Personalisierten Dateien

Mit unserem evenito Lettershop hast du die Möglichkeit, personalisierte Dateien für verschiedene Anwendungsfälle an deine Teilnehmer zu versenden.

Erstelle eine personalisierte Datei

Bevor du deine Datei personalisieren kannst, musst du als erstes ein entsprechendes Dokument erstellen. Hierfür setzt du ein Word-Dokument auf, in welchem du Texte, Bilder, Logos usw. einfügst und das gewünschte Format festlegst.

Um dieses Dokument durch den Lettershop personalisieren lassen zu können, benötigt es entsprechende Platzhalter, die beim Download und Versand der Datei automatisch mit den persönlichen Informationen des Teilnehmers ausgefüllt werden. Durch diese Platzhalter kannst du zum Beispiel ein Adressfeld gestalten, die Anrede einfügen oder auch einen QR-Code generieren.

Falls gewünscht, können Tabellen in den Dateien verwendet werden, um Struktur in das Dokument zu bringen. Es ist auch möglich, Tabellenzeilen auszublenden, sodass sie im fertigen Dokument nicht angezeigt werden.

Datei verwenden

Sobald du deine Datei vorbereitet hast, kannst du diese in deinem Event hinterlegen. 

Gehe hierfür in der Navigation auf den Menüpunkt "Content", wähle dann die "Personalisierte Dateien" aus und klicke auf das "+"-Symbol auf der rechten Seite. 

Als nächstes definierst du dann den Namen deiner Datei, fügst diese über den Dateimanager hinzu, indem du auf die Büroklammer klickst und bestätigst den Upload über den "Hinzufügen"-Button. 

Download und Versand 

Download

Damit du die erstellte Datei nun personalisiert herunterladen kannst, gehe auf die Kontakte und wähle die gewünschten Teilnehmer aus, indem du die jeweilige Checkbox anwählst. Sobald du die Kontaktauswahl getroffen hast, klicke oben rechts auf den Download-Button und wähle "Personalisierte Dateien" aus. 

Als nächstes öffnet sich das folgende Fenster, hier wählst du nun deine Datei:

Mit dem Klick "Rendern" bestätigst du den Export der personalisierten Dateien. Der Download wird zeitversetzt vorbereitet und die Dauer hängt von der Grösse und Anzahl der ausgewählten Dateien und Kontakte ab. Sobald der Download bereitgestellt wurde, wirst du in der Benachrichtigungs-Glocke informiert und kannst die Datei herunterladen.

Du hast auch die Möglichkeit die personalisierte Datei nur für einen einzelnen Kontakt herunterzuladen. Öffne hierfür den gewünschten Kontakt und klicke auf der rechten Seite auf den Stift zum bearbeiten. Nutze dann oben rechts den Download-Button und wähle die Datei aus um den Download auszulösen.

Versand

Um deinen Teilnehmern die Datei per Nachricht zukommen zu lassen, musst du als erstes eine Nachricht erstellen, mit welcher du diese versenden möchtest. 

Füge für den Link zur Datei einen Button in der Nachricht ein und hinterlege in der URL den Platzhalter der Datei.

Im Platzhalter-Manager im Abschnitt "Dateien" findest du die entsprechenden Platzhalter für die Datei. Es gibt dort zwei verschiedene Optionen. Der erste Platzhalter (hier als Beispiel "Personalized invitation") bezieht sich auf die personalisierte Datei des Hauptkontakts. Der zweite Platzhalter (+ Begleitungen) schließt automatisch beide Dateien ein, was bedeutet, dass die personalisierten Dateien für beide Kontakte (Hauptkontakt + Begleitung) enthalten sind.

Nach dem du deine Nachricht fertiggestellt hast, kannst du nun deine Nachricht an die gewünschten Kontakte versenden. 

Wird der Platzhalter "Dateiname" (+ Begleitungen) in einer Nachricht verwendet, kann die Datei erst nach dem regulären Versand bereitgestellt werden. Bei einem Versand als Testnachricht wird keine Datei bereitgestellt.

Platzhalter in personalisierten Dateien

Du hast die Möglichkeit, alle für dein Anmeldeformular erstellten Kontaktinformationsfelder und Zusatzfragen als Platzhalter in deiner personalisierten Datei zu nutzen. Diese findest du in deinem Platzhalter Manager unter "Kontaktinformationen".

Möchtest du den QR Code für die Scan Agent App in eine Datei einsetzen, findest du den Platzhalter in diesem Artikel.

Folgende Platzhalter kannst du in deinem Word-Dokument verwenden:

• Startdatum Event:

  [[event.startDateWithDay]]

• Startzeit Event:

  [[event.startTime]]

• Name Event:

  [[event.name]]

• Beschreibungstext Event:

  [[event.description]]

• Hauptlocation des Events (Name und Adresse):
  

  [[event.location]]

• Anrede:

  [[contact.greeting]] 

• Titel: 

  [[contact.title]] 

• Vorname:

  [[contact.firstName]]

• Nachname:

  [[contact.lastName]]

• Adresse:

  [[contact.address]]

• Postcode:

  [[contact.zip]]

• Ort: 

  [[contact.city]]

• individueller Token:

  [[contact.token]]

• QR-Code zum Check-In:

  [[images.qrcode]]

• QR-Code zur pers. Registrierung auf der Event-Website:

  [[images.registerQr]]

• QR-Code zum pers. Zugang der virtuellen Plattform:

  [[images.connectUrlQr]]