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Kontakte, Gruppen, Gruppen-Token, Referenten & personalisierte Dateien

Kontakte

Übersicht Kontakte (anzeigen und filtern)

evenito bietet dir unter "Kontakte" einen Überblick über deine erfassten Kontakte (eingeladene Gäste/Teilnehmer).

Du kannst in der Übersicht deine Einstellungen selbst hinterlegen, damit du deine Kontakte wunschgerecht bearbeiten, filtern und sortieren kannst.

In diesem Artikel

Übersicht Kontakte
Kontakte filtern
Sortierung
Anzeige der Spalteninhalte definieren
Icons für den Anmelde- und Check-in-Status
Kontakte exportieren

Übersicht Kontakte

Im Menüpunkt Kontakte erhältst du eine Übersicht über all deine Kontakte, deren Kontaktinformationen und Antworten auf veranstaltungsspezifische Zusatzfragen. Diese Übersicht erlaubt es dir, deine Kontakte für bestimmte Aktionen auszuwählen oder ihre Angaben zu bearbeiten.

Damit du Kontakte in deiner Übersicht vorfindest, müssen diese in das Tool überführt werden. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Über den Plus-Button oben rechts hast du die Option, Kontakte einzeln oder per Excelliste manuell hinzuzufügen. Weitere Informationen findest du in diesen Artikeln:

Um Kontakte zu löschen, aktiviere vor den gewünschten Kontakten die Checkbox und klicke anschliessend auf das Mülleimer-Symbol oben rechts.

Achtung!

Einmal gelöscht, können die Kontakte und bisher hinterlegten Informationen (sprich Kontaktinformationsfelder oder Antworten auf veranstaltungsspezifische Zusatz- oder Unterfragen) sowie der Anmelde- oder Check-in-Status nicht wiederhergestellt werden. Die Daten sind verloren. Wir empfehlen dir in diesem Fall vorab einen Export zu ziehen.

Kontakte filtern

Damit du den Überblick über deine Kontakte behältst, kannst du deine Kontaktliste in evenito benutzerdefiniert filtern.

Im Suchfeld kannst du mit Schlagworten (z. B. Vorname, Nachname, Unternehmen) nach dem gewünschten Kontakt suchen.

Übersicht Kontakte (anzeigen, filtern und exportieren)1

Klicke auf “Filter anzeigen”, um die spezifischen Filtereinstellungen zu öffnen.

Mithilfe des Dropdown "In Feldern suchen" definierst du die Kontaktinformationen und veranstaltungsspezifischen Zusatzfragen, welche gefiltert werden sollen. Wähle dafür im Dropdown die gewünschten Informationen mithilfe der Checkbox aus.

Achtung!

Damit die Suche gestartet werden kann, müssen mindestens 2 Buchstaben oder Zahlen eingegeben werden. Möchtest du beispielsweise nach der Tischnummer 1 suchen, so hinterlege diese bitte als "01" im Tool.

Bitte beachte:

Um nach diesen Kontaktinformationen oder Zusatzfragen filtern zu können, musst du diese zunächst in den Einstellungen der Kontakte () hinterlegen. Standardmässig sind die Informationen Vorname, Nachname und E-Mail vordefiniert. Möchtest du weitere Felder hinzufügen, gehe wie im Artikel Kontaktinformationen festlegen und bearbeiten beschrieben vor. Die Zusatzfragen können im Menüpunkt "Anmeldung" aufgesetzt werden. Weitere Informationen findest du in diesem Artikel: Lege veranstaltungsspezifische Zusatzfragen und Unterfragen fest.

Unter "Kontakttyp" hast du die Möglichkeit nach "Hauptkontakt" oder nach "Begleitung" zu filtern, um dir entweder nur die Hauptkontakte, oder nur die Begleitpersonen deines Events in der Kontaktübersicht anzeigen zu lassen.

Unter “Gruppenzugehörigkeit” kannst du auf weitere, spezifische Gruppenzugehörigkeit(en), z. B. VIP, Speaker, o. ä. filtern. Wähle diese im Dropdown aus. Vorab gilt es diese Gruppe(n) ebenfalls zunächst im Tool zu hinterlegen. Weitere Informationen findest du im Artikel Gruppen definieren.

Da die Kontakte mehreren Gruppen angehören können, kannst du im 2. Dropdown (hinter "Gruppenzugehörigkeit") definieren, inwiefern die Gruppenzugehörigkeit angewendet werden soll. Dazu hast du folgende Möglichkeiten:

Eine der Gruppen: Kontakt gehört einer der definierten Gruppe an
Alle Gruppen: Kontakt ist allen Gruppen zugehörig
Genaue Übereinstimmungen: Kontakt gehört exakt den definierten Gruppen an

Bitte beachte:

Wenn du in der Kontaktübersicht mit der Maus über eine Gruppe hoverst, wird dir der vollständige Gruppenname angezeigt.

Des Weiteren kannst du deine Kontakte noch nach dem "Anmeldestatus" sowie dem "Check-in-Status" filtern.

Im Dropdown hinter "Anmeldestatus" stehen dir dabei die Optionen "Ausstehend", "Angemeldet" und "Abgemeldet" zur Verfügung.

Bitte beachte:

Mit dem Status "Ausstehend" werden nur jene Kontakte gekennzeichnet, welche direkt aus dem Tool von dir eingeladen wurden, sich daraufhin jedoch weder an- noch abgemeldet haben. Bei einer offenen Anmeldung, bei welcher deine Teilnehmer bspw. über Social Media oder andere Kanäle auf die Event-Website kommen, um sich registrieren, wirst du nur den Status "Angemeldet" oder "Abgemeldet" auffinden.

