Ob Gratis-Ticketing oder Bezahl-Events - mit evenito stehen dir alle Türen offen.
In diesem Artikel
Welches Modul gilt es zu aktivieren?
Hinweis:
Bei diesem Modul handelt es sich um eine zusätzliche Funktion, die nicht im Basis Setup von evenito zur Verfügung steht. Bitte kontaktiere deinen Sales-Ansprechpartner oder das Customer Success Team, wenn du dich für diese Funktion interessierst und weitere Informationen zur Freischaltung wünscht.
Damit das Ticket-Modul im Back-Office von evenito als Menüpunkt angezeigt und anschliessend auf der Event-Website deinen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden kann, gilt es folgende Grundschritte zu beachten:
- Aktivierung des Ticket-Moduls durch evenito in den Grundeinstellungen.
- Definiere ein Limit, wie viele Tickets pro Person erworben werden dürfen.
- Ticket-Typen im Menüpunkt "Ticket" definieren und veröffentlichen.
- Anmeldeformular mit Kontaktinformationen und möglichen Zusatzfragen hinterlegen.
- E-Mail Ticketkauf-Bestätigung in den Nachrichten aufsetzen.
- Toggle für das Ticketing im Baustein "Anmeldung" auf der Website aktivieren.
Bitte beachte:
Damit das Ticketmodul aktiviert werden kann, wende dich bitte an unser Customer Success-Team (help@evenito.com).
Ticket-Modul in den Grundeinstellungen aktivieren
Um das Ticketing-Modul zu verwenden, muss dieses zunächst im Event-Center in den Grundeinstellungen vom evenito CS-Team aktiviert werden. Sobald dies geschehen ist, erscheint für dich der Menüpunkt "Tickets" oben in deinem entsprechenden Ticketing-Event.
Wird dieses Event kopiert oder als Template gespeichert, ist das Ticketing-Modul in diesen Events bereits automatisch aktiviert. Sollte das Modul noch einmal in einem ganz neuen Event benötigt werden, muss dieses wie oben beschrieben erst einmal von unserem CS-Team in dem entsprechenden Event freigeschaltet und aktiviert werden.
Wichtige Hinweise:
Damit du deine Tickets auf deiner Event-Website veröffentlichen kannst, muss sich dein Event-Datum in der Zukunft befinden.
Damit der Ticketshop nach der Veröffentlichung der Tickets auf deiner Website funktioniert, ist es zwingend notwenig einen Text in der Event-Beschreibung, in den Grundeinstellungen deines Events, zu hinterlegen.
Der Kauf von Tickets ist nur bis zum in den Event-Grundeinstellungen hinterlegtem Start-Datum möglich. Dies gilt auch bei mehrtägigen Events.
Wende dich bei Rückfragen dazu gerne an das CS-Team.
Nach der Veröffentlichung deiner Tickets ist es dir aus rechtlichen Gründen nicht mehr möglich, das Datum und/oder die Uhrzeit deines Events in den Grundeinstellungen des Event-Centers zu verändern.
Eine Anpassung ist auch seitens evenito im Nachhinein nicht möglich.
Zudem ist es nicht mehr möglich das aufgesetzte Event zu löschen, sobald seitens eines Teilnehmers ein Ticket erworben und eine Rechnung generiert wurde.
Limits für den Ticketkauf definieren
Bevor du deine Tickets erstellst, definiere zunächst das allgemeine Ticket-Limit pro Person.
Klicke dazu im Event-Center auf den Reiter "Limits" und lege anschliessend unter "Ticket-Limit pro Person" auf der linken Seite das gewünschte Limit fest.
Bitte beachte:
Bitte definiere keine maximale Teilnehmerzahl.
Aktuell ist es noch nicht möglich individuell zu definieren, welche Gruppe wie viele Tickets erwerben darf.
Falls du nur ein Ticket pro Person und pro Ticketkauf erlauben möchtest, setze eine "0" im Feld "Limit für Begleiter pro Person" ein.
Solltest du mehrere Tickets pro Person und Ticketkauf erlauben wollen und benötigst eine offizielle Registrierung der Begleitperson(en), achte bitte darauf, dass dein Begleitmanagement aktiviert ist und die Zahl im Feld "Limit für Begleiter pro Person" immer 1 Zahl unter deinem gesetzten "Ticket-Limit pro Person" Limit liegt.
Achtung:
Alle gekauften Tickets landen im evenito Backoffice immer auf dem Ticketkäufer-Kontakt. Die Begleitungen erhalten keine Ticket-Kennzeichnung in ihren Kontaktdetails.
Inhalte & Einstellungen im Menüpunkt Tickets definieren
Klicke im nächsten Schritt hinter dem Feld "Ticket-Limit pro Person" auf 
, um direkt zum gleichnamigen Menüpunkt zu springen oder klicke alternativ direkt auf diesen in deiner Navigationsleiste.
Um deine Tickettypen aufzusetzen, klicke dazu rechts oben auf das Pluszeichen, sodass sich die Ticket-Maske öffnet.
