Wie verwende ich die Hospitality Management-Funktion? (Ansicht des Hosts)

Du möchtest als Host Tickets buchen bzw. die dir zugeordneten Tickets verwalten und deine Teilnehmer managen? 

Meine Events und Kalender 

Die Ansicht des Hosts beschränkt sich im Dashboard auf die Reiter "Meine Events" und "Kalender":

Cursor_und_evenito.png

Unter "Meine Events" sieht der Host all jene Events, in welchen er selbst Tickets aus einem Kontingent erworben hat (aus einem öffentlichen Event) oder welche ihm von einem Admin, Event-Manager oder Supporter (nachfolgend "Event-Verantwortlicher" genannt) direkt zugeordnet wurden. Um diese gebuchten oder zugeordneten Tickets zu bearbeiten, kann der Host nun auf das entsprechende Event klicken.

Cursor_und_evenito.pngWurde ein Event veröffentlicht, kann ein Host, welcher in deiner Organisation als User hinzugefügt wurde, dieses in seinem "Kalender" sehen. Wählt der Host anschliessend ein Event aus, in welchem er Tickets buchen möchte, so klickt er auf den Button "Tickets" und wird auf die Seite "Event-Infos" geführt.

Event-Infos

Wählt der Host nun entweder direkt im Dashboard oder im Reiter "Kalender" ein Event aus, so wird er auf die Seite "Event-Infos" geführt. Diese wurde bereits seitens des Event-Verantwortlichen im Backoffice von evenito im Menüpunkt "Hospitality" definiert und aufgesetzt.

evenito.png

Wurde seitens des Event-Verantwortlichen im evenito Backoffice ein Zeitraum für "Ticket-Buchung" definiert, so kann der Host nun in dieser Zeit entweder rechts neben dem Header auf den Button "Tickets kaufen" klicken oder direkt zum Bereich "Tickets" scrollen.

Hier kann der Host nun entweder mithilfe der Plus- oder Minus-Button pro Ticket auswählen, wie viele Tickets er von welchem Tickettyp buchen möchte oder er kann die Zahl auch direkt eintragen. Dabei kann er das seitens des Event-Verantwortlichen im Backoffice definierte Buchungs-Limit nicht überschreiten:

Cursor_und_evenito.png

Mit Anklicken des Buttons "Tickets reservieren" auf der rechten Seite öffnet sich zur Bestätigung ein neues Fenster mit einer Buchungsübersicht.

Cursor_und_evenito.png

Bitte beachte:

Aktuell können Tickets entweder öffentlich (über die Event-Website mit Zahlungs-Abwicklung via vivneu) oder über die "Event-Infos"-Seite für die Hosts publiziert werden. Hierbei handelt es sich um separate Prozesse, welche aktuell noch nicht nebeneinander in einem Event bestehen können. Sprich, für das Hospitality Management erfolgt die Abrechnung und Zahlungsabwicklung separat über den Event-Verantwortlichen ausserhalb der evenito-Umgebung. 

Mit Anklicken des Button "Buchung bestätigen" wird die gewünschte Buchungsanfrage automatisch im evenito Backoffice im Menüpunkt "Hospitality", Reiter "Hosts" angeführt. Die jeweiligen Buchungsmengen können von dem Event-Verantwortlichen noch manuell angepasst werden. Weitere Infos findest du HIER.

Buchung ändern

Möchte ein Host die Anzahl seiner reservierten Tickets noch einmal bearbeiten, so kann er im Bereich "Tickets" auf der "Event-Infos"-Seite auf den Button "Buchung ändern" klicken. Anschliessend öffnet sich erneut die Ansicht der unterschiedlichen Tickettypen.

Cursor_und_evenito.png

Buchung geschlossen

Sobald sich das Zeitfenster zum Buchen der Tickets geschlossen hat, können seitens des Hosts keine Tickets mehr reserviert werden:

Cursor_und_evenito.png

Kontakte

Im nächsten Schritt kann der Host nun im Bereich "Tickets" auf den Button "Wechsle zu den Kontakten" klicken.

