Verwendung der Check-in App

Mit der evenito Check-in App kannst du die Eingangskontrolle vor Ort durchführen. Du kannst auf einen Blick sehen, wie viele Teilnehmende vor Ort sind und hast Zugriff auf die Kontaktdaten aus evenito.

Die App ist für Apple- und Android-Geräte verfügbar. Wir empfehlen, die App bereits einige Wochen vor dem Event zu testen.

Voraussetzungen zur Nutzung

  • Apple-Geräte mit mind. iOS 17 oder neuer
  • Android-Geräte mit mind. Android 13 oder neuer
  • Gerät (unabhängig der Marke) sollte mind. 4 GB RAM 
  • Mobilfunknetz mit mind. 4G und mindestens 2 GB freier Speicher (mind. 4 GB insgesamt)

Erste Schritte


1. Gerät mit stabilem WLAN verbinden.

2. App mit dem Namen "Check-in & Guestlist | evenito" und dem Icon Check-in app- requirements and preparations1 im Store herunterladen:

Falls du die App schon installiert hast, stelle sicher, dass diese auf dem neuesten Stand ist und du die aktuelle Version verwendest.

3. App öffnen und mit evenito Zugangsdaten einloggen.

Bei mehreren Check-in-Mitarbeitenden, welche keinen eigenen evenito Zugang haben, kannst du einen "Check-in User" erstellen, der auf mehreren Geräten verwendet werden kann. Die App übernimmt automatisch die User-Sprache aus dem evenito Profil. 

Bitte beachte:

Die App ist aktuell in den User-Sprachen Deutsch, Englisch, Italienisch und Französisch verfügbar.


4. Organisation und Event auswählen oder in den Einstellungen wechseln - die Kontaktliste wird anschliessend synchronisiert und heruntergeladen.  

5. Beim erstmaligen Öffnen des QR-Code Scanners Check-in app- requirements and preparations4 muss zunächst der Zugriff auf die Kamera erlaubt werden, damit die QR-Codes der Teilnehmenden später eingescannt werden können.

Achtung:

Stelle am Eventtag sicher, dass die aktuelle Teilnehmerliste geladen ist. Dafür kannst du die Gesamt-Teilnehmerzahl (angemeldet, abgemeldet und ausstehend) oben rechts in der App mit der Anzahl der Kontakte im Backoffice abgleichen. 
Aktualisiere die Liste, indem du diese diese mit dem Finger nach unten ziehst bis über der Liste ein Lade-Symbol erscheint.

Offline-Nutzung der App

Sobald die Kontaktliste heruntergeladen bzw. aktualisiert wurde, kann die App auch ohne Internetverbindung verwendet werden. Die Kontakte werden in diesem Fall synchronisiert, sobald das Gerät wieder mit dem Internet verbunden ist. Wir empfehlen jedoch, die App mit einer stabilen Internetverbindung zu nutzen und ggf. einen Hotspot zu verwenden. 

Funktionen in der App

Einstellungen Using the check-in app01

Klicke auf das Zahnrad oben rechts, um die Einstellungen zu öffnen. Dort kannst du sehen, mit welchem Profil du angemeldet bist und dich abmelden.

Solltest du als User in verschiedenen evenito Spaces hinterlegt sein, kannst du unter "Organisation" zwischen den Spaces hin- und herwechseln. Unter "Event" kannst du zwischen den verschiedenen Events im ausgewählten Space wechseln.

Wenn der Quick Check-in/-out aktiviert ist, wird jeder Kontakt, mit dem Scan des QR-Codes automatisch ein- oder ausgecheckt. Der Check-In muss dann nicht noch zusätzlich bestätigt werden. 

Über den "Force Sync" Button kannst du eine Aktualisierung der Daten in der App erzwingen.

Filter Using the check-in app3

Du kannst die Gästeliste nach folgenden Eigenschaften filtern:

  • Anmeldestatus (Angemeldet, abgemeldet, ausstehend)
  • Gruppe (alle Gruppen, die zuvor im Event angelegt und Kontakten zugewiesen wurden)
  • Check-in Status (Eingecheckt, ausgecheckt, noch nicht eingecheckt)

Du kannst die Filter miteinander kombinieren und z.B. alle Teilnehmenden anzeigen, die angemeldet, aber noch nicht eingecheckt sind, um herauszufinden, wie viele Teilnehmende noch fehlen. 

Bitte beachte:

Der Filter wirkt sich auf die Anzeige der Anzahl der Gäste oben rechts in der App aus.

  • Die erste Zahl (hier o) oben rechts ist die Anzahl der bereits eingecheckten Gäste. Wenn ein Filter gesetzt ist, wird die Anzahl der eingecheckten Gäste, auf die der gesetzte Filter zutrifft, angezeigt.
  • Die zweite Zahl (hier 5) gibt die Gesamtzahl aller Kontakten im Event an, egal, ob an- oder abgemeldet oder ein- oder ausgecheckt.

