Mithilfe unserer evenito Badge Printing Funktion hast du die Möglichkeit personalisierte Dateien für verschiedene Use-Cases, wie z. B. die Personalisierung von Namensschildern für deine Teilnehmer direkt über das evenito Backoffice zu drucken.
In diesem Artikel
Funktion personalisierte Dateien aktivieren
Um die personalisierte Dateien-Funktion verwenden zu können, muss diese von unserem Produktteam für euren Space freigeschaltet werden. Wende dich also gerne an unser CS-Team, damit wir die Freischaltung der Funktion für dich in die Wege leiten können.
Erstelle deine personalisierte Datei
Bevor du deine Datei personalisieren kannst, musst du dir als erstes ein entsprechendes Dokument erstellen. Hierfür setzt du ein Word-Dokument auf, in welchem du deine Texte, Bilder, Logos, usw. einfügst.
Bitte beachte:
Dein Dokument muss in dem gleichen Format angelegt werden, in welchem du es am Ende auch drucken möchtest.
Bitte beachte:
Für die Erstellung des Word-Dokuments sollten nur die Basis-Schriften, wie zum Beispiel Arial verwendet werden. Da die personalisierten Dateien nicht jede Font abbilden können, wird diese im Hintergrund andernfalls automatisch auf eine Basis-Schrift angepasst.
Platzhalter in personalisierten Dateien
Folgende Platzhalter kannst du in deinem Word-Dokument verwenden:
- Startdatum Event:
[[event.startDateWithDay]]
- Startzeit Event:
[[event.startTime]]
- Name Event:
[[event.name]]
- Beschreibungstext Event:
[[event.description]]
- Hauptlocation des Events (Name und Adresse):
[[event.location]]
- Anrede:
[[contact.greeting]]
- Titel:
[[contact.title]]
- Vorname:
[[contact.firstName]]
- Nachname:
[[contact.lastName]]
- Adresse:
[[contact.address]]
- Postcode:
[[contact.zip]]
- Ort:
[[contact.city]]
- individueller Token:
[[contact.token]]
- QR-Code zum Check-In:
[[images.qrcode]]
- QR-Code zur pers. Registrierung auf der Event-Website:
[[images.registerQr]]
- QR-Code zum pers. Zugang der virtuellen Plattform:
[[images.connectUrlQr]]
Bitte beachte:
Du hast ausserdem die Möglichkeit, alle für dein Anmeldeformular erstellten Kontaktinformationsfelder und Zusatzfragen als Platzhalter in deiner personalisierten Datei zu nutzen. Diese findest du in deinem Platzhalter Manager unter "Kontaktinformationen".
Bitte beachte:
Variiere die Grösse deiner QR-Codes, indem du u. a. zwischen folgenden Varianten der Höhen- und Breiten-Angabe wählst (am Beispiel des QR-Codes zur pers. Registrierung auf der Event-Website):
[[images.registerQr width=1,height=1]]
[[images.registerQr width=3,height=3]]
[[images.registerQr width=5,height=5]]
Neben den genannten Massen kannst du aber auch eigene Grössen wählen (z. B. width=4,height=4).
Datei verwenden
Sobald du deine Datei vorbereitet hast, kannst du diese in deinem Event hinterlegen.
Gehe hierfür auf deine Kontakte, wähle den Reiter "Personalisierte Dateien" aus und klicke auf das "+"-Symbol auf der rechten Seite.
Im sich öffnenden Fenster definierst du dann den Namen deiner Datei, wählst im Dropdown unter dem Typ "Badge" aus fügst deine Datei über den Dateimanager hinzu, indem du rechts auf die Büroklammer klickst. Bestätigst dann den Upload über den "Hinzufügen"-Button.
