Wie erstelle ich eine personalisierte Datei?

Mithilfe unseres evenito Lettershops hast du die Möglichkeit personalisierte Dateien für verschiedene Use-Cases, wie z. B. die Personalisierung von Teilnehmerzertifikaten oder Tickets an deine Teilnehmer zu senden.

Funktion personalisierte Dateien aktivieren

Um die personalisierte Dateien-Funktion verwenden zu können, muss diese von unserem Produktteam für euren Space freigeschaltet werden. Wende dich also gerne an unser CS-Team, damit wir die Freischaltung der Funktion für dich in die Wege leiten können. 

Erstelle deine personalisierte Datei

Bevor du deine Datei personalisieren kannst, musst du dir als erstes ein entsprechendes Dokument erstellen. Hierfür setzt du ein Word-Dokument auf, in welchem du deine Texte, Bilder, Logos usw. einfügst.

Um dieses Dokument durch unseren Lettershops personalisieren lassen zu können, benötigt es jetzt noch entsprechende Platzhalter, die beim Download und Versand der Datei automatisch mit den persönlichen Informationen des Teilnehmers befüllt werden. Durch diese Platzhalter kannst du zum Beispiel ein Adressfeld gestalten, die Anrede einfügen oder auch einen QR-Code generieren.

Falls gewünscht, können Tabellen in den Dateien verwendet werden, um Struktur in das Dokument zu bringen. Es ist auch möglich, Tabellenzeilen auszublenden, sodass sie im fertigen Dokument nicht angezeigt werden.

Datei verwenden

Sobald du deine Datei vorbereitet hast, kannst du diese in deinem Event hinterlegen. 

Gehe hierfür auf deine Kontakte, wähle den Reiter "Personalisierte Dateien" aus und klicke auf das "+"-Symbol auf der rechten Seite. 

Als nächstes definierst du dann den Namen deiner Datei, fügst diese über den Dateimanager hinzu, indem du auf die Büroklammer klickst und bestätigst den Upload über den "Hinzufügen"-Button. 

Download und Versand 

Download

Damit du deine erstellte Datei nun personalisiert herunterladen kannst, gehst du auf deine Kontakte und wählst die gewünschten Teilnehmer aus, indem du die oberste Checkbox anwählst. Sobald du deine Kontaktauswahl getroffen hast, klickst du oben rechts auf den Download-Button und wählst "Personalisierte Dateien" aus. 

Als nächstes wählst du deine Datei über das Dropdown-Menü aus. Es öffnet sich das folgende Fenster:

Mit dem Klick auf den "Rendern" Button bestätigst du den Versand der personalisierten Dateien an die Empfänger E-Mail Adresse. Der Download wird zeitversetzt vorbereitet und die Dauer des Versandes hängt von der Größe und Anzahl der ausgewählten Dateien und Kontakte ab. 

Der Link zum Download der Dateien in der E-Mail ist ab dem Empfangs-Zeitpunkt für 7 Tage gültig. Nach Ablauf dieser Zeit kannst du nicht mehr auf die Dateien hinter dem Link zugreifen und musst einen neuen Export starten. 

Natürlich hast du auch die Möglichkeit die personalisierte Datei nur für einen einzelnen Kontakt herunterzuladen. Öffne hierfür den gewünschten Kontakt, indem du mit dem Curser über den Kontakt hoverst und auf der rechten Seite auf den Stift zum bearbeiten klickst. Klicke dann oben rechts auf den Download-Button und wähle die Datei aus um den Download auszulösen.

Versand

Um deinen Teilnehmern die Datei per Nachricht zukommen zu lassen, musst du als erstes eine Nachricht erstellen, mit welcher du diese versenden möchtest. 

Füge für den Link zur Datei einen Button in der Nachricht ein und hinterlege in der URL den Platzhalter der Datei.

Im Platzhalter-Manager im Abschnitt "Dateien" findest du die entsprechenden Platzhalter für die Datei. Es gibt dort zwei verschiedene Optionen. Der erste Platzhalter (hier als Beispiel "Testdatei") bezieht sich auf die personalisierte Datei des Hauptkontakts. Der zweite Platzhalter (+ Begleitungen) schließt automatisch beide Dateien ein, was bedeutet, dass die personalisierten Dateien für beide Kontakte (Hauptkontakt + Begleitung) enthalten sind.

Nach dem du deine Nachricht fertiggestellt hast, kannst du nun deine Nachricht an die gewünschten Kontakte versenden. 

Platzhalter in personalisierten Dateien

Folgende Platzhalter kannst du in deinem Word-Dokument verwenden:

• Startdatum Event:

  [[event.startDateWithDay]]

• Startzeit Event:

  [[event.startTime]]

• Name Event:

  [[event.name]]

• Beschreibungstext Event:

  [[event.description]]

• Hauptlocation des Events (Name und Adresse):
  

  [[event.location]]

• Anrede:

  [[contact.greeting]] 

• Titel: 

  [[contact.title]] 

• Vorname:

  [[contact.firstName]]

• Nachname:

  [[contact.lastName]]

• Adresse:

  [[contact.address]]

• Postcode:

  [[contact.zip]]

• Ort: 

  [[contact.city]]

• individueller Token:

  [[contact.token]]

• QR-Code zum Check-In:

  [[images.qrcode]]

• QR-Code zur pers. Registrierung auf der Event-Website:

  [[images.registerQr]]

• QR-Code zum pers. Zugang der virtuellen Plattform:

  [[images.connectUrlQr]]