In diesem Artikel:
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- Automatisierte Asset-Verteilung (Ticketing & Host-Management)
- Manuelle Asset Zuweisung
Voraussetzungen
Bevor du startest, stelle sicher, dass folgende Punkte erfüllt sind:
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Das Modul Externe Assets muss in deinen Event-Modulen aktiviert sein.
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Für die automatische Asset Zuweisung muss das Ticketing- oder das Hospitality-Modul in deinem Space vollständig eingerichtet und im Event aktiviert sein.
Asset-Typen erstellen
Navigiere im Menü zu "Content" und klicke auf "Externe Assets". Erstelle hier zunächst deinen ersten Asset-Typen, indem du auf den Button "Asset erstellen" klickst.
Code-Asset erstellen
- Schritt 1: Wähle das Format "Codes" aus und vergib im Feld "Asset-Typ-Name" einen entsprechenden Namen für deinen Code-Asset-Typen. Wechsle zu Schritt zwei, in dem du auf den "Assets hochladen"-Button klickst.
- Schritt 2: Ziehe deine Excel oder CSV Datei per drag and drop in das Pop-Up Fenster oder wähle deine Datei via dem "Durchsuchen"-Button aus.
- Schritt 3: Verknüpfe nun die Spalte mit den individuellen Codes aus deiner Tabelle mit dem "Code" Feld im Upload-Fenster, in dem du dieses über das Dropdown-Menü auswählst und bestätige deine Aktion mit dem "Bestätigen"-Button.
Bitte beachte:
- Du kannst pro Upload maximal eine Spalte mit dem "Code" Feld verknüpfen
- Entferne alle Spaltenüberschriften aus deiner Datei
- Leere oder doppelte Codes können nicht importiert werden
- Die Code-Zeichenfolgen sind auf 100 Zeichen begrenzt
Nach dem erfolgreichen Upload erhältst du sowohl eine Benachrichtigung unten rechts im Fenster, als auch in der Benachrichtigungsglocke in deiner Navigation.
Dein erstellter Asset-Typ wird dir nun inklusive deiner Code-Liste angezeigt.
Wie du die bereits erstellte Asset-Typen oder die Code-Liste bearbeiten und löschen kannst, erfährst du hier.
PDF-Asset erstellen
- Schritt 1: Wähle das Format "PDFs" aus und vergib im Feld "Asset-Typ-Name" einen entsprechenden Namen für deinen Code-Asset-Typen. Klicke den "Assets hochladen"-Button um zu Schritt 2 zu gelangen.
- Schritt 2: Ziehe deine PDF Dateien per drag and drop in das Pop-Up Fenster oder wähle deine Dateien via dem "Durchsuchen"-Button aus.
- Schritt 3: Alle von dir ausgewählten PDF Dateien werden in das Upload-Fenster geladen. Sollte eine Datei fehlerhaft sein, wird diese vom Upload exkludiert und dir hier entsprechend markiert. Bestätige den Upload der PDFs mit dem "Schliessen"-Button.
Bitte beachte:
- Dateigrösse: Einzelne PDF-Dateien dürfen maximal 1 MB gross sein.
- Jedes PDF muss als eine eigene Datei hochgeladen werden. Mehrere PDFs gebündelt in einer PDF-Datei ergeben beim Upload auch nur ein einziges PDF-Asset.
Nach dem erfolgreichen Upload erhältst du sowohl eine Benachrichtigung unten rechts im Fenster, als auch in der Benachrichtigungsglocke in deiner Navigation.
Dein erstellter Asset-Typ wird dir nun inklusive der vollständigen PDF-Übersicht angezeigt.
Wie du die Asset-Typen oder die PDFs bearbeiten kannst erfährst du hier.
Assets an Kontakte Verteilen
Sobald du deine Assets in mindestens einem Asset-Typen hochgeladen hast, kannst du diese nun an deine Kontakte verteilen.
Automatisierte Asset Verteilung (Ticketing & Host Management)
Wenn du möchtest, dass deinen Kontakte nach Buchung eines Tickets via dem evenito Ticketshop - oder nach Zuweisung eines Tickets durch einen Host automatisiert ein Asset zugewiesen wird, welches du dann beispielsweise automatisiert in deiner Anmeldebestätigung hinterlegen kannst, gehe wie folgenden beschrieben vor.
