Event erstellen oder kopieren: Anleitung für Space-Admins und Event-Manager. Erfahre hier, wie du Events aus Vorlagen erstellst, bestehende Events kopierst und wichtige Einstellungen anpassen kannst.
In diesem Artikel
Event aus einem Template erstellen
Du möchtest ein Event basierend auf einer Vorlage erstellen? Klicke dazu in der Event-Übersicht rechts auf den Plus-Button. Usern mit der globalen Rolle "Event-Manager" öffnet sich daraufhin direkt ein neues Fenster, in welchem du die nachfolgenden Informationen hinterlegen kannst. Als "Administrator" wähle als Zwischenschritt noch die Option "Aus einem Template erstellen" aus.
Wähle zunächst unter "Aus einem Template erstellen" die gewünschte Event-Vorlage aus. Dabei stehen dir als Event-Manager nur jene Templates zur Verfügung, welche deinem/n Team(s) zugeordnet wurden. Als Administrator kannst du hingegen aus allen Vorlagen wählen.
Vergib anschliessend unter "Name" den Titel deines Events und hinterlege unter "Beginn" das Event-Datum aus.
Definiere zum Abschluss noch dein(e) Team(s), welche auf dieses Event Zugriff haben sollen. Auch hier stehen dir wie zuvor beschrieben als Event-Manager nur jene Teams zur Verfügung, welchen du angehörst, während Administratoren alle Teams einsehen können.
Event kopieren
Um ein bestehendes Event zu kopieren, fahre mit dem Mauszeiger über ein bereits hinterlegtes Event in der Event-Übersicht und klicke auf dieses Symbol "
"
Gib dem neuen Event im Pop-up-Fenster einen passenden Namen und klicke auf "Kopieren". Das neue Event ist nun in der Übersicht direkt unter dem ursprünglichen Event ersichtlich.
Je nach Umfang des zu kopierenden Events kann es bis zu einigen Minuten dauern, bis der Kopiervorgang abgeschlossen wird.
Bitte beachte:
Beim Kopieren bestehender Events werden folgende Informationen nicht übernommen und müssen neu von dir hinterlegt werden:
- Kontakte sowie Logs
- Protokolle der gesendeten E-Mails
- Website-Domain (Domain Einstellungen bleiben erhalten, die URL ändert sich in eine zufällige Buchstaben-und Zahlenkombination)
- Chat- und Stream-Moderatoren (da diese Kontakte nicht mehr existieren)
- Streams
Bitte beachtet darüber hinaus:
- Dateien, welche im Dateimanager hochgeladen wurden (Bilder, Dokumente, etc.), haben noch die Pfade zu jenem Event hinterlegt, welches kopiert wurde. Diese Dokumente müssen erneut von dir hochgeladen und an den entsprechenden Stellen ausgetauscht werden. Dies betrifft u. a. deine Website, deine Referenten und die virtuelle Plattform.
- Verlinkungen in deiner E-Mail-Kommunikation u. a. zum Anmeldeformular auf deiner Website müssen neu hinterlegt werden, da eine URL pro Event nur einmal verwendet werden kann. Hinweis: Verwendest du den von uns empfohlenen Platzhalter [[event.register]] in deinen Nachrichten, kannst du diesen Hinweis ignorieren.
- Sofern sich diese pro Event verändern, gilt es zudem den Absendernamen und die Absender-Adresse in den E-Mail-Einstellungen anzupassen. Bitte beachte, dass die E-Mail-Domain (Part nach dem @-Zeichen) verifiziert werden muss, falls diese nicht mit dem jenem Event übereinstimmt, aus welchem sie kopiert wurde.
Bitte beachte:
Worin besteht der Unterschied zwischen dem Kopieren eines bestehenden Events und dem Erstellen eines neuen Events basierend auf einem Event-Template?
Events, welche du zu einem Template umgewandelt hast, wurden mit diesem Zustand "konserviert". Sprich, dieses Event-Template blieb von allen folgenden Anpassungen innerhalb des Original-Events, aus welchem das Template generiert wurde, unberührt.
Kopierst du dieses Original-Event hingegen, werden alle Anpassungen, welche du in diesem während der Event-Phase vorgenommen hast, ebenfalls mit übernommen.
Event anpassen
Hier sind die wichtigsten Informationen und nötigen Anpassungen zu deinem kopierten Event zusammengefasst:
Event-Einstellungen
Füge hier die neue Event-Beschreibung hinzu, passe das Start- und Enddatum an und wähle die gewünschte(n) Sprache(n) für dein Event aus. Auf der rechten Seite kannst du die verfügbaren Funktionen für dein Event anpassen.
Dein Event findet an einem anderen Ort statt? Dann ändere diesen im Menüpunkt Location, füge weitere Veranstaltungsstätten hinzu und bestimme deine Hauptlocation.
Hier kannst du das neue Programm vom Event hinzufügen. Dieses wird vorerst kopiert und muss von dir ggf. noch einmal angepasst werden.
Referenten
Füge deine neuen Referenten hinzu oder passe die bisher angelegten Referenten an.
Gäste-Management
Alle Informationen zu Kontakten (z. B. veranstaltungsbezogene Fragen im Anmeldeformular) und Gruppen werden ebenfalls kopiert. Füge hier nun die neuen Teilnehmer hinzu. Passe in diesem Menüpunkt zudem deine Referenten an.
Überprüfe das Anmeldeformular und passe dieses falls nötig an.
Kommunikation
Nachdem du alle Einstellungen angepasst hast, kannst du auf der Event-Webseite prüfen, ob alle Inhalte aktuell sind und zum neuen Event passen.
Passe deine Kommunikation an, indem du bspw. die Inhalte in deinen Nachrichten auf dein neues Event abstimmst.
Hinterlege den neuen Event-Namen und Untertitel sowie die Beschreibung. Wähle anschliessend ggf. ein neues Logo sowie Headerbild aus und definiere, ob die Funktionen "Referenten" und "Chat" aktiviert werden sollen. Über das Zahnrad kannst du zudem die Farbgebung ändern.
Event löschen oder archivieren
Löschen eines Events
Du möchtest ein Event komplett löschen und dieses aus deiner Event-Übersicht entfernen? Fahre mit dem Mauszeiger über den gewünschten Event in der Übersicht und klicke auf das Entfernen-Icon 
. Bestätige deinen Löschvorgang, indem du in dem Pop-up-Fenster den Namen jenes Events einträgst, welches du löschen möchtest:
Bestätige dein Vorhaben abschliessend mithilfe des "Löschen"-Buttons.
Achtung!
Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Archivieren eines Events
Du möchtest dein Event aus der Event-Übersicht entfernen, ohne es komplett zu löschen? Dann verschiebe es einfach in ein Archiv. Öffne hierzu das zu archivierende Event, indem du es anklickst und gehe zum Reiter Event-Einstellungen > Grundeinstellungen. Unter "Event-Status" (rechts mittig) kannst du den Status "Archiviert" auswählen:
Damit wird dein Event in einen Archiv-Ordner verschoben, den du über die Event-Übersicht erreichen kannst. Das Event bleibt somit jederzeit aufrufbar und kann bei Bedarf auch wieder einem anderen Event-Status zugewiesen werden, um es aus dem Archiv zu entfernen. In der Übersicht findest du den Archiv-Ordner in der rechten oberen Ecke.