Hospitality Management (Setup im evenito Backoffice)

evenito ermöglicht es dir mithilfe der Hospitality Management-Funktion Ticket-Kontingenten zu verwalten und zu verteilen.

Ordne deine Event-Tickets direkt deinem/n Host/s zu oder lass diese/n selbst Ticketkontingente buchen. Ermögliche es ihm/ihnen darüber hinaus, eigenständig Gäste einzuladen und zu verwalten. 

Hospitality-Modul in den Grundeinstellungen aktivieren

Damit du die Hospitality Management-Funktion verwenden kannst, muss diese zunächst zusammen mit der Ticketing-Funktion in einem deiner Events aktiviert werden. Bitte kontaktiere dazu unser CS-Team via help@evenito.com. 

Nachdem diese beiden Funktionen in deinem Space aktiviert wurden, kannst du in den Grundeinstellungen im Modul "Event-Center" darüber hinaus noch folgende Funktionen aktivieren: 

• Anmeldeformular
• Location
• Programm
• Nachrichten (dieses Modul ist standardmässig bereits aktiv)

 

Inhalte & Einstellungen im Modul "Tickets" definieren

In den folgenden Unterpunkten zeigen wir dir auf, wie du die korrekten Funktionen und Einstellungen für das Modul "Tickets" für die Hospitality-Funktion festlegst.

Tickettypen erstellen:

Um ein oder mehrere Tickets aufzusetzen, klicke im Navigationspunkt "Tickets" oben rechts auf den Plus-Button.

• Name: Bitte hinterlege zunächst die Bezeichnung, mit welcher das Ticket deinen Teilnehmern angezeigt werden soll.
• Farbe: über die Farbgebung kannst du eine schnellere Unterscheidung erzielen.
• Definiere im nächsten Schritt den Preis und die Mehrwertsteuer pro Ticket.
• Über die "Anzahl" regulierst du, wie viele Tickets dieses Typs insgesamt als Kontingent zur Verfügung stehen.
• Möchtest du deine Tickets mit zusätzlichen Informationen versehen, kannst du diese im Beschreibungstext hinterlegen.

Übersicht Tickettypen:

Nachdem du auf den "Hinzufügen" Button geklickt hast, wird dein Ticket in der Übersicht unter dem Reiter "Tickettypen" angeführt. Um weitere Tickets zu erstellen, verfahre wie zuvor beschrieben.

Vergiss abschliessend nicht, über das Zahnrad links neben dem Plus-Button noch die korrekte Währung auszuwählen.

Zur Auswahl stehen:

• EUR
• CHF
• GBP
• USD

Inhalte & Einstellungen im Modul "Hospitality" definieren

In den folgenden Unterpunkten zeigen wir dir auf, wie du die korrekten Funktionen und Einstellungen für das "Hospitality" Modul festlegst.

Inhalte der Info-Seite Host definieren

In diesem Reiter bestimmst du den Inhalt, welcher auf der "Event-Info-Seite" deinen Hosts dargestellt werden soll. 

Dazu kannst du zunächst mithilfe der Schalter im Bereich "Inhalt" auf der rechten Seite definieren, welche Punkte aufgeführt werden sollen.

Je nachdem, welche Inhalte du aktivierst, werden diese in der Ansicht auf der linken Seite ein- oder ausgeblendet. 

Mithilfe dieses Icons  kannst du die Anordnung der einzelnen Bausteine auf der “Info-Seite Host” zudem verschieben.

Event-Details:

• Der Eventname und das -datum werden automatisch aus den Grundeinstellungen im Event-Center übernommen.
• Um das Headerbild zu ändern, klicke rechts unten im Bild auf den Bearbeitungsstift und wähle deine gewünschte Datei aus. 

