In diesem Artikel erfährst du wie du deine Gruppen definieren und für was du sie verwenden kannst.
Anwendung der Gruppen
Um deine Gruppen einsehen oder bearbeiten zu können klicke zunächst in deiner Navigation auf "Gäste-Management" und wähle dann den Menüpunkt "Gruppen" aus.
Die Gruppen ermöglichen dir, neben einer besseren Übersicht über deine Teilnehmer, dein Event gruppenspezifisch aufzubauen.
Hinweis:
Einem Teilnehmer können mehreren Gruppen zugeordnet werden.
So hast du zum Beispiel die Möglichkeit für deine verschiedenen Gruppen unterschiedliche Anmeldelimits sowohl für die Hauptgäste, als auch für die Begleitungen zu setzen. Auch deine "Formulare" kannst du gruppenspezifisch aufsetzen, sodass nicht alle Teilnehmergruppen die gleichen Fragen angezeigt bekommen.
Ordnest du darüber hinaus auch deinen Programmpunkten Gruppen zu und aktivierst im "Programm"-Baustein auf der Website das gruppenspezifische Programm, sehen deine Teilnehmer auf der Website nur die Programmpunkte, die sie laut ihrer Gruppenzuordnung sehen dürfen.
Ausserdem kannst du deine Kommunikation, also deine "Nachrichten", gruppenspezifisch aufzusetzen und kannst somit entscheiden, welche Teilnehmer Gruppe welche Nachricht erhalten soll und kannst die Inhalte der Nachrichten entsprechend variieren.
Gruppen definieren
Klicke auf das Pluszeichen oben rechts um eine neue Gruppe hinzuzufügen.
Folgende Punkte kannst du je Gruppe definieren:
- Name der Gruppe (z. B. In Person)
- Farbe der Gruppe, welche einer besseren Übersicht dient.
- Das Limit der Begleitungen pro Hauptgast pro Gruppe
- Das maximaler Teilnehmerlimit pro Gruppe
Hast du deine Gruppen definiert, kannst du die Einstellungen über den Button “Änderungen speichern” bestätigen.
Bitte beachte:
Wenn ein Teilnehmer mehrere Gruppen hat, wird bei der Anmeldung das Limit derjenigen Gruppe angewendet, die ihr Limit zuerst erreicht hat.
Achtung!
Bei geschlossenen Events werden die von dir vorab definierten und zugeteilten Gruppen des Hauptgastes auch für die Begleitungen übernommen.
Gruppen durch Hochladen von Kontakten erstellen
Neben dem manuellen Einrichten der Gruppen besteht auch die Möglichkeit, die Gruppen automatisch durch das Hochladen von Kontakten erstellen zu lassen.
Um dies zu tun müssen lediglich die gewünschten Gruppennamen in der Excel-Tabelle eingeben werden und diese beim Upload dem Kontaktfeld „Gruppen“ zuordnen werden. Findet das Tool bei diesem Upload unbekannte Gruppen in der Liste, werden diese automatisch erstellt.
Die folgende Meldung wird dann in evenito angezeigt:
Die neu erstellten Gruppen können dann wie im Abschnitt „Gruppen definieren“ beschrieben bearbeitet werden.
Gruppen löschen
Um eine Gruppen zu löschen, streiche mit deinem Mauszeiger über die gewünschte Gruppe und klicke auf das Mülleimer-Symbol an der rechten Seite. Bestätige deine Aktion, in dem du in dem sich öffnenden Fenster auf den "Löschen"-Button klickst.
Auffanggruppen
Unter der Auffanggruppe wird jene Gruppe verstanden, welche einem Teilnehmer automatisch zugeordnet wird, wenn bei ihm keine Zuweisung (z. B. beim Anlegen des Kontakts) erfolgt ist. Es besteht die Möglichkeit mehrere Auffanggruppen zu bestimmen.
Um die Auffanggruppe zu definieren, klicke auf das Zahnrad oben rechts und wähle im Dropdown deine Wunsch-Gruppen aus. Zur Auswahl stehen dir all jene Gruppen, welche du zuvor im Reiter Gruppen hinterlegt hast.
Bitte beachte:
Die Auffanggruppe wird anschliessend in der Übersicht mit dem 
-Symbol gekennzeichnet. Diese Gruppe kann im Folgenden nicht mehr gelöscht werden!