Wie verwende ich die Hospitality Management-Funktion? (Ansicht des Hosts)

Du möchtest als Host Tickets buchen bzw. die dir zugeordneten Tickets verwalten und deine Teilnehmer managen?

Meine Events und Kalender 

Die Ansicht des Hosts beschränkt sich im Dashboard auf die Reiter "Meine Events" und "Kalender":

Unter "Meine Events" sieht der Host all jene Events, in welchen er selbst Tickets aus einem Kontingent erworben hat (aus einem öffentlichen Event) oder welche ihm von einem Admin, Event-Manager oder Supporter (nachfolgend "Event-Verantwortlicher" genannt) direkt zugeordnet wurden. Um diese gebuchten oder zugeordneten Tickets zu bearbeiten, kann der Host nun auf das entsprechende Event klicken.

Wurde ein Event veröffentlicht, kann ein Host, welcher in deiner Organisation als User hinzugefügt wurde, dieses in seinem "Kalender" sehen. Wählt der Host anschliessend ein Event aus, in welchem er Tickets buchen möchte, so klickt er auf den Button "Tickets" und wird auf die Seite "Event-Infos" geführt.

Event-Infos

Wählt der Host nun entweder direkt im Dashboard oder im Reiter "Kalender" ein Event aus, so wird er auf die Seite "Event-Infos" geführt. Diese wurde bereits seitens des Event-Verantwortlichen im Backoffice von evenito im Menüpunkt "Hospitality" definiert und aufgesetzt.

Wurde seitens des Event-Verantwortlichen im evenito Backoffice ein Zeitraum für "Ticket-Buchung" definiert, so kann der Host nun in dieser Zeit entweder rechts neben dem Header auf den Button "Zu den Tickets" klicken oder direkt zum Bereich "Tickets" scrollen.

Hier kann der Host nun entweder mithilfe der Plus- oder Minus-Button pro Ticket auswählen, wie viele Tickets er von welchem Tickettyp buchen möchte oder er kann die Zahl auch direkt eintragen. Dabei kann er das seitens des Event-Verantwortlichen im Backoffice definierte Buchungs-Limit nicht überschreiten:

Mit Anklicken des Buttons "Tickets reservieren" auf der rechten Seite öffnet sich zur Bestätigung ein neues Fenster mit einer Buchungsübersicht.

Mit Anklicken des Button "Buchung bestätigen" wird die gewünschte Buchungsanfrage automatisch im evenito Backoffice im Menüpunkt "Hospitality", Reiter "Hosts" angeführt. Die jeweiligen Buchungsmengen können von dem Event-Verantwortlichen noch manuell angepasst werden. Weitere Infos findest du HIER.

Buchung ändern

Möchte ein Host die Anzahl seiner reservierten Tickets noch einmal bearbeiten, so kann er im Bereich "Tickets" auf der "Event-Infos"-Seite auf den Button "Buchung ändern" klicken. Grundvoraussetzung ist, dass das Buchungszeitfenster seitens des Event-Verantwortlichen noch nicht geschlossen wurde. Anschliessend öffnet sich erneut die Ansicht der unterschiedlichen Tickettypen.

Buchung geschlossen

Sobald sich das Zeitfenster zum Buchen der Tickets geschlossen hat, können seitens des Hosts keine Tickets mehr reserviert werden:

Kontakte

Im nächsten Schritt kann der Host nun entweder im Bereich "Tickets" auf den Button "Wechsle zu den Kontakten" oder in der Navigation auf den Menüpunkt "Kontakte" klicken.

Sobald sich das vom Event-Verantwortlichen definierte Zeitfenster öffnet, in welchem der Host seine Kontakte über den Plus-Button mithilfe einer Excelliste hochladen oder diese manuell hinzufügen und die Kontakte anschliessend verwalten kann, werden im Menüpunkt "Kontakte" automatisch die Tags von "Kontaktliste: nicht verfügbar" (grau) zu "Kontaktliste: geöffnet" (grün) und "Anmeldung: nicht verfügbar" (grau) zu "Anmeldung: geöffnet" (grün) geändert.