Beschreibung:

Dieser Inhalt wird nicht automatisch aus den Grundeinstellungen des Events übernommen, sondern kann individuell angepasst werden. Hier kannst du deinen Hosts bspw. Informationen an die Hand geben, wie die Event-Info-Seite funktioniert, in welchem Zeitraum Tickets gebucht, Kontakte hinzugefügt und Anmeldungen durchgeführt werden können.
Um den Text zu bearbeiten, klicke rechts in der Ecke des Feldes auf den Bearbeitungsstift. 

Location:

Diese Informationen werden automatisch aus dem Modul "Location" übernommen.

Programm

Analog der Location werden jeweils der Beginn sowie der Titel der Programmpunkte aus dem Modul "Programm" übernommen.

Tickets

Auch die von dir definierten Tickettypen werden mit ihren Titeln aus dem Modul "Tickets" automatisch eingefügt.

Einstellungen der Info-Seite Host definieren

Mithilfe des Zahnrades rechts oben, öffnest du die Einstellungen zur Info-Seite Host.

Auf der linken Seite kannst du den Schalter "Öffentliche Buchungsseite" aktivieren. Dies bedeutet, dass dieses Event im Kalender-Reiter auf dem Dashboard der Hosts angeführt wird und alle Hosts, welche deinem Space angehören, Tickets buchen können.

Sobald du den Schalter aktiviert hast, kannst du zudem noch ein Bild (empfohlenes Bildformat 2:1) für den Event-Kalender einfügen. Klicke dazu in der rechten unteren Ecke auf den Bearbeitungsstift, um die Datei anzupassen.

Wenn das Event nicht für alle Hosts in deinem Space dargestellt werden soll, sondern du individuell bestimmen möchtest, welcher Host Kontingente buchen darf, dann deaktiviere den Schalter "Öffentliche Buchungsseite". In diesem Fall fügst die gewünschten Host(s) im Reiter "Hosts" mit Hilfe des Plus-Buttons hinzu. 

Einstellungen im Reiter "Hosts" definieren

Wechsle anschliessend zum Reiter “Hosts” und klicke auf das Zahnrad oben rechts um die Einstellungen zu öffnen. Hier kannst du die Zeiträume für die Ticket-Buchung festlegen und weitere Einstellungen für die Anmeldung der Kontakte vornehmen.

Zeiträume festlegen

Auf der linken Seite definierst du im Bereich "Erlaubte Zeiträume", in welchem Zeitraum deine Hosts Tickets buchen, Anpassungen an ihren Kontaktlisten vornehmen und Anmeldungen für die Teilnehmer umsetzen dürfen

Klicke jeweils in die Felder "Offen" und "Schliessen" und wähle mithilfe des Datum-Pickers die Daten (Tag und Uhrzeit) aus,

• "Ticket-Buchung": Definiert den Zeitraum, in welchem deine Hosts Tickets aus dem von dir definierten Kontingent buchen können.
• "Änderung der Kontaktliste": In diesem Bereich definierst du den Zeitraum, in welchem deine Hosts ihre Gästelisten hochladen oder Kontakte manuell über das Modul "Kontakte" hinzufügen dürfen.
• "Anmeldung": Der Zeitraum, in welchem deine Hosts ihre Gäste anmelden können. Nachdem der Host seinen Teilnehmern die Tickets zugewiesen hat, kann er direkt das Anmeldeformular ausfüllen und eine Anmeldebestätigung auslösen. Damit diese jedoch verschickt werden kann, muss diese vorab von dir im Menüpunkt "Nachrichten" mit dem Typ "Anmeldebestätigung" aufgesetzt worden sein.

Übernimm deine Anpassungen, indem du auf "Speichern & schliessen" klickst.

Registrierung bei der Ticketvergabe

Im Bereich "Einstellungen Anmeldung" im Reiter "Hosts" definierst du im Dropdown auf der rechten Seite unter "Registrierung bei der Ticketvergabe", ob ein Ausfüllen des Anmeldeformulars bei der Ticketvergabe seitens des Hosts (oder Subhosts) "erforderlich", "optional" oder "deaktiviert" sein soll. Übernimm deine Anpassungen, indem du auf "Speichern & schliessen" klickst.

