Kontakte anzeigen, filtern und exportieren

evenito bietet dir im Bereich "Kontakte" einen Überblick über deine erfassten Kontakte und ihre Kontaktinformationen. Diese kannst du entsprechend filtern und exportieren.

Kontakte filtern

Damit du den Überblick über deine Kontakte behältst, kannst du deine Kontaktliste in evenito benutzerdefiniert filtern.

Im "Suchen"-Feld kannst du mit Schlagworten (z. B. Vorname, Nachname, Unternehmen) nach dem gewünschten Kontakt suchen.

Klicke auf “Filter anzeigen”, um die spezifischen Filtereinstellungen zu öffnen.

Hast du ein Wort in der "Suchen"-Zeile hinterlegt, kannst du mit Hilfe des Dropdown "Alle Felder" definieren, welche Felder der Kontaktinformationen und veranstaltungsspezifischen Zusatzfragen, du durchsuchen möchtest. Wähle dafür im Dropdown die gewünschten Informationen mithilfe der Checkbox aus.

Unter "Kontakttyp" hast du die Möglichkeit nach "Hauptkontakt" oder nach "Begleitung" zu filtern, um dir entweder nur die Hauptkontakte, oder nur die Begleitpersonen deines Events in der Kontaktübersicht anzeigen zu lassen. 

Unter “Gruppen-Zugehörigkeit” kannst du nach spezifischen Gruppen-Zugehörigkeiten, z. B. VIP, Speaker, o. ä. filtern. Wähle diese im Dropdown aus. Vorab gilt es diese Gruppe(n) ebenfalls zunächst im Tool zu hinterlegen. Weitere Informationen findest du im Artikel Gruppen definieren.

Da die Kontakte mehreren Gruppen angehören können, kannst du im 2. Dropdown "Einer der Gruppen" definieren, inwiefern die Gruppenzugehörigkeit angewendet werden soll. Dazu hast du folgende Möglichkeiten:

• Einer der Gruppen: Kontakt gehört einer der definierten Gruppe an
• Allen Gruppen: Kontakt ist allen Gruppen zugehörig
• genaue Übereinstimmung: Kontakt gehört exakt den definierten Gruppen an 

Des Weiteren kannst du deine Kontakte noch nach dem "Anmeldestatus" sowie dem "Check-in-Typ" filtern.

Im Dropdown unter "Anmeldestatus" stehen dir dabei die Optionen "Ausstehend", "Angemeldet" und "Abgemeldet" zur Verfügung. 

Mit dem Status "Ausstehend" werden nur jene Kontakte gekennzeichnet, welche direkt aus dem Tool von dir eingeladen wurden, sich daraufhin jedoch weder an- noch abgemeldet haben. Bei einer offenen Anmeldung, bei welcher deine Teilnehmer bspw. über Social Media oder andere Kanäle auf die Event-Website kommen, um sich registrieren, wirst du nur den Status "Angemeldet" oder "Abgemeldet" auffinden.

Im Dropdown "Check-in-Typ" kannst du zwischen den Option "Nicht vorhanden", "Physisch", "Virtuell" oder "Hybrid" wählen. 

Unter "Ticket-Typen" kannst du, sofern das Modul "Tickets" in deinem Event aktiviert ist auch entsprechend nach den von dir aufgesetzten Ticket-Typen filtern. 

Im Dropdown "Kontakte Host" kann, sofern das Modul "Hospitality" in deinem Event aktiviert ist auch nach den Kontakten der einzelnen Hosts gefiltert werden. So kannst du einsehen, welche Kontakte vom jeweiligen Host hochgeladen bzw. erstellt wurden. 

Mithilfe des Datum-Pickers hinter "Zuletzt aktualisiert" kannst du einen Zeitraum definieren, in welchem du Änderungen bei deinen Kontakten einsehen möchtest.

Sobald du die Filtereinstellungen definiert hast, wird dir die entsprechende Kontaktliste angezeigt.

Klickst du auf "Filter ausblenden", bleiben deine gewählten Filter im Hintergrund bestehen und werden dir als Stichwort unterhalb der Suchleiste angezeigt. 

Mithilfe des Buttons "Filtern entfernen" kannst du alle gesetzten Filter auf einen Schlag zurücksetzen. 

Sortierung der Spalten

Hovere mit deiner Maus über die Spalten-Bezeichnungen deiner Kontaktliste. Mit Klick auf den Pfeil neben den Spalten-Bezeichnungen wird die Liste anhand der gewählten Spalte sortiert.

Mit Pfeil nach oben erfolgt dabei eine Sortierung nach A -> Z. Mit erneutem Klick auf den Pfeil neben der Spalten-Bezeichnung wird der Pfeil nach unten angezeigt und die Sortierung erfolgt nach Z -> A. 

Anzeige der Spalteninhalte definieren

Mit Klick auf den Bearbeitungsstift oben in der Kontaktinformationsleiste kannst du definieren, welche Kontaktinformationen und Zusatzfragen in deiner Übersicht angezeigt werden.

Es öffnet sich ein neues Fenster "Spalten-Einstellungen". In dieser Lister werden nun alle von dir erstellten Kontaktinformationen und veranstaltungsbezogenen Zusatzfragen angeführt. Über die Checkboxen bestimmst du, welche Informationen in deiner Übersicht angezeigt werden sollen. 

Fahre mit dem Mauszeiger über die angeführten Informationen, um darüber hinaus die Anordnung in der Übersicht zu verändern. Klicke auf und ziehe die Informationen jeweils per Drag-and-Drop an die gewünschten Positionen.

