Hospitality Management (Setup im evenito Backoffice)

evenito ermöglicht es dir mithilfe der Hospitality Management-Funktion Ticket-Kontingenten zu verwalten und zu verteilen.

Ordne deine Event-Tickets direkt deinen Hosts zu oder lasse deine Hosts selbst Ticketkontingente buchen. Ermögliche es ihnen darüber hinaus, eigenständig Gäste einzuladen und zu verwalten. 

Notwendige Module aktivieren

Um das Modul "Hospitality“ nutzen zu können, muss dieses zunächst zusammen mit dem Modul "Tickets" im Navigationspunkt "Module“ in deinem Event aktiviert werden.

Darüber hinaus sollten in deinem Event die Module "Formulare“ und optional "Location" und "Programm" aktiviert sein. Je nachdem, ob die Anmeldung durch die Hosts oder eigenständig durch die Kontakte durchgeführt wird, muss auch das Modul "Website“ aktiviert werden.

Inhalte im "Tickets"-Modul definieren

In den folgenden Unterpunkten zeigen wir dir auf, wie du die korrekten Funktionen und Einstellungen für das Modul "Tickets" für das Hospitality-Modul festlegst.

Klicke dazu zunächst in der Navigationsleiste auf das Modul "Tickets“, um zum Menüpunkt "Tickettypen“ zu gelangen.

Tickettypen erstellen

Um ein oder mehrere Tickets zu erstellen, klicke zunächst oben rechts im Menüpunkt "Tickettypen" auf den Plus-Button.

In dem sich öffnenden Bearbeitungsfenster kannst du nun folgende Angaben hinterlegen:

• Name: Bitte hinterlege zunächst die Bezeichnung, mit welcher das Ticket deinen Teilnehmern angezeigt werden soll.
• Farbe: über die Farbgebung kannst du eine schnellere Unterscheidung erzielen.
• Definiere im nächsten Schritt den Preis und die Mehrwertsteuer pro Ticket.
• Über die "Anzahl" regulierst du, wie viele Tickets dieses Typs insgesamt als Kontingent zur Verfügung stehen.
• Über die "Anzahl per Host" regulierst du wie viele Tickets dieses Typs ein Host maximal buchen darf.
• Möchtest du deine Tickets mit zusätzlichen Informationen versehen, kannst du diese im Bereich "Beschreibung" hinterlegen.

Klicke auf den "Hinzufügen"-Button, um das Ticket zu erstellen.

Übersicht der Tickettypen

Nachdem du ein oder mehrere Tickets erstellt hast, werden diese in deiner Übersicht der "Tickettypen" aufgelistet. 

Inhalte im "Hospitality"-Modul definieren

In den folgenden Abschnitten zeigen wir dir, wie du die richtigen Funktionen und Einstellungen für das "Hospitality"-Modul festlegst.

Inhalte der "Event-Infos" Seite definieren

Um festzulegen, welche Inhalte deinen Hosts auf der "Event Infos"-Seite angezeigt werden sollen, wähle zuerst in deiner Navigation das "Hospitality"-Modul aus und klicke dann auf den Menüpunkt "Event-Infos".

Eventdetails:

Der Event-Name und das Datum werden automatisch aus den "Grundeinstellungen" im Bereich "Event-Einstellungen" übernommen. Um das Header-Bild zu ändern, klicke auf den Bearbeitungsstift unten rechts auf dem Bild und wähle die gewünschte Datei aus.

Inhalt:

Durch Aktivierung oder Deaktivierung des Schalters auf der rechten Seite kannst du bestimmen, ob du die "Beschreibung", "Location", "Programm" und "Tickets" anzeigen möchtest. Mit dem Drag-&-Drop-Icon kannst du die Anordnung der einzelnen Module auf der "Event Info"-Seite verschieben.