• "erforderlich" (Prozess 1) bedeutet, dass das Formular zwingend seitens des (Sub)Hosts für den Teilnehmer ausgefüllt werden muss.
• "optional" (Prozess 1 oder 2) ermöglicht es dem Host, das Formular auszufüllen und das Ticket zuzuweisen. Es besteht aber auch die Option, dass der (Sub)Host dem Teilnehmer nur das Ticket zuweist, die Anmeldung dann aber über den Teilnehmer selbst erfolgt.
• "deaktiviert": (Prozess 2) Soll der Host lediglich die gewünschte Anzahl an Tickets buchen, die Kontakte importieren und die Tickets entsprechend zuweisen, jedoch nicht das Anmeldeformular für den Teilnehmer ausfüllen dürfen, so setze die Auswahl auf "deaktiviert". Auf diesem Weg kannst du als Event-Verantwortlicher die Einladung gesammelt an alle Teilnehmer mit Ticket-Zuweisung versenden und die Teilnehmer müssen sich selbstständig an- oder abmelden. Weitere Infos findest du im Unterpunkt "Nachrichten".

Max. Hierarchie-Tiefe (Hosts)

Sofern für deinen Space aktiviert, kannst du hier rechts zusätzlich die Max. Hierarchie-Tiefe (Hosts) für dein Event definieren. 

In evenito kannst du somit Folgendes hinterlegen:

• 0 = keine Hosts oder Subhosts. Diese Ebene bezieht sich auf die Event-Verantwortlichen. Diese setzen das Event auf und fügen die Hosts hinzu.
• 1 = Host. Der Event-Verantwortliche fügt einen oder mehrere Hosts zu diesem Event hinzu, welche nun selbst Kontingente und eigene Kontakte verwalten können. 
• 2 = Subhost. Der zuvor hinzugefügte Host hat nun ebenfalls die Möglichkeit eigene Hosts, sogenannte Subhosts hinzuzufügen und diesen Tickets aus seinem eigenen Kontingent zuzuweisen. In seiner Navigation wird nun der Navigationspunkt "Hospitality" freigeschaltet. Der Subhost kann selbst keine Tickets zu buchen. Er erhält jedoch die Möglichkeit, seine eigenen Kontakte einzuladen, ihnen Tickets aus dem ihm zugeteilten Kontingent zuzuweisen und diese zu verwalten.
• 3 = Subhost. Mit dieser Ebene haben die "Subhosts" der Hierarchie-Ebene 2 nun ebenfalls das Recht, neue User als "Subhosts" hinzuzufügen. Bitte beachte: Da sie die Rolle "Subhost" beibehalten, haben die Subhosts der Hierarchie-Rolle 2 weiterhin keine Möglichkeit, selbst Tickets zu buchen - sprich auch sie können nur das ihnen zugewiesene Kontingent verwenden und wieder um ihre Subhost weiterverteilen.
  Für den Host der Hierarchie-Ebene 2 wird nun ebenfalls der Navigationspunkt "Hospitality" freigeschaltet.
  Für den Subhost der Hierarchie-Ebene 3 gelten die beschriebenen Regeln aus 2.
• 4 ff. = siehe Prozess aus Ebene 3

Hosts & Ticketkontingente verwalten

Im folgenden Abschnitt zeigen wir dir, wie du deine Host und Subhosts deinen Hospitality-Events hinzufügst und wie du deine Ticketkontingente verwaltest.

Füge deine Hosts dem Space hinzu

Sofern du die Rolle des Admins inne hast, gehe zunächst wie im Artikel Neue User anlegen und löschen beschrieben vor und füge deine Hosts als neue User hinzu. Achte dabei darauf, dass du diesen Usern bei der Verteilung der globalen Rolle die des "Hosts" zuweist. 

