Bevor du Einladungen an deine Kontakte versendest oder du den Link zur Event-Website kommunizierst, solltest du alle möglichen Szenarien in deinem Event-Setup gründlich testen.
In diesem Artikel erklären wir dir ganz genau und Schritt für Schritt, was du in verschiedenen Set-Ups alles prüfen und beachten musst, um dein Event vor dem Livegang zu testen.
In diesem Artikel
Vorbereitungen zum Testen
Um dein Event einmal auf Herz und Nieren zu überprüfen und alle möglichen Anwendungsfälle durchzuspielen sind ein paar Vorbereitungen notwendig.
Wenn du ein Ticketing-Event testen möchtest, gehe bitte wie in diesem Artikel beschrieben vor.
Achtung!
Ist dein Event mehrsprachig aufgesetzt, überprüfe alles auf jeder von dir festgelegten Event-Sprache.
Grundeinstellungen und Event-Limits überprüfen
Überprüfe im Event-Center die folgenden Inhalte im Reiter "Grundeinstellungen":
- Name des Events, Event-Beschreibung, Datum und Zeit(-zone), Sprachen
Bitte beachte:
Diese Angaben lassen sich ebenfalls auf der Event-Website im Header-Baustein anzeigen und sie werden in den Kalender-Eintrag übernommen, sofern der evenito Platzhalter in den Nachrichten verwendet wird oder der Button zum Download des Kalender-Eintrages auf der Website aktiv ist.
- Gesamtlimit deines Events
- Begleitpersonen Limit (Gesamtlimit und/oder gruppenspezifische Limits)
- Gruppenspezifische-Anmelde-Limits
Anmeldeformular prüfen
Bitte beachte:
Um das Anmeldeformular nutzen zu können, muss der Website Baustein "Anmeldung" auf einer oder mehreren Event-Websites in evenito eingefügt werden. Hierfür muss das Modul "Website" in den Grundeinstellungen im Event-Center deines Events aktiviert sein.
Prüfe im Anmeldeformular bitte sowohl alle Einstellungen, als auch den Aufbau und den Inhalt all deiner aufgesetzten Formulare.
Einstellungen des Anmeldeformulars:
- Sind alle Systembenachrichtigungen wie von dir gewünscht und benötigt hinterlegt?
- Sind die Zeiträume bewusst aktiviert und datiert?
- Hat dein Event den richtigen Anmeldetyp (offen oder geschlossen)?
- Sind alle Formulare aktiviert, die benötigt werden?
Kontaktinformationen und Fragen des Anmeldeformulars:
- Haben die Fragen und Unterfragen die von dir gewünschte Reihenfolge?
- Sind alle Kontaktfelder und Fragen korrekt als "Erforderlich", "Read only" oder "Optional" hinterlegt?
Achtung!
Deklariere ein Kontaktinformationsfeld nur als "Read-only" Feld, wenn du diese Daten für jeden Teilnehmer bereits entsprechend vorab im Event hinterlegt hast.
Die Kontaktinformationsfelder sollten also keine "Read-only"-Felder sein, wenn es sich bei deinem Event um ein "offenes" Event handelt oder wenn du die Anmeldung über Gruppen-Token ermöglichen möchtest.
- Sind alle Limits für die einzelnen Antwortmöglichkeiten korrekt hinterlegt?
- Sind alle Gruppenzuordnungen für die einzelnen Antwortmöglichkeiten korrekt?
- Sind alle Bedingungen deiner Fragen/Unterfragen korrekt gesetzt?
- Überprüfe, ob alle Fragen die richtige Gruppenzuordnung haben, sofern du dein Anmeldeformular gruppenspezifisch aufgesetzt hast,
- Überprüfe, ob das Anmeldeformular für deine Begleitung entsprechend aufgesetzt ist, sofern du die Anmeldung von Begleitungen in deinem Events erlaubst.
Solltest du die Fragen des Hauptgastes bei der Begleitung wieder verwenden, beachte, dass der Hauptgast und die Begleitung auf das gleiche Antwort-Limit zugreifen (sofern du die Antworten limitiert hast).
Website live schalten
Um den gesamten Prozess einmal durchzuspielen, schalte bitte deine Website live, wie in diesem Artikel beschrieben, indem du auf den "Veröffentlichen" Button klickst.
Möchtest du vorab noch einmal den Namen deiner Website oder die Domain anpassen, kannst du diesen in den Website-Einstellungen anpassen.
Hast du mehrere Event-Websites erstellt, reicht es zum Testen zunächst, nur die Website mit dem Baustein "Anmeldung" live zu schalten. Wir empfehlen dir jedoch, alle benötigten Websites live zu schalten, um alle möglichen Verlinkungen oder Weiterleitungen mit überprüfen zu können.
Bitte beachte:
Wenn du die Platzhalter [[event.register]] oder [[event.personalsite]] in deinen Nachrichten verwendest, verlinken diese auf die deklarierte Standard-Website. Der Baustein "Anmeldung" muss daher auf der Standard-Website enthalten sein.