Beschreibung:

Dieser Inhalt wird nicht automatisch aus den Grundeinstellungen des Events übernommen, sondern kann individuell angepasst werden. Hier kannst du deinen Hosts Informationen darüber geben, wie die Event-Infos-Seite funktioniert, wann Tickets gebucht, Kontakte hinzugefügt und Registrierungen vorgenommen werden können.

Um den Text zu bearbeiten, klicke auf den Bearbeitungsstift in der rechten Ecke des Feldes. Es öffnet sich das Bearbeitungsfeld für deine Texteingabe.

Du kannst auch den "Zeiträume anzeigen"-Schalter aktivieren. Daraufhin erscheint unterhalb der Beschreibung ein weiteres Fenster, das den Hosts die von dir zuvor festgelegten Zeiträume anzeigt – zum Beispiel, wann sie Tickets buchen oder Kontakte erstellen können. Um die Zeiträume anzupassen, klicke entweder auf den "Zeiträume"-Button in der rechten Ecke oder gehe über den Navigationspunkt "Event-Einstellungen" zum Menüpunkt "Zeiträume".

Location:

Diese Informationen werden automatisch aus dem Modul "Location" übernommen.

Programm:

Ähnlich wie bei der Location werden die Startzeit und der Titel der Programmpunkte aus dem Modul "Programm" übernommen.

Tickets:

Die von dir definierten Tickettypen werden ebenfalls automatisch mit ihren Titeln aus dem Modul "Tickets" eingefügt.

Einstellungen für die "Event-Infos"-Seite definieren

Auf der rechten Seite unter der Kachel "Inhalt" kannst du im Bereich "Einstellungen Buchungsseite" den Schalter "Öffentliche Buchungsseite" aktivieren. Dies bewirkt, dass das Event im Menüpunkt "Kalender" für alle Hosts deines Space aufgelistet wird und sie Tickets buchen können.

Sobald du den Schalter aktiviert hast, kannst du auch ein Bild (empfohlenes Bildformat 2:1) für den Event-Kalender hinzufügen. Klicke dazu auf den Bearbeitungsstift in der unteren rechten Ecke, um die Datei anzupassen.

Wenn das Event nicht für alle Hosts in deinem Space angezeigt werden soll, sondern du individuell entscheiden möchtest, welche Hosts Kontingente buchen können, deaktiviere den Schalter "Öffentliche Buchungsseite". Füge in diesem Fall die gewünschten Hosts im Reiter "Hosts" über den Plus-Button hinzu.

Einstellungen im Menüpunkt "Hosts" definieren

Wechsle zum Menüpunkt "Hosts" und klicke oben rechts auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.

Zeiträume festlegen

Auf der linken Seite, im Abschnitt "Erlaubte Zeiträume", findest du eine Übersicht deiner definierten Zeiträume. Wenn du diese anpassen möchtest, kannst du oben rechts auf das Icon  klicken, um zum Menüpunkt "Zeiträume" in den "Event-Einstellungen" weitergeleitet zu werden.

• "Host-Ticketbuchung": Definiert den Zeitraum, in dem deine Hosts Tickets aus dem von dir festgelegten Kontingent buchen können.

• "Änderung der Kontaktliste": In diesem Bereich legst du den Zeitraum fest, in dem deine Hosts ihre Kontaktlisten hochladen oder Kontakte manuell über das "Kontakte"-Modul hinzufügen können.

• "Anmeldung durch Host": Der Zeitraum, in dem deine Hosts ihre Kontakte registrieren können. Sobald der Host seinen Teilnehmern Tickets zugewiesen hat, kann er das Anmeldeformular direkt ausfüllen und eine Anmeldebestätigung auslösen. Damit diese versendet wird, muss sie jedoch zuvor von dir im Menüpunkt "Nachrichten" mit dem Typ "Anmeldebestätigung" erstellt werden.

Übernehme deine Änderungen, indem du auf "Speichern & schliessen" klickst.

