationen abgefragt werden.

In diesem Artikel

  • Definiere die Anzahl an Begleitungen
  • Setze das Anmeldeformular für die Begleitung(en) auf

  • Darstellung und Anwendung auf der Event-Website

  • Kontaktliste in evenito

  • Begleitungen bearbeiten oder löschen

Bitte beachte:

Du möchtest das Begleitungsmanagement verwenden? Dann wende dich bitte an unser Support-Team (help@evenito.com), damit es diese Funktion für dich aktiviert.

Definiere die Anzahl an Begleitungenevenito.png

Um festzulegen, wie viele Begleitungen deine Teilnehmer mitnehmen dürfen, wähle zunächst den Menüpunkt "Event-Center" an und klicke anschliessend auf den Reiter "Limits".

In diesem Bereich hast du die Möglichkeit zu definieren, wie viele Kontakte sich ingesamt für dein Event registrieren dürfen sowie festzulegen, wie viele Begleitungen sie mitbringen können.

Um die Anzahl an Begleitungen zu begrenzen, lege bitte im Bereich "Limit für Begleiter pro Person" die gewünschte Zahl fest. Dabei kannst du die Anzahl grundsätzlich frei bestimmen. 

Bitte beachte:

Die Anzahl an Begleitungen ist in der Gesamtzahl der maximalen Teilnehmeranzahl inbegriffen. Sprich, hast du bspw. die maximale Teilnehmeranzahl auf 3 Personen begrenzt und der eingeladene Hauptgast darf z. B. 2 Begleitungen mitbringen, so ist das Teilnehmerlimit für dieses Event erreicht.

Nachdem du deine Änderungen gespeichert hast, kannst du über dieses Iconevenito.png, welches hinter der definierten Anzahl unter "Limit für Begleiter pro Person" angezeigt wird, direkt zum Menüpunkt "Anmeldung" springen.

Setze das Anmeldeformular für die Begleitung(en) auf

Damit du die individuelle Anmeldemaske für die Begleitungen deiner Hauptteilnehmer definieren kannst, gilt es zunächst den Schalter hinter der Funktion "Anmeldeformular Begleitungen aktivieren" anzuwählen.

evenito.png

Daraufhin wird der Bearbeitungsbereich "Persönliche Informationen Begleitung" freigeschaltet. Um die Anmeldemaske zur Abfrage der Kontaktinformationen und möglichen Zusatzfragen für die Begleitungen aufzusetzen, gehe wie zuvor bei deinem Haupteilnehmer vor. Weitere Informationen findest du in diesem Artikel.

Die Konfiguration des Anmeldeformulars für die Begleitungen kann dabei unabhängig von den Informationen des Hauptgastes vorgenommen werden. Dies bedeutet, dass du beispielsweise nicht alle Kontaktinformationen hinterlegen musst, welche du zuvor bei deinem Hauptteilnehmer abgefragt hast. Es besteht sogar die Option, neue Kontaktfelder zu definieren - diese gilt es jedoch zuvor wie in diesem Artikel beschrieben anzulegen.

Bitte beachte:

Während du Zusatzfragen, welche du bereits bei deinem Hauptgast hinterlegt hast, auch für deine Begleitungen wiederverwenden kannst, ist dies vice versa aktuell nicht möglich.

Um eine Frage wiederzuverwenden klicke zunächst auf "Eintrag hinzufügen" und "Frage wiederverwenden". Wähle anschliessend die bereits aufgesetzte Frage aus.

Darstellung und Anwendung auf der Event-Website

Veranstaltungswebsite.png

Nachdem du das Anmeldeformular wie in diesem Artikel beschrieben auf deiner Event-Website hinterlegt und diese veröffentlicht hast, wird dir nach dem Öffnen zunächst die Maske des Hauptgastes angezeigt. Sobald dieser die gewünschten Informationen ausgefüllt hat, kann er unten rechts neben dem "Absenden"-Button auf "Begleitung hinzufügen" klicken. Diese Funktion steht so lange zur Verfügung, bis der Teilnehmer das zuvor pro Person definierte Limit ausgeschöpft hat.

Bitte beachte:

Das von dir definierte Limit muss von dem Hauptgast nicht ausgereizt werden. Es bleibt ihm freigestellt, weniger Personen zum Event mitzubringen.

Veranstaltungswebsite.png

Bestätigt der Hauptgast die ausgefüllten Formulare mit dem "Absenden"-Button, registriert er sich und die hinterlegten Begleitungen für dein Event.

Bitte beachte:

Aktuell erhält nur der Hauptteilnehmer eine Anmeldebestätigung. Manuell kannst du die Anmeldebestätigung jedoch an deine Begleitungen versenden.

Kontaktliste in evenito

Sobald der Hauptteilnehmer den Registrierungsprozess abgeschlossen hat, verändert sich sein Status von "Ausstehend" zu "Angemeldet" und die Begleitungen werden als neue Kontakte im Navigationspunkt "Kontakte" hinzugefügt. Dabei entsteht eine neue Abhängigkeit im Tool, bei welcher sowohl in der Teilnehmermaske der Begleitung als auch in der Übersicht aller Kontakte angezeigt wird, wer der einladende Teilnehmer ist.

Klicke dazu in der Kontakt-Übersicht ganz rechts auf den Bearbeitungsstift, sodass sich die Spalten-Einstellungen öffnen. Hier kannst du nun die Checkbox vor "Einladende:r" aktivieren, sodass diese Spalte in der Übersicht angezeigt wird.

Notification_Center.png

Bitte beachte:

Aktuell werden die Begleitungen in der Teilnehmermaske des Hauptgastes nicht dargestellt. 

evenito_Begleitungsmanagement.png

Begleitungen bearbeiten oder löschen

Der Hauptgast die Möglichkeit, eine bereits hinterlegten Begleitung zu bearbeiten oder wieder zu löschen, indem er zur Anmeldemaske auf der Website zurückkehrt.

Um einen Teilnehmer zu entfernen klickt er unterhalb der gewünschten Begleitung auf den Button "Entfernen".

Sobald der Hauptgast diese Anpassung gespeichert hat, wird die Begleitung im Tool entweder entsprechend angepasst oder komplett aus der Kontaktliste gelöscht.

Solltest du ein Gesamtlimit an Teilnehmern für dein Event festgelegt haben, wird analog wieder 1 Platz freigegeben.

 

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