Plane deine Timeframes und definiere deinen Anmeldeschluss

Du möchtest, dass dein Anmeldeformular zu einem bestimmten Zeitpunkt geöffnet und/oder geschlossen wird?Dann definiere deinen Anmeldungszeitraum innerhalb deiner allgemeinen Event-Timeline wie in diesem Artikel beschrieben.

Generelle Event-Timeline definieren

Um deine Timeframes zu definieren, öffne den Reiter "Timeframes" im Menüpunkt Event-Center.

Definiere nun oben rechts, in den Feldern Beginn und Ende, den Zeitraum, welchen du gerne in deiner Timeframe-Übersicht angezeigt haben möchtest. Hier kannst du beispielsweise als Beginn den Zeitraum des Save-the-dates - oder Einladungsversandes nehmen, oder auch den Zeitraum, an welchem du angefangen hast an deinem Event zu arbeiten. Das Datum für das Ende deiner Timeline könnte beispielsweise dein "Danke fürs Kommen" Nachrichtenversand sein, oder auch das Datum deines letzten Event-Tages. 

Der von dir ausgewählte Zeitraum wird dir nun unterteilt nach Monaten und Tagen in deiner Timeline angezeigt. 

Dein in den Grundeinstellungen definierter Event-Zeitraum wird dir nun innerhalb dieser Timeline in Form eines grauen Balkens angezeigt. Hoverst du mit der Maus über diesen Balken, werden dir auch noch einmal Datum und Uhrzeiten detailliert dargestellt.

Möchtest du deinen Event-Zeitraum noch einmal anpassen, kannst du mit der Maus über das Wort "Event", links in deiner Übersicht, hovern und dort über diesen Button  direkt in deine Grundeinstellungen springen. Alternativ wähle bitte den Reiter "Grundeinstellungen" im Menüpunkt Event-Center aus um das Datum deines Events anzupassen.

Verfügbarkeit des veröffentlichten Anmeldeformulars hinterlegen

Um ein Datum zur Öffnung und Schließung deines Anmeldeformulars, welches du auf der Event-Website veröffentlichen möchtest zu hinterlegen, klicke auf den Plus-Button oben rechts und wähle die Option "Verfügbarkeit des veröffentlichten Anmeldeformulars" im Dropdown aus.  

Trage nun in dem Pop-Up Fenster im Feld Beginn das Datum ein, an welchem dein veröffentlichtes Anmeldeformular auf der Event-Website geöffnet werden soll. Im Feld Ende definierst du die Schließung deiner Anmeldung, also einen offiziellen Anmeldeschluss. Nach Ablauf dieses Datums kann sich niemand mehr zu diesem Event anmelden.

Du kannst hier entweder ein manuelles Datum eingeben, oder du nutz den sich öffnenden Kalender, sobald du mit deiner Maus in eines der beiden Felder klickst.

Entfernst du die Datumseingabe aus den Felder Beginn und Ende, bleibt diese Timeframe-Zeile in deiner Übersicht bestehen, die Anmeldung ist aber nun über den gesamten Event-Zeitraum durchgehend geöffnet.

Du kannst die Systembenachrichtigungen, welche sowohl vor offizieller Öffnung als auch nach offizieller Schließung der Anmeldung ausgespielt werden, individuell im Menüpunkt "Anmeldung" bearbeiten. Hoverst du mit deiner Maus über "Verfügbarkeit des veröffentlichten RSVP-Formulars" kannst du direkt über dieses Symbol in den Menüpunkt springen. Um die Systembenachrichtigungen anzupassen, gehe bitte wie in diesem Artikel beschrieben vor. 

Möchtest du deinen Anmeldezeitraum noch einmal anpassen, kannst du entweder den grauen Balken per drag & drop in deiner Timeline verschieben, oder du klickst noch einmal auf den grauen Balken und änderst das Datum im entsprechenden Pop-Up Fenster. Der Anmeldezeitraum aktualisiert sich automatisch innerhalb deiner definierten Timeline. 

Möchtest du den Anmeldezeitraum wieder löschen, weil er beispielsweise in einem neuen, kopierten Event nicht mehr benötigt wird, kannst du auf das Mülleimer-Symbol  klicken, welches erscheint wenn du mit deiner Maus über die Zeile "Verfügbarkeit des veröffentlichten Anmeldeformulars" hoverst.

Hast du hier keine Daten für die Öffnung- und Schließung deiner Anmeldung hinterlegt, ist das Anmeldeformular ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung auf der Website für alle sichtbar. 

Zeiträume für das Hospitality Management festlegen

Hast du das Hospitality Management in deinem Event aktiviert, werden dir die zu bearbeitenden Zeiträume automatisch im Reiter "Timeframes" dargestellt.

Definiere, in welchem Zeitraum deine Hosts Tickets buchen, Anpassungen an ihren Kontaktlisten vornehmen und Anmeldungen für den Teilnehmer umsetzen dürfen.

Trage hierzu in dem Pop-Up Fenster im Feld Beginn das Datum ein, an welchem die "Ticket-Buchung für Hosts", die "Änderungen der Kontaktliste" oder die "Registrierung durch den Host" geöffnet werden soll. Im Feld Ende definierst du die Schließung dieser Zeiträume. 

• "Ticket-Buchung für Hosts": Der Zeitraum, in dem ein Host Tickets aus dem von dir definierten Ticket-Kontingent buchen kann.
• "Änderungen der Kontaktliste": In diesem Bereich definierst du den Zeitraum, in welchem deine Hosts ihre Gästelisten hochladen oder Kontakte manuell über den "Kontakt"-Reiter hinzufügen dürfen.
• "Registrierung durch den Host": Lege den Zeitraum fest, in welchem deine Hosts ihre Gäste anmelden können. Nachdem der Host seinen Teilnehmern die Tickets zugewiesen hat, kann er direkt das Anmeldeformular ausfüllen und eine Anmeldebestätigung auslösen, sofern von dir gewünscht. Damit diese jedoch verschickt werden kann, muss diese vorab von dir im Menüpunkt "Nachrichten" mit dem Typ "Anmeldebestätigung" aufgesetzt worden sein.