Kontakte manuell oder via Excel-Import zu einem Event hinzufügen

Lerne, wie du Kontakte manuell anlegen - oder mithilfe eines Excel-Imports in deinem Event mit spezifischen Teilnehmerinformationen hochladen kannst.

Damit du deinen Kontakten beispielsweise eine Einladungsnachricht aus deinem Event zukommen lassen kannst, musst du diese Kontakte vorab in deinem Event hinterlegen.

Du kannst hierbei individuell entscheiden welche Kontaktinformationen du von Anfang an pro Kontakt hinterlegen oder hochladen möchtest.

Kontakte manuell hinzufügen

Um deinem Event einen Kontakt manuell hinzuzufügen, klicke im Menüpunkt "Kontakte", welcher sich automatisch öffnet, sobald du in der Navigation auf "Gäste-Management" geklickt hast, auf das "+" Symbol rechts oben und wähle die Option “Kontakt manuell anlegen” aus. 

Hinterlege im geöffneten Fenster die Details des Kontaktes manuell. Grundsätzlich greift das Tool dabei auf die von dir definierten Kontaktinformationsfelder zu. 

Hast du hier bereits Pflichtfelder definiert, musst du diese auch beim manuellen Anlegen eines Kontaktes zwingend ausfüllen um diesen anlegen zu können (Beispiel im Screenshot "Unternehmen")

Bei mehrsprachigen Events muss hier auch zwingend die gewünschte Kontaktsprache ausgewählt werden. 

Falls du weitere Informationen zum Kontakt hinzufügen möchtest, kannst du im Dropdown hinter "Tippe, um weitere Informationsfelder hinzuzufügen" weitere Kontaktfelder auswählen oder einfach ein neues (benutzerdefiniertes) Feld erstellen, in dem die gewünschte Bezeichnung im Feld eintippst. 

Der persönliche Token eines Kontaktes generiert sich automatisch wie hier noch einmal detailliert beschrieben. 

Mit Klick auf "Hinzufügen" wird der Kontakt in deiner Kontaktliste erfasst und die Informationen übernommen.

Kontakte via Excel-Datei hochladen

Um deine Kontakte gesammelt in einer Excelliste hochzuladen, bereite deine Liste bitte entsprechend den von dir ggf. verpflichtend definierten Kontaktinformationsfeldern in deinem Event vor und stelle sicher, dass sie den folgenden Anforderungen entspricht.

Vorbereitung Excel-Datei 

Bitte beachte folgende Punkte vor dem Import:

• Erlaubte Formate: XLSX, XLS oder CSV
• Die Excel-Datei darf keine Makros enthalten und nur aus einem Arbeitsblatt bestehen. Falls deine Excel-Liste Formatierung enthält, empfehlen wir dir, die Daten ohne Formatierungen in eine neue Datei zu importieren/kopieren.
• Jeder Wert (Vorname, Nachname, E-Mail, etc.) muss in der Excel-Liste in einer individuellen Spalte hinterlegt sein.
• Die erste Zeile sollte eine Titel-Zeile sein und kein Kontakt, da sie nicht mit übertragen wird.
• Die E-Mail-Adressen dürfen keine Sonderzeichen (z.B. ö, ä, ü) oder offensichtliche Fehler (z. B. kein @-Zeichen oder ein Leerzeichen) beinhalten. 
• Die Sprache des Teilnehmers kann mit einer der folgenden Abkürzungen importiert werden. Dabei spielt die Gross- und Kleinschreibung keine Rolle:
  • Deutsch: de, deu oder ger 
  • Englisch: en oder eng
  • Französisch: fr, fre oder fra
  • Italienisch: it oder ita
  • Spanisch: es
• Du kannst auch direkt die Gruppe eines Kontaktes importieren. Bitte überprüfe, dass die Gruppe in der Excel-Datei genau so wie im Tool benannt ist. Falls das System keine Übereinstimmung findet, wird eine neue Gruppe erstellt. Ist ein Kontakt mehreren Gruppen zugeordnet, so trenne diese einfach mit einem Komma (Beispiel: Standard, VIP). 
• Möchtest du deine Teilnehmer bereits mit einem Status (angemeldet oder abgemeldet) importieren, kann dies unabhängig der Gross- und Kleinschreibung mit folgenden Bezeichnungen erfolgen:
  • Zusage:
    • registered
    • confirmed
    • angemeldet
  • Absage:
    • declined
    • deregistered
    • de-registered
    • abgemeldet
• Multi-select-Felder mit mehreren Antworten kannst du analog zu den Gruppen importieren. Trenne dafür die Antworten mit einem Komma und ohne Abstand (Beispiel: Session 1,Session2).
• Aktuell stehen dir im Anmeldeformular noch keine Datum- oder Zeit-Auswahl-Felder zur Verfügung. Bitte achte aus diesem Grund darauf, dass du die Felder in deiner Exceldatei im Format "Text" formatierst, wenn du beispielsweise eine Zeitangabe oder ein Geburtsdatum importieren möchtest. Anderenfalls werden dir diese Informationen beim Import als Dezimalzahlen ausgegeben.

