Hospitality Management (Setup im evenito Backoffice)

evenito ermöglicht es dir mithilfe der Hospitality Management-Funktion Ticket-Kontingenten zu verwalten und verteilen.

Ordne deine Event-Tickets direkt deinem/n Host/s zu oder lass diese/n selbst Ticketkontingente buchen. Ermögliche es ihm/ihnen darüber hinaus, eigenständig Gäste einzuladen und zu verwalten. 

Füge deine (Sub-)Hosts hinzu

Definiere im ersten Schritt, welche Hosts deine Events sehen und selbst Tickets buchen dürfen oder bestimme, wem du explizit Tickets zuweisen möchtest.

Sofern du die Rolle des Admins inne hast, gehe dazu zunächst wie im Artikel Neue User anlegen und löschen beschrieben vor und füge diesen neuen Benutzer hinzu. Achte dabei darauf, dass du diesem User bei der Verteilung der globalen Rolle die des "Hosts" zuweist. 

Im zweiten Schritt bestimmst du innerhalb deines/r Event/s, im Reiter "Hosts" im Menüpunkt "Hospitality", welches Event von welchem Host eingesehen werden darf. Mehr Infos folgen im Unterpunkt Reiter "Hosts".

Als Host oder Subhost besteht zudem die Möglichkeit einen neuen Subhost direkt im Navigationspunkt "Hospitality" hinzuzufügen. Dazu klickt der User wie im vorherigen Schritt beschrieben auf den Plus-Button und trägt im Suchfeld den gewünschten Namen ein. Sofern dieser bereits als User existiert, wird er hier ausgegeben. Anderenfalls erscheint die Option, einen neuen User anzulegen, indem man auf die Option "+ Neuen User hinzufügen" klickt. Nach einer Eingabe der E-Mail-Adresse prüft das System, ob sich diese bereits im Tool befindet. Sollte die E-Mail-Adresse erkannt werden, kann der User durch ein Anklicken des Buttons "Bestehenden User hinzufügen" einfach übernommen werden. Falls nicht, gilt es im nächsten Schritt noch die verbleibenden Daten (Systemsprache, Vorname, Nachname) auszufüllen. Die Rolle "Subhost" wird automatisch zugewiesen und kann im Dropdown nicht verändert werden. Durch das Anwählen des Buttons "User hinzufügen" wird der neue User erstellt und erhält eine Nachricht zum Setzen des Passworts für evenito.

Zum Setup

In den nachfolgenden Unterpunkten zeigen wir dir auf, wie du die korrekten Funktionen und Einstellungen festlegst.

Event-Center > Grundeinstellungen

Damit du die Hospitality Management-Funktion verwenden kannst, muss diese zunächst zusammen mit der Ticketing-Funktion in einem deiner Events aktiviert werden. Bitte kontaktiere dazu unser CS-Team via help@evenito.com. 

Nachdem diese beiden Funktionen in deinem Account aktiviert wurden, kannst du in den Grundeinstellungen im Menüpunkt "Event-Center" darüber hinaus noch folgende Funktionen aktivieren: 

• Anmeldeformular
• Location
• Programm
• Nachrichten (dieser Menüpunkt ist standardmässig bereits aktiv)

Tickets > Tickettypen

Um ein oder mehrere Tickets aufzusetzen, klicke im Navigationspunkt "Tickets" oben rechts auf den Plus-Button.

Fülle zunächst folgende Felder aus:

• Name des Tickets
• Vergib eine Farbe (zur besseren Erkennbarkeit)
• Preis des Tickets
• MwSt. 
• Gesamtanzahl (wie häufig soll dieses Ticket zur Verfügung stehen)
• Anzahl, wie viele Tickets ein Host maximal erhalten bzw. sich selbst zuordnen darf
• Beschreibungstext

Sollte dein Event mehrsprachig sein, wechsle über den Sprachwechsler in die gewünschte Sprache und hinterlege anschliessend die entsprechenden Übersetzungen.

Bestätige deine Einstellungen über den Button "Hinzufügen".

Vergiss abschliessend nicht, über das Zahnrad links neben dem Plus-Button noch die korrekte Währung auszuwählen.

Danach werden deine aufgesetzten Tickets in der Übersicht des Reiters "Tickettypen" angeführt:

Hospitality

Reiter "Info-Seite Host"

In diesem Tab bestimmst du den Inhalt, welcher auf der "Event-Info-Seite" für den Host dargestellt werden soll. 

Dazu kannst du zunächst mithilfe der Schalter im Bereich "Inhalt" auf der rechten Seite definieren, welche Punkte aufgeführt werden sollen.

• • Beschreibung
  • Location
  • Programm
  • Tickets

Je nachdem, welche Reiter du aktivierst, werden diese Felder in der Ansicht auf der linken Seite ein- oder ausgeblendet. 

