Personalisierten Dateien

Aktivierung der Personalisierte Dateien Funktion

Erstelle eine personalisierte Datei

Bevor du deine Datei personalisieren kannst, musst du als erstes ein entsprechendes Dokument erstellen. Hierfür setzt du ein Word-Dokument auf, in welchem du Texte, Bilder, Logos usw. einfügst und das gewünschte Format festlegst.

Um dieses Dokument durch den Lettershop personalisieren lassen zu können, benötigt es entsprechende Platzhalter, die beim Download und Versand der Datei automatisch mit den persönlichen Informationen des Teilnehmers ausgefüllt werden. Durch diese Platzhalter kannst du zum Beispiel ein Adressfeld gestalten, die Anrede einfügen oder auch einen QR-Code generieren.

Falls gewünscht, können Tabellen in den Dateien verwendet werden, um Struktur in das Dokument zu bringen. Es ist auch möglich, Tabellenzeilen auszublenden, sodass sie im fertigen Dokument nicht angezeigt werden.

Datei verwenden

Sobald du deine Datei vorbereitet hast, kannst du diese in deinem Event hinterlegen. 

Gehe hierfür in der Navigation auf den Menüpunkt "Content", wähle dann die "Personalisierte Dateien" aus und klicke auf das "+"-Symbol auf der rechten Seite. 

Im nächsten Schritt definierst du den Namen deiner Datei. Füge die Datei in deinem Dateimanager hinzu, indem du auf das Büroklammersymbol klickst. Danach kannst du den Upload über die Schaltfläche „Hinzufügen“ bestätigen. Im Dropdown kannst du je nach Verwendungszweck der Datei zwischen verschiedenen Dateitypen wählen. Zur Auswahl stehen „Anhang“ und „Letter“.

Download

Download der Dateien aus der Kontaktansicht

Damit du die erstellte Datei nun personalisiert herunterladen kannst, gehe auf die Kontakte und wähle die gewünschten Teilnehmer aus, indem du die jeweilige Checkbox anwählst. Sobald du die Kontaktauswahl getroffen hast, klicke unten im floating menu auf den Download-Button und wähle "Personalisierte Dateien" aus. 

Als nächstes öffnet sich das folgende Fenster, hier wählst du nun deine Datei:

Mit dem Klick "Rendern" bestätigst du den Export der personalisierten Dateien. Der Download wird zeitversetzt vorbereitet und die Dauer hängt von der Grösse und Anzahl der ausgewählten Dateien und Kontakte ab. Sobald der Download bereitgestellt wurde, wirst du in der Benachrichtigungs-Glocke informiert und kannst die Datei herunterladen.

Download für individuelle Kontakte

Du hast auch die Möglichkeit die personalisierte Datei nur für einen einzelnen Kontakt herunterzuladen. Öffne hierfür den gewünschten Kontakt und klicke auf der rechten Seite auf den Stift zum bearbeiten. Nutze dann oben rechts den Download-Button und wähle die Datei aus um den Download auszulösen.

Versand

Verlinkung von Dateien in Nachrichten

Um deinen Teilnehmern die Datei per Nachricht zukommen zu lassen, musst du als erstes eine Nachricht erstellen, mit welcher du diese versenden möchtest. 

Füge für den Link zur Datei einen Button in der Nachricht ein und hinterlege in der URL den Platzhalter der Datei.

Im Platzhalter-Manager im Abschnitt "Dateien" findest du die entsprechenden Platzhalter für die Datei. Es gibt dort zwei verschiedene Optionen. Der erste Platzhalter (hier als Beispiel "Personalized invitation") bezieht sich auf die personalisierte Datei des Hauptkontakts. Der zweite Platzhalter (+ Begleitungen) schließt automatisch beide Dateien ein, was bedeutet, dass die personalisierten Dateien für beide Kontakte (Hauptkontakt + Begleitung) enthalten sind.

Nach dem du deine Nachricht fertiggestellt hast, kannst du nun deine Nachricht an die gewünschten Kontakte versenden. 

Wird der Platzhalter "Dateiname" (+ Begleitungen) in einer Nachricht verwendet, kann die Datei erst nach dem regulären Versand bereitgestellt werden. Bei einem Versand als Testnachricht wird keine Datei bereitgestellt.

Dateien als Anhang in den Nachrichten

Um deine personalisierte Datei als PDF per Nachricht an deine Teilnehmer zu senden, musst du zunächst eine Nachricht erstellen, in der du deine Datei versenden möchten. Dazu musst du eine personalisierte Datei mit dem Typ „Anhang“ anlegen. Die Schritte zum Erstellen einer personalisierten Datei mit dem Typ „Anhang“ findest du in diesem Abschnitt des Artikels.

Nachdem du diese Schritte ausgeführt hast, gehen zur Nachricht und öffne die Nachrichteneinstellungen über das Zahnrad-Symbol im oberen Bereich der Seite. Finde dort den Abschnitt „Anhänge“ auf der rechten Seite und klicke auf das Plus-Symbol, um die Datei anzuhängen.

Anschliessend kannst du aus dem sich öffnenden Dropdown-Menü den gewünschten Anhang auswählen. Derzeit kannst du pro Nachricht eine Datei anhängen; die Plus-Schaltfläche wird ausgegraut, sobald du eine Datei angehängt hast.

Wenn der Hauptgast Begleitpersonen hat und der Hauptgast auch die Datei der Begleitperson erhalten soll, kannst du den Toggle „Anhänge für Begleitpersonen einschliessen“ aktivieren, um alle Dateien in einer Nachricht zusammenzufassen.

Nachdem du dich vergewissert hast, dass die richtige Datei angehängt ist, kannst du mit dem Versand der Nachricht an deine Kontakte fortfahren. Weitere Informationen zu diesem Thema findest du in diesem Artikel.

Platzhalter in personalisierten Dateien

Du hast die Möglichkeit, alle für dein Anmeldeformular erstellten Kontaktinformationsfelder und Zusatzfragen als Platzhalter in deiner personalisierten Datei zu nutzen. Diese findest du in deinem Platzhalter Manager unter "Kontaktinformationen".

Möchtest du den QR Code für die Scan Agent App in eine Datei einsetzen, findest du den Platzhalter in diesem Artikel.

Folgende Platzhalter kannst du in deinem Word-Dokument verwenden:

• Startdatum Event:

  [[event.startDateWithDay]]

• Startzeit Event:

  [[event.startTime]]

• Name Event:

  [[event.name]]

• Beschreibungstext Event:

  [[event.description]]

• Hauptlocation des Events (Name und Adresse):
  

  [[event.location]]

• Anrede:

  [[contact.greeting]] 

• Titel: 

  [[contact.title]] 

• Vorname:

  [[contact.firstName]]

• Nachname:

  [[contact.lastName]]

• Adresse:

  [[contact.address]]

• Postcode:

  [[contact.zip]]

• Ort: 

  [[contact.city]]

• individueller Token:

  [[contact.token]]

• QR-Code zum Check-In:

  [[images.qrcode]]

• QR-Code zur pers. Registrierung auf der Event-Website:

  [[images.registerQr]]

• QR-Code zum pers. Zugang der virtuellen Plattform:

  [[images.connectUrlQr]]