Bitte beachte:
Für den Fall, dass dein Event mehrsprachig ist, kannst du über den Sprachwechsler oben rechts die Dateien in verschiedenen Sprachen hinterlegen. Sobald du die Datei dann für deine Kontakte herunterlädst oder versendest, erhalten diese die Datei automatisch in der im Kontakt hinterlegten Sprache. Möchtest du für alle Sprachen die gleichen Badges verwenden, ist es ausreichend die personalisierte Datei in einer Sprache zu hinterlegen. Diese zieht sich automatisch in alle hinterlegten Eventsprachen.
Download und Versand
Download
Damit du deine erstellte Datei nun personalisiert herunterladen kannst, gehst du auf deine Kontakte und wählst die gewünschten Teilnehmer aus, indem du die oberste Checkbox anwählst. Sobald du deine Kontaktauswahl getroffen hast, klickst du oben rechts auf den Download-Button und wählst "Personalisierte Dateien" aus.
Bitte beachte:
Das Auswählen einzelner Kontakte in der Liste über verschiedene Seiten ist dabei leider nicht möglich. Stattdessen hast du aber die Möglichkeit, die Filter-Funktion ("Filter anzeigen") zu nutzen und deine Datei zum Beispiel nur für die angemeldeten Kontakte zu erstellen.
Als nächstes wählst du deine Datei über das Dropdown-Menü aus. Es öffnet sich das folgende Fenster:
Bitte beachte:
Der Dateiname und der Empfänger werden automatisch vom System ausgefüllt. Als Empfänger hinterlegt es dabei standardmässig die E-Mail-Adresse, mit welcher du dich in evenito einloggst. Beides kannst du aber natürlich auch manuell anpassen.
Mit dem Klick auf den "Rendern" Button bestätigst du den Versand der personalisierten Dateien an die Empfänger E-Mail Adresse. Der Download wird zeitversetzt vorbereitet und die Dauer des Versandes hängt von der Größe und Anzahl der ausgewählten Dateien und Kontakte ab.
Der Link zum Download der Dateien in der E-Mail ist ab dem Empfangs-Zeitpunkt für 7 Tage gültig. Nach Ablauf dieser Zeit kannst du nicht mehr auf die Dateien hinter dem Link zugreifen und musst einen neuen Export starten.
Natürlich hast du auch die Möglichkeit die personalisierte Datei nur für einen einzelnen Kontakt herunterzuladen. Öffne hierfür den gewünschten Kontakt, indem du mit dem Curser über den Kontakt hoverst und auf der rechten Seite auf den Bearbeitungsstift klickst. Klicke dann oben rechts auf den Download-Button und wähle die gewünschte Datei aus um den Download auszulösen.
Versand
Um deinen Teilnehmern die Datei per Nachricht zukommen zu lassen, musst du als erstes eine Nachricht erstellen, mit welcher du diese versenden möchtest.
Füge für den Link zur Datei einen Button in der Nachricht ein und hinterlege in der URL den Platzhalter der Datei. Alternativ kannst du den Platzhalter auch hinter einem Satz oder Wort verlinken, oder ihn als Link zum Kopieren zur Verfügung stellen.
Im Platzhalter-Manager im Abschnitt "Dateien" findest du die entsprechenden Platzhalter für die Datei. Es gibt dort zwei verschiedene Optionen. Der erste Platzhalter (hier als Beispiel "Testdatei") bezieht sich auf die personalisierte Datei des Hauptkontakts. Der zweite Platzhalter (+ Begleitungen) schließt automatisch beide Dateien ein, was bedeutet, dass die personalisierten Dateien für beide Kontakte (Hauptkontakt + Begleitung) enthalten sind.
Nach dem du deine Nachricht fertiggestellt hast, kannst du nun deine Nachricht an die gewünschten Kontakte versenden.
Hinweis:
Wird der Platzhalter "Dateiname" (+ Begleitungen) in einer Nachricht verwendet, kann die Datei erst nach dem regulären Versand bereitgestellt werden. Bei einem Versand als Testnachricht wird keine Datei bereit gestellt.
