In diesem Artikel erklären wir dir, wie der Zugriff auf deinen Dateimanager funktioniert, wie du diesen zur Ablage von Dateien, Bildern und Dokumenten strukturiert nutzen kannst und wie du die Zugriffsrechte der Dateien in Ordnern für deine Teams steuerst.
In diesem Artikel
Zugriff auf den Dateimanager
Du hast verschiedene Möglichkeiten auf deinen Dateimanager zuzugreifen.
Klicke oben rechts neben dem Fragezeichen-Icon auf das Zahnrad 
(Einstellungen), um direkten Zugriff auf den Dateimanager zu erhalten. Dies stellt einen zentralen Zugangspunkt in System dar.
Alternativ kannst du auf jedes Büroklammer-Symbol
in deinem Event klicken, z. B. auf das Profilbild bei der Referentenerstellung, um den Dateimanager aufzurufen.
Der Dateimanager wird nun geöffnet. Hier findest du eine Übersicht deiner bereits angelegten Ordner und Dateien aus all deinen Events.
Sortierung bestimmen
Standardmäßig werden sowohl deine Ordner, als auch deine einzelnen Dateien direkt darunter alphabetisch aufsteigend sortiert. Dies wird dir zunächst mit dem Icon oben rechts in deinem Dateimanager angezeigt. Klickst du auf das Icon, kannst du zwischen den folgenden Sortierungsoptionen auswählen:
- Name (A-Z): Ordner und Dateien werden alphabetisch aufsteigend sortiert (Standard Modus)
- Name (Z-A): Ordner und Dateien werden alphabetisch absteigend sortiert
- Datum (ältestes zuerst): Ordner und Dateien werden nach Erstellungsdatum aufsteigend sortiert
- Datum (neuestes zuerst): Ordner und Dateien werden nach Erstellungsdatum absteigend sortiert
Bitte beachte:
Es werden immer zuerst alle Ordner in deiner ausgewählten Sortierung angezeigt. Darunter laufen dann die einzelnen Dateien auf, ebenfalls in der von dir hinterlegten Sortierung.
Bitte beachte:
Die Sortierung springt immer wieder in den Standardmodus sobald du den Dateimanager verlässt und beim nächsten Mal wieder neu öffnest.
Darstellungsansicht ändern
Wenn du die standardmäßig hinterlegte Listen-Darstellung deines Dateimanagers ändern möchtest, klicke auf dieses Icon 
direkt neben dem Plus-Button oben rechts.
Du kannst zwischen den Folgenden Darstellungsoptionen wählen:
- Liste: Darstellung in Listenform (Standard Modus) mit kleinen Vorschaubildern
- Vorschaubilder (groß): Darstellung in Kachelform mit großen Vorschaubildern
- Vorschaubilder (mittel): Darstellung in Kachelform mit mittelgroßen Vorschaubildern
- Vorschaubilder (klein): Darstellung in Kachelform mit kleinen Vorschaubildern
Bitte beachte:
Ordner haben kein Vorschaubild.
Bitte beachte:
Die Sortierung springt immer wieder in den Standardmodus sobald du den Dateimanager verlässt und beim nächsten Mal wieder neu öffnest.
Bilder und Dateien hochladen
Um neue Bilder oder Dateien hinzuzufügen, klicke auf das Plus-Zeichen oben rechts und wähle im Dropdown Menü "Datei hochladen" aus. Wähle die entsprechenden Dateien in dem sich öffnenden Finder-Fenster und bestätige deine Auswahl mit "öffnen". Die Dateien werden dir nun in alphabetischer Reihenfolge in deiner Dateimanager-Übersicht angezeigt.
Bearbeitung einzelner Bilder und Dateien
Wenn du auf die 3 Punkteneben einer Datei klickst, hast du die folgenden Bearbeitungsmöglichkeiten:
- URL kopieren: Du kopierst den gesamten Pfad der Datei. Diesen kannst du an allen Stellen in deinen Events einsetzen, an welchem du Dateien oder Bilder hinterlegen kannst (beispielsweise im Header-Baustein auf der Website oder als Profilbild eines Referenten).
- Download: Die Datei öffnet sich in einem separaten Browserfenster und kann von dir nun heruntergeladen, umbenannt und gespeichert werden.
Bitte beachte:
Der Name einer heruntergeladenen Datei besteht zunächst aus einer zufälligen Kombination von Buchstaben und Zahlen und hat nicht mehr den von dir beim Upload oder im Tool vergebenen Namen.
- Datei umbenennen: Du kannst deiner Datei nun einen neuen Namen geben. Bestätige deine Eingabe über das Häkchen auf der rechten Seite.
- Datei löschen: Die gesamte Datei wird aus deinem Dateimanager - und somit auch die Verknüpfung in all deinen Events gelöscht.
Achtung!