Nachrichteneinstellungen und Platzhalter überprüfen
Überprüfe den gesamten Inhalt deiner Nachrichten und achte dabei besonders auf die folgenden Punkte:
- Inhalt deiner Nachrichten: Überprüfe neben deinem Text, den Bildern und dem Design auch alle Platzhalter oder gesetzten Verlinkungen.
- Nachrichten-Typen: Sofern automatische An- und Abmeldungen versendet werden sollen, achte bitte darauf, dass diese Nachrichten den entsprechenden Nachrichten-Typen zugeordnet sind.
- Nachrichten-Einstellungen: Überprüfe deine Absender-Einstellungen final. Achte hierbei auch auf die Betreff-Zeile oder eventuell genutzte Platzhalter in CC oder BCC.
- Gruppenzuweisung: Überprüfe, ob alle Nachrichten die benötigten und korrekten Gruppenzuweisungen haben.
Achtung!
Versendest du automatische An- und Abmeldebestätigungen, in welchen du den QR-Code oder den Zugangs-Link zur virtuellen Plattform (evenito connect) ausspielen möchtest, achte darauf, beim Testen bereits alle korrekten Platzhalter und Links zu verwenden.
Geschlossenes Event testen
Ein geschlossenes Event in evenito bedeutet, dass dein Anmeldeformular Token-geschützt ist und nur durch einen persönlichen- oder Gruppen-Token geöffnet werden kann.
Kommunizierst du nur den allgemeinen Link zu deiner Website an deine Teilnehmer, sehen diese zunächst die Token-Eingabe-Box in der Anmeldung. Die Anmeldung öffnet sich hier also erst nach Eingabe eines persönlichen- oder Gruppen-Tokens.
Lädst du deine Kontakte direkt aus evenito per Mail ein und verwendest in der Mail einen der Platzhalter [[event.register]] oder [[event.personalsite]], sehen die Teilnehmer diese Box nicht, sondern landen direkt auf dem persönlichen Anmeldeformular, da der Token bereits im Link enthalten ist.
Kontakte via evenito Nachricht einladen (direkt aus evenito heraus einladen)
Testkontakt anlegen
Lege dich zunächst selbst als Testkontakt an, indem du wie in diesem Artikel beschrieben vorgehst.
Sollte dein Anmeldeformular gruppenspezifisch aufgesetzt und/oder dein Event mehrsprachig sein, solltest du dir hier mehrere Testkontakte mit den jeweiligen Gruppenzuweisungen und Sprachen anlegen, damit du den Anmeldeprozess aus allen möglichen Perspektiven testen kannst. Hierfür kannst du auch, wie in diesem Artikel beschrieben, deine Testkontakte via Excel-Upload im Event hinterlegen.
Einladung an Testkontakt(e) versenden
Gehe nun zurück in die Nachrichten, um den Versand deiner erstellten Einladung auszulösen.
Für den Test kannst du dir einfach eine Test-Nachricht, wie in diesem Artikel beschrieben, zusenden. Wir empfehlen dir jedoch, auch einen richtigen Versand auszulösen.
Achtung!
Nimm in deinen Nachrichten gerne den Hinweis auf, dass es sich um eine personalisierte Nachricht handelt, die nicht weitergeleitet werden soll.
Leiten deine Teilnehmer ihre personalisierten Nachrichten weiter, kann dies sonst dazu führen, dass Teilnehmer-Datensätze überschrieben werden und für dich ein hoher manueller Aufwand entsteht, diese Daten wiederherzustellen.
Website checken und Anmeldeformular ausfüllen
Sobald du die Nachricht in deinem Postfach erhalten hast, überprüfe zunächst, ob alles wie gewünscht dargestellt wird und ob alle Verlinkungen funktionieren und korrekt weiterleiten. Anschliessend kannst du auf den Button oder Link zur Weiterleitung auf deine Website klicken.
Überprüfe hier als erstes, ob dir das Anmeldeformular personalisiert angezeigt wird und ob dir alle von dir vorab ins Tool gespielten und für das Anmeldeformular ausgewählten Daten anzeigt werden.
Überprüfe zusätzlich:
- Den Content inklusive möglicher Verlinkungen, Downloads, Videos oder Weiterleitungen auf deiner Website.
- Den Text der Willkommens-Box (sofern aktiviert).
- Sofern das Anmeldeformular gruppenspezifisch aufgesetzt wurde: Sehe ich nur die Kontaktfelder/Fragen für meine hinterlegte Gruppe?
Fülle das Anmeldeformular (und ggf. auch das Begleitformular) aus und sende die Anmeldung ab.
Überprüfe nun noch die Systembenachrichtigungen, welche nach erfolgreicher An- oder Abmeldung angezeigt werden und alle erhaltenen Nachrichten, sofern diese automatisiert nach einer Aktion auf der Website versendet werden.
Kontakte via Gruppen-Token(-Link) einladen (extern einladen)
Wenn du entweder ausschliesslich - oder zusätzlich zum personalisierten Einladungsversand einen Website-Link zur Anmeldung versenden möchtest, gehe bitte wie folgt vor:
- Erstelle alle benötigten Gruppen und Gruppen-Token wie in diesem Artikel beschrieben und limitiere diese entsprechend, sofern notwendig.
