Kontaktdetails einsehen und bearbeiten

Lerne wie du die persönlichen Kontaktdetails, Teilnehmerantworten und Beziehungen von Kontakten einsehen und bearbeiten kannst, wie du den Anmeldestatus anpasst und wie sich die Aktivitäten des Teilnehmers mithilfe der Logs überprüfen lassen.

Kontaktdaten einsehen und bearbeiten

Du kannst die Kontaktinformationen und Antworten der Teilnehmer sowie ihre entsprechenden Beziehungen jederzeit einsehen und manuell abändern. Wähle dazu zunächst deinen gewünschten Kontakt in der Kontaktübersicht und klicke anschliessend auf den Bearbeitungsstift auf der rechten Seite. 

Nun öffnen sich alle hinterlegten und gespeicherten kontaktspezifischen Informationen, jeweils unterteilt in die Reiter "Details", "Anmeldung" oder (aus Sicht der Begleitung) "Persönliche Informationen Begleitung", "Beziehungen" und "Logs". 

Details

Unter den Details findest du auf der linken Seite im Bereich "Persönliches" alle definierten Kontaktfelder und die entsprechend von dir hinterlegten und/oder vom Kontakt bei der Anmeldung ausgefüllten Informationen. 

Diese können durch einen Klick auf das jeweilige Textfeld oder Dropdown-Menü bearbeitet und mit dem Button "Speichern & zurück" oben rechts gesichert werden. 

Auf der rechten Seite im Bereich "Anmeldung" findest du die folgenden Angaben:

• Gruppen: Alle Gruppen, die einem Kontakt beim manuellen Anlegen oder Excel-Import von dir zugeordnet wurden. Auch die Gruppen, welche der Kontakt ggf. durch die von dir hinterlegten Gruppen im Anmeldeformular bei der Beantwortung von Fragen erhalten hat. Weist du einem Kontakt beim Anlegen oder Upload durch deine Excel Liste vorab keine spezifischen Gruppen zu, landen diese Kontakte automatisch in der Auffanggruppe.

Anmeldung

Im Reiter "Anmeldung" findest du das Anmeldeformular des Kontaktes, inklusive der ausgegebenen Kontaktfelder und definierten Zusatzfragen. Hast du bereits Daten für den Kontakt ausgefüllt, oder hat dieser sich über die Website angemeldet, werden dir hier alle Antworten aufgezeigt. 

Diese können durch einen Klick auf das jeweilige Textfeld oder Dropdown Menü bearbeitet und mit dem Button "Änderungen speichern" oben rechts gesichert werden. 

Bei Kontakten, welche als Begleitpersonen angemeldet wurden, heisst dieser Reiter "Persönliche Informationen Begleitung" und bildet alle Inhalte des von dir zuvor aufgesetzten Anmeldeformulars für Begleitungen ab.

Beziehungen

Im Reiter "Beziehungen" findest du alle weiteren, in einer Beziehung zueinander stehenden Kontakte, welche mit dieser Person verknüpft sind (z. B. Begleitpersonen). Andere Beziehungen können Stellvertreter oder andere Kontakte mit einem eigenen, individuellen Token sein, sofern diese Funktionen für den Space aktiviert sind. 

Durch Anklicken der jeweiligen Beziehung gelangt man zum Profil des verknüpften Kontaktes und der Text in der Box ändert sich, in diesem Beispiel von "wurde eingeladen von" zu "lädt ein". 

Neue Beziehungen können über das Pluszeichen oben rechts hinzugefügt werden. Es öffnet sich ein neues Fenster und im Dropdown "Zugehöriger Kontakt" kann der entsprechende Kontakt verknüpft werden. 

Über den "wechseln"-Button kannst du die Beziehung auch tauschen und hier anstatt einer Begleitung einen neuen Hauptgast für diesen Kontakt hinterlegen. 

Was sind Audit Logs

Bei den Logs handelt es sich um die Dokumentation der Aktivitäten deiner Kontakte in diesem Event. Die Logs verzeichnen dabei wo, wann, wie und welche Anpassungen vorgenommen wurden. Zu den kontaktspezifischen Logs gelangst du direkt in den Kontakten über den Reiter "Logs":

Zu den eventspezifischen Logs gelangst du, wenn du in der Navigation links auf  "Event-Dashboard" klickst und oben zum Reiter "Logs" gehst:

Wie lassen sich Logs einsehen?