Deine gelöschten Dateien und Bilder bleiben noch so lange in deinen Events bestehen, bis du korrespondierende Änderungen vornimmst. Möchtest du beispielsweise den Beschreibungstext eines Referenten anpassen bei welchem das Profilbild nicht mehr im Dateimanager liegt, wird das Tool wird dir die folgende Fehlermeldung anzeigen:
Bitte lade hier eine neue Datei hoch und hinterlege diese stattdessen. Dann kannst du die Änderungen wieder wie gewohnt speichern.
Ordner erstellen und bearbeiten
Bitte beachte:
User mit den Rollen "Supporter" oder "Event Manager" können keine Ordner auf erster Ebene erstellen. Dies können standardmäßig nur User mit der globalen Rolle "Administrator". Möchtest du das Erstellen von Ordnern auf erster Ebene auch für alle User mit den Rollen "Supporter" oder "Event Manager" freigeben, kontaktiere bitte unser CS-team.
Für eine bessere Übersicht in deinem Dateimanager empfehlen wir dir, deine Dateien und Bilder sinnvoll in Ordnern zu strukturieren. Möchtest du einen neuen Ordner erstellen, klicke auf das Plus-Zeichen oben rechts und wähle im Dropdown Menü "Ordner erstellen" aus.
In der obersten Zeile deiner Übersicht erscheint nun ein leeres Eingabefeld, in welchem du den Namen für deinen Ordner definieren kannst. Speichere deine Änderungen indem du auf das Häkchen ganz rechts klickst.
Du kannst nun entweder deine bereits bestehenden Dateien und Bilder aus der Übersicht per Drag & Drop in deinen neu erstellten Ordner ziehen oder du lädst die gewünschten Dateien und Bilder direkt in deinem Ordner hoch. Klicke den Ordner an und wähle dann über das Plus-Zeichen oben rechts entweder "Datei hochladen" aus, um eine oder mehrere einzelne Dateien hochzuladen, oder einen weiteren "Ordner erstellen", welcher dir dann als Unterordner in deinem zuerst erstellten Ordner angezeigt wird.
Bitte beachte:
Es ist zwingend notwendig, mindestens eine Datei in deinem neu erstellten Ordner abzulegen. Leere Ordner werden nicht gespeichert.
Den Namen eines Ordners änderst du, indem du auf die 3 Punkte neben dem entsprechenden Ordner klickst und die Option "Ordner umbenennen" auswählst. Du kannst deinen Ordner nun wie gewünscht umbenennen und deine Änderungen über das Häkchen rechts bestätigen.
Möchtest du einen Ordner löschen, musst du alle Dateien aus diesem entfernen, indem du sie entweder einzeln löschst oder per Drag & Drop über den Pfeil zurück in die Dateimanager Übersicht ziehst.
Um einen Ordner aus deiner Übersicht in einen anderen Ordner zu verschieben, ziehe diesen einfach per drag & drop in den gewünschten Ordner.
Weise deinen Ordnern Teams zu
Möchtest du, dass nur von dir ausgewählte Teams Zugriff auf bestimmte Ordner haben?
Dann klicke auf die 3 Punkt neben einem Ordner und wähle die Option "Team zuweisen" aus.
Du kannst nun im Dropdown alle Teams über die Checkbox auf der linken Seite anwählen, welchen du Zugriff auf diesen Ordner erteilen möchtest. Die Teams werden dir in der Dateimanager-Übersicht direkt unter den Ordnern als Tags angezeigt.
Du kannst beliebig viele Teams hinzufügen und auch die Teamzuweisung wieder entfernen, indem du noch einmal auf "Teams zuweisen" klickst und die Markierung an der entsprechenden Team-Checkbox im Dropdown entfernst.
Bitte beachte:
Standardmäßig sind bei Ordnererstellung erst einmal alle Teams aus deinem Space getagged, du kannst ihnen durch das entfernen der Checkbox die Zugriffsrechte manuell wieder entziehen.
Unterstützte Dateiformate und -grössen
Die maximale Dateigröße, welche in den neuen Dateimanager hochgeladen werden kann, beträgt 20 MB.
Die unterstützten Dateiformate werden nachstehend aufgelistet:
- Dokument-Typen:
- PDF (.pdf)
- Microsoft Word (.docx)
- Microsoft Excel (.xlsx)
- Microsoft PowerPoint (.pptx)
- Einfacher Text (.txt)
- OpenDocument Format (.odt, .ods, .odp)
- CSV (.csv)
- Schriftartendateien (.ttf, .otf, .the others)
- Bild-Typen:
- JPEG (.jpg, .jpeg)
- PNG (.png)
- GIF (.gif)
- SVG (.svg)
- WebP (.webp)
- HEIC (.heic)
- Video-Typen:
- MP4 (.mp4)
- WebM (.webm)