Asset-Typen mit Ticket-Typen verknüpfen
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Navigiere zum Menüpunkt "Tickets" und öffne dort den gewünschten Ticket-Typ.
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Verknüpfe hier deinen Ticket-Typ mit dem gewünschten Asset-Typ. Klicke dafür im rechten "Externe Assets" Bereich auf das "+"-Symbol.
- Wähle im Pop-Up Fenster den Asset-Typ, welchen du mit diesem Ticket verknüpfen möchtest und bestätige deine Eingabe.
Bitte beachte:
Um eine ausreichende Kapazität zu gewährleisten, können nur Asset-Typen ausgewählt werden, bei denen mindestens so viele nicht zugewiesene Assets wie nicht zugewiesene Tickets vorhanden sind.
- Nach Verknüpfung von Ticket und Asset wird diese in der Ticketübersicht über einen Tag sichtbar angezeigt.
- Sobald der Asset-Typ mit deinem Ticket-Typ verknüpft worden ist, wird beim Kauf oder bei Zuweisung des Tickets durch einen Host oder Event Manager auch automatisch ein Asset an den Kontakt vergeben.
Achtung!
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Kontakten, die bereits vor der Erstellung der Verknüpfung ein Ticket gekauft oder zugewiesen haben, wird kein automatisches Asset mehr zugewiesen.
- Ein Host sieht bei der Ticket-Zuweisung auf einen Kontakt nicht, dass er in diesem Schritt automatisch ein Asset an diesen Kontakt verteilt.
Manuelle Asset Zuweisung
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Navigiere zu deiner Kontaktliste im Menüpunkt "Gäste-Management"
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Markiere die gewünschten Kontakte welchen du ein Asset zuweisen möchtest. Nutze hier ggf. die Filter, um deine Zielgruppe einzugrenzen (z.B. alle Personen mit dem Status Angemeldet oder einer bestimmten Gruppe).
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Wähle im erscheinenden Menü unten die Bulk-Aktion "Asset zuweisen" aus, wähle dann den entsprechenden Asset-Typ im Pop-Up Fenster an und klicke auf "Vorschau Aktualisierung".
Bitte beachte:
Das System prüft vorab: Verfügbare Assets ≥ Anzahl ausgewählter Kontakte. Ist der Pool zu klein, wird die Zuweisung blockiert, um eine unvollständige Verteilung der Assets zu verhindern.
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Im Vorschau-Fenster erhältst du nun noch einmal eine Zusammenfassung deiner Asset-Zuweisung, welche du final mit dem "Asset zuweisen"-Button bestätigen kannst.
Bitte beachte:
- Die Assets werden deinen Kontakten zufällig zugewiesen.
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In einer Bulk-Zuweisung kann pro Kontakt nur ein einziges Asset eines Asset-Typs zugewiesen werden. Benötigt ein Kontakt mehrere Assets des selben - oder unterschiedlicher Asset-Typen, müssen diese in einer weiteren Bulk-Aktion hinzugefügt werden.
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Du hast nun allen ausgewählten Kontakten erfolgreich ein Asset zugewiesen. Um dies zu überprüfen, klicke in die Kontaktdetails einer der Kontakte und prüfe, ob im rechten Bereich "Anmeldung" ein entsprechendes Asset deines gewünschten Asset-Typen angezeigt wird.
Assets in Nachrichten versenden
Assets können ganz einfach via Platzhalter oder Anhang in deinen Nachrichten versendet werden.
Öffne den Nachrichten-Editor für die E-Mail, in welcher du die Assets kommunizieren möchtest.
Code Assets versenden
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Füge den gewünschten Asset-Typ Platzhalter, aus dem Bereich "Externe Assets" in deinem Platzhalter-Manager in den Text deiner Nachricht ein, indem du diesen anklickst.
- Der Platzhalter wird dann an dieser Stelle in deine Nachricht eingefügt.
- Um zu überprüfen ob der Platzhalter greift, nutze entweder die Nachrichten-Vorschau oder die Vorschau des Test E-Mail Versand.
Tipp
Wenn du die automatische Asset-Zuweisung verwendest, kannst du den Code-Platzhalter bereits in deiner automatisierten Anmeldebestätigungs-Nachricht verwenden. Da die Assets sofort nach Ticketauswahl - oder Zuweisung auf dem Kontakt hinterlegt werden, greifen diese auch bereits ab diesem Moment und können direkt an deine Kontakte ausgespielt werden.
