Du möchtest neben Ticketkäufen auch kostenfreie Registrierungen für bestimmte Personengruppen in deinem Event ermöglichen? Dann gehe bitte wie in diesem Artikel beschrieben vor.
In diesem Artikel
Geschlossenes Event erstellen
Da nur eine gewisse Personengruppe kostenfreien Zugang zu deinem Event erhalten soll, wohingegen alle anderen Kontakte über den Ticketshop laufen müssen, musst du dein Event in diesem Set Up zwingend als "geschlossen" deklarieren. So vermeidest du, dass sich weitere oder dir unbekannte Kontakte kostenfrei zu deiner Veranstaltung anmelden können.
Aktiviere dazu bitte den Schalter "geschlossenes Event" in den Einstellungen deines Anmeldeformulares im Menüpunkt "Anmeldung" wie in diesem Artikel beschrieben.
Zweite Event-Website erstellen
Da du zwei Personengruppen (Ticketkäufer und kostenfreie Anmeldungen) in einem Event verwalten möchtest, benötigst du zwei unterschiedliche Event-Websiten.
- Eine für deine Ticketkäufer, auf welcher du den Schalter "Tickets" im Baustein "Anmeldung" aktivierst, wie in diesem Abschnitt des Ticketing Set Up-Artikels beschrieben.
- Die Andere für alle kostenfreien Registrierungen, welche du am Ticketshop vorbeileiten - und direkt auf das Anmeldeformular führen möchtest.
Erstelle dafür zunächst eine Event-Website wie in diesem Artikel beschrieben und achte bitte darauf, dass diese Seite mit dem "Standard"-Tag versehen wird, welchen du ansonsten auch nachträglich noch einmal in den Website-Einstellungen definieren kannst.
Du kannst dir dann deine erstellte Website als Template speichern und die zweite Website einfach aus diesem Template erstellen.
Solltest du unterschiedlichen Content ausspielen wollen, kannst du die zweite Event Website einfach entsprechend deiner Wünsche bearbeiten. Alternativ kannst du auch eine zweite, ganz neue Website, unabhängig deiner zuerst gestalteten Seite aufbauen.
Gruppen-Token erstellen
Da dein Event als "geschlossen" deklariert ist, benötigst du zwingend einen Gruppen-Token für alle nicht von dir persönlich eingeladenen Personen, sprich in diesem Set Up deine Ticketkäufer.
Erstelle einen Gruppen-Token im Menüpunkt "Kontakte" wie in diesem Artikel beschrieben. Verknüpfe diesen bitte zwingend mit deiner definierten "Auffanggruppe", welche du beliebig benennen kannst (z. B. Ticketkäufer).
Deine (unbekannten) Teilnehmer können so den Baustein "Anmeldung" auf der Eventwebsite öffnen, ihre Tickets kaufen, das Anmeldeformular ausfüllen und werden abschliessend in die festgelegte Auffanggruppe hinzugefügt.
Du kannst nun entweder allen entsprechenden Teilnehmern den Link zu deiner Event-Website mit aktivem Ticketshop senden und ihnen zusätzlich dazu den von dir definierten Gruppen-Token kommunizieren, welchen diese in der Token-Eingabe Box hinterlegen können um Ticketshop und Anmeldeformular zu öffnen.
Alternativ kannst du den Gruppen-Token auch direkt in deinen zu versendenden Link integrieren, wie in diesem Abschnitt des Artikels zu Gruppen-Token beschrieben.
Bitte beachte:
Solltest du deine kostenfreien Teilnehmer nicht personalisiert via evenito Nachricht oder persönlicher postalischer Einladung via dem evenito Lettershop einladen, erstelle auch für diese Personen bitte entsprechende Gruppen-Token.
Gehe vor wie oben beschrieben und achte darauf, hier bei der Kommunikation den Link deiner zweiten Event-Website ohne aktiven Ticketshop zu verwenden.
Nachrichten aufsetzen
Da deine Ticketkäufe/Anmeldungen über (mindestens) zwei verschiedene Event-Websiten laufen, musst du zwingend darauf achten deine verschiedenen Nachrichten mit den jeweils korrekten Links zu versehen.