Einstellungen für die Ticketvergabe

Auf der rechten Seite, im Bereich "Einstellungen Anmeldung", definierst du im Dropdown unter "Registrierung bei der Ticketvergabe", ob ein Ausfüllen des Anmeldeformulars bei der Ticketvergabe seitens des Hosts (oder Subhosts) "erforderlich", "optional" oder "deaktiviert" sein soll. 

• "Erforderlich" (Prozess 1) bedeutet, dass das Formular zwingend seitens des (Sub)Hosts für den Teilnehmer ausgefüllt werden muss.
• "Optional" (Prozess 1 oder 2) ermöglicht es dem (Sub)Host, zunächst das Ticket zuzuweisen und dann das Formular auszufüllen. Es besteht aber auch die Option, dass der (Sub)Host dem Teilnehmer nur das Ticket zuweist, die Anmeldung dann aber über den Teilnehmer selbst via der Event-Website erfolgt.
• "deaktiviert": (Prozess 2) Soll der Host lediglich die gewünschte Anzahl an Tickets buchen, die Kontakte importieren und die Tickets entsprechend zuweisen, jedoch nicht das Anmeldeformular für den Teilnehmer ausfüllen dürfen, so setze die Auswahl auf "deaktiviert". Auf diesem Weg kannst du als Event-Verantwortlicher die Einladung gesammelt an alle Teilnehmer mit Ticket-Zuweisung versenden und die Teilnehmer müssen sich selbstständig über die Event-Website an- oder abmelden. Weitere Infos findest du im Unterpunkt "Nachrichten".

Max. Hierarchie-Tiefe (Hosts)

Sofern für deinen Space aktiviert, kannst du hier rechts zusätzlich die "Max. Hierarchie-Tiefe (Hosts)" für dein Event definieren. 

In evenito kannst du somit Folgendes hinterlegen:

• 0 = keine Hosts oder Subhosts. Diese Ebene bezieht sich auf die Event-Verantwortlichen. Diese setzen das Event auf und fügen die Hosts hinzu.
• 1 = Host. Der Event-Verantwortliche fügt einen oder mehrere Hosts zu diesem Event hinzu, welche nun selbst Kontingente und eigene Kontakte verwalten können. 
• 2 = Subhost. Der zuvor hinzugefügte Host hat nun ebenfalls die Möglichkeit eigene Hosts, sogenannte Subhosts hinzuzufügen und diesen Tickets aus seinem eigenen Kontingent zuzuweisen. In seiner Navigation wird nun der Menüpunkt "Hospitality" freigeschaltet. Der Subhost kann selbst keine Tickets buchen. Er erhält jedoch die Möglichkeit, seine eigenen Kontakte einzuladen, ihnen Tickets aus dem ihm zugeteilten Kontingent zuzuweisen und diese zu verwalten.
• 3 = Subhost. Mit dieser Ebene haben die "Subhosts" der Hierarchie-Ebene 2 nun ebenfalls das Recht, neue User als "Subhosts" hinzuzufügen. Bitte beachte: Da sie die Rolle "Subhost" beibehalten, haben die Subhosts der Hierarchie-Rolle 2 weiterhin keine Möglichkeit, selbst Tickets zu buchen - sprich auch sie können nur das ihnen zugewiesene Kontingent verwenden und wiederum an ihre Subhosts weiterverteilen.
  Für den Host der Hierarchie-Ebene 2 wird nun ebenfalls der Menüpunkt "Hospitality" freigeschaltet.
  Für den Subhost der Hierarchie-Ebene 3 gelten die beschriebenen Regeln aus 2.
• 4 ff. = siehe Prozess aus Ebene 3

Hosts & Ticketkontingente verwalten

Im folgenden Abschnitt zeigen wir dir, wie du deine Hosts und Subhosts deinen Hospitality-Events hinzufügst und wie du deine Ticketkontingente verwaltest.