- Name: Bitte hinterlege zunächst die Bezeichnung, mit welcher das Ticket deinen Teilnehmern angezeigt werden soll.
- Farbe: über die Farbgebung kannst du eine schnellere Unterscheidung erzielen.
- Definiere im nächsten Schritt den Preis und die Mehrwertsteuer pro Ticket.
- Über die "Anzahl" regulierst du, wie viele Tickets dieses Typs insgesamt als Kontingent zur Verfügung stehen.
- Möchtest du deine Tickets mit zusätzlichen Informationen versehen, kannst du diese im Beschreibungstext hinterlegen.
Bitte beachte:
Zwar kannst du in im Backoffice mit Formatierungen arbeiten, im Warenkorb werden diese jedoch nicht übernommen. Bitte verzichte aus diesem Grund auf Aufzählungen, die Verwendung unterschiedlicher Textgrössen, etc.
Ist dein Event mehrsprachig, so hinterlege bitte auch die entsprechenden Übersetzungen. Klicke dazu auf den Sprachwechsler.
Nachdem du auf den "Hinzufügen" Button geklickt hast, wird dein Ticket in der Übersicht unter dem Reiter "Tickettypen" angeführt. Um weitere Tickets zu erstellen, verfahre wie zuvor beschrieben.
Bitte beachte:
Sobald einer deiner Teilnehmer ein Ticket einer Kategorie erworben hat, kann diese Ticket-Kategorie nicht mehr gelöscht werden.
Du hast jedoch jederzeit die Möglichkeit, Anpassungen an deinem Ticket vorzunehmen, um beispielsweise die Anzahl an verfügbaren Tickets zu erhöhen oder den Namen anzupassen.
Über das Zahnrad links neben dem Plus-Button definierst du die Währung deiner Tickets.
Zur Auswahl stehen:
- EUR
- CHF
- GBP
- USD
Um die Währung zu übernehmen, klicke auf den "Speichern & schliessen" Button oben rechts.
Achtung:
Zum aktuellen Zeitpunkt ist es nicht möglich, Tickets mit unterschiedlichen Währungen zu kreieren.
Du hast deine Tickets vollständig aufgesetzt und möchtest diese auf deiner Event-Website veröffentlichen? Klicke oben rechts auf den "Veröffentlichen" Button.
Bitte beachte:
Du möchtest nach der Veröffentlichung noch weitere Tickets hinzufügen oder den Preis an einem bestehenden Ticket anpassen?
Dies ist auch im Nachgang auf dem zuvor angeführten Weg möglich. Das neue Ticket wird automatisch in der Ticketkauf-Übersicht angeführt und synchronisiert, sobald du auf "Hinzufügen" klickst. Eine weitere Veröffentlichung der Tickets ist nicht notwendig.
Wichtiger Hinweis:
Mit dem Veröffentlichen der Tickets bestätigst du, dass das Event zu dem von dir in den Grundeinstellungen definierten Datum stattfindet.
Eine Anpassung des Start-und End-Datums sowie der Zeiten ist nach dem Anklicken des Buttons "Veröffentlichen" aus rechtlichen Gründe nicht mehr möglich. Dies gilt auch für evenito.
Anmeldeformular aufsetzen
Wie im Artikel Wie läuft ein Ticketkauf-Prozess in evenito ab? beschrieben, werden bei einem Ticketerwerb im ersten Schritt die Tickets ausgewählt (und gekauft) und im zweiten Schritt die Kontaktinformationen und Zusatzfragen des Ticketkäufers sowie seiner möglichen Begleitung abgefragt.
Aus diesem Grund gilt es die entsprechenden persönlichen Informationen, welche abgefragt werden sollen, zunächst im Menüpunkt "Anmeldung" zu definieren.
Bitte beachte:
Falls du unterschiedliche Ticket-Kategorien aufgesetzt hast, mit verschiedenen Vergünstigungen oder beispielsweise eine dieser Kategorien nur von deinen "Mitgliedern" oder sonstigen besonderen Personengruppen gekauft werden darf, setze im Anmeldeformular eine entsprechende Legitimationsfrage, nach z.B. der "Mitglieder-Nummer" (oder Ähnlichem), auf.
Dadurch kannst du die Legitimations-Angaben und Ticketkäufe entsprechend leicht im evenito backoffice in deiner Kontaktübersicht anzeigen lassen und überprüfen.
Setze die Ticketkauf- und Anmeldebestätigung auf
Damit nach dem Erwerb der Tickets automatisch eine Bestätigungs-E-Mail ausgelöst wird, in welcher automatisiert auch die individuelle Rechnung anhängt, gilt es diese zunächst im Menüpunkt "Nachrichten" aufzusetzen.
Gehe dazu bitte wie in diesem Artikel beschrieben vor und wähle im Dropdown unter "Typ" die Option "Ticketkauf-Bestätigung" aus.
Bitte beachte:
Die Ticketkauf-Bestätigung wird an die beim Kauf angegebene E-Mail Adresse des Ticketkäufers versendet.
Achtung:
Ticketkäufer-Kontakte landen immer in der von dir definierten Auffanggruppe. Egal ob sie über einen offenen Ticketshop kommen, oder ob du sie via Gruppen-Token auf den Ticketshop leitest.
