Mit Hilfe des Badge Printings hast du die Möglichkeit, personalisierte Dateien für verschiedene Anwendungsfälle, wie z.B. die Personalisierung von Namensschildern zu nutzen.
In diesem Artikel
Funktion Badge Printing aktivieren
Hinweis:
Bei diesem Modul handelt es sich um eine zusätzliche Funktion, die nicht im Basis Setup von evenito zur Verfügung steht. Bitte kontaktiere deinen Sales-Ansprechpartner oder das Customer Success Team, wenn du dich für diese Funktion interessierst und weitere Informationen zur Freischaltung wünscht.
Erstelle deine Badge Datei
Bevor du die Datei personalisieren kannst, musst du als erstes ein entsprechendes Dokument erstellen. Hierfür setzt du ein Word-Dokument auf, in welchem du Texte, Bilder, Logos usw. einfügst und das gewünschte Format festlegst. Weitere Informationen zur Erstellung findest du in diesem Artikel. Die benötigten Platzhalter findest du hier.
Datei verwenden
Sobald du deine Datei vorbereitet hast, kannst du diese in deinem Event hinterlegen.
Gehe hierfür in der Navigation auf den Menüpunkt "Content", wähle dann die "Personalisierte Dateien" aus und klicke auf das "+"-Symbol auf der rechten Seite.
Im sich öffnenden Fenster definierst du den Namen deiner Datei, wählst im Dropdown unter Typ "Badge" aus und fügst deine Datei über den Dateimanager hinzu, indem du rechts auf die Büroklammer klickst. Bestätige abschliessend den Upload über den "Hinzufügen"-Button.
Bitte beachte:
Für den Fall, dass dein Event mehrsprachig ist, kannst du über den Sprachwechsler oben rechts die Dateien in verschiedenen Sprachen hinterlegen. Sobald du die Datei dann für deine Kontakte herunterlädst oder versendest, erhalten diese die Datei automatisch in der im Kontakt hinterlegten Sprache. Möchtest du für alle Sprachen die gleichen Badges verwenden, ist es ausreichend die personalisierte Datei in einer Sprache zu hinterlegen. Diese zieht sich automatisch in alle hinterlegten Eventsprachen.
Download und Versand
Download
Damit du deine erstellte Datei nun personalisiert herunterladen kannst, wähle im Menüpunkt "Gäste-Management" die gewünschten und benötigten Kontakte aus, indem du die jeweilige Checkbox dieser anwählst.
Sobald du deine Kontaktauswahl getroffen hast, klickst du oben rechts auf den Download-Button und wählst "Personalisierte Dateien" aus.
Bitte beachte:
Das Auswählen einzelner Kontakte in der Liste über verschiedene Seiten ist dabei leider nicht möglich. Stattdessen hast du aber die Möglichkeit, die Filter-Funktion ("Filter anzeigen") zu nutzen und deine Datei zum Beispiel nur für die angemeldeten Kontakte zu erstellen.
Im Dropdown des sich öffnenden Fensters kannst du nun deine Datei für den Export auswählen.
Mit dem Klick "Rendern" bestätigst du den Export deines Badges. Der Download wird zeitversetzt vorbereitet und die Dauer hängt von der Grösse und Anzahl der ausgewählten Dateien und Kontakte ab. Sobald der Download bereitgestellt wurde, wirst du in der Benachrichtigungs-Glocke informiert und kannst die Datei herunterladen.
Du hast ebenfalls die Möglichkeit die personalisierte Datei nur für einen einzelnen Kontakt herunterzuladen. Öffne hierfür den gewünschten Kontakt indem du rechts auf das Stift-Symbol klickst. Klicke dann in den Details oben rechts auf den Download-Button und wähle die Datei aus, um den Download auszulösen.
Versand
Um deinen Teilnehmern die Datei per Nachricht zukommen zu lassen, musst du als erstes eine Nachricht erstellen, mit welcher du diese versenden möchtest.
Füge für den Link zur Datei einen Button in der Nachricht ein und hinterlege in der URL den Platzhalter der Datei.
Alternativ kannst du den Platzhalter auch hinter einem Satz oder Wort verlinken, oder ihn als Link zum Kopieren zur Verfügung stellen.
Im Platzhalter-Manager im Abschnitt "Dateien" findest du die entsprechenden Platzhalter für die Datei. Es gibt dort zwei verschiedene Optionen.
Der erste Platzhalter (hier als Beispiel "Badge") bezieht sich auf die personalisierte Datei des Hauptkontakts. Der zweite Platzhalter (+ Begleitungen) schliesst automatisch beide Dateien ein, was bedeutet, dass die personalisierten Dateien für beide Kontakte (Hauptkontakt + Begleitung) enthalten sind.
Nach dem du deine Nachricht fertiggestellt und getestet hast, kannst du diese nun an die gewünschten Kontakte versenden.
