Wie verwende ich die Hospitality Management-Funktion? (Ansicht des Hosts)

Du möchtest als Host Tickets buchen bzw. die dir zugeordneten Tickets verwalten und deine Teilnehmer managen? 

Meine Events und Kalender 

Die Ansicht des Hosts beschränkt sich im Dashboard auf die Reiter "Meine Events" und "Kalender":

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Unter "Meine Events" sieht der Host all jene Events, in welchen er selbst Tickets aus einem Kontingent erworben hat (aus einem öffentlichen Event) oder welche ihm von einem Admin, Event-Manager oder Supporter (nachfolgend "Event-Verantwortliche") direkt zugeordnet wurden. Um diese gebuchten oder zugeordneten Tickets zu bearbeiten, kann der Host nun auf das entsprechende Event klicken.

Cursor_und_evenito.pngWurde ein Event veröffentlicht, kann ein Host, welcher in deiner Organisation hinzugefügt wurde, dieses in seinem "Kalender" sehen. Wählt der Host anschliessend ein Event aus, in welchem er Tickets buchen möchte, so klickt er auf den Button "Tickets" und wird auf die Seite "Event-Details" geführt.

Event-Infos

Wählt der Host nun entweder direkt im Dashboard oder im Reiter "Kalender" ein Event aus, so wird auf die Seite "Event-Infos" geführt. Diese wurde bereits seitens des Event-Verantwortlichen im Backoffice von evenito im Menüpunkt "Hospitality" definiert und aufgesetzt.

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Wurde seitens den Event-Verantwortlichen im evenito Backoffice der Toggle "Ticket-Buchung" aktiviert und ein Zeitraum definiert, so kann der Host nun entweder rechts neben dem Header auf den Button "Tickets buchen" klicken oder direkt zum Bereich "Tickets" scrollen.

Hier kann der Host nun entweder mithilfe der Plus- oder Minus-Button pro Ticket auswählen, wie viele Tickets er von welchem Tickettyp buchen möchte oder er kann die Zahl auch direkt eintragen. Dabei kann er das seitens des Event-Verantwortlichen im Backoffice definierte Buchungs-Limit nicht überschreiten:

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Mit dem Anklicken des Buttons "Tickets reservieren" auf der rechten Seite öffnet sich zur Bestätigung ein neues Fenster mit einer Buchungsübersicht.

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Mit Anklicken des Button "Buchung bestätigen" wird die gewünschte Buchungsanfrage automatisch im evenito Backoffice im Menüpunkt "Hospitality", Reiter "Hosts" angeführt. Die jeweiligen Buchungsmengen können von dem Event-Verantwortlichen noch manuell angepasst werden.

Buchung ändern

Möchte ein Host die Anzahl seiner reservierten Tickets noch einmal bearbeiten, so kann er im Bereich "Tickets" auf den Button "Buchung ändern" klicken. Anschliessend öffnet sich erneut die Ansicht der unterschiedlichen Tickettypen.

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Buchung geschlossen

Sobald ich das Zeitfenster zum Buchen der Tickets geschlossen hat, können seitens des Hosts keine Tickets mehr reserviert werden:

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Kontakte

Im nächsten Schritt kann der Host nun im Bereich Tickets auf auf den Button "Wechsle zu den Kontakten" klicken.

Sobald sich das vom Event-Verantwortlichen definierte Zeitfenster öffnet, in welchem der Host seine Kontakte bspw. mithilfe einer Excelliste hochladen oder diese manuell hinzufügen und die Kontakte anschliessend verwalten kann, werden im Menüpunkt "Kontakte" automatisch die Tags von "Kontaktliste: nicht verfügbar" (grau) zu "Kontaktliste: geöffnet" (grün) und "Anmeldung: nicht verfügbar" (grau) zu "Anmeldung: geöffnet" (grün) geändert.

Bitte beachte:

Fahre mit dem Mauszeiger über den jeweiligen Tag, um einzusehen, in welchem Zeitraum die Kontaktliste und/oder Anmeldung geöffnet ist.

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Im Bereich "Gebucht / Zugewiesen" werden die seitens des Host reservierten oder vom Event-Verantwortlichen direkt an den Host zugewiesenen Tickets aufgelistet. 

  • In der ersten Spalte werden dabei die einzelnen Tickettypen dargestellt.
  • Die zweite Spalte mit der Bezeichnung "Gebucht" wird die jeweilige Anzahl der vom Host gebuchten bzw. Event-Verantwortlichen zugewiesenen Tickets aufgelistet. Sollte der Verantwortliche darüber hinaus die reservierte Wunsch-Anzahl des Hosts korrigiert haben, wird diese angepasste Anzahl hier dargestellt.
  •  Die Spalte "Zugewiesen" stellt dar, wie viele Tickets der Host bereits an seine Kontakte vergeben hat.