Zusätzlich dazu erhalten sie natürlich alle Gruppen, welche du ggf. im Anmeldeformular hinter einzelnen Antwortmöglichkeiten hinterlegt hast.
Eine Ausnahme hierbei bildet der Ticketkauf über einen personalisierten Token, also z.B. via Einladung direkt aus den evenito Nachrichten. Diese Kontakte behalten die von dir vorab hinterlegte(n) Ursprungsgruppe(n), erhalten zusätzlich ggf. hinterlegte Gruppen aus dem Anmeldeformular, werden aber nicht automatisch in die Auffanggruppe gespielt.
Wir empfehlen dir, deinen Kontakten in der Ticketkauf-Bestätigung noch einmal die Möglichkeit zu geben, auf Ihre Anmeldemaske zuzugreifen, indem du ihnen ihren persönlichen Anmeldelink zur Website zur Verfügung stellst, wie in diesem Artikel beschrieben.
So kannst du das Risiko minimieren, dass deine Kontakte ein Ticket kaufen, sich aber nicht mehr über das Anmeldeformular im zweiten Schritt offiziell zu deinem Event registrieren.
Da deine Teilnehmer erst in diesem zweiten Schritt ihre persönlichen Kontaktinformationen hinterlegen, empfehlen wir darüber hinaus die Anmeldebestätigung aufzusetzen. Diese wird ebenfalls automatisch bei der Anmeldung an die hinterlegte E-Mail-Adresse versendet.
Bitte gehe dazu wie im zuvor beschriebenen Schritt vor und wähle im Dropdown den Typ "Anmeldebestätigung" aus.
Anmeldebestätigungen kannst du, anders als die Ticketkaufbestätigung, gruppenspezifisch aufsetzen, sofern du unterschiedliche Bestätigungen an unterschiedliche Gruppen versenden möchtest.
Achtung:
Sofern du mehrere Event-Websiten aufgesetzt hast über welche sich Kontakte registrieren oder Tickets kaufen und du den Kontakten auch in der Anmeldebestätigung noch einmal ihren persönlichen Anmeldelink zur Bearbeitung ihrer Anmeldung zukommen lassen möchtest, achte bitte darauf, dass die Links in den verschiedenen Nachrichten jeweils auf die korrekte Website verweisen, wie in diesem Abschnitt des Platzhalter-Artikels beschrieben.
Bitte beachte:
Falls du das Begleitmanagement aktiviert hast und möchtest, dass die Begleitungen ebenfalls eine automatisierte Anmeldebestätigung erhalten, erstelle bitte eine entsprechende Nachricht für diese und wähle im Dropdown den Nachrichten Typ "Anmeldebestätigung Begleitung".
Ticket-Modul auf der Website aktivieren
Last but not least gilt es noch die Ticketkauf-Option für deine Teilnehmer auf der Website bereitzustellen.
Setze dazu zunächst wie in den Artikeln Event-Website erstellen und URL definieren und Erstelle deine Website-Struktur beschrieben, deine Website mit den entsprechenden Inhalten auf und füge in diesem Zuge auch den Baustein "Anmeldung" ein.
Fahre anschliessend mit dem Mauszeiger über das Widget und klicke auf das Stift-Icon, um die Bearbeitungsmaske zu öffnen.
Aktiviere nun den Toggle unter "Tickets", sodass weitere Anpassungsmöglichkeiten aktiviert werden:
- Wähle zunächst ein Bild aus, welches in der Anmeldemaske auf der linken Seite angezeigt wird, indem du auf das Büroklammer-Symbol klickst und eine gewünschte Datei auswählst. Dir steht keine Datei zur Verfügung? Dann lade diese über den Plus-Button in deinen Dateimanager. Alternativ hast du auch die Möglichkeit, keine Bild-Datei auszuwählen. Dadurch wird nur dein hinterlegter Beschreibungstext dargestellt.
- Definiere unter "Bestätigung des Ticketkaufs" eine System-Benachrichtigung, welche nach einem erfolgreich abgeschlossenen Kauf über den Anmeldeformular angezeigt wird. Zum Beispiel: "Du hast den Ticketkauf erfolgreich abgeschlossen. Bitte fülle das untenstehende Formular aus, um die Registrierung zu vervollständigen."
- Hinterlege anschliessend nach Wunsch einen Beschreibungstext im Feld "Inhalt", welcher rechts neben deinem definierten Bild angezeigt wird.
- Definiere zum Schluss die Bezeichnung des Absenden-Buttons, nach dessen Klick sich der Warenkorb auf deiner Website öffnet.
Wie ein Ticketkauf über evenito genau abläuft haben wir in dem Artikel "Wie läuft ein Ticketkauf-Prozess in evenito ab? zusammengefasst.
Möchtest du kostenfreie Registrierungen und kostenpflichtige Ticketkäufe in einem Event kombinieren, setze dein Event bitte auf wie im Artikel "Ticketing und kostenfreie Registrierungen in einem Event kombinieren" beschrieben.