Im zweiten Schritt bestimmst du innerhalb deines/r Event/s, im Modul "Hospitality" in den Einstellungen im Reiter “Info-Seite Host”, welches Event von welchen Hosts eingesehen werden darf. Durch die Einstellung “öffentliche Buchungsseite” stellst du ein, ob es es sich um ein öffentliches (für alle Hosts einsehbares Event) oder ein privates Event handelt.

Hosts einem privaten Event hinzufügen

Öffne das Hospitality-Modul. Im Reiter “Hosts” kannst du deine Hosts deinem Event hinzufügen. Klicke auf den Plusbutton oben rechts um deinen Host zum Event hinzuzufügen. 

Damit du aus der Userliste, welche sich hier öffnet, einen User auswählen kannst, müssen die User zunächst die Rolle “Host” zugewiesen bekommen haben. 

Wähle nun deine gewünschten Hosts aus, indem du sie über das Suchfenster ausfindig machst und anschliessend die Checkbox vor dem Namen aktivierst. Bestätige deine Auswahl mithilfe des "Hinzufügen"-Buttons.

Hosts einem öffentlichen Event hinzufügen

Bei einem öffentlichen Event ist es nicht notwendig die Hosts dem Event hinzuzufügen. Ein Host, welcher in deiner Organisation als User hinzugefügt wurde, kann dieses in seinem Host-Kalender im evenito Backoffice sehen. Wählt der Host anschliessend ein Event aus, in welchem er Tickets buchen möchte, so klickt er auf den Button "Tickets" und wird auf die Seite "Event-Infos" geführt. Weiter Informationen hierzu findest du im Artikel Wie verwende ich die Hospitality Management-Funktion? (Ansicht des Hosts).

Solltest du als Event-Manager bereits einigen Hosts Tickets für dieses Event zuweisen wollen, gehe wie im Absatz “Hosts einem privaten Event hinzufügen” vor und füge deine Hosts zunächst diesem Event hinzu und weise ihnen Tickets zu.

Deinen Hosts Tickets zuweisen

Sollen weder deine Host noch Subhost, wie in einem öffentlichen Event, selbst Tickets buchen, so kannst du ihnen die gewünschten Ticket-Kontingente im Reiter “Host” im Modul “Hospitality” zuweisen. Gehe dazu wie folgt vor:

Nachdem du deinen Host hinterlegt hast, wird dieser unterhalb der Buchungsstatistik angezeigt.  

Klicke auf den Namen des Hosts, um die Informationen aufzuklappen. Auf der rechten Seite wird nun der Button "Tickettypen hinzufügen" eingeblendet.

Klicke diesen Button an und wähle im sich öffnenden Fenster über das Dropdown den gewünschten Tickettyp aus. Anschliessend definierst du im Feld "Gebucht" das Kontingent, welches dem Host zur Verfügung gestellt werden soll. Speichere deine Einstellungen mithilfe des "Hinzufügen"-Button.

Selbstverständlich kannst du dein vergebenes Kontingent auch jederzeit noch korrigieren. Gehe dazu wie im Absatz "Eine Buchung anpassen" erläutert vor.

Buchungsstatistik

Im oberen Bereich dieser Statistik werden zunächst die von dir definierten Tickets untereinander aufgelistet. 

In der ersten Spalte siehst du, um welches Ticket es sich dabei handelt. Die Tickets werden mit dem von dir definierten Bezeichnung aufgelistet. 

Die Zahlen (am Beispiel "Main Event": 8/100) in der 2. Spalte geben an, wie viele Tickets den Kontakten bisher aus dem von dir definierten Gesamt-Kontingent (am Beispiel "Main Event": 100) zugewiesen wurden (am Beispiel "Main Event": 3). Dabei werden die gebuchten Tickets aller Hosts addiert.

Spalte 3 (hell schraffiert) stellt dar, wie viele Tickets du (auf deiner Ebene) direkt den Teilnehmern zugewiesen hast. Weitere Informationen findest du im Artikel "Weise einem Teilnehmer als Event-Verantwortlicher direkt Tickets zu".