Füge deine Hosts dem Space hinzu

Sofern du die Rolle des Administrators inne hast, gehe zunächst wie in diesem Artikel beschrieben vor und füge deine Hosts als neue User hinzu. Achte dabei darauf, dass du diesen Usern bei der Verteilung der Rolle die des "Hosts" zuweist. 

Im zweiten Schritt bestimmst du innerhalb deines Events, im Menüpunkt "Event-Infos" des Moduls "Hospitality", welches Event von welchen Hosts eingesehen werden darf. Durch die Einstellung “öffentliche Buchungsseite” stellst du ein, ob es es sich um ein öffentliches (für alle Hosts einsehbares Event) oder ein privates Event (nur von einem Event-Verantwortlichen hinzugefügte Hosts erhalten Zugriff) handelt.

Hosts einem privaten Event hinzufügen

Im Menüpunkt “Hosts” des "Hospitality" Moduls kannst du deine Hosts deinem Event hinzufügen. Klicke auf den Plusbutton oben rechts um deinen Host zum Event hinzuzufügen. 

Damit du aus der Userliste, welche sich hier öffnet, einen User auswählen kannst, müssen die User zunächst in den Space-Einstellungen im Menüpunkt "User" die Rolle “Host” zugewiesen bekommen haben. 

Wähle nun deine gewünschten Hosts aus, indem du sie über das Suchfenster ausfindig machst und anschliessend die Checkbox vor dem Namen aktivierst. Bestätige deine Auswahl mithilfe des "Hinzufügen"-Buttons.

Hosts einem öffentlichen Event hinzufügen

Bei einem öffentlichen Event ist es nicht notwendig die Hosts dem Event hinzuzufügen. Ein Host, welcher in deinem Space als User hinzugefügt wurde, kann dieses in seinem Host-Kalender im evenito Backoffice sehen. Wählt der Host anschliessend ein Event aus, in welchem er Tickets buchen möchte, so klickt er auf den Button "Tickets" und wird auf die Seite "Event-Infos" geführt. Weiter Informationen hierzu findest du in diesem Artikel. 

Solltest du vorab als Event-Manager bereits einigen Hosts Tickets für dieses Event zuweisen wollen, gehe wie in diesem Absatz beschrieben vor - füge deine Hosts zunächst diesem Event hinzu und weise ihnen Tickets zu.

Deinen Hosts Tickets zuweisen

Sollen weder deine Hosts noch Subhosts, wie in einem öffentlichen Event, selbst Tickets buchen, so kannst du ihnen die gewünschten Ticket-Kontingente im Menüpunk “Hosts” im Modul “Hospitality” zuweisen. Gehe dazu wie folgt vor:

Nachdem du deinen Host hinterlegt hast, wird dieser unterhalb der Buchungsstatistik angezeigt.

Klicke auf den Namen des Hosts, um die Informationen zu öffnen.

Auf der rechten Seite kannst du nun auf den "+"-Button klicken, um im sich öffnenden Fenster über das Dropdown den gewünschten (Ticket-)"Typ" auszuwählen. Anschliessend definierst du im Feld "Gebucht" das Kontingent, welches dem Host zur Verfügung gestellt werden soll. Speichere deine Einstellungen mithilfe des "Tickettyp hinzufügen"-Button.

Selbstverständlich kannst du dein vergebenes Kontingent auch jederzeit noch korrigieren. Gehe dazu wie in diesem Absatz erläutert vor.

Buchungsstatistik

Im oberen Bereich dieser Statistik werden zunächst die von dir definierten Tickets untereinander aufgelistet. 

In der ersten Spalte siehst du, um welches Ticket es sich dabei handelt. Die Tickets werden mit den von dir definierten Bezeichnung aufgelistet. 