Mit "Speichern & schliessen" werden deine Änderungen in der Kontaktübersicht übernommen. 

Icons für den Anmelde- und Check-in-Status 

Wie du auf den Anmelde- oder Check-in-Status filterst, wurde dir bereits unter Kontakte filtern aufgezeigt. In der Kontaktübersicht werden die einzelnen Status wie folgt dargestellt:

In der Spalte mit dem Titel "Anmeldung" wird der jeweilige Teilnahmestatus der Kontakte angeführt:

• Ausstehend: Der Kontakt ist weder an- noch abgemeldet.
• Angemeldet: Der Kontakt ist für die Veranstaltung angemeldet.
• Abgemeldet: Der Kontakt nimmt nicht am Event teil.

Wie der Anmeldestatus manuell angepasst werden kann, zeigen wir dir in diesem Artikel.

Die Spalte "Check-in" zeigt den jeweiligen Check-in Status der Teilnehmer auf:

• leeres Feld: Nicht vorhanden - Der Kontakt wurde nicht eingecheckt und hat somit auch nicht am Event teilgenommen.
• Virtuell: Der Teilnehmer wurde auf der virtuellen Plattform "evenito connect" eingecheckt, indem er auf den entsprechenden Zugangslink in seiner Nachricht geklickt hat.
• Physisch: Der Teilnehmer wurde mithilfe der Check-in-App eingecheckt.
• Hybrid: Der Teilnehmer wurde vor Ort mit der Check-in-App erfasst und hat sich darüber hinaus noch auf der virtuellen Plattform eingewählt, um bspw. an Umfragen teilzunehmen oder in Chats zu interagieren. 

Kontakte exportieren

Um die Kontakte zu exportieren, wähle zunächst aus, welche Kontakte du herunterladen möchtest aus, indem du die Checkbox ganz links vor den Kontakten oder die Checkbox oberhalb der Kontaktliste für alle Kontakte aktivierst. Bevor du deine Liste exportierst kannst du zudem auf den gewünschten Anmeldestatus, Check-in-Status, oder einzelne Gruppen filtern. 

Anschliessend wird der Download-Button  oben neben dem Sprach-Wechsler aktiv. Klicke diesen an, du hast nun die Möglichkeit zwischen “Kontakte in Excel-Datei herunterladen” und “Benutzerdefinierte Kontaktinformationen in Excel-Datei herunterladen” zu wählen.

Sobald der Download für eine dieser Dateien ausgelöst wurde, erscheint unten rechts die Benachrichtigung "Export von Kontakten gestartet" mit einem Ladebalken.

Ist der Download abgeschlossen, erscheint unten rechts die Benachrichtigung "Kontakt Export steht zum Download bereit". Über den Button "Download" kannst du deinen Export nun herunterladen. Zusätzlich erhältst du eine Benachrichtigung in der Benachrichtigungs-Glocke links in der Navigationsleiste, sobald der Download dort bereitsteht.  

Kontakte in Excel-Datei herunterladen

Wählst du “Kontakte in Excel-Datei herunterladen” beinhaltet der Export alle Informationen pro Kontakt. Mit "Informationen" sind dabei u. a. alle Kontaktfelder und Antworten aus dem Anmeldeformular, sowie der jeweilige Anmelde- und Check-in-Status gemeint, welche jeweils separat in Spalten aufgeführt werden.

Benutzerdefinierte Kontaktinformationen in Excel-Datei herunterladen 

Wählst du “Benutzerdefinierte Kontaktinformationen in Excel-Datei herunterladen”, öffnet sich ein neues Fenster "Spalten-Einstellungen", in welchem du die Spalten und die Reihenfolge dieser Spalten für den Export definieren kannst. Hierfür wählst du über die Checkboxen die Informationsfelder aus, welche du herunterladen möchtest, an.

Die Anordnung der zu exportierenden Spalten kannst du per Drag & Drop, mithilfe dieses Zeichens , ändern. Fahre dazu einfach mit dem Mauszeiger über die gewünschte Frage. Mit Klick auf den “Speichern & schliessen”-Button speicherst du die Auswahl für einen späteren Export und startest den Download. Der benutzerdefinierte Export ist user- und browserspezifisch und wird bis zum nächsten Export gespeichert. 

Tabellenblätter im Excel-Export

Das erste Tabellenblatt deiner Exportdatei (im nachfolgenden Beispiel ("Contacts in evenito Conference Event") enthält entsprechend deiner Auswahl beim Download entweder die von dir definierten Kontaktinformationen und Zusatzfragen, oder alle Informationen pro Kontakt inkl. dem Teilnahmestatus und Token. 

Im zweiten Tabellenblatt "Log" werden pro Teilnehmer die jeweiligen Check-ins und -outs für virtuelle und/oder physische Veranstaltungen angeführt. Sobald sich ein Teilnehmer mit seinem Token auf der virtuellen Plattform einwählt, indem er z. B. auf seinen personalisierten Zugangslink klickt, wird dies als "Check-in" gewertet. Bei physischen Events werden die Daten mithilfe der Check-in-App oder dem Check-in im evenito Backoffice aufgezeichnet.

In der Spalte "Aktion" wird jeweils der Status angeführt (Check-in oder Check-out), während die einzelnen Zeiten jeder Aktion in der Spalte "Time" geloggt werden. Die jeweiligen Check-ins und -outs werden jeweils pro Person gebündelt und chronologisch aufgelistet.