Berichte

In diesem Artikel erfährst du, wie du deinen Kollegen oder externen Partnern automatisiert Berichte mit Teilnehmerdaten deines Events zukommen lassen kannst.

Das Modul "Berichte" wurde entwickelt, um dir die manuelle Erstellung und das Versenden von Gästelisten abzunehmen. So können deine Kollegen und Partner automatisch und regelmässig die aktuellsten Teilnehmerdaten aus deinen Events erhalten, ohne das für dich ein hoher manueller Aufwand entsteht.

Dieses Modul ermöglicht es dir, die Erstellung der Berichte zu automatisieren, diese passwortgeschützt zu versenden und selbst zu bestimmen, welche Kontakt- und Anmeldedetails du dabei teilen möchtest. 

Domain hinterlegen

Damit du deine Berichte versenden kannst, musst du zunächst den Menüpunkt "Ressourcen" in deinen "Space-Einstellungen" öffnen. Klicke anschliessend auf den Reiter "E-Mail Domains" und hinterlege, falls noch nicht geschehen, die benötigten Domains deiner Empfänger im Bereich "Berichtsempfänger-Domains".

Alle E-Mail Adressen, welche eine der hinterlegten Domains enthalten, können nun als Empfänger deiner Berichte hinzugefügt werden. 

Berichte Modul aktivieren

Nachdem die benötigten Domains in deinen "Ressourcen" hinterlegt wurden, müssen nun noch die "Berichte" in deinem Event im Navigationspunkt "Module" aktiviert werden.

Sobald das Modul aktiviert wurde, kannst du es in der Navigation innerhalb deines Events unter diesem Icon finden.

Aufsetzen der Berichte

Nachdem die Voraussetzungen erfüllt sind, kann ein Bericht erstellt werden. Gehe dafür zu dem Modul "Berichte" und klicke auf das Plus-Zeichen oben rechts.

Im Nächsten Schritt öffnet sich ein neues Fenster, in welchem du die Details deines Berichtes bestimmst.

Berichtsspalten festlegen

Wähle bis zu fünf Spalten der Kontakt- und Anmeldedetails aus, die in den Bericht aufgenommen werden sollen. Hoverst du mit deinem Cursor über die Felder, kannst du diese zusätzlich per drag and drop in der Reihenfolge verschieben. Bestätige deine Eingabe über den Button "Kontakte filtern". 

Kontakte filtern

Im zweiten Schritt kannst du die Filter bestimmen, die sich auf deinen Bericht auswirken sollen. So kannst du z.B. festlegen, dass nur Kontakte einer bestimmten Gruppe oder mit einem bestimmten Anmeldestatus im Bericht enthalten sein sollen. Weitere Informationen zur Nutzung der Filter findest du in diesem Artikel. 

Empfänger hinzufügen

Füge anschliessend die E-Mail-Adressen deiner Empfänger hinzu, in dem du diese einzeln, jeweils in ein "Eintrag hinzufügen"-Feld, eingibst. Klicke anschliessend auf den Button "Bericht abschliessen".

Bitte beachte:

Es werden nur E-Mail Adressen zugelassener Domains akzeptiert.

Bericht abschliessen

Im letzten Schritt müssen noch die finalen Daten deines Berichtes hinterlegt werden.

Gebe zunächst einen "Namen" für deinen Bericht ein. Wir empfehlen hier einen sehr eindeutigen Namen zu verwenden, damit die Empfänger direkt wissen worum es in dem Bericht geht.

Gebe danach im Dropdown Menü "Wird wöchentlich verschickt am" an, zu welchen Tagen der Bericht verschickt werden soll. Du kannst hierbei eine mehrfach Auswahl treffen und aus allen Tagen der Woche wählen. 

Bitte beachte:

Berichte können derzeit nur terminiert aufgesetzt werden. Ein sofortiges Versenden ist also nicht möglich. 

Nachdem das Event stattgefunden hat wird der eingestellte Bericht noch einmal versendet und endet danach automatisch.

Im Feld "E-Mail Absender" hinterlegst du nun noch die E-Mail Adresse, die bei den Empfängern im Postfach angezeigt werden soll. 

Bitte beachte:

Das Absenderfeld wird zunächst automatisch ausgefüllt. Hierbei wird „noreply@„ und deine E-Mail Domain, die zuoberst in den E-Mail Domains in deinen Space-Einstellungen angezeigt wird, verwendet.

Du kannst den Absender nach deinen Wünschen anpassen, musst aber eine von den in deinem Space hinterlegten E-Mail Domains verwenden. 

Setze im letzten Schritt das "Passwort" für den Bericht, welches die folgenden Kriterien erfüllen muss:

• Mindestens 10 Zeichen
• Sollte mindestens einen Grossbuchstaben enthalten
• Sollte mindestens einen Kleinbuchstaben enthalten
• Sollte mindestens eine Zahl enthalten
• Sollte mindestens ein Sonderzeichen enthalten

Achtung:

Das Passwort muss sich zwingend gemerkt oder notiert werden, da es zu einem späteren Zeitpunkt nicht noch einmal eingesehen werden kann. 

 Nachdem du alle Angaben hinterlegt hast, kann der Bericht erstellt werden, in dem du auf den "Erstellen" Button klickst. Anschliessend erscheint der Bericht dann in der Übersicht. 

Übersicht Berichte

In der Übersicht werden dir auf der Linke Seite in der Kachel "Berichte" alle erstellten Berichte untereinander aufgelistet. 

Klickst du einen dieser Berichte an, wird dir rechts in der Kachel "Empfänger" angezeigt, wer der oder die Empfänger dieses Berichtes sind. 

Möchtest du einen erstellten Bericht löschen, kannst du dies tun, in dem du in der Übersicht deiner Berichte mit dem Cursor über den gewünschten Bericht fährst und auf das Mülleimer-Symbol klickst. 

Bericht einsehen

Nachdem du deinen Bericht aufgesetzt hast, wird dieser automatisiert, zu dem von dir definierten Zeitpunkt, an die hinterlegten Empfänger versendet. Damit der Empfänger bei erhalt der E-Mail den Bericht öffnen kann, musst du ihm zuvor noch das Passwort zukommen lassen.

Der Aufbau der E-Mail ist fest definiert und enthält den Namen und die E-Mail Adresse des Empfängers, den Event-Titel, das Event-Datum und den Berichtstyp. 

Der Empfänger kann die E-Mail dann in seinem Postfach öffnen, auf den PDF-Anhang klicken und das Passwort, welches du definiert hast, eingeben um den Bericht einsehen zu können.