Wird der Platzhalter "Dateiname" (+ Begleitungen) in einer Nachricht verwendet, kann die Datei erst nach dem regulären Versand bereitgestellt werden. Bei einem Versand als Testnachricht wird keine Datei bereit gestellt.
Bitte beachte:
Falls mehrere Dateien gerendert werden müssen, wird eine Benachrichtigung angezeigt, dass das Dokument gerade vorbereitet wird. Die Seite muss dann neu geladen werden um auf das vollständige Dokument zugreifen zu können. Nach dem Neuladen steht das Dokument direkt zur Verfügung.
Beachte bitte auch, dass das Dokument ab Versand der Nachricht lediglich für 7 Tage zur Verfügung steht. Sollte der Empfänger die Datei bis dahin nicht herunterladen, verliert der Link seine Gültigkeit und die Nachricht muss neu versendet werden.
Badge drucken
Du möchtest den Grossteil deiner Badges bereits vor Eventstart drucken? Dann gehe bitte wie in dem Abschnitt Download beschrieben vor, indem du dir deine personalisierten Badges herunterlädst um sie dann gesammelt drucken zu können.
Möchtest du deine Badges live am Veranstaltungsort während des Check-In Prozesses pro Kontakt drucken lassen, kannst du dies über das entsprechende Event direkt im evenito backoffice tun.
Bitte beachte:
Wir empfehlen dir grosse Mengen an Badges bereits vor Eventstart zu drucken und die Funktion aus dem Backoffice nur für einzelne Fälle oder kurzfristige Check-ins vor Ort zu benutzen.
Um deine Kontakte über das Backoffice einzuchecken und ihnen ein personalisiertes Badge zu drucken, aktiviere die Funktion "Check-in" im Menüpunkt "Module". Klicke dann auf den Menüpunkt "Check-in" in deiner Navigationsleiste.
Um Badges für einzelne Teilnehmer drucken zu können, aktiviere bitte den Schalter "Badge-Druck" oben rechts.
Rufe dir nun deinen gewünschten Kontakt auf, indem du ihn auf der linken Seite in deiner Kontaktübersicht anklickst. Du hast hier ebenfalls die Möglichkeit nach Vor - oder Nachnamen zu suchen, oder auch die Filterfunktion zu verwenden, um dir beispielsweise nur bestimmte Gruppen anzeigen zu lassen, welche du vor Ort akkreditieren möchtest.
Bitte beachte:
Verwendest du Handscanner welche den persönlichen Token hinter dem QR-Code eines jeden Kontaktes auslesen können, wird hier nach dem Scan der entsprechende Token in der Suchleiste angezeigt und der Kontakt automatisch geöffnet.
Klicke dann auf den "Einchecken" Button auf der rechten Seite und dein Kontakt wird eingecheckt.
Hast du mehrere personalisierte Badge-Dateien hinterlegt, werden im ersten Schritt immer alle Dateien zum Druck vorbereitet. Du kannst dann in der Druck-Vorschau noch einmal manuell entscheiden, welche der Badges du für diesen Kontakt drucken möchtest.
Du wirst dann direkt zur Druck-Vorschau geführt und kannst hier noch einmal entscheiden, welche Dateien genau und auf welchem Gerät du diese drucken möchtest.
Bestätige den Vorgang indem du auf "Drucken" klickst.
Dein gewünschtes Badge wird nun über deine vorab ausgewählte, verbundene und getestete Hardware gedruckt.
Solltest du ein Badge öfter als einmal benötigen, klicke auf den roten Button "Check-in überschreiben" auf der rechten Seite und der Druckvorgang wird erneut ausgelöst.
Hardware
Achtung!
Für einen erfolgreichen Badge Druck vor Ort benötigst du externe Hardware, welche deinen genauen Anforderungen entspricht.
Falls du hier Empfehlungen für einen externen Dienstleister benötigst, wende dich jederzeit an deinen Sales-Ansprechpartner oder das Customer Success Team.
Grundsätzlich funktioniert jede Hardware zum Druck deiner Badges, auf welche dein Computer oder Laptop Zugriff hat.
Bitte stelle sicher, dass deine Hardware auch die Anforderungen an euren gewünschten Badge Druck erfüllt, wie zum Beispiel in einem bestimmten Format - oder auf einem bestimmten Papier zu drucken.
Verbinde die Hardware in den Druck-Einstellungen deines Computers oder Laptop, damit dir diese in der Druckvorschau im evenito Backoffice zur Auswahl angezeigt werden kann.
Um die Badge Printing Funktion nutzen zu können, sollten die entsprechenden Browser auf die neuste Version aktualisiert sein.
Bitte beachte:
Der Browser Safari wird nicht unterstützt.
Um einen reibungslosen Ablauf vor Ort sicherzustellen, teste den Bade Druck und alle zu verwendenden Dateien vor Eventbeginn frühzeitig und ausgiebig.