In diesem Artikel:
Das Modul “Warteliste” wurde entwickelt, um dir zu helfen, ausgebuchte Veranstaltungen effizient zu verwalten. Anstatt interessierte Gäste abzuweisen, kannst du deren Daten sammeln und sie manuell zum Event einladen/anmelden, falls Plätze frei werden.
Achtung:
Derzeit ist die Warteliste (V1) nicht mit allen Modulen und Funktionen kompatibel. Alle Einschränkungen findest du hier.
Limits definieren
Um die Warteliste nutzen zu können, muss dein Event neben einem aktiven Anmelde-Prozess auch über gesetzte Limits verfügen.
Gehe in die "Event-Einstellungen" und öffne den Reiter "Limits" um dein allgemeines oder gruppenspezifisches Anmeldelimit zu hinterlegen. Weitere Informationen zu den Limits findest du hier.
Warteliste aktivieren
Damit du deinen Teilnehmern ermöglichen kannst sich auf die Warteliste zu setzen, sobald deine Veranstaltung voll ist, musst du die Funktion zunächst in deinen Formular-Einstellungen aktivieren.
Navigiere hierfür zum „Gäste-Management“ und wähle „Formulare“ aus. Klicke hier auf das Zahnrad oben rechts, um in die “Einstellungen Anmeldeformular” zu gelangen, aktiviere den Schalter „Wartelisten-Formular aktivieren“ und bestätige dies über den "Speichern & schliessen" Button.
Benachrichtigungen definieren
In den "Einstellungen Anmeldeformular" findest du unter „Systembenachrichtigungen“ nun den Reiter „Warteliste“.
In diesem Reiter kannst du nun die neuen Systembenachrichtigungen „Für die Warteliste anmelden“ und „Bestätigung für Warteliste“ definieren.
Der Text "Für die Warteliste anmelden" erscheint in deinem Formular, sobald das Anmeldelimit deines Events erreicht ist. Der Text "Bestätigung für Warteliste" erscheint, sobald ein Teilnehmer sich erfolgreich auf die Warteliste deines Events gesetzt hat.
Formular erstellen
Sobald du die Warteliste in deinen Formular-Einstellungen aktiviert hast, erscheint das Wartelisten-Formular ganz unten in deinen Formularen.
Dieses kannst du nun, genau wie jedes andere Formular in evenito, gestalten und die nötigen Kontaktinformationsfelder und Zusatzfragen einfügen.
Um Zeit zu sparen, kannst du die Struktur deines Anmeldeformulars, mit einem Klick auf den Button „Vom Hauptformular kopieren“, in dein Wartelisten-Formular kopieren.
Weitere Informationen zur Formularerstellung findest du hier.
Bitte beachte:
Nutze den Sprachwechsler oben rechts um bei einem mehrsprachigen Event die Benachrichtigungen und das Formular in den jeweiligen Sprachen zu hinterlegen.
Nachrichten aufsetzen
Durch das aktivieren der Warteliste stehen dir nun zwei weitere Nachrichtentypen zur Nutzung zur Verfügung.
Du hast die Möglichkeit eine "Wartelisten-Bestätigung" zu erstellen, welche automatisch versendet wird, sobald ein Teilnehmer sich auf die Warteliste gesetzt hat und du kannst die "Wartelisten-Einladung" aufsetzen, welche du manuell versenden kannst, sobald du einen Teilnehmer von deiner Warteliste, auf Grund eines frei gewordenen Platzes, zu deinem Event einladen möchtest.
Gehe zum aufsetzen deiner Nachrichten wie hier beschrieben vor und wähle in den Einstellungen der Nachricht, im Dropdown "Typ", den entsprechenden Typ für deine Wartelisten-Nachricht aus.
Weitere Informationen zum aufsetzen deiner Nachricht findest du hier.
Die Teilnehmer Journey
Sobald das definierte Limit deines Events erreicht ist, passt sich der Anmeldeprozess für deine Teilnehmer automatisch an:
- Der Standard-Anmeldebutton auf deiner Website ändert sich automatisch zu „Joyn the waiting list“.
- Deine Teilnehmer werden mit der von dir, unter „Für die Warteliste anmelden“, definierten Systembenachrichtigung begrüsst (z. B. „Die Registrierung ist voll. Möchtest du dich auf die Warteliste setzen lassen?“).
- Nach dem Absenden des Formulars erhalten deine Teilnehmer die „Bestätigung für Warteliste“ auf dem Bildschirm und, falls im Menüpunkt Kommunikation unter „Nachrichten“ konfiguriert, eine automatisierte E-Mail „Wartelisten-Bestätigung“.
Teilnehmer verwalten
Alle Kontakte, die sich auf die Warteliste setzen, werden in deiner Kontaktliste mit dem Status 
“Auf Warteliste” angezeigt.
Teilnehmer manuell auf die Warteliste setzen
Du kannst einen Kontakt auch selbst auf die Warteliste setzen, in dem du den Anmeldestatus des Kontaktes in der Kontaktübersicht anklickst und den Status “Auf Warteliste” auswählst. Nachfolgend öffnet sich ein Fenster, in welchem du entscheiden kannst, ob du nur den Status des Teilnehmers ändern möchtest (klick auf "Bestätigen & nicht senden") oder ob du deine aufgesetzte Nachricht zur Wartelisten-Bestätigung versenden möchtest (klick auf "Bestätigen & senden).
Teilnehmer zum Event einladen/anmelden
Um einen Teilnehmer der auf der Warteliste ist nun zu deinem Event einzuladen, klicke auf seinen Anmeldestatus und ändere ihn von „Auf Warteliste“ in entweder zu „Eingeladen (Warteliste)“ oder zu „Angemeldet“.
- Wenn du „Eingeladen (Warteliste)“ auswählst, wirst du gefragt, ob du die "Wartelisten-Einladung"-Nachricht versenden möchtest.
- Wenn du „Angemeldet“ auswählst, fragt ein Pop-up, ob du deine aufgesetzte "Anmeldebestätigung" versenden möchtest.
Hinweis:
Da die Einladung von der Warteliste derzeit ein manueller Prozess ist, empfehlen wir, deine eigene E-Mail-Adresse in das BCC-Feld deiner Abmeldebestätigung einzutragen. Auf diese Weise wirst du sofort benachrichtigt, wenn durch eine Abmeldung ein Platz frei wird, da du eine Kopie jeder Abmeldebestätigung erhältst und weisst so, dass du einen Teilnehmer deiner Warteliste nun zum Event einladen kannst.
Aktuelle Einschränkungen
Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, beachte bitte die folgenden technischen Einschränkungen:
- Manuelle Einladung: Gäste werden nicht automatisch nachgerückt, wenn ein Platz frei wird; der Event-Manager muss dies manuell auslösen.
- Limit-Konflikte: Du kannst für die Wartelisten-Logik entweder ein allgemeines Event-Limit oder Gruppen-Limits verwenden, diese können jedoch nicht kombiniert werden.
- Keine Begleitungen: Das Wartelisten-Formular unterstützt derzeit nicht die Funktion für Begleitungen („Plus-Eins“).
- Ticketing: Das Wartelisten-Formular funktioniert nicht in Zusammenhang mit dem Ticketing-Modul.
- Hospitality: Das Wartelisten-Formular funktioniert nicht in Zusammenhang mit dem Hospitality-Modul.