Verifizierung der E-Mail-Domain

Wähle die richtige Domain-Konfiguration für deine E-Mail Domain

Bevor du deine E-Mails versendest, musst du dich entscheiden, ob du deine Hauptdomain oder eine Subdomain nutzt. Das hat vor allem technische Gründe.

Bevor wir mit dem Setup starten, klären wir kurz die Begriffe. Stell dir deine Online-Präsenz wie ein Haus vor:

Die Domain (Hauptdomain) ist dabei deine „Anschrift“ im Internet (z. B. firma.de). Sie ist die Basis für alles. Unter dieser Adresse sind normalerweise deine Haupt-Website und deine persönlichen E-Mails (Outlook/Gmail) zu Hause.

Die Subdomain ist wie ein „Zusatzschild“ oder eine eigene Abteilung in deinem Haus. Du setzt ein Wort und einen Punkt vor deine Hauptdomain (z. B. events.firma.de oder mail.firma.de). Der Vorteil: Subdomains ermöglichen es, spezifische Dienste (wie evenito) technisch isoliert zu betreiben. Änderungen an einer Subdomain haben keine Auswirkungen auf die Erreichbarkeit der Hauptseite oder des internen Mail-Systems.

Der DNS-Eintrag fungiert als das „Adressverzeichnis“ des Internets. Wenn wir in den folgenden Schritten von DNS-Einträgen (wie CNAME, TXT oder A-Record) sprechen, meinen wir damit die technischen Wegweiser, die sicherstellen, dass Anfragen an deiner Domain korrekt an die evenito-Server geleitet werden.

Setup einer Hauptdomain (Brevo)

Du nutzt deine bekannte Adresse wie zum Beispiel firma.de.

Beispiel: Du versendest als events@firma.de.

Einschränkung: Bitte berücksichtige, dass manche IT-Systeme es nicht erlauben, dass mehrere Versand-Provider gleichzeitig über dieselbe Hauptdomain senden. Wenn ihr eure Hauptdomain bereits für den täglichen Mailverkehr (z.B. Outlook/Gmail) reserviert habt, kläre bitte zunächst mit deiner IT, ob diese für den Versand über evenito genutzt werden kann.

Ideal für dich, wenn: Deine IT bestätigt hat, dass die Hauptdomain für zusätzliche Versand-Provider (wie Brevo) freigegeben werden kann.

Setup einer Subdomain (Brevo & Mailomat)

Du nutzt eine neue Domain wie zum Beispiel events.firma.de.

Beispiel: Du versendest als sommerfest@events.firma.de.

Vorteil: Da eine Subdomain technisch wie eine „neue“ Adresse behandelt wird, kannst du die DNS-Einträge für den Versand ganz einfach einmalig einrichten, ohne Einfluss auf das bestehende E-Mail System zu nehmen.

Beachte: Für die Einrichtung unseres Versand-Providers Mailomat ist grundsätzlich die Verwendung einer Subdomain erforderlich. 

Technische Umsetzung (für deine IT)

Für den Versand müssen in den DNS-Einstellungen deiner Domain spezifische Authentifizierungen hinterlegt werden, damit deine Mails zuverlässig ankommen.

Sobald du dich für eine E-Mail-Domain entschieden und diese unserem Customer Success Team kommuniziert hast, erhältst du von uns deine individuellen DNS-Einträge.

Für Brevo:

• TXT-Code: Zur Verifizierung deiner Domain.

• DKIM (TXT): Dein "digitales Siegel" zur Bestätigung der Echtheit deiner Mails.

• DMARC (TXT): Ein wichtiger Sicherheitsstandard, der heute von Google und Yahoo für eine gute Zustellung vorausgesetzt wird.

• Optional (SPF): Die Erlaubnis, dass Brevo in deinem Namen senden darf.
  Falls gewünscht, lautet der Wert: v=spf1 include:spf.brevo.com mx ~all 

Für Mailomat:

• SPF (TXT): Die Erlaubnis, dass Mailomat in deinem Namen senden darf.