Excel importieren

Klicke unter Kontakte wie oben beschrieben auf das “+”-Symbol rechts oben und wähle diesmal “Kontaktliste hochladen” aus. 

Durchsuche entweder deinen Computer nach der gewünschten Liste oder ziehe diese per Drag-and-Drop in das Pop-Up Fenster.

Vor dem Import validiert evenito deine Excelliste. Durch das Überprüfen von umfangreichen Excellisten kann der Import aber massgeblich verlangsamt werden.

Durch das Deaktivieren der Überprüfung können deine Daten also schneller importiert werden. Für den Fall, dass dein Computer keine gute Rechenleistung hat, du aber eine grosse Datenmenge in dein evenito Backoffice hochladen möchtest, hast du die Möglichkeit vor deinem Upload den Button "Vorheriges Überprüfen deaktivieren" zu aktivieren.

Bitte stelle unbedingt vor dem Import sicher, dass die E-Mail-Adressen und alle weiteren Kontaktdaten korrekt und wie von dir im Backoffice vorgesehen in deiner Excelliste hinterlegt sind.

Felder zuordnen oder neu hinzufügen

Nachdem du deine gewünschte Excelliste ausgewählt hast, werden dir alle Spalten/Inhalte im Upload-Fenster angezeigt. Das Tool ordnet dabei automatisch die Kontaktinformationsfelder zu, vorausgesetzt die Spaltennamen stimmen exakt mit den im Event eingerichteten Kontaktinformationsfeldern überein.

Kontaktinformationsfelder, die in den Kontakteinstellungen noch nicht erstellt wurden, werden während dieses Prozesses ignoriert und müssen manuell pro Spalte im Upload-Fenster ausgewählt werden.

Falls du das benötigte Feld zur Zuweisung vorab noch nicht angelegt hast, kannst du hier entweder eines der Standardfelder auswählen oder durch Eintippen im Feld direkt ein ganz neues, individuelles Kontakinformationstfeld für dein Event erstellen.

Solltest du einige Kontaktinformationsfelder in deinen Kontakteinstellungen vorab als Pflichtfelder definiert haben, müssen diese auch zwingend beim Upload zugewiesen werden. Sie werden dir im Dropdown mit einem orangenen Haken gekennzeichnet, sofern sie noch nicht automatisch oder von dir manuell zugewiesen wurden.

Hast du in Kontaktinformationsfeldern mit dem Antworttyp "Single - oder Multi-Select" Antwortmöglichkeiten hinterlegt, müssen diese auch exakt so in deiner Excelliste benannt werden. Weichen die von dir im Event definierten Optionen davon ab, werden dir diese in rot markiert an den Anfang deines Upload-Fensters dargestellt und eine Fehlermeldung erscheint.

Auch falsche E-Mail Adressen-Formate (bspw. kein @-Zeichen, ein Leerzeichen oder ein fehlendes .de) und die Zuweisung der Sprachen (bspw. eine Abweichung zwischen aktivierten Eventsprachen und hochzuladenenden Kontaktsprachen), werden dir entsprechend rot markiert. 

Um die fehlerhaften Datensätze zu bearbeiten, fahre bitte mit dem Mauszeiger über die falsche Angabe und klicke auf den nun eingeblendeten Bearbeitungsstift. Korrigiere den Datensatz und klicke anschliessend auf den Haken, um die Anpassung zu übernehmen. Verfahre so mit all deinen rot markierten Kontaktinformationsfeldern.

Falls du eine Spalte deiner Excelliste nicht mit hochladen und keinem Kontaktinformationsfeld zuweisen möchtest, kannst du es, sofern das Feld nicht als Pflichfeld definiert ist, entsprechend leer lassen und keinem spezifischen Kontaktinformationsfeld zuweisen. Die Spalte wird dann vom Upload ausgeschlossen. 

Import abschliessen

Mit Klick auf den “Bestätigen” Button wird die Excel-Datei verarbeitet. Das Fenster zeigt dir den Status deiner Kontaktliste an.

Sobald der Import komplett ausgeführt wurde, kannst du ihn mit Klick auf "Schliessen" finalisieren. 

Die Kontakte der Excelliste sind nun mit den hinterlegten Informationen unter Kontakte ersichtlich. Solltest du weitere oder andere von dir soeben hochgeladene Spalten in deiner Kontaktübersicht benötigen, kannst du dir die Ansicht wie hier beschrieben selbst individuell definieren.