Um die Logs des ausgewählten Kontaktes, oder die Log Aktivitäten des Events nun einsehen zu können, musst du zunächst die Filter für deine Suche einstellen. Hinterlege den "Zeitraum", den du durchsuchen möchtest. Klicke hierfür auf die Datumsanzeige und wähle den gewünschten Zeitraum aus. Der zu durchsuchende Zeitraum kann maximal 29 Tage betragen.

Über die Buttons links und rechts neben deiner Datumsanzeige kannst du nun zusätzlich um den gewählten Zeitraum vor oder zurück springen. Anschliessend lässt sich unter "Typ" auswählen, nach welcher Art von Einträgen du suchst. Zur Auswahl steht hier:

• Check-ins und Check-outs
• Kontakte
• Virtuelle Plattform
• Beziehungen
• Einem Kontakt zugeordnete Gruppen
• Tickets
• Einzelne E-Mail-Zustellungen

Hierbei ist mindestens eine Auswahl erforderlich, du kannst aber natürlich auch mehrere oder alle Bereiche gleichzeitig auswählen und durchsuchen.

Zuletzt musst du unter "Aktion" noch auswählen, ob du die “Geändert”, die “Erstellt” oder die “Gelöscht” Einträge angezeigt bekommen möchtest. Auch hier musst du mindestens eine Auswahl treffen.

Daten in den Audit Logs

Über den "Suchen" Button unten rechts kannst du deine Auswahl bestätigen und die Suche starten. In der Maske werden nun von links nach rechts folgende Inhalte dargestellt:

• In der 1. Spalte wird das Datum und der Zeitpunkt angeführt, an welchem Anpassungen an diesem Kontakt vorgenommen wurden.
• Spalte 2 führt an, wo die Anpassungen vorgenommen wurden bzw. durch wen. "Website (Open API)" deklariert, dass die Änderungen durch den Kontakt selbst, direkt im Anmeldeformular auf der Website vorgenommen wurden. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, dass ein User, welcher in evenito angelegt ist, direkt im Backoffice Anpassungen an diesem Kontakt vorgenommen hat.
• In Spalte 3 wird dargestellt, welche Art von Bearbeitung durchgeführt wurde, z. B. "Kontakt bearbeitet". 
• Die letzte Spalte zeigt im Detail auf, welche Änderungen an welcher Stelle vorgenommen wurden. Beispielsweise, welche Angaben bei der Anmeldung hinterlegt, oder welche Antworten bei den Live-Umfragen auf der virtuellen Plattform ausgewählt wurden.

Anmeldestatus anpassen

Der Anmeldestatus kann für jeden Kontakt in der Kontaktübersicht manuell abgeändert werden.

Mit Klick z. B. auf das “Ausstehend”-Zeichen auf der linken Seite erscheint der Dropdown zur Anpassung des Anmeldestatus. Folgender Status kann pro Kontakt definiert werden.

• Ausstehend: Der Kontakt ist weder an- noch abgemeldet.
• Angemeldet: Der Kontakt ist für die Veranstaltung angemeldet.
• Abgemeldet: Der Kontakt nimmt nicht am Event teil.

Änderst du den Status eines Teilnehmers manuell ab, indem du bei diesem beispielsweise den Status "Angemeldet" oder "Abgemeldet" auswählst, kannst du im nächsten Schritt entscheiden, ob du die E-Mail vom Typ "Anmeldebestätigung" oder "Abmeldebestätigung" an den Teilnehmer versendest, indem du in dem sich öffnenden Hinweisfenster auf "Bestätigen & senden" klickst.

Wählst du den Button "Bestätigen & nicht senden", so wird der Teilnehmerstatus zwar entsprechend geändert, es wird jedoch keine Kommunikation verschickt.

Diese E-Mails werden auch ausgelöst, wenn der Teilnehmer selbst Änderungen an seinen Daten im Anmeldeformular vornimmt. Verwende den Platzhalter "Registrierungszusammenfassung" im Platzhalter Manager, um die Teilnehmerantworten übersichtlich in der Bestätigungs-E-Mail aufzuführen. So erhält der Teilnehmer nach den vorgenommenen Abänderung  auch eine entsprechende Bestätigung mit den neuen Daten.