PDF Assets versenden
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Füge den Asset-Typ als Anhang in den Einstellungen deiner Nachricht hinzu, indem du auf den Plus Button rechts im Bereich "Anhänge" klickst und den gewünschten Asset-Typen auswählst.
Bitte beachte:
PDF Anhänge werden nur via dem tatsächlichen Nachrichtenversand ausgelöst. In der Vorschau und dem Testversand einer Nachricht hängt kein PDF an.
Assets verwalten
Hochgeladene und zugewiesene Assets und Asset-Typen können beliebig von dir während des gesamten Prozesses bearbeitet und verwaltet werden.
Asset von einem Kontakt entfernen
Um von einem Kontakt ein bereits manuell zugewiesenes Asset wieder zu entfernen, klicke im Menüpunkt "Gäste Management" auf die Kontaktdetails des Kontaktes, von welchem du das Asset löschen möchtest.
Hovere mit dem Curser, rechts im Bereich "Anmeldung", über das hinterlegte Asset und klicke auf das Mülleimer-Icon.
Das Asset wird nun wieder freigegeben und wird bei der nächsten Zuweisungs-Aktion an einen neuen Kontakt vergeben.
Um ein mit einem 0,00 CHF - oder manuell im evenito Backoffice zugewiesenes Ticket durch einen Host oder Event-Manager verknüpftes Asset von einem Kontakt zu entfernen, lösche in den Kontaktdetails das entsprechende Ticket und Asset von dem Kontakt.
Bitte beachte
Handelt es sich um ein über den evenito Ticketshop bezahltes Tickets, kannst du ein automatisch zugewiesenes Asset nicht mehr von dem Kontakt aus der Kontaktübersicht entfernen.
In diesem Fall lösche bitte das entsprechende Asset direkt aus dem Asset-Typ und lade es zur erneuten Verteilung noch einmal hoch, wie unten stehend beschrieben.
Assets bearbeiten und löschen
Um deine Assets einzusehen, zu erweitern oder zu löschen, rufe dir die Übersicht deiner Assets im Menüpunkt "Externe Assets" auf.
Hier findest du auf der linken Seite alle bereits erstellten Asset-Typen mit der entsprechenden Informationen, wie viele deiner gesamten Assets bereits zugewiesen wurden und wie viele noch zur Zuweisung an deine Kontakte zur Verfügung stehen.
Ebenfalls werden dir hier mit Tickets verknüpfte Assets entsprechend gekennzeichnet.
Um einen ganz neuen Asset-Typen hinzuzufügen, klicke bitte auf den Plus-Button im Bereich "Asset-Typen" und wiederhole den Vorgang zur Erstellung eines neuen Asset-Typen wie obenstehend im Artikel beschrieben.
Auf der rechten Seite findest du eine Gesamtübersicht aller Assets dieses Asset-Typen und, sofern diese Assets bereits Kontakten zugewiesen wurden, auch noch einmal die Informationen welches Asset mit welchem Kontakt verknüpft ist.
Bitte beachte:
Sollte der Kontakt in einem Hospitality Event ebenfalls einem spezifischen Host zugewiesen sein, wird dir auch dieser in der Übersicht angezeigt.
Um einem bestehenden Asset-Typen weitere Codes oder PDFs hinzuzufügen, klicke rechts in der Listenansicht auf den Plus-Button und erweitere deinen Asset-Typen um die gewünschte Code-Liste oder um die PDF-Dateien.
Um ein einzelnes Asset zu löschen, hovere mit dem Curser über dieses und klicke auf das Mülleimer-Icon ganz rechts in der jeweiligen Zeile. Ist dieses Asset bereits einem Kontakt zugewiesen, wird dies entsprechend auch aus den Kontakt-Details entfernt und der Kontakt verliert dieses Asset.
Um einen gesamten Asset-Typen zu löschen, hovere in der linken Box "Asset-Typen" über den entsprechenden Typen und klicke auf das Mülleimer-Icon. Bestätige die Löschung im Pop-Up Fenster. Bereits zugewiesene Assets dieses Typen, werden entsprechend von allen Kontakten entfernt.