Sortierung Using the check-in app4 

Mithilfe der Sortierung kannst du die Gästeliste nach folgenden Eigenschaften sortieren:

  • Nachname
  • Vorname
  • Unternehmen
  • Anmeldedatum

Suchfeld Using the check-in app5

Im Suchfeld unten in der App kannst du nach dem Vornamen, dem Nachnamen oder dem vollständigen Namen eines Kontakts suchen. 

Gästeliste Using the check-in app6

 

Bitte beachte:

Sollte die Anzahl der Kontakte nicht mit der Anzahl im Backoffice übereinstimmen, gehe wie folgt vor:

  • Überprüfe, ob deine Check-in Sitzung abgelaufen ist. Sollte sie abgelaufen sein, melde dich mit dem gleichen Login wie zuvor wieder an, damit deine Daten nicht verloren gehen. 
  • Überprüfe, ob die neueste Version der App installiert ist.
  • Überprüfe, ob in der App Filter gesetzt sind, die die angezeigte Kontaktanzahl beeinflussen.
  • Klicke in den App-Einstellungen auf den "Force Sync" Button um eine Datenaktualisierung zu erzwingen.


Folgende Symbole liefern weitere Details zum Kontakt:

Anmeldetatus: 

  • Using the check-in app8 = Angemeldet
  • Using the check-in app9 = Abgemeldet 
  • Kein Symbol = Ausstehend (weder an- noch abgemeldet)

Check-in Status: 

  • Using the check-in app10 = Weder ein- noch ausgecheckt. 
  • Using the check-in app11 = Eingecheckt
  • Using the check-in app12 = Ausgecheckt

Bitte beachte:

Mit Klick auf die Check-in-Symbole in der Gästeliste werden die Kontakte direkt ein- oder ausgecheckt:

  • Klick auf das weisse "Noch nicht eingecheckt"-Symbol: Kontakt wird eingecheckt
  • Klick auf das grüne "Eingecheckt"-Symbol: Kontakt wird ausgecheckt
  • Klick auf das blaue "Ausgecheckt"-Symbol: Kontakt wird wieder eingecheckt

Weitere Angaben auf der Gästeliste pro Kontakt: 

  • Vor- & Nachname
  • Unternehmen
  • Gruppen

    Kontaktdetails

    Klicke auf einen Kontakt, um alle Kontaktinformationen und Anmeldedetails einzusehen oder den Gast ein- oder auszuchecken.

     

    QR-Code Scanner Using the check-in app14

    Wenn du den Teilnehmenden zuvor einen QR-Code für den Check-In per E-Mail geschickt hast, kannst du diesen ganz einfach mit dem QR-Code Scanner scannen. Durch Klick auf das Symbol unten rechts Using the check-in app14 wird die Kamera geöffnet. Sobald ein QR-Code gescannt wird, werden die entsprechenden Kontaktdetails angezeigt. 

     

    Nun kannst du Daten wie Anmeldestatus oder Gruppen überprüfen und den Kontakt über den Button unten rechts ein- oder auschecken. Unter "Details" werden weitere Kontaktdetails angezeigt.

    Um den nächsten QR-Code zu scannen, kannst du einfach die Kamera auf diesen richten und der neue Kontakt wird aufgerufen. 

    Hast du die Funktion "Quick-Check-in/-out" in den Einstellungen aktiviert, wird mit Scan des QR-Codes nicht nur der Kontakt aufgerufen, sondern direkt folgende Aktion ausgeführt: 

    • Ausstehende Teilnehmende werden eingecheckt
    • Eingecheckte Teilnehmende werden ausgecheckt
    • Ausgecheckte Teilnehmende werden eingecheckt

    Oben rechts in der App wird die Zahl der eingecheckten Gäste (auf die die aktuell gewählten Filtereinstellungen zutreffen) und die Gesamtzahl aller Kontakte im Event angezeigt.

    QR-Code für Check-In an Teilnehmende verschicken

    Den persönlichen QR-Code für den Check-In kannst du ganz einfach über einen Platzhalter in einer Nachricht verschicken.

    Öffne hierfür die Nachricht, in der du den QR-Code verschicken möchtest und klicke an die entsprechende Stelle im Text, um über die Textbearbeitungszeile den "Platzhalter-Manager" aufzurufen. Unter "Kontaktinformationen" findest du den Platzhalter "QR Code", welcher mit Klick auf diesen als [[contact.qr]] in die Nachricht eingefügt wird. 

    Wie kann ich einen QR-Code für das Check-in versenden?2

    Sobald du die Vorschau für einen bestimmten Kontakt öffnest oder die Nachricht verschickst, wird anstelle des Platzhalters der persönliche QR-Code des Empfängers eingefügt.

    Wie kann ich einen QR-Code für das Check-in versenden?3

    Der QR-Code enthält den persönlichen Token eines Kontakts. Eine Vorschau des QR-Codes findest du auch in der Detailansicht eines Kontakts unter "Kontakte" im "Gäste-Management"

    Bitte beachte:

    Der QR-Code kann direkt vom Smartphone gescannt werden und muss nicht ausgedruckt werden. Darüber kannst du die Teilnehmenden in der E-Mail aktiv informieren.