Hospitality Management (Setup im evenito Backoffice)

evenito ermöglicht es dir mithilfe der Hospitality Management-Funktion Ticket-Kontingenten zu verwalten und verteilen. 

Ordne deine Event-Tickets direkt deinem/n Host/s zu oder lass diese/n selbst Ticketkontingente buchen. Ermögliche es ihm/ihnen darüber hinaus, eigenständig Gäste einzuladen und zu verwalten. 

Füge deine Hosts hinzu

Definiere im ersten Schritt, welche Hosts deine Events sehen und selbst Tickets buchen dürfen oder bestimme, wem du explizit Tickets zuweisen möchtest.

Gehe dazu zunächst wie im Artikel Neue User anlegen und löschen beschrieben vor und füge diesen neuen Benutzer hinzu. Achte dabei darauf, dass du diesem User bei der Verteilung der globalen Rolle die des "Hosts" zuweist. 

Im zweiten Schritt bestimmst du innerhalb deines/r Event/s, im Reiter "Hosts" unter dem Menüpunkt "Hospitality", welches Event von welchem Host eingesehen werden darf. Mehr Infos folgen im Unterpunkt Reiter "Hosts".

Achtung!

Möchtest du die Funktion selbst testen bzw. das Setup überprüfen, so verwende bestenfalls eine private Adresse, um diese mit der Host-Rolle zu versehen. Auf diesem Weg kannst du mit deinem normalen evenito-User (welcher die Admin oder Event Manager-Rolle hat) weiter die Anpassungen im evenito Backoffice durchführen und die Anpassungen mit deinem 2. User, sprich der Host-Rolle parallel überprüfen.

Zum Setup

In den nachfolgenden Unterpunkten zeigen wir dir auf, wie du die korrekten Funktionen und Einstellungen festlegst.

Event-Center > Grundeinstellungen

Damit du die Hospitality Management-Funktion verwenden kannst, muss diese zunächst zusammen mit der Ticketing-Funktion in einem deiner Events aktiviert werden. Bitte kontaktiere dazu unser CS-Team via help@evenito.com.

Bitte beachte:

Anschliessend kannst du dieses Event als Template abspeichern - Voraussetzung hierfür ist, dass du Admin-Rechte hast. Für Folge-Events empfehlen wir dir, das neue Event basierend auf diesem Template zu erstellen oder das Event zu kopieren.

Nachdem diese beiden Funktionen in deinem Account aktiviert wurden, kannst du darüber hinaus noch folgende Funktionen aktivieren: 

Tickets > Tickettypen

Bitte beachte:

Aktuell können Tickets entweder öffentlich (über die Event-Website mit Zahlungs-Abwicklung via vivneu) oder über die "Event-Infos"-Seite für die Hosts publiziert werden. Hierbei handelt es sich um separate Prozesse, welche aktuell noch nicht nebeneinander in einem Event bestehen können. Sprich, für das Hospitality erfolgt die Buchung & Abrechnung der Tickets auch nicht über vivenu. 

Bitte beachte zudem, dass der Reiter "Rechnungen" für das Hospitality Management aktuell nicht relevant ist.

Um ein oder mehrere Tickets aufzusetzen, klicke rechts oben auf den Plus-Button.

evenito.png

Fülle zunächst folgende Felder aus:

  • Name des Tickets
  • Vergib eine Farbe (zur besseren Kenntlichkeit)
  • Preis des Tickets
  • MwSt. 
  • Gesamtanzahl dieses Tickets
  • Anzahl, wie viele Tickets ein Host maximal erhalten bzw. sich selbst zuordnen darf
  • Beschreibungstext

Bestätige deine Einstellungen über den Button "Hinzufügen".

Vergiss abschliessend nicht, über das Zahnrad links neben dem Plus-Button noch die korrekte Währung auszuwählen.

Bitte beachte:

Ein Mix aus mehreren Währungen ist aktuell nicht möglich.

Anschliessend werden deine aufgesetzten Tickets in der Übersicht des Reiters "Tickettypen" angeführt:

evenito.png

Hospitality

Reiter "Info-Seite Host"

evenito.png

In diesem Tab bestimmst du den Inhalt, welcher auf der "Event-Info-Seite" für den Host dargestellt werden soll. 

Dazu kannst du zunächst mithilfe der Schalter im Bereich "Inhalt" auf der rechten Seite definieren, welche Punkte aufgeführt werden sollen.