Mithilfe dieses Icons kannst du die Anordnung der einzelnen Bausteine auf der Info-Seite zudem verschieben.

Bereich "Event-Details":

• • Der Eventname und das -datum werden automatisch aus den Grundeinstellungen im Event-Center übernommen.
  • Um das Headerbild zu ändern, klicke rechts unten im Bild auf den Bearbeitungsstift und wähle deine gewünschte Datei aus. 

Bereich "Beschreibung":

Dieser Inhalt wird nicht automatisch aus den Grundeinstellungen des Events übernommen, sondern kann individuell angepasst werden. Hier kannst du deinen Hosts bspw. Informationen an die Hand geben, wie die Event-Info-Seite funktioniert, in welchem Zeitraum Tickets gebucht, Kontakte hinzugefügt und Anmeldungen durchgeführt werden können.
Um den Text zu bearbeiten, klicke rechts in der Ecke des Feldes auf den Bearbeitungsstift. 

Bereich "Location":

Diese Informationen werden automatisch aus dem Navigationspunkt "Location" übernommen.

Bereich "Programm":

Analog der Location werden jeweils der Beginn sowie der Titel der Programmpunkte aus dem Menüpunkt "Programm" übernommen.

Bereich "Tickets":

Auch die von dir definierten Tickettypen werden mit ihren Titeln aus dem Punkt "Tickets" automatisch eingefügt.

Einstellungen zur Info-Seite

Mithilfe des Zahnrades rechts oben, öffnest du die Einstellungen zur Info-Seite.

Auf der linken Seite kannst du zunächst den Schalter "Öffentliche Buchungsseite" aktivieren. Dies bedeutet, dass dieses Event im Kalender-Reiter auf dem Dashboard der Hosts angeführt wird und alle Hosts, welche deinem Space angehören, Tickets buchen können.

Sobald du den Schalter aktiviert hast, kannst du zudem noch ein Bild für den Event-Kalender einfügen. Klicke dazu in der rechten unteren Ecke auf den Bearbeitungsstift, um die Datei anzupassen.

Wenn das Event nicht für alle Hosts in deinem Space dargestellt werden soll, sondern du individuell bestimmen möchtest, welcher Host Kontingente buchen darf, dann deaktiviere den Schalter "Öffentliche Buchungsseite". In diesem Fall füge die gewünschten Host(s) im Reiter "Hosts" mithilfe des Plus-Buttons hinzu. 

Auf der rechten Seite definiertest du im Bereich "Erlaubte Zeiträume", in welchem Zeitraum deine Hosts Tickets buchen, Anpassungen an ihren Kontaktlisten vornehmen und Anmeldungen für den Teilnehmer umsetzen dürfen.

• • "Ticket-Buchung": Klicke jeweils in die Felder "Offen" und "Schliessen" und wähle mithilfe des Datum-Pickers die Daten (Tag und Uhrzeit) aus, in welchem Zeitraum ein Host Tickets aus dem von dir definierten Kontingent buchen kann.
  • "Änderung der Kontaktliste": Das Vorgehen ist das Gleiche wie bei der "Ticket-Buchung". In diesem Bereich definierst du den Zeitraum, in welchem deine Hosts ihre Gästelisten hochladen oder Kontakte manuell über den "Kontakt"-Reiter hinzufügen dürfen.
  • "Anmeldung": Lege analog der vorherigen Tabs den Zeitraum fest, in welchem deine Hosts ihre Gäste anmelden können. Nachdem der Host seinen Teilnehmern die Tickets zugewiesen hat, kann er direkt das Anmeldeformular ausfüllen und eine Anmeldebestätigung auslösen. Damit diese jedoch verschickt werden kann, muss diese vorab von dir im Menüpunkt "Nachrichten" mit dem Typ "Anmeldebestätigung" aufgesetzt worden sein.

Im Bereich "Einstellungen Anmeldung" kannst du zunächst festlegen, welche Hierarchie-Tiefe es geben soll, sprich: 

In evenito kannst du somit Folgendes hinterlegen:

• • 0 = keine Hosts oder Subhosts. Diese Ebene bezieht sich auf die Event-Verantwortlichen. Diese setzen das Event auf und fügen die Hosts hinzu.
  • 1 = Host. Der Event-Verantwortliche fügt einen oder mehrere Hosts zu diesem Event hinzu, welche nun selbst Kontingente und eigene Kontakte verwalten können. 
  • 2 = Subhost. Der zuvor hinzugefügte Host hat nun ebenfalls die Möglichkeit eigene Hosts, sogenannte Subhosts hinzuzufügen und diesen Tickets aus seinem eigenen Kontingent zuzuweisen. In seiner Navigation wird nun der Navigationspunkt "Hospitality" freigeschaltet. Der Subhost kann selbst keine Tickets zu buchen. Er erhält jedoch die Möglichkeit, seine eigenen Kontakte einzuladen, ihnen Tickets aus dem ihm zugeteilten Kontingent zuzuweisen und diese zu verwalten.
  • 3 = Subhost. Mit dieser Ebene haben die "Subhosts" der Hierarchie-Ebene 2 nun ebenfalls das Recht, neue User als "Subhosts" hinzuzufügen. Bitte beachte: Da sie die Rolle "Subhost" beibehalten, haben die Subhosts der Hierarchie-Rolle 2 weiterhin keine Möglichkeit, selbst Tickets zu buchen - sprich auch sie können nur das ihnen zugewiesene Kontingent verwenden und wieder um ihre Subhost weiterverteilen.
    Für den Host der Hierarchie-Ebene 2 wird nun ebenfalls der Navigationspunkt "Hospitality" freigeschaltet.
    Für den Subhost der Hierarchie-Ebene 3 gelten die beschriebenen Regeln aus 2.
  • 4 ff. = siehe Prozess aus Ebene 3

Im Dropdown unter "Registrierung bei der Ticketvergabe" definierst du zudem, ob ein Ausfüllen des Anmeldeformulars bei der Ticketvergabe seitens des Hosts (oder Subhosts) "erforderlich", "optional" oder "deaktiviert" sein soll. 

• • "erforderlich" (Prozess 1) bedeutet, dass das Formular zwingend seitens des (Sub)Hosts für den Teilnehmer ausgefüllt werden muss.
  • "optional" (Prozess 1 oder 2) ermöglicht es dem Host, das Formular auszufüllen und das Ticket zuzuweisen. Es besteht aber auch die Option, dass der (Sub)Host dem Teilnehmer nur das Ticket zuweist, die Anmeldung dann aber über den Teilnehmer selbst erfolgt.
  • "deaktiviert": (Prozess 2) Soll der Host lediglich die gewünschte Anzahl an Tickets buchen, die Kontakte importieren und die Tickets entsprechend zuweisen, jedoch nicht das Anmeldeformular für den Teilnehmer ausfüllen dürfen, so setze die Auswahl auf "deaktiviert". Auf diesem Weg kannst du als Event-Verantwortlicher die Einladung gesammelt an alle Teilnehmer mit Ticket-Zuweisung versenden und die Teilnehmer müssen sich selbstständig an- oder abmelden. Weitere Infos findest du im Unterpunkt "Nachrichten".

Übernimm deine Anpassungen, indem du auf "Speichern & schliessen" klickst.

Reiter "Hosts"

Wechsle anschließend zum Reiter Hosts, um entweder die User hinzuzufügen, welche du zuvor bereits in deinen Organisationseinstellungen angelegt hast oder um neue Subhosts hinzuzufügen (siehe Kapitel Füge deine Hosts hinzu).

Damit du in der Kontaktliste, welche sich öffnet nachdem du auf den Plusbutton geklickt hast, Hosts auswählen kannst, müssen diese zunächst entweder wie zu Beginn dieses Artikels beschrieben, in den Space-Einstellungen als "User" hinzugefügt und mit der Rolle "Host" versehen worden sein oder du kannst diese neu hinzufügen.

Wähle deine gewünschten Hosts aus, indem du sie zunächst über das Suchfenster ausfindig machst und anschließend die Checkbox vor dem Namen aktivierst. Bestätige deine Auswahl mithilfe des "Hinzufügen"-Buttons.

Sobald du entweder deine Hosts hinzugefügt hast (bei einem geschlossenen Event) oder diese selbst bei einem offenen Event Tickets geordert haben, wird die Buchungsstatistik im Reiter "Hosts" eingeblendet. Davor wird auf dieser Seite kein Inhalt dargestellt.

Im oberen Bereich dieser Statistik werden zunächst die von dir definierten Tickets untereinander aufgelistet. 

In der ersten Spalte siehst du, um welches Ticket es sich dabei handelt. Die Tickets werden mit dem von dir definierten Bezeichnung aufgelistet. 

Die Zahlen (am Beispiel "Main Event": 5/100) in der 2. Spalte geben an, wie viele Tickets den Kontakten bisher aus dem von dir definierten Gesamt-Kontingent (am Beispiel "Main Event": 100) zugewiesen wurden (am Beispiel "Main Event": 5). Dabei werden die gebuchten Tickets aller Hosts addiert.

Spalte 3 (hell schraffiert) stellt dar, wie viele Tickets du (auf deiner Ebene) direkt den Teilnehmern zugewiesen hast. Weitere Informationen findest du im Artikel "Weise einem Teilnehmer als Event-Verantwortlicher direkt Tickets zu".