Die Zahlen (am Beispiel "Main Event": 4/100) in der 2. Spalte geben an, wie viele Tickets den Kontakten (allen sich bisher zum Event hinzugefügten Kontakten) bisher aus dem von dir definierten Gesamt-Kontingent (am Beispiel "Main Event": 100) zugewiesen wurden (am Beispiel "Main Event": 4). Dabei werden die gebuchten Tickets aller Hosts addiert.

Spalte 3 (hell schraffiert) stellt dar, wie viele Tickets du (auf deiner Ebene) direkt den Teilnehmern zugewiesen hast. 

Spalte 4 "gebucht" (dunkel, einfarbig) verdeutlicht die Anzahl an Tickets, welche alle Hosts aus dem jeweils von dir definierten Gesamt-Kontingent pro Ticket gebucht haben.

Spalte 5 "zugewiesen" (dunkel schraffiert) zeigt auf, wie viele Tickets deine Hosts bereits aus ihren gebuchten Kontingenten an ihre Kontakte verteilt haben. Sprich dies stellt im Grunde analog die Anzahl an Teilnehmern dar, die in einem "normalen" Event den Status "angemeldet" haben.

Spalte 6 "verfügbar" (hell, einfarbig) stellt dar, wie viele Tickets insgesamt (übergreifend für alle Hosts) in den von dir definierten Kontingenten noch zur Verfügung stehen, sprich noch nicht gebucht wurden.

Eine Buchung anpassen

Nachdem bspw. ein Host seine Tickets gebucht hat, kannst du diese manuell überschreiben. Klicke dazu unterhalb der Buchungsstatistik auf den Namen des Host, damit dessen gebuchte Ticketauswahl eingeblendet wird. 

Auf der linken Seite siehst du alle Tickettypen, welche der Host gebucht hat bzw. welche ihm zugewiesen wurden. Auf der rechten Seite siehst du in der 1. Spalte den Preis des jeweiligen Tickettyps, in der 2. Spalte ("Gebucht") die Anzahl an Tickets, welche dieser Host gebucht hat. Um das Kontingent nun zu überschreiben klicke auf die vordere Zahl an und passe das Kontingent entsprechend an. Die 3. Spalte ("Zugewiesen") zeigt an, wie viele Tickets aus dem jeweiligen Kontingent bereits den Kontakten aus der Liste des Hosts zugewiesen wurden. 

Host-Daten übertragen

Einer deiner Hosts kann die Tätigkeit im Event nicht mehr fortführen und du möchtest daher die Daten, wie Kontakte, Tickets und Subhosts von einem Host zu einem anderen Host übertragen, dann gehe wie folgt vor.

Klicke dazu unterhalb der Buchungsstatistik auf den Namen des Host, damit dessen gebuchte Ticketauswahl eingeblendet wird. Klicke anschliessend oben rechts auf das Drei-Punkte-Symbol und wähle "Host Daten übertragen" aus. 

Du kannst nun aus der angezeigten Liste einen User wählen, an welchen du die bestehenden Daten von deinem Host übertragen möchtest. Damit du aus der User-Liste, welche sich hier öffnet, einen User auswählen kannst, müssen die User die Rolle “Host” zugewiesen bekommen haben und dürfen bisher noch nicht als Host in deinem Event angelegt sein.

Klicke nun auf den Namen des Users, an welchen du die Daten übertragen möchtest. Neben dem User Namen wird nun rechts ein Haken angezeigt und der "Host Daten übertragen"-Button ist aktiv. Bestätige deine Auswahl nun mit Klick auf "Host Daten übertragen". Die Daten werden nun direkt auf den ausgewählten neuen Host übertragen.

Der Host dessen Daten übertragen worden sind wird anschliessend weiterhin unterhalb der Buchungsstatistik angezeigt und der Host, auf den die Daten übertragen wurden wird neu hinzugefügt. 

Füge Subhosts hinzu

Sofern du in den Einstellungen im Modul "Hospitality" im Menüpunkt "Host" die Max. Hierarchie-Tiefe (Hosts) auf mind. > 2 definiert hast, können deine Hosts (oder Subhosts) direkt einen neuen Subhost hinzufügen.