Sobald sich das vom Event-Verantwortlichen definierte Zeitfenster öffnet, in welchem der Host seine Kontakte über den Plus-Button mithilfe einer Excelliste hochladen oder diese manuell hinzufügen und die Kontakte anschliessend verwalten kann, werden im Menüpunkt "Kontakte" automatisch die Tags von "Kontaktliste: nicht verfügbar" (grau) zu "Kontaktliste: geöffnet" (grün) und "Anmeldung: nicht verfügbar" (grau) zu "Anmeldung: geöffnet" (grün) geändert.

Bitte beachte:

Fahre mit dem Mauszeiger über den jeweiligen Tag, um einzusehen, in welchem Zeitraum die Kontaktliste und/oder Anmeldung geöffnet wird.

Cursor_und_evenito.png

Im Bereich "Gebucht / Zugewiesen" werden die seitens des Hosts reservierten und an den Teilnehmer zugewiesenen Tickets aufgelistet. 

  • In der ersten Spalte werden dabei die einzelnen Tickettypen dargestellt.
  • Die zweite Spalte mit der Bezeichnung "Gebucht" führt die jeweilige Anzahl der vom Host gebuchten bzw. Event-Verantwortlichen zugewiesenen Tickets auf. Sollte der Verantwortliche darüber hinaus die reservierte Wunsch-Anzahl des Hosts korrigiert haben, wird diese angepasste Anzahl hier direkt übernommen.
  • Die Spalte "Zugewiesen" stellt dar, wie viele Tickets der Host bereits an seine Kontakte vergeben hat. Diese Zahl berücksichtigt zudem eine Direktzuweisung seitens des Event-Verantwortlichen an die Teilnehmer.

Kontakte hinzufügen

evenito.png

Um Kontakte hinzuzufügen, kann der Host auf den Plus-Button klicken und diese anschließend entweder manuell oder per Excel-Import hinzufügen

Die Felder, welche der Host dabei von seinen Kontakten hinterlegen sollte, werden seitens der Event-Verantwortlichen im evenito Backoffice in den Kontaktinformationen definiert.

Excel importieren

Klicke unter Kontakte auf das “+”-Symbol rechts oben und wähle “Kontaktliste hochladen” aus. Durchsuche entweder deinen Computer nach der gewünschten Liste oder ziehe diese per Drag-and-Drop ins Tool.

Vorbereitung Excel-Datei

Um eine Liste erfolgreich importieren zu können, gilt es folgende Punkte zu beachten:

  • Erlaubte Formate: XLSX, XLS oder CSV
  • Die Excel-Datei darf keine Makros enthalten und nur aus einem Arbeitsblatt bestehen. Falls deine Excel-Liste Formatierung enthält, empfehlen wir dir, die Daten ohne Formatierungen in eine neue Datei zu importieren/kopieren.
  • Jeder Wert (Vorname, Nachname, E-Mail, etc.) muss in der Excel-Liste in einer individuellen Spalte hinterlegt sein.
  • Die erste Zeile sollte eine Titel-Zeile sein und kein Kontakt, da sie nicht mitübertragen wird.
  • Die E-Mail-Adressen dürfen keine Sonderzeichen (z.B. ö, ä, ü) oder offensichtliche Fehler (z. B. kein @-Zeichen oder ein Leerzeichen) beinhalten. 
  • Die Sprache des Teilnehmers kann mit einer der folgenden Abkürzungen importiert werden. Dabei spielt die Gross- und Kleinschreibung keine Rolle:
    • Deutsch: de
    • Englisch: en
    • Französisch: fr
    • Italienisch: it
    • Spanisch: es

Kontaktinformationsfelder zuordnen

Gehen nun die Spalten durch, indem du in das Feld "Spalte zuweisen" klickst und wähle das entsprechende Kontaktfeld aus. Dabei kannst du nur jene Felder verwenden, welche vordefiniert wurden. Ein Kreieren und Benennen eigener Felder ist nicht möglich.

Bitte beachte:

Aktuell können Hosts ihren Kontakte in der Excelliste bzw. beim Import keinen unterschiedlichen Gruppen zuweisen.

