Einstellungen und Struktur der Formulare

In diesem Artikel erfährst du, welche Einstellungen du in den Formularen vornehmen kannst, wie sich die Struktur zusammensetzt und wie du die Systembenachrichtigungen hinterlegen kannst.

Öffne in deiner Navigation das "Gäste-Management" und klicke auf "Formulare" um deine Formulare bearbeiten oder erstellen zu können. Werden dir die Formulare noch nicht angezeigt, musst du diese zunächst in den "Modulen" aktivieren. 

Einstellungen der "Formulare"

Um dir die Formular-Einstellungen aufzurufen, klicke oben rechts auf das Zahnrad.

Zeiträume

Oben auf der linken Seite findest du eine Übersicht der hinterlegten Zeiträume aus dem Menüpunkt "Event-Einstellungen".

Möchtest du den Zeitraum zur Verfügbarkeit des veröffentlichten Anmeldeformulars anpassen oder entfernen, kannst du über den Button direkt in die Bearbeitung der Zeiträume springen. Um den Anmeldezeitraum anzupassen, gehe bitte wie in diesem Artikel beschrieben vor.

Systembenachrichtigungen

Unterhalb der Zeiträume kannst du individuelle Texte für die verschiedenen Benachrichtigungen, die im Zuge der An-/Abmeldung angezeigt werden können, definieren. 

• "Systembenachrichtigung: Anmeldung bestätigt": Diese Nachricht wird dem Teilnehmer angezeigt, sobald er seine Anmeldung erfolgreich abgeschlossen hat.
• "Systembenachrichtigung: Anmeldung abgelehnt": Diese Nachricht wird ausgegeben, wenn der Teilnehmer auf den Abmelde-Button geklickt hat.
• Limit erreicht: Lege fest, welche Systemnachricht angezeigt werden soll, sobald die von dir im Event definierte maximale Teilnehmerzahl erreicht wurde. 
• "Systembenachrichtigung: Anmeldebeginn": Definiere den Text, welcher vor dem offiziellen Start des von dir definierten Anmeldezeitraumes angezeigt werden soll. Der Platzhalter [[date]] zeigt automatisch das hinterlegte Datum aus dem Feld "Beginn" in deinen Zeiträumen an.
• "Systembenachrichtigung: Anmeldeschluss": Definiere den Text, welcher nach offiziellem Ende des von dir definierten Anmeldezeitraumes angezeigt werden soll. Der Platzhalter [[date]] zeigt automatisch das hinterlegte Datum aus dem Feld "Ende" in deinen Zeiträumen an.

Module

Auf der rechten Seite, im Bereich der Einstellungen, werden die Module angezeigt, die du für die Formulare aktivieren kannst. 

• Event-Anmeldetyp: Definiere, mithilfe des Schalters "Geschlossenen Event aktivieren", ob dein Event privat oder öffentlich ist. Bei einem offenen Event kann sich jeder Kontakt, welcher die Website öffnet, anmelden. Bei einem privaten/geschlossenem Event können sich nur jene Kontakte anmelden, welche in evenito erfasst und mit einem Token versehen wurden oder welche über einen Gruppen-Token verfügen.

• Aktiviere den Schalter hinter "Token-Eingabe erlauben", um es deinen Teilnehmern auch bei einer öffentlichen Veranstaltung zu ermöglichen, ihren persönlichen Token oder Gruppen-Token einzugeben. Dies ermöglicht es dir, diesen individuellen Teilnehmern oder Gruppen einen zusätzlichen Komfort zu bieten (da sie bspw. die bereits vorhandenen Daten nicht selbst ausfüllen müssen) und zugleich weitere Daten abzufragen, welche in dem öffentlichen Formular nicht angezeigt werden sollen.

  Bitte beachte:

  Damit der Schalter "Token-Eingabe erlauben" eingeblendet wird, muss der Schalter "Geschlossenen Event aktivieren" ausgeschaltet sein.

• Durch die Aktivierung der "Willkommens-Box" kannst du eine individuelle Begrüssung für deine Gäste hinterlegen. Je nachdem ob dein Event öffentlich oder privat ist, variiert der Aufbau der Willkommens-Box:

  • Bei einem privaten Event, bei welchem die Eingabe eines Tokens erforderlich ist, wird neben dem Anmelden-Button zudem der Abmelden-Button angezeigt.
  • Bei einer Veranstaltung, bei welcher das Anmeldeformular auf deiner Website öffentlich zugänglich ist, entfällt der Abmelden-Button. 

  Weitere Informationen

  Bei einem öffentlichen Event erscheint für die Interessenten zunächst nur der Anmelden-Button. Die Logik besteht darin, dass ein Interessent, welcher bei einem öffentlich zugänglichen Event lediglich auf den Link klickt, um weitere Informationen zu erhalten, dann aber doch nicht am Event teilnehmen möchte, nicht extra seine gesamten Daten im Anmeldeformular eingeben und auf "Abmelden" klicken wird. Sprich, nur ein Teilnehmer, welcher wirklich Interesse am Event bekundet, wird auf "Anmelden" klicken und seine Daten eingeben.

• Aktiviere den Schalter "Anmeldeformular Begleitungen aktivieren" um ein separates Formular für die Begleitpersonen erstellen zu können. Weitere Information zum Formular für die Begleitung findest du hier.
• Setze durch das Anwählen des "Abmeldeformular aktivieren"-Schalters ein separates Formular auf, welches der Kontakt ausfüllen muss, damit er sich von deinem Event abmelden kann. Weitere Information zum Abmeldeformular findest du hier.

Struktur der "Formulare"

Die Ansicht der "Formulare"-Seite ist abhängig von den von dir aktivierten Modulen in den Einstellungen der Formulare.

• "Gruppen"-Dropdown: Hast du deine Formulare gruppenspezifisch aufgesetzt, kannst du über den Gruppen-Dropdown z.B. eine bestimmte Gruppe auswählen, um die Ansicht des Formulars für diese spezifische Gruppe zu überprüfen. 
• "Systeminformation: Token eingeben": Definiere den individuellen Text zur Eingabe des Tokens (nur bei einem privaten / geschlossenen Event).
• "Willkommens-Box": Definiere eine individuelle Begrüssung für deine Gäste.
• "Persönliche Informationen": Definiere die abzufragenden Kontaktinformationen und erstelle Zusatzfragen.
• "Persönliche Informationen Begleitung": Definiere die abzufragenden Kontaktinformationen und erstelle Zusatzfragen für mögliche Begleitungen deiner Kontakte. Weitere Information zum Begleiter-Formular findest du hier.
• "Abmeldeformular": Definiere die abzufragenden Kontaktinformationen und erstelle Zusatzfragen, welche dein Kontakt ausfüllen muss, um sich von deinem Event abmelden zu können. Weitere Information zum Abmeldeformular findest du hier.

Buttons der "Formulare"

Die Buttons, die dir im jeweiligen Bereich der Formularstruktur angezeigt werden kannst du individuell benennen. So werden dir zum Beispiel unterhalb der "Willkommens-Box" der Ab- und Anmelde-Button angezeigt. 

Mit Klick auf einen der beiden Buttons, kannst du die Benennung bearbeiten:

Auf der linken Seite hast du die Möglichkeit, die Bezeichnung des "Abmelden"-Buttons anzupassen, während du auf der rechten Seite die des "Anmelden"-Buttons bearbeiten kannst.