Dazu klickt der Host im Menüpunkt "Hospitality" auf den "+"-Button oben rechts.

Anschliessend öffnet sich das Fenster "Host zu Event hinzufügen". Über das Suchfeld kann nach dem gewünschten Namen gesucht werden, sofern dieser bereits als User angelegt wurde, wird dieser hier direkt ausgegeben. Andernfalls kann an dieser Stelle auch, mit der Aktion "+ Neuen User hinzufügen" ein neuer User angelegt werden.

Wählt man die Aktion "+ Neuen User hinzufügen" öffnet sich ein neues Fenster für das Hinzufügen eines neuen Users. Nach der Eingabe der E-Mail-Adresse prüft das System, ob sich diese bereits im Tool befindet. Sollte die E-Mail-Adresse erkannt werden, kann der User durch Klicken des Buttons "Bestehenden User hinzufügen" einfach übernommen werden. Falls nicht, gilt es im nächsten Schritt noch die verbleibenden Daten (Systemsprache, Vorname, Nachname) auszufüllen. Die Rolle "Subhost" wird automatisch zugewiesen und kann im Dropdown nicht verändert werden. Durch das Anwählen des Buttons "User hinzufügen" wird der neue User erstellt und erhält eine Nachricht zum Setzen des Passworts für evenito.

Host-Daten exportieren

Im Menüpunkt "Hosts" hast du rechts neben dem Sprachwechsler ein Download-Symbol, welches dir die Möglichkeit bietet einen Export deiner Host-Daten ziehen.

In diesem Export werden folgende Daten aufgeführt:

• Der vollständige Name des Hosts
• Die E-Mail-Adresse des Hosts
• Die gebuchten Tickettypen
• Die jeweils gebuchte Anzahl an Tickets pro Tickettyp
• Die jeweils an Teilnehmer zugewiesene Anzahl an Tickets pro Tickettyp
• Die Kosten pro Tickettyp (gesamt für alle Tickets)
• Die Kosten pro Tickettyp (pro Ticket)
• Der Event-Name

Kontaktübersicht

Als Event-Verantwortlicher kannst du im Modul "Gäste-Management" in dem Menüpunkt "Kontakte" alle Kontakte, welche von deinen Hosts in evenito importiert (oder manuell hinzugefügt) werden, in der Übersicht einsehen.

Wir empfehlen dir über den Bearbeitungsstift auf der rechten Seite das Feld "Kontakte Host" hinzuzufügen. Auf diesem Weg siehst du in der Übersicht direkt, welcher Teilnehmer zu welchem Host gehört. 

In der Spalte "Tickettypen" werden alle Tickets angeführt, welche einem Teilnehmer zugeordnet wurden.

Du möchtest als Event-Verantwortlicher den Kontakten deiner Hosts direkt Tickets zu weisen, dann gehe wie in diesem Artikel beschrieben vor.

Nachrichten

Die Anmeldebestätigung und Abmeldebestätigung sind sowohl relevant, wenn der Host das Anmeldeformular für den Kontakt ausfüllt und ihn somit anmeldet als auch bei einer direkten Kontaktaufnahme nachträglich wieder entzieht. Aber auch dann, wenn du als Event-Verantwortlicher die Teilnehmer einlädst und diese sich selbst an-/abmelden.

Wurde im Bereich "Einstellungen Anmeldung" die Option "deaktiviert" ausgewählt, sodass der Host seine Teilnehmer nicht selbst einladen kann, obliegt der Versand dir als Event-Verantwortlichem.

In diesem Fall empfehlen wir dir, in der Einladung die folgenden Platzhalter für den Host in der Kommunikation einzusetzen:

Diese kannst du im Platzhalter-Manager im Reiter "Host" auswählen.
Weitere Informationen zu den Nachrichten findest du hier.