Mithilfe unseres evenito Lettershops hast du die Möglichkeit personalisierte Dateien für verschiedene Use-Cases, wie z. B. die Personalisierung von Teilnehmerzertifikaten oder Tickets an deine Teilnehmer zu senden.
In diesem Artikel
Funktion personalisierte Dateien aktivieren
Um die personalisierte Dateien-Funktion verwenden zu können, muss diese von unserem Produktteam für euren Space freigeschaltet werden. Wende dich also gerne an unser CS-Team, damit wir die Freischaltung der Funktion für dich in die Wege leiten können.
Erstelle deine personalisierte Datei
Bevor du deine Datei personalisieren kannst, musst du dir als erstes ein entsprechendes Dokument erstellen. Hierfür setzt du ein Word-Dokument auf, in welchem du deine Texte, Bilder, Logos usw. einfügst.
Um dieses Dokument durch unseren Lettershops personalisieren lassen zu können, benötigt es jetzt noch entsprechende Platzhalter, die beim Download und Versand der Datei automatisch mit den persönlichen Informationen des Teilnehmers befüllt werden. Durch diese Platzhalter kannst du zum Beispiel ein Adressfeld gestalten, die Anrede einfügen oder auch einen QR-Code generieren.
Bitte beachte:
Für die Erstellung des Word-Dokuments sollten nur die Basis-Schriften, wie zum Beispiel Arial verwendet werden, da die personalisierten Dateien nicht jede Font abbilden können, wird diese im Hintergrund andernfalls automatisch auf eine Basis-Schrift angepasst.
Wir empfehlen dir auch auf das Einbinden von Tabellen oder Textfeldern zu verzichten, da diese nicht gut in den personalisierten Dateien dargestellt werden können. Bitte beachte auch, dass die Platzhalter weder in Tabellen noch Textfeldern funktionieren.
Datei verwenden
Sobald du deine Datei vorbereitet hast, kannst du diese in deinem Event hinterlegen.
Gehe hierfür auf deine Kontakte, wähle den Reiter "Personalisierte Dateien" aus und klicke auf das "+"-Symbol auf der rechten Seite.
Als nächstes definierst du dann den Namen deiner Datei, fügst diese über den Dateimanager hinzu, indem du auf die Büroklammer klickst und bestätigst den Upload über den "Hinzufügen"-Button.
Bitte beachte:
Für den Fall, dass dein Event mehrsprachig ist, kannst du über den Sprachwechsler oben rechts die Dateien in verschiedenen Sprachen hinterlegen. Sobald du die Datei dann für deine Kontakte herunterlädst oder versendest, erhalten diese die Datei automatisch in der im Kontakt hinterlegten Sprache.
Download und Versand
Download
Damit du deine erstellte Datei nun personalisiert herunterladen kannst, gehst du auf deine Kontakte und wählst die gewünschten Teilnehmer aus, indem du die oberste Checkbox anwählst. Sobald du deine Kontaktauswahl getroffen hast, klickst du oben rechts auf den Download-Button und wählst "Personalisierte Dateien" aus.
Bitte beachte:
Das Auswählen einzelner Kontakte in der Liste über verschiedene Seiten ist dabei leider nicht möglich. Stattdessen hast du aber die Möglichkeit, die Filter-Funktion ("Filter anzeigen") zu nutzen und deine Datei zum Beispiel nur für die angemeldeten Kontakte zu erstellen.
Als nächstes wählst du deine Datei über das Dropdown-Menü aus. Es öffnet sich das folgende Fenster:
Bitte beachte:
Der Dateiname und der Empfänger werden automatisch vom System ausgefüllt. Als Empfänger hinterlegt es dabei standardmässig die E-Mail-Adresse, mit welcher du dich in evenito einloggst. Beides kannst du aber natürlich auch manuell anpassen.
Mit dem Klick auf den "Rendern" Button bestätigst du den Versand der personalisierten Dateien an die Empfänger E-Mail Adresse. Der Download wird zeitversetzt vorbereitet und die Dauer des Versandes hängt von der Größe und Anzahl der ausgewählten Dateien und Kontakte ab.
Der Link zum Download der Dateien in der E-Mail ist ab dem Empfangs-Zeitpunkt für 7 Tage gültig. Nach Ablauf dieser Zeit kannst du nicht mehr auf die Dateien hinter dem Link zugreifen und musst einen neuen Export starten.
Natürlich hast du auch die Möglichkeit die personalisierte Datei nur für einen einzelnen Kontakt herunterzuladen. Öffne hierfür den gewünschten Kontakt, indem du mit dem Curser über den Kontakt hoverst und auf der rechten Seite auf den Stift zum bearbeiten klickst. Klicke dann oben rechts auf den Download-Button und wähle die Datei aus um den Download auszulösen.
Versand
Um deinen Teilnehmern die Datei per Nachricht zukommen zu lassen, musst du als erstes eine Nachricht erstellen, mit welcher du diese versenden möchtest.
Füge für den Link zur Datei einen Button in der Nachricht ein und hinterlege in der URL den Platzhalter der Datei.
Den Platzhalter für die Datei findest du im Platzhalter-Manager unter "Files".
Nach dem du deine Nachricht fertiggestellt hast, kannst du nun deine Nachricht an die gewünschten Kontakte versenden.
Platzhalter in personalisierten Dateien
Folgende Platzhalter kannst du in deinem Word-Dokument verwenden:
- Startdatum Event:
[[event.startDateWithDay]] - Startzeit Event:
[[event.startTime]] - Name Event:
[[event.name]] -
Beschreibungstext Event:
[[event.description]] - Anrede:
[[contact.greeting]] - Titel:
[[contact.title]] - Vorname:
[[contact.firstName]] - Nachname:
[[contact.lastName]] - Adresse:
[[contact.address]] - Postcode:
[[contact.zip]] - Ort:
[[contact.city]] - individueller Token:
[[contact.token]] - QR-Code zum Check-In:
[[images.qrcode]] - QR-Code zur pers. Registrierung auf der Event-Website:
[[images.registerQr]] - QR-Code zum pers. Zugang der virtuellen Plattform:
[[images.connectUrlQr]]
Bitte beachte:
Du hast ausserdem die Möglichkeit, alle für dein Anmeldeformular erstellten Kontaktinformationsfelder und Zusatzfragen als Platzhalter in deiner personalisierten Datei zu nutzen. Diese findest du in deinem Platzhalter Manager unter "Kontaktinformationen".
Bitte beachte:
Variiere die Grösse deiner QR-Codes, indem du u. a. zwischen folgenden Varianten der Höhen- und Breiten-Angabe wählst (am Beispiel des QR-Codes zur pers. Registrierung auf der Event-Website):
[[images.registerQr width=1,height=1]]
[[images.registerQr width=3,height=3]]
[[images.registerQr width=5,height=5]]
Neben den genannten Massen kannst du aber auch eigene Grössen wählen (z. B. width=4,height=4).
Kommentare
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