Spalte 4 "gebucht" (dunkel, einfarbig) verdeutlicht die Anzahl an Tickets, welche alle Host aus dem jeweils von dir definierten Gesamt-Kontingent pro Ticket gebucht, aber noch nicht an ihre Kontakte zugewiesen haben.

Spalte 5 "zugewiesen" (dunkel schraffiert) zeigt auf, wie viele Tickets deine Hosts bereits aus ihren gebuchten Kontingenten an ihren Kontakte verteilt haben. Sprich dies stellt im Grunde analog die Anzahl an Teilnehmern dar, die in einem "normalen" Event den Status "angemeldet" haben.

Spalte 6 "verfügbar" (hell, einfarbig) stellt dar, wie viele Tickets insgesamt (übergreifend für alle Hosts) in den von dir definierten Kontingenten noch zur Verfügung stehen, sprich noch nicht gebucht wurden.

Eine Buchung anpassen 

Nachdem bspw. ein Host seine Tickets gebucht hat, kannst du diese manuell überschreiben. Klicke dazu unterhalb der Buchungsstatistik auf den Namen des Host, damit dessen gebuchte Ticketauswahl eingeblendet wird. 

Auf der linken Seite siehst du alle Tickettypen, welche der Host gebucht hat bzw. welche ihm zugewiesen wurden. Auf der rechten Seite siehst du in der 1. Spalte den Preis des jeweiligen Tickettyps, in der 2. Spalte ("gebucht") die Anzahl an Tickets, welche dieser Host gebucht hat. Um das Kontingent nun zu überschreiben klicke auf die vordere Zahl an und passe das Kontingent entsprechend an. Die 3. Spalte ("zugewiesen") zeigt an, wie viele Tickets aus dem jeweiligen Kontingent bereits den Kontakten aus der Liste des Hosts zugewiesen wurden. 

Host-Daten übertragen

Einer deiner Hosts kann die Tätigkeit im Event nicht mehr fortführen und du möchtest daher die Daten, wie Kontakte, Tickets und Subhosts von einem Host zu einem anderen Host übertragen, dann gehe wie folgt vor.

Klicke dazu unterhalb der Buchungsstatistik auf den Namen des Host, damit dessen gebuchte Ticketauswahl eingeblendet wird. Auf der rechten Seite wird nun neben dem Button "Tickettypen hinzufügen" dieses Symbol eingeblendet, mit Klick darauf öffnet sich ein neues Fenster für die Host-Daten Übertragung. 

Du kannst nun aus der angezeigten Liste einen User wählen, an welchen du die bestehenden Daten von deinem Host übertragen möchtest. Damit du aus der User-Liste, welche sich hier öffnet, einen User auswählen kannst, müssen die User die Rolle “Host” zugewiesen bekommen haben und dürfen bisher noch nicht als Host in deinem Event angelegt sein. 

Klicke nun auf den Namen des Users, an welchen du die Daten übertragen möchtest. Neben dem User Namen wird nun rechts ein Haken angezeigt und der "Daten übertragen"-Button ist aktiv. Bestätige deine Auswahl nun mit Klick auf "Daten übertragen". Die Daten werden nun direkt auf den ausgewählten neuen Host übertragen.

Der Host dessen Daten übertragen worden sind wird anschliessen weiterhin unterhalb der Buchungsstatistik angezeigt und der Host, auf den die Daten übertragen wurde wird hinzugefügt. 

Füge deine Subhosts hinzu

Sofern du in den Einstellungen im Modul "Hospitality" im Reiter "Host" die Max. Hierarchie-Tiefe (Hosts) auf mind. > 2 definiert hast, können deine Host (oder Subhost) direkt einen neuen Subhost hinzufügen

Dazu klickt der Host unterhalb der Buchungsstatistik auf seinen Namen, damit dessen gebuchte Ticketauswahl eingeblendet wird. Auf der rechten Seite wird nun neben dem Button "Tickettypen hinzufügen" der Button "Subhost hinzufügen" eingeblendet.