  • Beschreibung
  • Location
  • Programm
  • Tickets

Je nachdem, welche Reiter du aktivierst, werden diese Felder in der Ansicht auf der linken Seite ein- oder ausgeblendet. 

Mithilfe dieses Icons evenito.png kannst du die Anordnung der einzelnen Bausteine auf der Info-Seite zudem verschieben.

Bitte beachte:

Die Inhalte für die Reiter "Location", "Programm" und "Tickets" befüllst du in den gleichnamigen Navigationspunkten, welche du (bis auf das Ticketing, welches erstmalig von evenito aktiviert werden muss) auf der rechten Seite in den Grundeinstellungen im Menüpunkt "Event-Center" aktivieren kannst.

Bereich "Event-Details":

  • Der Eventname und das -datum werden automatisch aus den Grundeinstellungen im Event-Center übernommen
  • Um das Headerbild zu ändern, klicke rechts unten im Bild auf den Bearbeitungsstift und wähle deine gewünschte Datei aus.

Bereich "Beschreibung":

Dieser Inhalt wird nicht automatisch aus den Grundeinstellungen des Events übernommen, sondern kann individuell angepasst werden. Hier kannst du deinen Hosts bspw. Informationen an die Hand geben, wie die Event-Info-Seite funktioniert, in welchem Zeitraum Tickets gebucht, Kontakte hinzugefügt und Anmeldungen durchgeführt werden können.
Um den Text zu bearbeiten, klicke rechts in der Ecke des Feldes auf den Bearbeitungsstift. 

Bereich "Location":

Diese Informationen werden automatisch aus dem Navigationspunkt "Location" übernommen.

Bereich "Programm":

Analog der Location werden jeweils der Beginn sowie der Titel der Programmpunkte aus dem Menüpunkt "Programm" übernommen.

Bereich "Tickets":

Auch die von dir definierten Tickettypen werden mit ihren Titeln aus dem Punkt "Tickets" automatisch eingefügt.

 

Einstellungen zur Info-Seite

Mithilfe des Zahnrades rechts oben, öffnest du die Einstellungen zur Info-Seite.

evenito.png

Auf der linken Seite kannst du zunächst den Schalter "Öffentliche Buchungsseite" aktivieren. Dies bedeutet, dass dieses Event im Kalender-Reiter auf dem Dashboard der Hosts angeführt wird und alle Hosts, welche deinem Space angehören, Tickets buchen können.

Sobald du den Schalter aktiviert hast, kannst du zudem noch ein Bild für den Event-Kalender einfügen. Klicke dazu in der rechten unteren Ecke auf den Bearbeitungsstift, um die Datei anzupassen.

Wenn das Event nicht für alle Hosts in deinem Space dargestellt werden soll, sondern du individuell bestimmen möchtest, welcher Host Kontingente buchen darf, dann deaktiviere den Schalter "Öffentliche Buchungsseite". In diesem Fall füge im Reiter "Hosts" mithilfe des Plus-Buttons die gewünschten Host(s) hinzu. 

Auf der rechten Seite definiertest du im Bereich "Erlaubte Zeiträume", in welchem Zeitraum deine Hosts Tickets buchen, Anpassungen an ihren Kontaktlisten vornehmen und Anmeldungen für den Teilnehmer umsetzen dürfen.

  • "Ticket-Buchung": Klicke jeweils in die Felder "Offen" und "Schliessen" und wähle mithilfe des Datum-Pickers die Daten (Tag und Uhrzeit) aus, in welchem Zeitraum ein Host Tickets aus dem von dir definierten Kontingent buchen kann.
  • "Änderung der Kontaktliste": Das Vorgehen ist das Gleiche wie bei der "Ticket-Buchung". In diesem Bereich definierst du den Zeitraum, in welchem deine Hosts ihre Gästelisten hochladen oder Kontakte manuell über den "Kontakt"-Reiter hinzufügen dürfen.
  • "Anmeldung": Lege analog der vorherigen Tabs den Zeitraum fest, in welchem deine Hosts ihre Gäste anmelden können. Nachdem der Host seinen Teilnehmern die Tickets zugewiesen hat, kann er direkt das Anmeldeformular ausfüllen und eine Anmeldebestätigung auslösen. Damit diese jedoch verschickt werden kann, muss diese vorab von dir im Menüpunkt "Nachrichten" mit dem Typ "Anmeldebestätigung" aufgesetzt worden sein.

