Mithilfe des Excel-Imports kannst du deine Kontakt- oder Teilnehmer-Informationen in dein Event importieren.
In diesem Artikel zeigen wir dir auf, wie du deine Excelliste optimal aufbereitest und führen an, welche Ursachen es haben könnte, dass du deine Liste nicht hochladen kannst.
In diesem Artikel:
Vorbereitung Excel-Datei
Bitte beachte folgende Punkte vor dem Import
- Erlaubte Formate: XLSX, XLS oder CSV
- Die Excel-Datei darf keine Makros enthalten und nur aus einem Arbeitsblatt bestehen. Falls deine Excel-Liste Formatierung enthält, empfehlen wir dir, die Daten ohne Formatierungen in eine neue Datei zu importieren/kopieren.
- Jeder Wert (Vorname, Nachname, E-Mail, etc.) muss in der Excel-Liste in einer individuellen Spalte hinterlegt sein.
- Die erste Zeile sollte eine Titel-Zeile sein und kein Kontakt, da sie nicht mitübertragen wird.
- Die E-Mail-Adressen dürfen keine Sonderzeichen (z.B. ö, ä, ü) oder offensichtliche Fehler (z. B. kein @-Zeichen oder ein Leerzeichen) beinhalten.
- Die Sprache des Teilnehmers kann mit einer der folgenden Abkürzungen importiert werden. Dabei spielt die Gross- und Kleinschreibung keine Rolle:
- Deutsch: de, deu oder ger
- Englisch: en oder eng
- Französisch: fr, fre oder fra
- Italienisch: it oder ita
- Spanisch: es
- Du kannst auch direkt die Gruppe eines Kontaktes importieren. Bitte überprüfe, dass die Gruppe in der Excel-Datei genau so wie im Tool benannt ist. Falls das System keine Übereinstimmung findet, wird eine neue Gruppe erstellt. Ist ein Kontakt mehreren Gruppen zugeordnet, so trenne diese einfach mit einem Komma (Beispiel: Standard, VIP).
- Möchtest du deine Teilnehmer bereits mit einem Status (angemeldet oder abgemeldet) importieren, kann dies unabhängig der Gross- und Kleinschreibung mit folgenden Bezeichnungen erfolgen:
- Zusage:
- registered
- confirmed
- angemeldet
- Absage:
- declined
- deregistered
- de-registered
- abgemeldet
- Zusage:
- Multi-select-Felder mit mehreren Antworten kannst du analog zu den Gruppen importieren. Trenne dafür die Antworten mit einem Komma und ohne Abstand (Beispiel: Session 1,Session2).
- Aktuell stehen dir im Anmeldeformular noch keine Datum- oder Zeit-Auswahl-Felder zur Verfügung. Bitte achte aus diesem Grund darauf, dass du die Felder in deiner Exceldatei im Format "Text" formatierst, wenn du beispielsweise eine Zeitangabe oder ein Geburtsdatum importieren möchtest. Anderenfalls werden dir diese Informationen beim Import als Dezimalzahlen ausgegeben.
Excel importieren
Klicke unter Kontakte auf das “+”-Symbol rechts oben und wähle “Kontaktliste hochladen” aus. Durchsuche entweder deinen Computer nach der gewünschten Liste oder ziehe diese per Drag-and-Drop ins Tool.
Vor dem Import validiert evenito deine Excelliste. Durch das Überprüfen von umfangreichen Excellisten kann der Import aber massgeblich verlangsamt werden. Durch das Deaktivieren der Validierung können deine Daten also schneller importiert werden. Für den Fall das dein Computer keine gute Rechenleistung hat, du aber eine große Datenmenge in dein evenito Backoffice hochladen möchtest, hast du die Möglichkeit vor deinem Upload den Button "Vorheriges Überprüfen deaktivieren" einzuschalten. Bitte stelle unbedingt vor dem Import sicher, dass die E-Mail-Adressen und alle weiteren Kontaktdaten korrekt und wie von dir im Backoffice vorgesehen in deiner Excelliste hinterlegt sind.
Bitte beachte:
Wir empfehlen diese Funktion nur in Ausnahmefällen zu nutzen. Da keinerlei Validierung deiner Daten vor dem Upload erfolgt, gibt es keine Überprüfung deiner Excelliste auf, zum Beispiel, das Format deiner E-Mail Adressen.
Achtung!
Lädst du nach der Aktivierung des Buttons "Vorheriges Überprüfen deaktivieren" Kontakte in anderen Sprachen in dein Backoffice, als von dir in deinen Grundeinstellungen im Event-Center für dieses Event festgelegt, erhalten alle Kontakte automatisiert die Kommunikation in der gesetzten Standard Sprache dieses Events, unabhängig von deiner Zuordnung in der hochzuladenenen Excelliste. Wir empfehlen daher keine anderen Sprachen als in deinen Grundeinstellungen von dir hinterlegt hochzuladen.
Felder zuordnen oder neu hinzufügen
Gehe nun die Spalten durch und wähle das entsprechende Kontaktfeld aus, indem du in das leere Feld oberhalb der jeweiligen klickst. Falls dir keine passende Bezeichnung angezeigt wird, kannst du durch Eintippen im Feld direkt ein neues Kontaktfeld erstellen.
Um ein neues Kontaktinformationsfeld hinzuzufügen, tippe den Namen des Feldes oben in die Spalte ein und bestätige mit Enter.
Falls du eine Spalte oder Zeile löschen möchtest, wähle die entsprechende Spalte/Zeile an und setze den Haken in der Checkbox. Klicke anschliessend auf das Papierkorb-Icon oben rechts.
Import starten
Mit Klick auf “Upload starten” wir die Excel-Datei verarbeitet. Das Fenster zeigt dir den Status deiner Kontaktliste an. Sobald der Import komplett ausgeführt wurde, kannst du ihn mit Klick auf "Schliessen" finalisieren. Die Kontakte der Excelliste sind nun mit den hinterlegten Informationen unter Kontakte ersichtlich.
Information zu Schwierigkeiten beim Import
Du kannst deinen Import nicht starten oder lädt dein Import schon einen Moment ohne Ergebnis? Dann enthält die Liste wahrscheinliche einen Fehler. Bitte prüfen erneut die Tipps unter Vorbereitung Excel und stelle zudem sicher, dass keine Kontaktinformationsfelder in deiner Excelliste rot hinterlegt sind. Fehlerhafte Datensätze, welche das Tool nicht importieren kann, werden zu Beginn der Excelliste angeführt.
Nachstehend ein Beispiel:
Um die fehlerhaften Datensätze zu bearbeiten, fahre bitte mit dem Mauszeiger über die falsche Angabe (in diesem Beispiel die E-Mail-Adresse) und klicke auf den nun eingeblendeten Bearbeitungsstift. Korrigiere den Datensatz und klicke anschliessend auf den Haken, um die Anpassung zu übernehmen. Verfahre so mit all deinen rot markierten Kontaktinformationsfeldern.