Cursor_und_evenito.png

Falls du eine Spalte oder Zeile löschen möchtest, wähle die entsprechende Spalte/Zeile an und setze den Haken in der Checkbox. Klicke anschliessend auf das Papierkorb-Icon oben rechts. 

Import starten

Mit Klick auf “Upload starten” wir die Excel-Datei verarbeitet. Das Fenster zeigt dir den Status deiner Kontaktliste an. Sobald der Import komplett ausgeführt wurde, kannst du ihn mit Klick auf "Schliessen" finalisieren. Die Kontakte der Excelliste sind nun mit den hinterlegten Informationen unter Kontakte ersichtlich.

Information zu Schwierigkeiten beim Import

Lädt dein Import schon einen Moment ohne Ergebnis? Oder erhältst du eine Fehlermeldung? Dann enthält die Liste wahrscheinliche einen Fehler. Bitte prüfen erneut die Tipps unter Vorbereitung Excel-Datei

Tickets zuweisen

Um Kontakten ein oder mehrere Ticket/s aus dem Kontingent zuzuweisen, fährt der Host mit dem Mauszeiger über den gewünschten Kontakt und klickt auf der rechten Seite jeweils auf den Button "Tickets zuweisen".

Cursor_und_evenito.png

Im nächsten Schritt kann der Hosts nun auswählen, wie viele Tickets er dem Gast aus seinem Kontingent zuweist. Auch in diesem Fall kann er entweder den Plus- oder Minusbutton verwenden oder die Anzahl direkt eintragen.

Cursor_und_evenito.png

Sobald er seine Auswahl getroffen hat, kann er noch die Checkbox vor "Bestätigung senden" aktivieren, sodass der Teilnehmer eine Anmeldebestätigung erhält. Dadurch wird automatisch die Anmeldebestätigung im evenito Backoffice getriggert.

Bitte beachte:

Damit diese Nachricht ausgelöst werden kann, muss diese zunächst vom Event-Verantwortlichen aufgesetzt worden sein.

Im letzten Schritt klickt der Host auf den Button "Weiter" und kann hier noch die im Anmeldeformular definierten Kontakt-Details und Zusatzfragen für den Teilnehmer ausfüllen. Diese Informationen wurden seitens des Event-Verantwortlichen zuvor im Anmeldeformular definiert.

Bitte beachte:

Das manuelle Ausfüllen des Anmeldeformulars ist dem Host nur gestattet, sofern die Option "erforderlich" oder "optional" im Bereich "Einstellungen Anmeldung" (Einstellungen zur Info-Seite) ausgewählt wurde. 

Mit Anwählen des Buttons "Speichern & schliessen" wird die Ticketauswahl dem Kontakt zugewiesen und diese in der Übersicht dargestellt. Parallel ändert sich der Status des Teilnehmers von "ausstehend" zu "angemeldet".

Cursor_und_evenito.png

Ticket bei einem Kontakt entfernen

Sollte es einem Kontakt nicht möglich sein, an der Veranstaltung teilzunehmen, so kann der Host das Ticket entfernen. 

Kehre dazu in deine Kontakt-Übersicht zurück und fahre mit dem Mauszeiger über den gewünschten Kontakte, sodass du auf das Stift-Symbol klicken kannst. Nun öffnen sich die Kontakt-Details des Teilnehmers. 

Im Bereich "Anmeldung" auf der rechten Seite werden alle "Tickets" aufgeführt, welche dem Kontakt zugewiesen wurden: 

evenito-52.png

Um diese zu entfernen, hovere über das/die gewünschten Tickets und klicke auf das Mülleimer-Symbol.

Sobald alle Tickets entfernt wurden und du auf "Speichern & zurück" klickst, erscheint ein Pop-up-Fenster mit dem Hinweis, dass der Kontakt automatisch den Status "Abgemeldet" erhält. Parallel dazu wird die Abmeldebestätigung ausgelöst (sofern diese seitens des Event-Verantwortlichen aufgesetzt wurde).

 

 

War dieser Beitrag hilfreich?
1 von 1 fanden dies hilfreich

Kommentare

0 Kommentare

Bitte melden Sie sich an, um einen Kommentar zu hinterlassen.