Teilnehmer über das evenito Back-Office einchecken

Du möchtest deine Teilnehmer vor Ort einchecken? Dies kannst du entweder komfortable über unsere Check-in-App lösen oder du stellst vor Ort einen Check-in-oder Info-Counter auf und wählst dich bspw. über dein Ipad oder Laptop in das evenito Back-Office ein. Über den Menüpunkt "Check-in" kannst du die Teilnehmer ebenfalls direkt ein- oder auschecken.

In diesem Artikel

Vorbereitung

Um den Check-in direkt in evenito umzusetzen, aktiviere zunächst im Event-Center im Tab "Grundeinstellungen" die Funktion "Check-in".

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Sobald du diese Funktion aktiviert hast, wird in der Menüleiste der Punkt "Check-in" eingeblendet.

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Öffnest du den entsprechenden Menüpunkt, wird dir auf der linken Seite die Liste mit allen Kontakten sowie die Such-Funktion angezeigt. 

Auf der rechten Seite siehst du zudem die Übersicht der Aktivitäten aller Teilnehmer, sprich bis zu diesem Zeitpunkt durchgeführten Check-ins und -outs.

Bitte beachte:

Lädst du dein Browserfenster neu oder logst dich aus dem Tool aus, werden die Aktivitäten in der allgemeinen Übersicht nicht mehr dargestellt. In der persönlichen Teilnehmermaske eines Teilnehmers werden diese Informationen jedoch weiterhin unter "Aktuellste Teilnehmer dargestellt".

In der Kontaktliste werden standardmäßig in jeweils separaten Spalten die Kontaktinformationsfelder "Vorname", Nachname", "E-Mail" und "Token" angeführt. Diese werden um die Spalten "Check-in-Status" und "Gruppen" ergänzt. Möchtest du darüber hinaus weitere Felder wie z. B. den Anmeldestatus einblenden, klicke bitte rechts auf den Bearbeitungsstift und wähle in der sich öffnenden Übersicht die jeweilige(n) Checkbox(en) an.

Bitte beachte:

Für den Check-in im evenito Back-Office gibt es aktuell noch keine separate User-Rolle. Die Rolle "Check-in" wurde speziell für die Check-in-App entwickelt.

Anwendung

Um einen Kontakt einzuchecken, klicke beispielsweise in das Suchfeld, um nach dem Vor- oder Nachnamen oder Token zu suchen.

Bitte beachte:

Eine Volltextsuche nach Vor- und Nachnamen ist leider nicht möglich.

Alternativ hast du zudem die Möglichkeit auf "Filter anzeigen" zu klicken und dir bspw. alle Teilnehmer einer bestimmten Gruppe oder eines bestimmten Anmelde- oder Check-in-Status anzeigen zu lassen.

Hast du deinen gewünschten Kontakt gefunden, klicke diesen an. Auf der rechten Seite erscheint nun oberhalb der "Aktivitäten"-Übersicht aller Teilnehmer das entsprechende Kontakt-Ansicht-Feld des Teilnehmers:

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In dieser Ansicht werden dir folgende Informationen dargestellt:

  • Name (des Teilnehmers)
  • Button "Einchecken" bzw. sofern du den Kontakt bereits eingecheckt hast, wird dieser Button automatisch zu "Auschecken" umgewandelt
  • Check-in-Status: sofern noch kein Check-in oder -out erfolgte, wird hier der Status "Nicht verfügbar" angezeigt. Nach Anklicken des "Einchecken" oder "Auschecken"-Buttons wird der Status analog zu Cursor_und_evenito.png oder Cursor_und_evenito.png angepasst.
  • Token
  • E-Mail (des Teilnehmers)
  • Gruppen
  • Des Weiteren werden unterhalb dieser Informationen die "aktuellsten Aktivitäten" des Teilnehmers angeführt. Dies gilt es nicht zu verwechseln mit der Übersicht an Aktivitäten aller Teilnehmer.  

Nachdem du auf den Button "Einchecken" angeklickt hast, wird der Kontakt sowohl in der persönlichen Kontaktmaske mit dem "Status "eingecheckt" als auch in der Gesamt-Kontaktliste in der Spalte "Check-in-Status" mit "check-in" gekennzeichnet. Parallel dazu wird der Check-in auch jeweils in der Aktivitäten-Übersicht des Teilnehmers als auch in der Aktivitäten-Liste aller Kontakte angeführt.

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Möchtest du den Teilnehmer wieder auschecken, klicke oben rechts in der persönlichen Kontaktmaske auf den Button "Auschecken". Der Status wechselt sowohl in der Teilnehmeransicht als auch in der Spalte "Check-in-Status" analog auf "ausgecheckt". Zudem wird diese Anpassung auch in den jeweiligen Aktivitäten übernommen:

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Selbstverständlich kannst du einen Kontakt auch mehrfach ein- oder auschecken. Klicke dazu bspw. nach einem bereits erfolgten "Check-out" erneut auf den Button "Einchecken".

Sollte es vorkommen, dass eine Teilnehmer beispielsweise nicht ausgecheckt wurde, jedoch erneut eingecheckt werden muss, kannst du den neuen "Check-in" mithilfe des "Check-in überschreiben"-Buttons erneut tracken. 

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Der alte Log wird dabei nicht gelöscht. Stattdessen wir in der persönlichen Aktivitäten-Liste des Teilnehmers ein zweiter Check-in-Status angeführt. Dies gilt auch analog für einen zweiten Check-out.

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Bitte beachte:

Die finalen Check-ins und -outs aller Teilnehmer kannst du über den Export im Menüpunkte "Kontakte" einsehen.

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