• DKIM (TXT): Dein "digitales Siegel" zur Bestätigung der Echtheit deiner Mails.

• MX-Record: Die technische Kennzeichnung des Antwort-Weges für deine E-Mails.
  
  

Schritt-für-Schritt Anleitung 

Die Einrichtung erfolgt in vier Schritten, welche wir im Folgenden einmal für dich aufgeführt haben. 

Schritt 1: Domain-Typ festlegen

Entscheide zuerst, welchen Domain-Typ du verwenden möchtest und ob diese als Hauptdomain oder als Subdomain verifiziert werden soll.

Kläre vorab mit deiner IT, ob die Hauptdomain für externe Versender wie Brevo oder Mailomat freigegeben werden kann.

Schritt 2: Domain an das Customer Success Team kommunizieren

Sobald du dich für eine E-Mail-Domain entschieden hast, teile deine gewünschte Versanddomain unserem Customer Success Team mit. Wir generieren daraufhin deine individuellen DNS-Werte und senden dir diese zu.

Wichtig: Für die Einträge gilt es die aus Zahlen, Leer- und Sonderzeichen bestehenden Kombinationen müssen exakt so übernommen werden.

Schritt 3: Konfiguration der DNS-Einstellungen (durch deine IT)

Leite die erhaltenen Werte an deine IT-Abteilung weiter.

Für die Einträge gilt es die aus Zahlen, Leer- und Sonderzeichen bestehenden Kombinationen in exakt der angegebenen Reihenfolge und mit allen Zahlen und Zeichen in deinen DNS-Einstellungen zu hinterlegen.

Schritt 4: Finale Prüfung & Aktivierung durch unser Customer Success Team

Gib unserem Customer Success Team kurz Bescheid, sobald deine IT die Einträge gesetzt hat. Wir führen eine abschließende Prüfung durch und schalten die Domain für deinen Space frei.

Sobald alles bereit ist, findest du die Domain als Admin in deinen Space-Einstellungen unter Ressourcen und kannst direkt mit dem Mailversand loslegen!

Was ist ein DMARC-Eintrag

DMARC steht für Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance und ist ein DNS-TXT-Eintrag, der für eine Domain veröffentlicht werden kann, um zu kontrollieren, was passiert, wenn eine Nachricht nicht authentifiziert werden kann.

Einfach gesagt: Du kannst dir den DMARC wie eine Anweisung an das Postamt (den E-Mail-Provider deiner Kunden wie Gmail oder Outlook) vorstellen. In dieser Anweisung legst du fest, wie das Postamt mit Briefen umgehen soll, bei denen das "digitale Siegel" (DKIM) oder die "Absender-Erlaubnis" (SPF) fehlt oder gefälscht wurde.

Was ist ein DMARC-Eintrag und welchem Zweck dient er?

Kann eine Nachricht nicht authentifiziert werden, liegt dies daran, dass der Empfängerserver deiner Kontakte nicht überprüfen kann, ob der Absender der Nachricht nicht derjenige ist, der er vorgibt zu sein.

Ein DMARC-Eintrag erfüllt zwei Aufgaben:

• Die Richtlinie (Policy): Er sagt dem Empfänger-Server: „Wenn die Prüfung fehlschlägt, lass die Mail trotzdem durch (none), schieb sie in den Spam-Ordner (quarantine) oder blockiere sie komplett (reject).“
  
  Ein DMARC-Eintrag wird von den empfangenden E-Mail-Servern (z. B. Gmail oder Yahoo) also verwendet, um zu bestimmen, was mit einer fehlgeschlagenen Nachricht geschehen soll. Der empfangende Mailserver sieht sich den DMARC-Eintrag an und wählt aus den folgenden Optionen die zu befolgende Richtlinie aus:

  • nichts mit der Nachricht machen
  • die Nachricht in Quarantäne stellen
  • die Nachricht ablehnen

• Der Bericht (Reporting): Er nennt eine E-Mail-Adresse, an die Berichte gesendet werden, damit du siehst, wer in deinem Namen Mails versendet.