Mit Klick auf den Button "Subhost hinzufügen" öffnet sich ein neues Fenster. Über das Suchfeld kann nach dem gewünschten Namen gesucht werden, sofern dieser bereits als User angelegt wurde, wird dieser hier direkt ausgegeben. Andernfalls kann an dieser Stelle auch, mit der Aktion "+ Neuen User hinzufügen" ein neuer User angelegt werden.

Wählt man die Aktion "+ Neuen User hinzufügen" öffnet sich ein neues Fenster für das Hinzufügen eines neuen Users. Nach der Eingabe der E-Mail-Adresse prüft das System, ob sich diese bereits im Tool befindet. Sollte die E-Mail-Adresse erkannt werden, kann der User durch Klicken des Buttons "Bestehenden User hinzufügen" einfach übernommen werden. Falls nicht, gilt es im nächsten Schritt noch die verbleibenden Daten (Systemsprache, Vorname, Nachname) auszufüllen. Die Rolle "Subhost" wird automatisch zugewiesen und kann im Dropdown nicht verändert werden. Durch das Anwählen des Buttons "User hinzufügen" wird der neue User erstellt und erhält eine Nachricht zum Setzen des Passworts für evenito.

Exportiere deine Host-Daten

Links neben dem Plus-Button kannst du darüber hinaus einen Export deiner Host-Daten ziehen.

In diesem Export werden folgende Daten aufgeführt:

• Der vollständige Name des Hosts
• Die E-Mail-Adresse des Hosts
• Die gebuchten Tickettypen
• Die jeweils gebuchte Anzahl an Tickets pro Tickettyp
• Die jeweils an Teilnehmer zugewiesene Anzahl an Tickets pro Tickettyp
• Die Kosten pro Tickettyp (gesamt für alle Tickets)
• Die Kosten pro Tickettyp (pro Ticket)
• Der Event-Name

Übersicht der Kontakte

Als Event-Verantwortlicher kannst du im Modul "Kontakte" alle Kontakte, welche von deinen Hosts in evenito importiert (oder manuell hinzugefügt) werden, in der Übersicht einsehen.

Wir empfehlen dir über den Bearbeitungsstift auf der rechten Seite das Feld "Kontakte Host" hinzuzufügen. Auf diesem Weg siehst du in der Übersicht direkt, welcher Teilnehmer zu welchem Host gehört. 

In der Spalte "Tickettypen" werden alle Tickets angeführt, welche einem Teilnehmer zugeordnet wurden.

Weitere Informationen zum Modul "Kontakte" findest du HIER. 

Du möchtest als Event-Verantwortlicher den Kontakten deiner Hosts direkt Tickets zu weisen, dann gehe wie im Artikel Weise einem Teilnehmer als Event-Verantwortlicher direkt Tickets zu beschrieben vor.

Nachrichten 

Die Anmeldebestätigung und Abmeldebestätigung ist sowohl relevant, wenn der Host das Anmeldeformular für den Kontakt ausfüllt und ihn somit anmeldet oder bei einer direkten Kontaktaufnahme nachträglich wieder entzieht. Aber auch dann, wenn du als Event-Verantwortlicher die Teilnehmer einlädst und diese sich selbst an-/abmelden. Weitere Informationen findest du im Bereich "Ticket bei einem Kontakt entfernen". Wurde im Bereich "Einstellungen Anmeldung" (siehe Punkt "Einstellungen für die Ticketvergabe") die Option "deaktiviert" ausgewählt, sodass der Host seine Teilnehmer nicht selbst einladen kann, obliegt der Versand dir als Event-Verantwortlichen.

In diesem Fall empfehlen wir dir, in der Einladung die folgenden Platzhalter für den Host in der Kommunikation einzusetzen:

Diese kannst du im Platzhalter-Manager im Reiter "Host" auswählen.
Weitere Informationen zu den Nachrichten findest du HIER.