Überblick Gruppen
Unter Gruppen kannst du verschiedene Teilnehmergruppen definieren. Die Gruppen ermöglichen dir zum einen eine bessere Übersicht und zum anderen kannst du u. a. pro Gruppe Folgendes individualisieren:
- gruppenspezifische Kommunikation
- gruppenspezifisches Programm
- gruppenspezifische Anmeldelimits
- gruppenspezifisches Anmeldeformular
- Setze individuelle Fragen auf, welche nur bestimmte Gruppen sehen dürfen.
- Gib verschiedene Antwortmöglichkeiten vor und füge diesen jeweils eine Gruppe zu. Wählt der Teilnehmer eine Antwort aus, wird er durch diese Aktion automatisch der hinterlegten Gruppe hinzugefügt.
Ein Teilnehmer kann mehreren Gruppen zugeordnet werden.
Gruppen definieren
Füge über das Pluszeichen oben rechts eine neue Gruppe hinzu.
Bei jeder Gruppe kannst du folgende Einstellungen hinterlegen:
- Bezeichnung der Gruppe (z. B. VIP)
- Farbcode, welcher einer besseren Übersicht dient
- Das Limit der Begleitungen pro Hauptgast pro Gruppe
Hast du deine Gruppen definiert, kannst du die Einstellungen über den Button “Änderungen speichern” bestätigen.
Bitte beachte:
Wenn ein Teilnehmer mehrere Gruppen hat, wird bei der Anmeldung das Limit derjenigen Gruppe angewendet, die ihr Limit zuerst erreicht hat.
Achtung!
Bei geschlossenen Events werden die von dir vorab definierten und zugeteilten Gruppen des Hauptgastes auch für die Begleitungen übernommen.
Gruppen durch Hochladen von Kontakten erstellen
Neben dem manuellen Einrichten der Gruppen besteht auch die Möglichkeit, die Gruppen automatisch durch das Hochladen der Kontakte erstellen zu lassen. Dazu müssen lediglich die gewünschten Gruppennamen in der Excel-Tabelle eingeben werden und diese beim Upload dem Kontaktfeld „Gruppen“ zuordnen werden. Findet das Tool bei diesem Upload unbekannte Gruppen in der Liste, werden diese automatisch erstellt.
Die folgende Meldung wird dann in evenito angezeigt:
Die neu erstellten Gruppen können dann wie im Abschnitt „Gruppen definieren“ beschrieben bearbeitet werden.
Gruppen löschen
Um eine oder mehrere Gruppen zu löschen, klicke auf die Kachel links neben dem Gruppennamen. Sobald auf diese Weise eine oder mehrere Gruppen ausgewählt wurden, wird das Mülleimer-Symbol in der oberen rechten Ecke aktiviert. Durch einen Klick auf den Mülleimer werden die ausgewählten Gruppen gelöscht.
Achtung!
Sobald du auf den Mülleimer klickst, um die ausgewählten Gruppen zu löschen, erfolgt die Löschung direkt und ohne zusätzliche Sicherheitsabfrage.
Das Löschen von Gruppen kann zu gruppenlosen Teilnehmern führen.
Auffanggruppen
Unter der Auffanggruppe wird jene Gruppe verstanden, welcher ein Teilnehmer automatisch zugeordnet wird, wenn bei ihm keine Zuweisung (z. B. beim Anlegen des Kontakts) erfolgt ist. Es besteht die Möglichkeit mehrere Auffanggruppen zu bestimmen.
Um die Auffanggruppe zu definieren, klicke auf das Einstellungsrad
oben rechts und wähle im Dropdown deine Wunsch-Gruppen aus. Zur Auswahl stehen dir all jene Gruppen, welche du zuvor im Reiter Gruppen hinterlegt hast.
Achtung!
Die Auffanggruppe wird anschliessend in der Übersicht mit dem 
-Symbol gekennzeichnet. Diese Gruppe kann im Folgenden auch nicht mehr gelöscht werden!
Next step: set and edit contact information