Im Dropdown "Check-in-Status" kannst du zwischen den Option "Nicht vorhanden", "Physisch", "Virtuell" oder "Hybrid" wählen.

Mithilfe des Datum-Pickers hinter "Letztes Update" kannst du ein Datum bestimmen, ab welchem du neue Änderungen bei deinen Kontakten einsehen möchtest.

Sobald du die Filtereinstellungen definiert hast, wird dir die gewünschte Kontaktliste angezeigt.

Klickst du auf "Filter ausblenden", bleiben deine gewählten Filter im Hintergrund bestehen und werden dir als Stichwort unterhalb der Suchleiste angezeigt.

Bitte beachte:

Mithilfe des Buttons "Filtern entfernen" kannst du alle gesetzten Filter auf einen Schlag zurücksetzen.

Sortierung

Hovere über die Beschreibung oberhalb deiner Kontaktliste, um deine Kontaktliste in evenito zu sortieren.

Rechts neben der Beschreibung erscheint ein Pfeil. Klickst du auf diesen, wird die Liste automatisch anhand der gewählten Beschreibung (im obigen Beispiel "Nachname") sortiert.

Pfeil nach oben: Sortierung nach A -> Z
Pfeil nach unten: Sortierung nach Z -> A

Anzeige der Spalteninhalte definieren

Du möchtest dir nur bestimmte Kontaktinformationen und Zusatzfragen in deiner Übersicht anzeigen lassen?

Dann klicke rechts in der Ecke der Kontaktinformationsleiste, oberhalb deiner Kontaktliste, auf das Stiftsymbol.

In der Liste werden nun alle von dir definierten Kontaktinformationen und veranstaltungsbezogenen Zusatzfragen angeführt. Über die Checkboxen bestimmst du, welche Informationen dir in deiner Übersicht angezeigt werden.

Übersicht Kontakte (anzeigen, filtern und exportieren)3

Fahre mit dem Mauszeiger über die angeführten Informationen, um darüber hinaus die Anordnung in der Übersicht zu verändern. Klicke auf dieses Zeichen = und ziehe die Informationen jeweils per Drag-and-Drop an die gewünschten Positionen.

Bitte beachte:

Diese Einstellung ist personengebunden und wird nicht automatisch für andere User in deiner Organisation übernommen.

Icons für den Anmelde- und Check-in-Status

Wie du auf den Anmelde- oder Check-in-Status filterst, wurde dir bereits unter Kontakte filtern aufgezeigt. In der Kontaktübersicht werden die einzelnen Status wie folgt dargestellt:

Übersicht Kontakte (anzeigen, filtern und exportieren)4

In der Spalte mit dem Titel "Anmeldung" wird der jeweilige Teilnahmestatus der Kontakte angeführt:

Ausstehend: Der Kontakt ist weder an- noch abgemeldet.
Angemeldet: Der Kontakt ist für die Veranstaltung angemeldet.
Abgemeldet: Der Kontakt nimmt nicht am Event teil.

Wie der Anmeldestatus manuell angepasst werden kann, zeigen wir dir im Artikel Kontaktinformationen, Teilnehmerantworten und Anmeldestatus anpassen auf.

Die mit dem Titel "Check-in" bezifferte Spalte zeigt den jeweiligen Check-in Status der Teilnehmer auf:

leeres Feld: Nicht vorhanden - Der Kontakt wurde nicht eingecheckt und hat somit auch nicht am Event teilgenommen.
Virtuell: Der Teilnehmer wurde auf der virtuellen Plattform "evenito connect" eingecheckt, indem er auf den entsprechenden Zugangslink in seiner Nachricht geklickt hat.
Physisch: Der Teilnehmer wurde mithilfe der Check-in-App eingecheckt.
Hybrid: Der Teilnehmer wurde vor Ort mit der Check-in-App erfasst und hat sich darüber hinaus noch auf der virtuellen Plattform eingewählt, um bspw. an Umfragen teilzunehmen oder in Chats zu interagieren.

Bitte beachte:

Der virtuelle Check-in wird erst als solcher mit dem Icon gekennzeichnet, wenn der Teilnehmer auf die virtuelle Plattform geführt wurde, d. h. z. B. ab dem Zeitpunkt, ab dem die Curtain Page (Schalter "Event ist online") manuell von dir im Menüpunkt "Virtuelle Plattform" deaktiviert wurde.

Das Check-in Symbol bleibt auch aktiv, wenn der Teilnehmer wieder ausgecheckt wurde - dies gilt sowohl für die virtuelle als auch die physische Teilnahme. Auf diesem Weg kannst du im Nachgang direkt in der Kontaktübersicht filtern oder im Dashboard im Event-Center unter "Eingecheckt" ablesen, wie viele Teilnehmer sich innerhalb des Event-Zeitraums auf der virtuellen Plattform eingewählt haben oder via der Check-in App eingecheckt wurden. Zudem kannst du im Menüpunkt "Nachrichten" () für eine mögliche "Nachkommunikation" auf diesen Status filtern.

Mithilfe des Exports kannst du einsehen, wann die Teilnehmer jeweils wieder ausgecheckt wurden. Weitere Informationen findest du unter Kontakte exportieren.

Kontakte exportieren

Informationen zum Export findest du im Artikel: Exportiere Kontakte inkl. Check-ins & -outs.

Nächste Schritte: Kontaktdaten bearbeiten