Du möchtest Daten von deinen bereits im Event vorhandenen Kontakten aktualisieren oder ihnen beispielsweise weitere Gruppen zuweisen - es sind aber zu viele Kontakte, um diese Anpassungen manuell vorzunehmen?
Dann gehe bitte wie in diesem Artikel beschrieben vor.
In diesem Artikel
Wichtige Hinweise zum erneuten Upload einer bearbeiteten Kontaktliste in einem Live Event
Achtung!
Der erneute Upload von Kontaktdaten, welche sich bereits in deinem Live-Event befinden, ist sehr sensibel. Werden beim Import Daten aktualisiert oder überschrieben, erfolgt eine unwiderrufliche Aktualisierung der ursprünglichen Datensätze. Daher ist äußerste Vorsicht geboten. Wir bitten dich daher, diesen Artikel aufmerksam zu lesen und der Anleitung Schritt für Schritt Folge zu leisten.
Solltest du dir unsicher sein oder Fragen haben, kontaktiere bitte unser CS-Team, damit wir dich vor dem erneuten Upload bei deinen Fragen unterstützen können!
Bevor du den Ex- und erneuten Import deiner Kontaktliste startest, prüfe bitte die folgenden Hinweise, um entscheiden zu können, ob der erneute Upload deiner Kontaktliste für dein Event in Frage kommt:
- Gegebene Teilnehmer-Antworten auf Fragen und Unterfragen können nicht wieder als Antwortmöglichkeit importiert werden. Sollte dies erforderlich sein, müssen alle Informationen aus den aufgesetzten veranstaltungsspezifischen Fragen und Unterfragen, welche du auch weiterhin in den Kontaktdetails im Event selbst benötigst, zusätzlich als neue Kontaktinformationsfelder angelegt werden. Gehe dazu wie in diesem Abschnitt dieses Artikels beschrieben vor.
- Die Identifikation für den Abgleich der aktualisierten Datensätze findet bei einem erneuten Upload über den personalisierten Token der Kontakte statt. Es dürfen also in keinem Fall andere oder neue Token für den erneuten Upload der bereits bestehenden Kontakte vergeben werden.
- Änderst du aktiv Daten in deiner Excelliste und überschreibst diese bspw. mit anderen Informationen, werden die bestehenden Daten in den Kontaktdetails durch den erneuten Upload unwiderruflich überschrieben.
Vorbereitungen für den erneuten Upload deiner Kontaktliste
Export der Kontaktdaten aus deinem Event
Zunächst musst du alle entsprechend gewünschten Kontakte exportieren. Gehe dazu wie in diesem Artikel beschrieben vor. Exportiere entweder deine gesamte Kontaktliste oder lade eine gefilterte Liste herunter, indem du vorab alle entsprechenden Filter über den "Filter anzeigen"-Button definierst.
Lade deine Excelliste über den Download-Button oben rechts herunter. Dieser erscheint, sobald du deine Kontakte über die Checkbox(en) ganz links oberhalb der Kontaktdaten-Übersicht ausgewählt hast.
Vorbereitung im evenito Backoffice
Wie bereits in den Hinweisen zu Beginn dieses Artikels angeführt, ist es nicht möglich, von Kontakten hinterlegte Antworten aus dem Anmeldeformular wieder ins Tool zu importieren.
Solltest du die Fragen und/oder Unterfragen in deinem Anmeldeformular verändern wollen und die bisher abgefragten Informationen dennoch weiterhin benötigen, kannst du für diese bei einem erneuten Import neue Kontaktinformationsfelder aufsetzen, unter welchen du die bereits gegebenen Antworten deiner Kontakte hinterlegst.
Achtung!
Bitte beachte, dass die zuvor vergebenen Antworten deiner Kontakte nach einer Anpassung der Fragen oder Unterfragen unwiderruflich gelöscht sind.
Natürlich kannst du auch unabhängig der Antwortmöglichkeiten andere Kontaktinformationsfelder erstellen, falls du planst, ganz neue Informationen deiner Kontakte in das Event zu importieren.
Erstelle diese bitte zunächst wie in diesem Artikel beschrieben, damit du sie beim erneuten Upload mit den entsprechenden Spalten deiner Excelliste matchen kannst.
Vorbereitung deiner Excel Datei
Orientiere dich bei der Vorbereitung deiner neuen Excel-Datei bitte an den Vorgaben aus diesem Abschnitt des Artikels "Kontakte hinzufügen durch den Import via Excel".
Füge weitere Spalten in deiner neuen Excelliste hinzu, damit du diese mit den von dir ergänzend aufgesetzten Kontaktinformationsfeldern im späteren Upload-Fenster matchen kannst.
Erneuter Upload deiner Kontaktliste mit Zusatzinformationen
Prinzipiell funktioniert der erneute Upload deiner Excelliste wie in diesem Artikel beschrieben.
Ordne den entsprechenden Spalten im Upload-Fenster mithilfe der jeweiligen Dropdown-Felder das gewünschte Kontaktinformationsfeld zu.
Achtung!
Die personalisierten Token der Kontakte sind bei einem erneuten Upload der Identifikator des Tools für den Abgleich des Kontaktdatensätze. Es dürfen also in keinem Fall andere oder neue Token für den erneuten Upload der zu aktualisierenden Teilnehmerdatensätze vergeben werden. Zudem ist es zwingend erforderlich der Token-Spalte aus deiner Excelliste das bereits vorhandene Kontaktinformationsfeld "Token" aus dem Dropdown zuzuweisen.
Gibt es Kontaktinformationen, an welchen du keine Anpassungen vorgenommen hast, kannst du die entsprechende Spalte im Uploadfenster anklicken und über das Mülleimer Symbol entfernen oder dieser Spalte schlicht kein Feld aus dem Dropdown zuordnen. Es bleiben die bereits hinterlegten Informationen in den Kontaktdetails bestehen und werden nicht durch aktualisierte Informationen ersetzt.
Bitte beachte:
Hast du in deiner Excelliste mehrere Kontakte oder denselben Kontakt mehrfach mit dem selben Token hinterlegt, überschreibt immer der zuletzt hochgeladene Kontakt mit diesem Token final den gesamten Kontaktdatensatz.
Sobald du alle gewünschten Kontaktinformationsfelder mit den entsprechenden Spalten verknüpft hast, kannst du den Upload starten und die erneut hochgeladenen Kontaktdaten aktualisieren sich in den Kontaktdetails dieses Events.
Werden beim Import Daten aktualisiert oder überschrieben, erfolgt eine unwiderrufliche Aktualisierung der ursprünglichen Datensätze.