• In der ersten Spalte siehst du, um welchen Tickettyp es sich handelt.
• Die Zahlen (am Beispiel "Main Event": 1/20) in der 2. Spalte geben an, wie viele Tickets den Kontakten bisher aus dem gebuchten Gesamt-Kontingent des Hosts zugewiesen wurden.
• Spalte 3 (hell schraffiert) stellt dar, wie viele Tickets du (als Host) direkt den Teilnehmern zugewiesen hast. Weitere Informationen findest du im Unterkapitel "Tickets zuweisen".
• Spalte 4 "gebucht" (dunkel, einfarbig) verdeutlicht die Anzahl an Tickets, welche deine Subhost aus dem jeweils von dir definierten Gesamt-Kontingent pro Ticket gebucht, aber noch nicht an ihre Kontakte zugewiesen haben.
• Spalte 5 "zugewiesen" (hell schraffiert) zeigt auf, wie viele Tickets deine Subhosts bereits an ihre Kontakte verteilt haben. Sprich dies stellt im Grunde analog die Anzahl an Teilnehmern dar, die in einem "normalen" Event den Status "angemeldet" haben.
• Spalte 6 "verfügbar" (hell, einfarbig) stellt dar, wie viele Tickets insgesamt in den von dir definierten Kontingenten noch zur Verfügung stehen, sprich noch nicht gebucht wurden.

Kontakte hinzufügen

Um Kontakte hinzuzufügen, kann der Host auf den Plus-Button klicken und diese anschliessend entweder manuell oder per Excel-Import hinzufügen. 

Die Felder, welche der Host dabei von seinen Kontakten hinterlegen sollte, werden seitens der Event-Verantwortlichen im evenito Backoffice in den Kontaktinformationen definiert.

Kontakt manuell anlegen

Um einen Kontakt einzeln anzulegen, klicke auf den Plus-Button. Es öffnet sich eine Übersicht mit den Kontaktinformationsfeldern. Fülle diese Informationen aus.

Anschliessend kannst du wählen, ob du auf den Button "Hinzufügen" oder direkt auf "Hinzufügen & Ticket zuweisen" klickst. Bei erstem wird lediglich der Kontakt angelegt, aber kein Ticket hinzufügt. Bei letzterem erfolgt nach dem Anlegen des Kontaktes direkt die Weiterleitung zur Ticket-Zuweisung. Siehe Unterkapitel Tickets zuweisen.

Excel importieren

Klicke unter Kontakte auf das “+”-Symbol rechts oben und wähle “Kontaktliste hochladen” aus. Durchsuche entweder deinen Computer nach der gewünschten Liste oder ziehe diese per Drag-and-Drop ins Tool.

Vorbereitung Excel-Datei

Falls du eine Spalte oder Zeile löschen möchtest, wähle die entsprechende Spalte/Zeile an und setze den Haken in der Checkbox. Klicke anschliessend auf das Papierkorb-Icon oben rechts. 

Import starten

Mit Klick auf “Upload starten” wir die Excel-Datei verarbeitet. Das Fenster zeigt dir den Status deiner Kontaktliste an. Sobald der Import komplett ausgeführt wurde, kannst du ihn mit Klick auf "Schliessen" finalisieren. Die Kontakte der Excelliste sind nun mit den hinterlegten Informationen unter Kontakte ersichtlich.

Tickets zuweisen

Um Kontakten ein oder mehrere Ticket/s aus dem Kontingent zuzuweisen, fährt der Host mit dem Mauszeiger über den gewünschten Kontakt in der Kontaktübersicht und klickt auf der rechten Seite jeweils auf den Button "Tickets zuweisen". Dieser Schritt kann bei einem manuellen Anlegen des Kontakts über den Button "Hinzufügen & Ticket zuweisen" übersprungen werden.

In der Kontakt-Übersicht siehst du nun, dass die Tickets in der Spalte "Tickettypen" sowie der Host in der Spalte "Kontakte Host" entsprechend hinterlegt wurden:

Bitte beachte:

Mit Anwählen des Buttons "Speichern & schliessen" wird die Ticketauswahl dem Kontakt zugewiesen und diese in der Übersicht dargestellt. Parallel ändert sich der Status des Teilnehmers von "ausstehend" zu "angemeldet".

Ticket bei einem Kontakt entfernen

Sollte es einem Kontakt nicht möglich sein, an der Veranstaltung teilzunehmen, so kann der Host das Ticket entfernen. 

Kehre dazu in deine Kontakt-Übersicht zurück und fahre mit dem Mauszeiger über den gewünschten Kontakte, sodass du auf das Stift-Symbol klicken kannst. Nun öffnen sich die Kontakt-Details des Teilnehmers. 

Im Bereich "Anmeldung" auf der rechten Seite werden alle "Tickets" aufgeführt, welche dem Kontakt zugewiesen wurden: 

Um diese zu entfernen, hovere über das/die gewünschten Tickets und klicke auf das Mülleimer-Symbol.

Sobald alle Tickets entfernt wurden und du auf "Speichern & zurück" klickst, erscheint ein Pop-up-Fenster mit dem Hinweis, dass der Kontakt automatisch den Status "Abgemeldet" erhält. Parallel dazu wird die Abmeldebestätigung ausgelöst (sofern diese seitens des Event-Verantwortlichen aufgesetzt wurde).