Bitte beachte:

Sofern du keinen Zeitraum definierst, sprich die Felder "Offen" und/oder "Schliessen" jeweils unausgefüllt bleiben, wird dies mit einem "geöffnet"-Status gleichgesetzt. Sprich, der Host kann jederzeit Tickets buchen, Änderungen an der Kontaktliste vornehmen oder Teilnehmer anmelden.

Im Bereich "Einstellungen Anmeldung" definierst du, ob eine Registrierung bei der Ticketvergabe seitens des Hosts "erforderlich", "optional" oder "deaktiviert" sein soll. Dies kann im Dropdown ausgewählt werden. 

evenito.png

Sofern die Option "erforderlich" ausgewählt wurde, kann die Checkbox vor "Als registriert festlegen" nicht deaktiviert werden. Bei der Option "optional" kann diese Box durch den Host ausgehakt werden, woraufhin sich der Button von "Weiter" zu "Speichern & schliessen" umwandelt. Für die Option "deaktiviert" wird direkt der Button "Speichern & schliessen" angezeigt.

Bitte beachte:

Soll der Host lediglich die gewünschte Anzahl an Tickets buchen, die Kontakte importieren und die Tickets entsprechend zuweisen, jedoch nicht das Anmeldeformular für den Teilnehmer ausfüllen dürfen, so setze die Auswahl auf "deaktiviert". Auf diesem Weg kannst du als Event-Verantwortlicher die Einladung gesammelt an alle Teilnehmer mit Ticket-Zuweisung versenden. Weitere Infos findest du im Unterpunkt "Nachrichten" und die Teilnehmer können sich selbstständig an- oder abmelden. 

Die Checkbox "Bestätigung senden" wir nur dann dargestellt, wenn die Nachricht vom Typ "Anmeldebestätigung" aufgesetzt wurde. 

Übernimm deine Anpassungen, indem du auf "Speichern & schliessen" klickst.

 

Reiter "Hosts"

Wechsle anschließend zum Reiter Hosts, um die User hinzuzufügen, welche du zuvor bereits in deinen Organisationseinstellungen angelegt hast.

Bitte beachte:

Hosts musst du nur bei einem "privaten" Event hinzugefügt werden, sprich, der Toggle "öffentliche Buchungsseite" im Reiter "Info-Seite Host" ist deaktiviert.

Damit du in der Kontaktliste, welche sich öffnet nachdem du auf den Plusbutton geklickt hast, Hosts auswählen kannst, müssen diese zunächst wie zu Beginn dieses Artikels beschrieben, in den Space-Einstellungen als "User" hinzugefügt und mit der Rolle "Host" versehen worden sein.

Wähle deine gewünschten Hosts aus, indem du sie zunächst über das Suchfenster ausfindig machst und anschließend die Checkbox vor dem Namen aktivierst. Bestätige deine Auswahl mithilfe des "Hinzufügen"-Buttons.

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Sobald du entweder deine Hosts hinzugefügt hast (bei einem geschlossenen Event) oder diese selbst bei einem offenen Event Tickets geordert haben, wird die Buchungsstatistik im Reiter "Hosts" eingeblendet. Davor wird auf dieser Seite kein Inhalt dargestellt.

Cursor_und_evenito.png

Im oberen Bereich dieser Statistik werden zunächst die von dir definierten Tickets untereinander aufgelistet. 

In der ersten Spalte siehst du, um welches Ticket es sich dabei handelt. Die Tickets werden mit dem von dir definierten Bezeichnung aufgelistet. 

Die Zahlen (am Beispiel "Main Event": 4/100) in der 2. Spalte geben an, wie viele Tickets den Teilnehmern bisher aus dem von dir definierten Kontingent (am Beispiel "Main Event": 100) zugewiesen wurden (am Beispiel "Main Event": 1). Dabei werden die gebuchten Tickets aller Hosts addiert.

Spalte 3 stellt dar, wie viele Tickets du direkt den Teilnehmern zugewiesen hast. Weitere Informationen findest du im Artikel "Weise einem Teilnehmer als Event-Verantwortlicher direkt Tickets zu".

Spalte 4 "gebucht" verdeutlicht die Anzahl an Tickets, welche alle Host aus dem von dir definierten Kontingent gebucht, aber noch nicht an ihre Kontakte zugewiesen haben.

Spalte 5 "zugewiesen" zeigt auf, wie viele Tickets deine Hosts bereits aus ihren gebuchten Kontingenten an ihren Kontakte verteilt haben. Sprich dies stellt im Grunde analog die Anzahl an Teilnehmern dar, die in einem "normalen" Event den Status "angemeldet" haben.