Falls mehrere Dateien gerendert werden müssen, wird eine Benachrichtigung angezeigt, dass das Dokument gerade vorbereitet wird. Die Seite muss dann neu geladen werden, um auf das vollständige Dokument zugreifen zu können. Nach dem Neuladen steht das Dokument direkt zur Verfügung.
Badge drucken
Du möchtest den Großteil deiner Badges bereits vor Eventstart drucken? Dann gehe bitte wie in dem Abschnitt Download beschrieben vor, indem du dir deine personalisierten Badges herunterlädst um sie dann gesammelt drucken zu können.
Ebenfalls hast du die Möglichkeit Badges über das evenito Backoffice zu drucken.
Bitte beachte:
Wir empfehlen dir große Mengen an Badges bereits vor Eventstart zu drucken und die Funktion aus dem Backoffice nur für einzelne Fälle oder kurzfristige Check-ins vor Ort zu benutzen.
Um deine Kontakte über das Backoffice einzuchecken und ihnen ein personalisiertes Badge zu drucken, aktiviere diese Funktion in den Grundeinstellungen deines Event Centers indem du den Schalter auf der rechten Seite unter "Check-in" aktivierst.
Klicke dann auf den Menüpunkt "Check-in" oben rechts in deiner Navigationsleiste.
Um Badges für einzelne Teilnehmer drucken zu können, aktiviere bitte den Schalter "Badge-Druck" oben rechts.
Bitte beachte:
Die Funktion bleibt so lange aktiviert, bis du sie entweder wieder manuell ausschaltest, den Menüpunkt "Check-in" verlässt oder deine Browserseite aktualisierst.
Rufe dir nun deinen gewünschten Kontakt auf, indem du ihn auf der linken Seite in deiner Kontaktübersicht anklickst. Du hast hier ebenfalls die Möglichkeit nach Vor - oder Nachnamen zu suchen, oder auch die Filterfunktion zu verwenden, um dir beispielsweise nur bestimmte Gruppen anzeigen zu lassen, welche du vor Ort akkreditieren möchtest.
Klicke dann auf den "Einchecken" Button auf der rechten Seite und dein Kontakt wird eingecheckt.
Es erscheint nun die folgende Meldung:
Hast du mehrere personalisierte Badge Dateien hinterlegt, werden im ersten Schritt immer alle Dateien zum Druck vorbereitet. Du kannst dann in der Druck-Vorschau noch einmal manuell entscheiden, welche der Badges du für diesen Kontakt drucken möchtest.
Du wirst dann direkt zur Druck-Vorschau geführt und kannst hier noch einmal entscheiden, welche Dateien genau und auf welchem Gerät du diese drucken möchtest.
Bestätige den Vorgang indem du auf "Drucken" klickst.
Dein gewünschtes Badge wird nun über deine ausgewählte Hardware gedruckt.
Solltest du ein Badge öfter als einmal benötigen, klicke auf den roten Button "Check-in überschreiben" auf der rechten Seite und der Druckvorgang wird erneut ausgelöst.
Hardware
Grundsätzlich funktioniert jede Hardware zum Druck deiner Badges, auf welche dein Computer oder Laptop Zugriff hat.
Bitte stelle sicher, dass deine Hardware auch die Anforderungen an euren gewünschten Badgedruck erfüllt, wie zum Beispiel in einem bestimmten Format - oder auf einem bestimmten Papier zu drucken.
Verbinde die Hardware in den Druck-Einstellungen deines Computers oder Laptop, damit dir diese in der Druckvorschau im evenito Backoffice zur Auswahl angezeigt werden kann.
Um die Badge Printing Funktion nutzen zu können, müssen die entsprechenden Browser mindestens auf diesen Versionen laufen:
- Chrome 111.0
- Firefox 111.0
- Edge 111.0
- Safari: Nicht unterstützt
Bitte beachte:
Wir empfehlen dir deine Browser aus Sicherheitsgründen immer auf die neuste Version zu aktualisieren.