In diesem Artikel zeigen wir dir auf, wie du die persönlichen Kontaktinformationen, eventspezifischen Teilnehmerantworten und Beziehungen innerhalb eines Kontakts einsehen und bearbeiten sowie die Aktivitäten des Teilnehmers mithilfe der Logs überprüfen kannst. Zudem beschreibt der Artikel, wie du den Anmeldestatus individuell anpassen kannst.
In diesem Artikel
Kontaktdaten einsehen und bearbeiten
Du kannst die Kontaktinformationen und Antworten deiner Teilnehmer sowie ihre entsprechenden Beziehungen jederzeit einsehen und manuell abändern. Wähle dazu zunächst deinen gewünschten Kontakt in deiner Kontaktübersicht an und klicke anschliessend auf den Bearbeitungsstift auf der rechten Seite.
Nun öffnen sich alle hinterlegten und gespeicherten kontaktspezifischen Informationen, jeweils unterteilt in die Reiter "Details", "Anmeldung" oder (aus Sicht der Begleitung) "Persönliche Informationen Begleitung", "Beziehungen" und "Logs".
Details
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Unter den Details findest du auf der linken Seite im Bereich "Persönliches" alle von dir definierten Kontaktinformationsfelder und die entsprechend von dir hinterlegten und/oder vom Kontakt bei der Anmeldung ausgefüllten Informationen.
Diese können durch einen Klick auf das jeweilige Textfeld oder Dropdown-Menü bearbeitet und mit dem Button "Speichern & zurück" oben rechts gesichert werden.
Auf der rechten Seite im Bereich "Anmeldung" findest du die folgenden Angaben:
- Gruppen: Alle Gruppen, die einem Kontakt beim manuellen Anlegen oder Excel-Import von dir zugeordnet wurden und auch jene Gruppen, welche der Kontakt ggf. durch die von dir hinterlegten Gruppen im Anmeldeformular bei der Beantwortung von Fragen erhalten hat.
Bitte beachte:
Weist du einem Kontakt beim Anlegen oder Upload durch deine Excel Liste vorab keine spezifischen Gruppen zu, landen diese Kontakte automatisch in der Auffanggruppe.
- Token: Der persönliche, individuelle Token des Kontaktes, welcher zur Identifizierung und Personalisierung zwingend erforderlich ist. Dieser generiert sich automatisiert beim Upload deiner Excel Liste oder beim manuellen Anlegen eines Kontaktes sowie bei einer öffentlichen Anmeldung durch das Ausfüllen des Anmeldeformulares durch den Kontakt.
Bitte beachte:
Wir empfehlen dir die Token zu verwenden, welche das Tool automatisiert generiert. Du hast auch die Möglichkeit den persönlichen Token beim ersten Anlegen oder Upload manuell zu definieren. Aus Sicherheitsgründen musst du zwingend darauf achten einen sicheren Token zu verwenden, welcher z.B. aus einer zusammenhangslosen Folge aus Buchstaben und Zahlen besteht. Ist ein Kontakt einmal mit einem automatisierten und/oder personalisiertem Token angelegt, kann der Token nicht mehr bearbeitet werden.
- Gruppen-Token: Hat der Kontakt einen Gruppen-Token zur Anmeldung verwendet oder sich über einen Link mit integriertem Gruppen-Token angemeldet, wird dir hier der entsprechende Gruppen-Token angezeigt.
Bitte beachte:
Wird ein Gruppen-Token zur Anmeldung verwendet, erhält der Kontakt auch immer die von dir zuvor verknüpfte Gruppe des entsprechenden Tokens.
Anmeldung
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Im Reiter "Anmeldung" findest du das Anmeldeformular des Kontaktes, inklusive aller von dir ausgegebenen Kontaktinformationsfelder und definierten Zusatzfragen, in der im Navigationspunkt "Anmeldung" aufgesetzten Reihenfolge. Hast du bereits Daten für den Kontakt ausgefüllt, oder hat dieser sich über die Website angemeldet, werden dir hier alle Antworten aufgezeigt.
Diese können durch einen Klick auf das jeweilige Textfeld oder Dropdown Menü bearbeitet und mit dem Button "Speichern & zurück" oben rechts gesichert werden.
Bitte beachte:
Bei Kontakten, welche als Begleitpersonen angemeldet wurden, heisst dieser Reiter "Persönliche Informationen Begleitung" und bildet alle Inhalte des von dir zuvor aufgesetzten Anmeldeformulars für Begleitungen ab.