Spalte 6 "verfügbar" stellt dar, wie viele Tickets insgesamt in den von dir definierten Kontingenten noch zur Verfügung stehen, sprich noch nicht gebucht wurden.

 

Eine Buchung anpassen

Nachdem ein Host seine Tickets eingebucht hat, kannst du diese manuell überschreiben. Klicke dazu unterhalb der Statistik auf den Namen des Host, damit dessen gebuchte Ticketauswahl eingeblendet wird. 

Auf der linken Seite siehst du alle Tickets, welche der Host ausgewählt hat und auf der rechten Seite siehst du in der 1. Spalte den Preis des jeweiligen Tickettyps und in der 2. Spalte ("Menge") die Anzahl an Tickets, welche er gebucht hat. Klicke die vordere Zahl an, um das Kontingent jeweils zu überschreiben. Die 3. Spalte ("Verwendet") zeigt an, wie viele Tickets aus dem jeweiligen Kontingent bereits einem Kontakt aus der Liste des Hosts zugewiesen wurde. 

evenito.png

Bitte beachte:

Ein Unterschreiten der bereits "verwendeten", sprich zugewiesenen Ticket-Anzahl ist nicht möglich. Sprich, im obigen Beispiel kann die Zahl für den Ticket-Typ "Main Event" beispielsweise nicht kleiner als 2 sein.

 

Exportiere die Daten

Links neben dem Plus-Button kannst du darüber hinaus einen Export ziehen.

In diesem Export werden folgende Daten aufgeführt:

  • Der vollständige Name des Hosts
  • Die E-Mail-Adresse des Hosts
  • Die gebuchten Tickettypen
  • Die jeweils gebuchte Anzahl an Tickets pro Tickettyp
  • Die jeweils an Teilnehmer zugewiesene Anzahl an Tickets pro Tickettyp
  • Die Kosten pro Tickettyp (gesamt für alle Tickets)
  • Die Kosten pro Tickettyp (pro Ticket)
  • Der Event-Name

 

Menüpunkt Kontakte

Alle Kontakte, welche seitens deiner Hosts in evenito importiert (oder manuell hinzugefügt) wurden, werden in der Übersicht im Menüpunkt "Kontakte" angeführt. 

evenito.png

In der Spalte "Tickettypen" werden alle Tickets angeführt, welche einem Teilnehmer zugeordnet wurden.

Wir empfehlen dir darüber hinaus über den Bearbeitungsstift auf der rechten Seite zudem das Feld "Kontakte Host" hinzuzufügen. Auf diesem Weg siehst du in der Übersicht direkt, welcher Teilnehmer zu welchem Host gehört. 

Bitte beachte:

evenito ist kein CRM. Teilnehmer müssen demnach pro Event neu von deinen Hosts hinzugefügt werden.

Weitere Informationen zum Menüpunkt "Kontakte" findest du HIER.

 

Menüpunkt Nachrichten

Bitte beachte:

Nachrichten werden nur ausgesendet, wenn diese auch aufgesetzt wurden. Dabei sind je nach Wunsch insbesondere die Typen "Anmeldebestätigung", "Abmeldebestätigung" sowie "Einladung" relevant. Selbstverständlich können diese deinerseits noch um weitere Nachrichten ergänzt werden.

Die Anmeldebestätigung und Abmeldebestätigung ist sowohl relevant, wenn der Host das Anmeldeformular für den Kontakt ausfüllt und ihn somit anmeldet oder bei einer direkten Kontaktaufnahme nachträglich wieder entzieht, als auch, wenn du als Event-Verantwortlicher die Teilnehmer einlädst und diese sich selbst an-/abmelden. Weitere Informationen findest du im Bereich "Ticket bei einem Kontakt entfernen".

Wurde im Bereich "Einstellungen Anmeldung" (siehe Punkt "Einstellungen zur Info-Seite") die Option "deaktiviert" ausgewählt, sodass der Host seine Teilnehmer nicht selbst einladen kann, obliegt der Versand dir als Event-Verantwortlichen.

In diesem Fall empfehlen wir dir, in der Einladung die folgenden Platzhalter für den Host in der Kommunikation einzusetzen:

evenito.png

Diese kannst du im Platzhalter-Manager im Reiter "Host" auswählen.
Weitere Informationen zu den Nachrichten findest du HIER.

 

Nächste Schritte: Wie verwende ich die Hospitality Management-Funktion? (Ansicht des Hosts)

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