Spalte 4 "gebucht" (dunkel, einfarbig) verdeutlicht die Anzahl an Tickets, welche alle Host aus dem jeweils von dir definierten Gesamt-Kontingent pro Ticket gebucht, aber noch nicht an ihre Kontakte zugewiesen haben.

Spalte 5 "zugewiesen" (hell schraffiert) zeigt auf, wie viele Tickets deine Hosts bereits aus ihren gebuchten Kontingenten an ihren Kontakte verteilt haben. Sprich dies stellt im Grunde analog die Anzahl an Teilnehmern dar, die in einem "normalen" Event den Status "angemeldet" haben.

Spalte 6 "verfügbar" (hell, einfarbig) stellt dar, wie viele Tickets insgesamt (übergreifend für alle Hosts) in den von dir definierten Kontingenten noch zur Verfügung stehen, sprich noch nicht gebucht wurden.

Tickets zuweisen

Sollen weder Host noch Subhost die Option haben, selbst Tickets zu buchen, so kannst du ihnen die gewünschten Kontingente in diesem Reiter zuweisen. Gehe dazu wie folgt vor:

Nachdem du bspw. deinen Host hinterlegt hast, wird dieser unterhalb der Statistik angezeigt. 

Klicke auf den Namen des Hosts, um die Informationen aufzuklappen. Auf der rechten Seite wird nun der Button "Tickettypen hinzufügen" eingeblendet. Klicke diesen Button an und wähle im sich öffnenden Fenster über den Dropdown den gewünschten Tickettyp aus. Anschliessend definierst du im Feld "Gebucht" das Kontingent, welches dem Host zur Verfügung gestellt werden soll. Speichere deine Einstellungen mithilfe des "Hinzufügen"-Buttons.

Selbstverständlich kannst du dein vergebenes Kontingent auch jederzeit noch korrigieren. Gehe dazu wie nachfolgend erläutert vor: 

Eine Buchung anpassen

Nachdem bspw. ein Host seine Tickets eingebucht hat, kannst du diese manuell überschreiben. Klicke dazu unterhalb der Statistik auf den Namen des Host, damit dessen gebuchte Ticketauswahl eingeblendet wird. 

Auf der linken Seite siehst du alle Tickets, welche der Host ausgewählt hat bzw. welche ihm zugewiesen wurden und auf der rechten Seite siehst du in der 1. Spalte den Preis des jeweiligen Tickettyps und in der 2. Spalte ("gebucht") die Anzahl an Tickets, welche er gebucht hat. Klicke die vordere Zahl an, um das Kontingent jeweils zu überschreiben. Die 3. Spalte ("zugewiesen") zeigt an, wie viele Tickets aus dem jeweiligen Kontingent bereits den Kontakt aus der Liste des Hosts zugewiesen wurden. 

Exportiere die Daten

Links neben dem Plus-Button kannst du darüber hinaus einen Export ziehen.

In diesem Export werden folgende Daten aufgeführt:

• • Der vollständige Name des Hosts
  • Die E-Mail-Adresse des Hosts
  • Die gebuchten Tickettypen
  • Die jeweils gebuchte Anzahl an Tickets pro Tickettyp
  • Die jeweils an Teilnehmer zugewiesene Anzahl an Tickets pro Tickettyp
  • Die Kosten pro Tickettyp (gesamt für alle Tickets)
  • Die Kosten pro Tickettyp (pro Ticket)
  • Der Event-Name

Menüpunkt Kontakte

Alle Kontakte, welche seitens deiner Hosts in evenito importiert (oder manuell hinzugefügt) wurden, werden in der Übersicht im Menüpunkt "Kontakte" angeführt. 

Die Anmeldebestätigung und Abmeldebestätigung ist sowohl relevant, wenn der Host das Anmeldeformular für den Kontakt ausfüllt und ihn somit anmeldet oder bei einer direkten Kontaktaufnahme nachträglich wieder entzieht, als auch, wenn du als Event-Verantwortlicher die Teilnehmer einlädst und diese sich selbst an-/abmelden. Weitere Informationen findest du im Bereich "Ticket bei einem Kontakt entfernen".

Wurde im Bereich "Einstellungen Anmeldung" (siehe Punkt "Einstellungen zur Info-Seite") die Option "deaktiviert" ausgewählt, sodass der Host seine Teilnehmer nicht selbst einladen kann, obliegt der Versand dir als Event-Verantwortlichen.

In diesem Fall empfehlen wir dir, in der Einladung die folgenden Platzhalter für den Host in der Kommunikation einzusetzen:

Diese kannst du im Platzhalter-Manager im Reiter "Host" auswählen.
Weitere Informationen zu den Nachrichten findest du HIER.

---

Nächste Schritte: Wie verwende ich die Hospitality Management-Funktion? (Ansicht des Hosts)