Ticketkäufer
Alle Ticketkäufer erhalten automatisiert die von dir aufgesetzte "Ticketkaufbestätigung" an die beim Ticketkauf hinterlegte E-Mail Adresse.
In dieser empfehlen wir dir, wie detailliert in diesem Artikel beschrieben, noch einmal auf das Anmeldeformular zu verlinken, für den Fall dass ein Ticketkäufer dieses nicht direkt nach seinem Ticketkauf ausgefüllt hat.
Setze also die Ticketkauf - und auch die Anmeldebestätigung wie im Set Up Artikel beschrieben für deine Ticketkäufer auf.
Da der Ticketshop auf der von dir gekennzeichneten "Standard" Website liegt, kannst du hier den Platzhalter [[event.register]] in diesen Nachrichten verwenden.
Alternativ kannst du dir den Link, inkl. Platzhalter für den persönlichem Token auch wie hier beschrieben zusammensetzen.
Solltest du auch in weiteren Nachrichten noch einmal auf die persönliche Anmeldemaske eines Kontaktes verlinken wollen, hinterlege den Platzhalter/Link bitte auch noch entsprechend in all diesen Nachrichten.
Kostenfreie Teilnehmer
Möchtest du die Personen, welche kostenfreien Zutritt zu deinem Event haben sollen, personalisiert aus dem Tool einladen oder ihnen ebenfalls in einer An- oder Abmeldebestätigung noch einmal Zugriff auf ihr persönliches Anmeldeformular geben, achte bitte zwingen darauf, hier nicht den Platzhalter, sonder den ausgeschriebenen Link deiner zweiten Website ohne Ticketshop, inkl. dem Platzhalter für den persönlichen Token zu hinterlegen wie in diesem Abschnitt des Platzhalter-Artikels beschrieben.
Auf diese Weise führst du deine kostenfreien Teilnehmer am Ticketshop vorbei und kannst ihnen trotzdem jederzeit die Möglichkeit geben, auf ihre persönliche Anmeldemaske zuzugreifen.
Einfaches Beispiel der Nachrichten-Übersicht
Hast du einen offenen Ticketshop, welchen du einfach via Link, inkl. Gruppen-Token extern von evenito kommunizierst, benötigen deine Ticketkäufer keine Einladung via evenito.
Deine kostenfreien Teilnehmer, welche sich nicht via Gruppen-Token, sondern personalisiert zum Event registrieren sollen, werden von dir über eine evenito Nachricht persönlich eingeladen.
Im folgenden Beispiel ist die "Standard"- Gruppe die im Event definierte Auffanggruppe, sprich die Gruppe für die Ticketkäufer, mit welcher du auch vorab den Gruppen-Token verknüpft hast, wie oben im Artikel beschrieben.
Die Gruppen "Partner" und "Sponsoren" sind die kostenfreien Teilnehmer, welche am Ticketshop vorbei auf die zweite Event-Website geleitet werden sollen.
Sie erhalten unterschiedlichen Content und Informationen in ihren Einladungen, melden sich aber beide über die gleiche Event-Website (ggf. über gruppenspezifische Anmeldeformulare) an und erhalten die gleiche Anmeldebestätigung nach erfolgreicher Registrierung.
Alle Nachrichten, in welchen weder unterschiedlicher Content, noch unterschiedliche Links an die verschiedenen Gruppen ausgespielt werden, können wie gewohnt an alle entsprechenden Gruppen versendet werden (z.B. "Check-In Daten | QR Code" oder "Danke fürs Kommen", o.Ä.)
Bitte beachte:
Falls du für deine Ticketkäufer und/oder deine kostenfreien Anmeldungen das Begleitmanagement aktiviert hast und möchtest, dass die Begleitungen ebenfalls eine automatisierte Anmeldebestätigung erhalten, erstelle bitte entsprechend(e) Nachricht(en) für diese und wähle im Dropdown den Nachrichten Typ "Anmeldebestätigung Begleitung" wie in diesem Abschnitt des Set Up Artikels beschrieben.