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Die Dubletten-Analyse unterstützt dich dabei, deine Kontaktliste sauber zu halten, indem sie doppelte Datensätze innerhalb deiner Kontakte automatisch identifiziert.
Diese Funktion ist ohne zusätzliche Konfiguration direkt unter dem Menüpunkt "Kontakte" einsatzbereit. Die E-Mail-Adresse dient hierbei als eindeutiges Identifikationsmerkmal.
Bitte beachte:
E-Mail-Adressen werden vom System case-insensitive behandelt. Das bedeutet, dass Guest@evenito.com und guest@evenito.com automatisch als identisch erkannt werden. Du musst dich also nicht um die Gross- oder Kleinschreibung kümmern.
Wann prüft das System auf Dubletten?
Das System scannt die Datenbank kontinuierlich in Echtzeit bei folgenden Prozessen:
- Beim Erstellen: Sowohl bei der manuellen Eingabe eines Kontakts als auch während eines Listen-Imports (CSV/Excel) erkennt das System sofort, ob eine E-Mail-Adresse bereits existiert.
- Beim Bearbeiten: Ändert ein User eine bestehende E-Mail-Adresse in eine Version, die bereits einem anderen Kontakt im selben Event zugewiesen ist, wird dies ebenfalls erfasst.
Alle gefundenen Übereinstimmungen werden übersichtlich im Reiter "Dubletten" gebündelt. Ein integrierter Counter im Reiter zeigt dir dabei auf einen Blick, wie viele potenzielle Fälle im aktuellen Event einer Überprüfung bedürfen.
Dubletten in deiner Kontaktliste verwalten
Wenn evenito Dubletten erkennt, kannst du diese im Tab Dubletten gesammelt oder einzeln bearbeiten. Die Einträge werden dort nach E-Mail-Adresse gruppiert dargestellt.
Pro Gruppe werden zunächst die ersten 5 Kontakte angezeigt. Klicke auf „X weitere anzeigen“, um die gesamte Gruppe aufzuklappen, oder auf „Zuklappen“, um die Ansicht wieder zu reduzieren.
Einzelne Kontakte bearbeiten
In den jeweiligen Zeilen stehen dir folgende Aktionen zur Verfügung:
- Kontakt löschen (Papierkorb-Icon): Entfernt diesen spezifischen Kontakt unwiderruflich aus allen Listen (auch aus deinen regulären Kontakten).
- Keine Dublette: Handelt es sich trotz identischer E-Mail-Adresse um unterschiedliche Personen, klicke auf den Button „Keine Dublette“. Der Kontakt wird aus der Dubletten-Ansicht entfernt und bleibt regulär in deiner Kontaktliste erhalten.
- Kontakt bearbeiten (Stift-Symbol): Öffnet die Kontaktdetails, um Informationen manuell anzupassen oder zusammenzuführen.
- Anmeldestatus anpassen: Über die Icons in der Spalte „Anmeldung“ kannst du den Registrierungsstatus direkt ändern.
- Letztes Update: Zeigt dir das Datum der letzten Änderung an. Das hilft dir zu entscheiden, welcher Datensatz der aktuellste ist.
Mehrere Kontakte gleichzeitig bearbeiten (Bulk updates)
Markiere mehrere Kontakte über die Checkboxen auf der linken Seite. Am unteren Bildschirmrand erscheint daraufhin eine schwebende Aktionsleiste für folgende Sammelaktionen:
- Keine Dublette: Markiert alle ausgewählten Einträge auf einmal als eigenständige Kontakte.
- Als Dublette markieren: Setzt Kontakte wieder in den Status einer potenziellen Dublette zurück.
- Löschen: Löscht alle ausgewählten Kontakte gesammelt und unwiderruflich aus der Datenbank.
Aktuelle Einschränkungen
Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, beachte bitte die folgenden Rahmenbedingungen:
- Event-Spezifisch: Der Check erfolgt strikt innerhalb des jeweiligen Events. Es findet kein übergreifender Abgleich mit anderen Events in deinem Space statt.
- Kein Auto-Merge: Es gibt keine Funktion zum automatischen Zusammenführen von Daten. Ändere oder übertrage Daten bei Bedarf vor dem Löschen manuell über das Stift-Symbol.
- Leere E-Mail-Felder: Kontakte ohne hinterlegte E-Mail-Adresse können vom System nicht auf Dubletten geprüft werden.