- Du kannst nun entweder den Website-Link plus den entsprechenden Gruppen-Token kommunizieren oder den Token direkt in den Link einfügen.
Beispiel:
Gehen wir in diesem Beispiel davon aus, dass der Gruppen-Token "sponsor1" lautet.
Setze den Link in deiner Nachricht anschliessend wie folgt zusammen:
Event-Link plus /?t= plus Gruppen-Token
Beispiel: https://evenitoconference.evenito.site/?t=sponsor1
Hinweis:
Du kannst den Website-Link (ggf. inklusive Gruppen-Token) auch hinter einen QR-Code setzen, um Kontakte auf deine Website mit dem Anmeldeformular zu führen.
Öffne nun die Website mit deinem Gruppen-Token und überprüfe hier als erstes, ob dir das Anmeldeformular korrekt angezeigt wird.
Überprüfe zusätzlich dazu:
- Den Content, inklusive möglicher Verlinkungen, Downloads, Videos oder Weiterleitungen auf deiner Website.
- Den Text der Willkommens-Box (sofern aktiviert).
Fülle das Anmeldeformular (und ggf. auch das Begleitformular) aus und sende die Anmeldung ab.
Überprüfe nun noch die Systembenachrichtigungen, welche nach erfolgreicher An- oder Abmeldung angezeigt werden und alle erhaltenen Nachrichten, sofern diese automatisiert nach einer Aktion auf der Website versendet werden.
Bitte beachte:
Öffnet ein Teilnehmer die Website mit einem Gruppen-Token, steht diesem Teilnehmer der "Abmelde-Button" nicht zur Verfügung.
Nur Teilnehmer, die bereits im Event hinterlegt sind und einen personalisierten Einlade-Link erhalten haben, haben die Möglichkeit sich abzumelden.
Offenes Event Set Up testen
Ist dein Event offen und jeder, der den Website Link erhält, darf sich zu deinem Event anmelden, gehst du zum Testen wie folgt vor:
- Setze die gesamte URL deiner Event-Website in den Browser ein
- Fülle das offene Anmeldeformular mit deinen Daten aus und überprüfe die Systembenachrichtigung und den Erhalt der Anmeldebestätigung, sofern diese automatisch verschickt wird.
Hinweis:
Du kannst auch in einem offenen Event Set-Up zusätzlich Kontakte personalisiert oder via Gruppen-Token einladen. Beachte nur, dass es hierbei zu doppelten Kontakten kommen kann, sofern sich jemand über seine personalisierte Einladung und zusätzlich über einen offenen Website-Link anmeldet.
Bitte beachte:
Öffnet ein Teilnehmer die reguläre Website, steht diesem Teilnehmer der "Abmelde-Button" nicht zur Verfügung.
Nur Teilnehmer, die bereits im Event hinterlegt sind und einen personalisierten Einlade-Link erhalten haben, haben die Möglichkeit, sich abzumelden.
Test-Kontakte im Backoffice ansehen
Nachdem du einen oder mehrere Tests für den Anmeldeprozess durchgeführt hast, erscheinen die folgenden Daten für dich zur Einsicht und Bearbeitung im evenito Backoffice:
- Im Event-Center erhältst du eine erste Übersicht über deine Kontakte. Hier wird dir auf einen Blick gezeigt, wie viele Teilnehmer bereits im Event sind und sich an- oder abgemeldet haben. Weitere Informationen dazu findest du in diesem Artikel.
- Im Menüpunkt Kontakte werden in der Übersicht alle Teilnehmerdaten inklusive des Anmeldestatus angezeigt. Hierbei kannst du die Aufteilung der Übersicht selbst gestalten, in dem du vorgehst wie in diesem Abschnitt beschrieben.
Über die Filter kannst du steuern, welche Kontakte in der Übersicht angezeigt werden, um diese z.B. zu exportieren.
Möchtest du die Kontakt-Details oder Beziehungen eines Kontaktes einsehen, gehe vor, wie in diesem Artikel beschrieben. Möchtest du herausfinden, was genau in einem Kontakt-Datensatz geschehen ist, kannst du die Logs des Kontaktes aufrufen.
- Falls du im Reiter Anmeldung Fragen aufgesetzt hast, auf deren Antworten du ein Limit gesetzt hast, kannst du nach dem Öffnen der jeweiligen Zusatzfrage einsehen, wie weit das jeweilige Limit durch die bereits gegebenen Antworten ausgeschöpft ist.
- In den Analytics deiner Nachrichten hast du die Möglichkeit, den Versand der jeweiligen Nachrichten zu überprüfen. Die Versandstatistik zeigt dir an, welchen Status die versendeten Nachrichten haben. Hat ein Teilnehmer des Status "abgemeldet", solltest du die Blockliste in den Space Einstellungen überprüfen. Weitere Informationen zur Versandstatistik und zur Bedeutung der verschiedenen Status findest du in diesem Artikel.
