In diesem Artikel:
Vorbereitung
Bitte beachte:
Um den Check-in im Backoffice zu verwenden, muss der User die Rolle "Administrator", "Supporter", "Event-Manager" oder "Check-in" besitzen.
User mit der Rolle "Check-in" können im Backoffice des Events nur den Check-in sehen und keine Änderungen am Event vornehmen.
Sofern der Menüpunkt "Check-in" noch nicht in deiner Navigation angezeigt wird, aktiviere diesen bitte in deinen Modulen wie hier beschrieben.
Bitte beachte:
Die Aktivierung der Module ist den Rollen "Administrator", "Supporter" und "Event-Manager" vorbehalten. User mit der "Check-in" Rolle müssen sich dementsprechend an einen User mit diesen Rechten wenden, falls der Menüpunkt "Check-in" noch nicht aktiviert sein sollte.
Check-in-Übersicht
Öffnest du das Check-in-Modul über deine Navigation, wird dir zunächst auf der linken Seite die Such- und Filterfunktion sowie deine Kontaktliste angezeigt.
Auf der rechten Seite hast du zudem die Option, den Quick-Check-in über den Toggle zu aktivieren und siehst die Übersicht der Aktivitäten aller Teilnehmer, sprich, die bis zu diesem Zeitpunkt durchgeführten Check-ins und -outs.
Bitte beachte:
Öffnest du den Check-in zum ersten Mal, lädst du dein Browserfenster neu oder loggst dich aus dem Tool aus, werden die Aktivitäten hier in der allgemeinen Übersicht nicht mehr dargestellt.
In der Kontaktliste werden standardmässig in jeweils separaten Spalten die Kontaktinformationsfelder "Vorname", "Nachname", "E-Mail" und "Token" angeführt. Diese werden um die Spalten "Check-in-Status" und "Gruppen" ergänzt. Möchtest du darüber hinaus weitere Felder wie z. B. den Anmeldestatus einblenden, klicke bitte rechts auf den Bearbeitungsstift und wähle in der sich öffnenden Übersicht die jeweilige(n) Checkbox(en) an.
Check-in-Prozess
Such- und Filterfunktion
Um einen Kontakt zu finden, klicke beispielsweise in das Suchfeld, um nach dem Namen oder Token zu suchen.
Alternativ hast du zudem die Möglichkeit, auf "Filter anzeigen" zu klicken und dir bspw. alle Teilnehmer einer bestimmten Gruppe oder eines bestimmten Anmelde- oder Check-in-Status anzeigen zu lassen.
Diese Filter kannst du jederzeit wieder entfernen oder das Fenster wieder kleiner machen, indem du auf "Filter ausblenden" klickst. Die Filter bleiben bestehen und werden dir als entsprechende Tags nach wie vor dargestellt.
Check-in durchführen
Hast du deinen gewünschten Kontakt gefunden und möchtest diesen nun einchecken, klicke diesen an. Auf der rechten Seite erscheint nun die entsprechende Kontaktansicht des Teilnehmers:
In dieser Ansicht werden dir folgende Informationen dargestellt:
- Name (des Teilnehmers)
- Button "Einchecken" (bzw. "Auschecken", sofern der Kontakt bereits eingecheckt ist)
- Check-in-Status: sofern noch kein Check-in oder -out erfolgte, wird hier der Status "Nicht verfügbar" angezeigt. Nach Anklicken des "Einchecken"- oder "Auschecken"-Buttons wird der Status analog zu
oder 
angepasst. - Token
- E-Mail (des Teilnehmers)
- Gruppen
- Des Weiteren werden unterhalb dieser Informationen die "Aktuellsten Aktivitäten" des Teilnehmers angeführt. Dies gilt es nicht zu verwechseln mit der Übersicht an Aktivitäten aller Teilnehmer.
Möchtest du nun einen Kontakt einchecken, klicke auf den "Einchecken"-Button. Der Kontakt wird nun sowohl in der persönlichen Kontaktmaske mit dem Status "eingecheckt" als auch in der Gesamtkontaktliste in der Spalte "Check-in-Status" mit "check-in" gekennzeichnet.
Bitte beachte:
Sobald ein Teilnehmer eingecheckt wird, der zuvor noch nicht den Status „Angemeldet“ hatte, wird sein Status durch den Check-in automatisch auf „Angemeldet“ aktualisiert.
Parallel dazu wird der Check-in sowohl in der Aktivitätenübersicht des Teilnehmers als auch in der Aktivitätenliste aller Kontakte angeführt.
Möchtest du den Teilnehmer wieder auschecken, klicke oben rechts in der persönlichen Kontaktmaske auf den "Auschecken"-Button. Der Status wechselt sowohl in der Teilnehmeransicht als auch in der Spalte "Check-in-Status" analog auf "ausgecheckt". Zudem wird diese Anpassung auch in den jeweiligen Aktivitäten übernommen:
Ein Kontakt kann auch mehrfach ein- oder ausgecheckt werden. Klicke dazu bspw. nach einem bereits erfolgten "Check-out" erneut auf den Button "Einchecken".
Sollte es vorkommen, dass ein Teilnehmer beispielsweise nicht ausgecheckt wurde, jedoch erneut eingecheckt werden muss, kannst du den neuen "Check-in" mithilfe des "Check-in überschreiben"-Buttons erneut tracken.
Der alte Log wird dabei nicht gelöscht. Stattdessen wird in der persönlichen Aktivitätenliste des Teilnehmers ein zweiter Check-in-Status angeführt. Dies gilt auch analog für einen zweiten Check-out.
Bitte beachte:
Die finalen Check-ins und -outs aller Teilnehmer kannst du ebenfalls in deiner Kontaktübersicht einsehen. Im Kontaktexport findest du noch einmal alle einzelnen Logs detailliert aufgelistet.
Möchtest du zusätzlich zum Check-in unser Badge-Printing direkt aus dem evenito Backoffice benutzen, gehe bitte wie in diesem Artikel beschrieben oder in diesem Video gezeigt vor.
Quick-Check-in
Durch die Aktivierung des Quick-Check-ins kannst du den Check-in-Prozess etwas beschleunigen. Sobald du den Toggle aktiviert hast und in der "Suchen"-Zeile manuell den Token eines Teilnehmers eingibst oder der Token durch ein Scannen des QR-Codes erfasst wird, ist der Teilnehmer direkt eingecheckt, ohne dass zusätzlich auf einen Button geklickt werden muss.
Ist der Teilnehmer bereits eingecheckt und der Token/QR-Code wird ein zweites Mal erfasst, wird der Teilnehmer direkt wieder ausgecheckt.