Dieses Überprüfung und damit einhergehende Entscheidung kann jedoch nur getroffen werden, wenn für deine Domain ein DMARC-Eintrag veröffentlicht wurde.

Wurde für deine Domain kein DMARC-Eintrag veröffentlicht, trifft der Empfängerserver selbst die Entscheidung, ob die Nachricht zugestellt werden soll. Angesichts von Phishing, Malware-Bedrohungen und einer Vielzahl anderer Sicherheitsbedenken ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Mailserver des Empfängers anweist, Nachrichten, die DMARC nicht bestehen, unter Quarantäne zu stellen oder abzulehnen, mittlerweile zum Standard für den Versand legitimer E-Mails geworden.

Einfach gesagt: Ohne DMARC entscheidet das Postamt selbst, ob eine verdächtige Mail zugestellt wird. Da Cyber-Sicherheit (Phishing/Spam) immer wichtiger wird, landen Mails ohne DMARC-Anweisung heute fast immer im Spam.

Wie ist ein DMARC-Eintrag aufgebaut?

Ein DMARC-Datensatz besteht im Wesentlichen aus einem bestimmten Host/Namen (d. h. dem Datensatznamen - z. B.: _dmarc.mxtoolbox.com ist der Host/Name für MxToolbox) und tag-value pairs. tag-value pairs haben einen Tag (z. B. "p=" für "policy") und einen Wert, z. B. "none", die zusammen dem empfangenden E-Mail-Server mitteilen, welche Maßnahmen er ergreifen soll.

Der nachfolgende Einträgt enthält 3 tag-value pairs:
"v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@dmarc.brevo.com"

• Die drei Tags sind: v, p und rua.
  • Der "v"-Tag steht für Version (v). Dieser ist erforderlich und steht für die Protokollversion, z. B. v=DMARC1
  • Der "p"-Tag steht für Policy (p). Dieser ebenfalls erforderliche Tag gibt die Richtlinie für die Domain (oder die angeforderte Bearbeitungsrichtlinie) an. Es weist den Empfänger an, jene E-Mails zu melden, in Quarantäne zu stellen oder zurückzuweisen, welche die Authentifizierungsprüfung nicht bestehen. 
• • Der "rua"-Tag steht für RUA Report Email Address(es) (rua): Dieser optionale Tag ist für die Meldung von URI(s) für aggregierte Daten vorgesehen. Ein rua-Beispiel ist rua=mailto:CUSTOMER@for.example.com
• Die drei Werte sind: DMARC1, none, und mailto:dmarc@dmarc.brevo.com.

Wie authentifiziere ich eine Domain mit einem DMARC-Eintrag?

Um eine DMARC-E-Mail-Authentifizierung für deine Domäne einzurichten stehen dir 2 Optionen zur Verfügung:

• Option 1: DMARC-Eintrag „p=none“ einrichten
  Fügen deiner Domäne einen DMARC-Eintrag ohne Auswirkungen, z. B. „v=DMARC1; p=none“ zusammen mit einem RUA-Tag hinzu.
• Option 2. DMARC-Eintrag „p=quarantine“ oder „p=reject“ einrichten
  Bitte stelle zunächst sicher, dass deine Domain ordnungsgemäss authentifiziert wurde, bevor du den DMARC-Eintrag „p=quarantine“ oder „p=reject“ einrichtest. 
  Fügen deiner Domain anschließend einen DMARC-Eintrag mit einer Richtlinie (p) hinzu, z. B. „v=DMARC1; p=reject“ oder „v=DMARC1; p=quarantine“.

Nachstehend ein Beispiel für die Verifizierung des DMARC-Eintrags für den Versand über den Standard-Provider Brevo:

DMARC record