Achtung!
Hast du das Abmeldeformular im Menüpunkt "Anmeldung" aktiviert und ein Kontakt hat sich zu deinem Event abgemeldet, werden hier stattdessen die entsprechenden Daten aus dem Abmeldeformular abgebildet.
Beziehungen
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Im Reiter "Beziehungen" findest du alle weiteren, in einer Beziehung zueinander stehenden Kontakte, welche mit dieser Person verknüpft sind (z. B. Begleitpersonen). Andere Beziehungen können Stellvertreter oder andere Kontakte mit einem eigenen, individuellen Token sein, sofern diese Funktionen für euren Space aktiviert sind.
Durch Anklicken der jeweiligen Beziehung gelangt man zum Profil des verknüpften Kontaktes und der Text in der Box ändert sich, in diesem Beispiel von "wurde eingeladen von" zu "lädt ein".
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Neue Beziehungen können über das Pluszeichen oben rechts hinzugefügt werden. Es öffnet sich ein neues Fenster und im Dropdown "Zugehöriger Kontakt" kann der entsprechende Kontakt verknüpft werden. Damit ein Kontakt hier ausgewählt werden kann, muss dieser bereits vorab im Tool angelegt worden sein.
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Über den "wechseln"-Button kannst du die Beziehung auch tauschen und hier anstatt einer Begleitung einen neuen Hauptgast für diesen Kontakt hinterlegen.
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Logs eines Kontaktes einsehen
Bei den Logs handelt es sich um die Dokumentation der Aktivitäten deines Kontakte in diesem Event. Die Logs verzeichnen dabei wo, wann, wie und welche Anpassungen vorgenommen wurden.
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- In der 1. Spalte wird das Datum und der Zeitpunkt angeführt, an welchem Anpassungen an den Informationen des Kontakts vorgenommen wurden.
- Spalte 2 führt an, wo die Anpassungen vorgenommen wurden bzw. durch wen
Wichtiger Hinweis:
Änderungen, welche ein evenito User und/oder der Kontakt selbst über das Anmeldeformular auf der Website vornehmen, laufen unter der User-Bezeichnung "Website (Open API)" auf.
- In Spalte 3 wird dargestellt, welche Art von Bearbeitung durchgeführt wurde, z. B. "Kontakt bearbeitet"
- Die letzte Spalte zeigt im Detail auf, welche Änderungen an welcher Stelle vorgenommen wurden.
Anmeldestatus anpassen
Der Anmeldestatus kann für jeden Kontakt in der Kontaktübersicht manuell abgeändert werden.
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Mit Klick z. B. auf das “Ausstehend”-Zeichen auf der linken Seite erscheint der Dropdown zur Anpassung des Anmeldestatus. Folgender Status kann pro Kontakt definiert werden.
- Ausstehend: Der Kontakt ist weder an- noch abgemeldet.
- Angemeldet: Der Kontakt ist für die Veranstaltung angemeldet.
- Abgemeldet: Der Kontakt nimmt nicht am Event teil.
Änderst du den Status eines Teilnehmers manuell ab, indem du bei diesem beispielsweise den Status "Angemeldet" oder "Abgemeldet" auswählst, kannst du im nächsten Schritt entscheiden, ob du die E-Mail vom Typ "Anmeldebestätigung" oder "Abmeldebestätigung" an den Teilnehmer versendest, indem du in dem sich öffnenden Hinweisfenster auf "Bestätigen & senden" klickst.
Wählst du den Button "Bestätigen & nicht senden", so wird der Teilnehmerstatus zwar entsprechend geändert, es wird jedoch keine Kommunikation verschickt.
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Bitte beachte:
Damit die E-Mails versendet werden, müssen die Anmeldebestätigung und/oder Abmeldebestätigung von dir zuvor im Menüpunkt Nachrichten aufgesetzt werden.
Diese E-Mails werden auch ausgelöst, wenn der Teilnehmer selbst Änderungen an seinen Daten im Anmeldeformular vornimmt. Verwende den Platzhalter "Registrierungszusammenfassung" im Platzhalter Manager, um die Teilnehmerantworten übersichtlich in der Bestätigungs-E-Mail aufzuführen. So erhält der Teilnehmer nach den vorgenommenen Abänderung auch eine entsprechende Bestätigung mit den neuen Daten.