Kontakte hinzufügen

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Um Kontakte hinzuzufügen, kann der Host auf den Plus-Button klicken und diese anschließend entweder manuell oder per Excel-Import hinzufügen

Die Felder, welcher der Host dabei von seinen Kontakten hinterlegen sollte, werden seitens der Event-Verantwortlichen im evenito Backoffice in den Kontaktinformationen definiert.

Excel importieren

Klicke unter Kontakte auf das “+”-Symbol rechts oben und wähle “Kontaktliste hochladen” aus. Durchsuche entweder deinen Computer nach der gewünschten Liste oder ziehe diese per Drag-and-Drop ins Tool.

Vorbereitung Excel-Datei

Um eine Liste erfolgreich importieren zu können, gilt es folgende Punkte zu beachten:

  • Erlaubte Formate: XLSX, XLS oder CSV
  • Die Excel-Datei darf keine Makros enthalten und nur aus einem Arbeitsblatt bestehen. Falls deine Excel-Liste Formatierung enthält, empfehlen wir dir, die Daten ohne Formatierungen in eine neue Datei zu importieren/kopieren.
  • Jeder Wert (Vorname, Nachname, E-Mail, etc.) muss in der Excel-Liste in einer individuellen Spalte hinterlegt sein.
  • Die erste Zeile sollte eine Titel-Zeile sein und kein Kontakt, da sie nicht mitübertragen wird.
  • Die E-Mail-Adressen dürfen keine Sonderzeichen (z.B. ö, ä, ü) oder offensichtliche Fehler (z. B. kein @-Zeichen oder ein Leerzeichen) beinhalten. 
  • Die Sprache des Teilnehmers kann mit einer der folgenden Abkürzungen importiert werden. Dabei spielt die Gross- und Kleinschreibung keine Rolle:
    • Deutsch: de
    • Englisch: en
    • Französisch: fr
    • Italienisch: it
    • Spanisch: es

Felder zuordnen oder neu hinzufügen

Gehen nun die Spalten durch und wähle das entsprechende Kontaktfeld aus. Falls dir kein passendes Feld angezeigt wird, kannst du durch Eintippen im Feld direkt ein neues Kontaktfeld erstellen. 

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Um ein neues Kontaktinformationsfeld hinzuzufügen, tippe den Namen des Feldes oben in die Spalte ein und bestätige mit Enter.

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Falls du eine Spalte oder Zeile löschen möchtest, wähle die entsprechende Spalte/Zeile an und setze den Haken in der Checkbox. Klicke anschliessend auf das Papierkorb-Icon oben rechts. 

Import starten

Mit Klick auf “Upload starten” wir die Excel-Datei verarbeitet. Das Fenster zeigt dir den Status deiner Kontaktliste an. Sobald der Import komplett ausgeführt wurde, kannst du ihn mit Klick auf "Schliessen" finalisieren. Die Kontakte der Excelliste sind nun mit den hinterlegten Informationen unter Kontakte ersichtlich.

Information zu Schwierigkeiten beim Import

Lädt dein Import schon einen Moment ohne Ergebnis? Oder erhältst du eine Fehlermeldung? Dann enthält die Liste wahrscheinliche einen Fehler. Bitte prüfen erneut die Tipps unter Vorbereitung Excel-Datei

Tickets zuweisen

Um Kontakten ein oder mehrere Ticket/s aus dem Kontingent zuzuweisen, fährt der Host mit dem Mauszeiger über den gewünschten Kontakt und klickt auf der rechten Seite jeweils auf den Button "Tickets zuweisen".

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Im nächsten Schritt kann der Hosts nun auswählen, wie viele Tickets er dem Gast aus seinem Kontingent zuweist. Auch in diesem Fall kann er entweder den Plus- oder Minusbutton verwenden oder die Anzahl direkt eintragen.

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Sobald er seine Auswahl getroffen hat, kann er noch die Checkbox vor "Bestätigung senden" aktivieren, sodass der Teilnehmer eine Anmeldebestätigung erhält. Dadurch wird automatisch die Anmeldebestätigung im evenito Backoffice getriggert.

Bitte beachte:

Damit diese Nachricht ausgelöst werden kann, muss diese zunächst vom Event-Verantwortlichen aufgesetzt worden sein.

Im letzten Schritt klickt der Host noch auf den Button "Weiter" und kann hier noch einmal die folgenden Kontakt-Details überprüfen und anpassen:

  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail

Mit Anwählen des Buttons "Speichern & schliessen" wird die Ticketauswahl dem Kontakt zugewiesen und diese in der Übersicht dargestellt. Parallel ändert sich der Status des Teilnehmers von "ausstehend" zu "angemeldet".

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